文秘辦公項目十四

1、高等職業(yè)院校立體化精品系列規(guī)劃教材項目十四 綜合實訓安排年終會議學習目標知識目標 掌握會議安排的相關(guān)流程 熟練使用郵箱撰寫、轉(zhuǎn)發(fā)和回復郵件 熟練掌握通知文檔和相關(guān)表格的制作方法技能目標 熟練使用電子郵件溝通會議內(nèi)容和精神 獨立完成會議相關(guān)文件的制作和準備 熟練使用和調(diào)試投影儀 掌握制作和歸檔會議記錄的方法主要內(nèi)容任務一 用郵件溝通會議內(nèi)容與精神1任務二 準備會議相關(guān)文件23任務四 制作與歸納會議記錄4任務三 準備會議投影儀任務一 用郵件溝通會議內(nèi)容與精神 登錄雅虎郵箱，在主界面單擊“寫信”按鈕，設(shè)置收件人和郵件主題，編寫郵件內(nèi)容，并將其發(fā)送，收到回復郵件后，查看郵件，視情況轉(zhuǎn)發(fā)和回復郵件，溝通

2、會議內(nèi)容與精神。任務二 準備會議相關(guān)文件制作會議通知 啟動Word 2003，保存Word文檔，編寫通知的主要內(nèi)容， 設(shè)置通知的文本格式和段落格式，插入表格，輸入表格內(nèi)容后，為表格添加底紋和邊框。任務二 準備會議相關(guān)文件打印和復印通知 啟動Word 2003軟件的工具欄中單擊“打印預覽”按鈕，進入文檔預覽狀態(tài)，預覽打印效果，在工具欄中單擊“打印”按鈕直接打印文檔。打開復印機蓋板，將打印的通知放入原稿臺（左下角對齊），在復印機控制面板的數(shù)字按鍵組中按“5”按鍵，然后按“開始” 按鍵，復印5份通知即可。任務三 準備會議投影儀 啟動將投影儀的連接外掛USB設(shè)備接口的連線，插入筆記本電腦的USB接口上

3、，啟動筆記本電腦，投影畫面與筆記本電腦畫面同步后，調(diào)試投影儀的位置、投影畫面的大小和形狀，調(diào)試完成后放映演示文稿。 按【Esc】鍵退出放映，關(guān)閉計算機，按下遙控器的“Power”按鍵，在投影屏幕上打開一個提示窗口，提示是否關(guān)閉電源。再次按“Power”按鍵，“Power”指示燈開始閃爍，稍后變?yōu)槌壬?，投影儀發(fā)出兩次“嘟”聲，投影儀開始冷卻，20秒后，從插座上拔掉投影儀的電源線，然后裝上鏡頭蓋即可。任務四 制作與歸納會議記錄 啟動Excel 2003，在A1單元格中輸入表格標題，輸入表格內(nèi)容，利用合并單元格的方法制作表格結(jié)構(gòu)，調(diào)整行高和列寬，設(shè)置表格內(nèi)容的文本格式和單元格格式，為表格添加邊框。課后練習（1）思考安排一次會議有什么流程，應該準備哪些資料，可能涉及哪些辦公設(shè)備。（2）嘗試安排一次中秋宴會，要求如下。確定宴會時間、場地，確定宴會邀請人名單，確定宴會流程。制作“通知”文檔，通知公司內(nèi)部副經(jīng)理及以上級別的人員調(diào)整時間。制作“邀請函”文檔和信封，派專員送往邀請人處。裝飾宴會場所，安排迎賓、服務和主持人等相關(guān)人員，為宴會做準備。宴會當天，設(shè)置來賓簽到和迎賓接待等環(huán)節(jié)，宴會結(jié)束后清理宴會場所。（3）根據(jù)公司業(yè)務，為總經(jīng)理安