會議記錄專題培訓(xùn)教學(xué)課件

1、會議記錄培訓(xùn)王龍華2011年12月第1頁，共35頁。培訓(xùn)的目的培訓(xùn)出合格的會議記錄人員提高會議記錄員的記錄方法提高會議的有效性第2頁，共35頁。培訓(xùn)目錄什么是會議基本概述基本要求記錄重點(diǎn)注意事項(xiàng)寫作技巧特點(diǎn)舉例說明第3頁，共35頁。什么是會議會議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個(gè)共同的主題，進(jìn)行信息交流或聚會、商討的活動。一次會議的利益主體主要有主辦者、承辦者和與會者(許多時(shí)候還有演講人)，其主要內(nèi)容是與會者之間進(jìn)行思想或信息的交流。第4頁，共35頁?；靖攀鼍唧w內(nèi)容記錄下來，就形成了會議記錄?！坝洝庇?/p>

2、詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項(xiàng)目必須完備，記錄的言論必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會議記錄則要靠“錄”?！颁洝庇泄P錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會議情境的保證。 第5頁，共35頁?；靖攀鲇涗浫藛T在開會前要提前到達(dá)會場，并落實(shí)好用來作會議記錄的位置。安排記錄席位時(shí)要注意盡可能靠近主持人、發(fā)言人或擴(kuò)音設(shè)備，以便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們的講話內(nèi)容。從某種程度上講，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利

3、性。 第6頁，共35頁?；疽笠?、準(zhǔn)確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時(shí)間、地點(diǎn)，會議性質(zhì)。二、詳細(xì)記下會議主持人、出席會議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會，只要記參加的對象和總?cè)藬?shù)，以及出席會議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。三、忠實(shí)記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。其他會議動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)中斷以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。四、記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。第7頁，共35頁?；疽笥涗洶l(fā)言可分摘

4、要與全文兩種。多數(shù)會議只要記錄發(fā)言要點(diǎn)，即把發(fā)言者講了哪幾個(gè)問題，每一個(gè)問題的基本觀點(diǎn)與主要事實(shí)、結(jié)論，對別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部內(nèi)容。有錄音機(jī)的，可先錄音，會后再整理出全文；沒有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個(gè)記得快的人擔(dān)任記錄，以便會后互相校對補(bǔ)充。第8頁，共35頁。基本要求會議記錄要求忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。第9頁，共35頁。記錄重點(diǎn)會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；（2）會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方

5、的主要見解；（3）權(quán)威人士或代表人物的言論（4）會議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；（5）會議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；（6）對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。第10頁，共35頁。注意事項(xiàng)真實(shí)準(zhǔn)確要點(diǎn)不漏始終如一注意格式注意時(shí)效第11頁，共35頁。注意事項(xiàng)一 真實(shí)、準(zhǔn)確： 要如實(shí)地記錄別人的發(fā)言，不論是詳細(xì)記錄，還是概要記錄，都必須忠實(shí)原意，不得添加記錄者的觀點(diǎn)、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定之類的東西，更不能有絲毫出入。真實(shí)準(zhǔn)確的要求具體包括：不添加，不遺漏，依實(shí)而記；清楚，首先是書寫要清楚，其次，記錄要有條理。突出重點(diǎn)。第12頁，共35頁。注意事項(xiàng)二 要點(diǎn)不漏：記錄的詳細(xì)與簡

6、略，要根據(jù)情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點(diǎn)、論據(jù)材料等要記得具體、詳細(xì)。一般情況的說明，可抓住要點(diǎn)，略記大概意思。第13頁，共35頁。注意事項(xiàng)三 始終如一：始終如一是記錄者應(yīng)有的態(tài)度。這是指記錄人從會議開始到會議結(jié)束都要認(rèn)真負(fù)責(zé)地記到底。第14頁，共35頁。注意事項(xiàng)四 注意格式：格式并不復(fù)雜，一般有會議名稱。會議基本情況，基本情況包括：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人數(shù)、主持人、缺席人、記錄人。會議內(nèi)容，這是會議記錄的主要部分，包括發(fā)言、報(bào)告、傳達(dá)人、建議、決議等。第15頁，共35頁。記錄格式第16頁，共35頁。注意事項(xiàng)五會議記錄注意時(shí)效性，應(yīng)在開完會后第一時(shí)間整會議記錄第17頁，共35頁

7、。寫作技藝一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。第18頁，共35頁。寫作技巧一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫。第19頁，共35頁。寫作技巧二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。第20頁，共35頁。寫作技巧三省，即在記錄中正確使用省略法。

8、如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如但是只記但，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。第21頁，共35頁。寫作技巧四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。第22頁，共35頁。特點(diǎn)（一）綜合性。會議紀(jì)錄是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報(bào)等等進(jìn)行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有

9、整理和提要的基本特點(diǎn)。（二）指導(dǎo)性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀(jì)錄集中反映了會議的主要精神和決定事項(xiàng)。因而紀(jì)錄一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀(jì)錄還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、向群眾傳達(dá)的文字依據(jù)。（三）備考性。一些會議紀(jì)錄主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報(bào)或向下通報(bào)情況，必要時(shí)可作查閱之用。第23頁，共35頁。舉例說明2011年10月10日召開的生產(chǎn)月報(bào)會議，其有一條會議紀(jì)錄為：“從ERP系統(tǒng)里調(diào)出庫存的金額，在本周內(nèi)須完成。”責(zé)任部門為財(cái)務(wù)部和IT部第24頁，共35頁。舉例說明看不懂要求做什么。經(jīng)過一翻

10、了解后得知，要求財(cái)務(wù)部相關(guān)人員學(xué)會從ERP系統(tǒng)里調(diào)出庫存的金額，IT部協(xié)助完成，本周內(nèi)完成。第25頁，共35頁。舉例說明11年度LIDL訂單專項(xiàng)會議記錄“做去電感的新沖片的電機(jī)由魯紀(jì)清提供”第26頁，共35頁。舉例說明看到此記錄，會想，這個(gè)電感的新沖片做出來，提供給誰？語句不通第27頁，共35頁。舉例說明8月15日的品質(zhì)月報(bào)：“HW11050008訂單客戶驗(yàn)貨投訴鋁件錯(cuò)位嚴(yán)重問題，工程部也確定錯(cuò)位修改方案，需提供完成時(shí)間”責(zé)任人是工程部/金工車間第28頁，共35頁。舉例說明責(zé)任人不正確，工程部已確定了錯(cuò)位修改方案，由誰提供完成時(shí)間。是不是只要提供完成時(shí)間，這條就OK了后面完全可以不用去查是否完

11、成這個(gè)問題了。第29頁，共35頁。舉例說明11月15日召開品質(zhì)月報(bào)會議“為提高金工車間鋁件加工精度，員工自檢技能，減少因檢具（塞規(guī)使用誤差及磨損頻繁問題）每兩臺或3臺數(shù)控車床配備一臺氣動量儀，由金工車間主任提供所需計(jì)劃（包括配套設(shè)施數(shù)量）”責(zé)任部門金工車間第30頁，共35頁。舉例說明提供給誰？第31頁，共35頁。舉例說明10月31日總經(jīng)理辦公會議建立銷售會議模式，規(guī)定要討論的內(nèi)容，納入固定會議安排。由余騰江提供相關(guān)信息，張俊華列入固定會議一覽表、OA上設(shè)置和郵件通知相關(guān)參加人員。第32頁，共35頁。舉例說明責(zé)任人？張俊華、余騰江要求做什么？第33頁，共35頁。謝 謝第34頁，共35頁。1、不是

12、井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時(shí)間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個(gè)驚喜，也給自己一個(gè)好的交代。3、命運(yùn)給你一個(gè)比別人低的起點(diǎn)是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個(gè)絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少?？诶锊徽f多余的話，自然禍就少。腹內(nèi)的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對人家笑笑，對自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!5、心情就像衣服，臟了就拿去洗洗，曬曬，陽光自然就會蔓延開來。陽光那么好，何必自

13、尋煩惱，過好每一個(gè)當(dāng)下，一萬個(gè)美麗的未來抵不過一個(gè)溫暖的現(xiàn)在。6、無論你正遭遇著什么，你都要從落魄中站起來重振旗鼓，要繼續(xù)保持熱忱，要繼續(xù)保持微笑，就像從未受傷過一樣。7、生命的美麗，永遠(yuǎn)展現(xiàn)在她的進(jìn)取之中;就像大樹的美麗，是展現(xiàn)在它負(fù)勢向上高聳入云的蓬勃生機(jī)中;像雄鷹的美麗，是展現(xiàn)在它搏風(fēng)擊雨如蒼天之魂的翱翔中;像江河的美麗，是展現(xiàn)在它波濤洶涌一瀉千里的奔流中。8、有些事，不可避免地發(fā)生，陰晴圓缺皆有規(guī)律，我們只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改變它的軌跡。9、與其埋怨世界，不如改變自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都強(qiáng)。人生無完美，曲折亦風(fēng)景。別把失去看

14、得過重，放棄是另一種擁有;不要經(jīng)常艷羨他人，人做到了，心悟到了，相信屬于你的風(fēng)景就在下一個(gè)拐彎處。10、有些事想開了，你就會明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就算有人同情你，那又怎樣，最后收拾殘局的還是要靠你自己。11、人生的某些障礙，你是逃不掉的。與其費(fèi)盡周折繞過去，不如勇敢地攀登，或許這會鑄就你人生的高點(diǎn)。12、有些壓力總是得自己扛過去，說出來就成了充滿負(fù)能量的抱怨。尋求安慰也無濟(jì)于事，還徒增了別人的煩惱。13、認(rèn)識到我們的所見所聞都是假象，認(rèn)識到此生都是虛幻，我們才能真正認(rèn)識到佛法的真相。錢多了會壓死你，你承受得了嗎?帶，帶不走，放，放不下。時(shí)時(shí)刻刻發(fā)悲心，饒益眾生為他人。14、夢想總是跑在我的前面。努力追尋它們，為了那一瞬間的同步，這就是動人的生命奇跡。15、懶惰不會讓你一下子跌倒，但會在不知不覺中減少你的收獲;勤奮也不會讓你一夜成功，但會在不知不覺中積累你的成果。人生需要挑戰(zhàn)，更需要堅(jiān)持和勤奮!16、人生在世：可以缺錢，但不能缺德;可以失言，但不能失