Excel入門級培訓(xùn)教學(xué)課件教學(xué)課件

1、Excel入門級培訓(xùn)課件第1頁，共61頁。目錄 背景 Excel 基本操作Excel 函數(shù)Excel圖表案例分析小結(jié)第2頁，共61頁。第3頁，共61頁。目錄 背景 Excel 基本操作Excel 函數(shù)Excel圖表案例分析小結(jié)第4頁，共61頁。Excel 2003 簡介 Excel工作表數(shù)據(jù)的編輯、修改、保存、使用計算與分析表格公式與函數(shù)的應(yīng)用Excel 圖 表創(chuàng)建各式圖表分析與修飾圖表數(shù) 據(jù) 管 理對數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析和數(shù)值預(yù)測添加圖形、圖像數(shù)據(jù)排序和篩選分類匯總數(shù)據(jù)透視表第5頁，共61頁。Excel 基本操作快捷鍵的使用在不同單元格同時輸入相同字符將不同單元格中的字符連在一起單元格中輸入分?jǐn)?shù)或

2、負(fù)數(shù)選擇性粘貼數(shù)據(jù)有效性條件格式數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)篩選分類匯總第6頁，共61頁。1.快捷鍵的使用復(fù)制 : Ctrl + C剪切 ： Ctrl + X粘貼 ： Ctrl + V撤銷 : Ctrl + Z第7頁，共61頁。1.快捷鍵的使用加粗 : Ctrl + B、Ctrl + 2傾斜 ： Ctrl + I、Ctrl + 3下劃線 ： Ctrl + 4刪除線 ： Ctrl + 5第8頁，共61頁。1.快捷鍵的使用保存 : Ctrl + S向下填充 ： Ctrl + D向右填充 ： Ctrl + R打印 ： Ctrl + P第9頁，共61頁。1.快捷鍵的使用全 選 ：Ctrl + A查 找 ：Ctrl

3、+ F替 換 ：Ctrl + H插入超鏈接 ：Ctrl + K第10頁，共61頁。1.快捷鍵的使用插入新工作薄 : Shift+F11關(guān)閉工作薄 ：Ctrl + W插入批注 ：Shift + F2顯示批注 ：Ctrl + 6第11頁，共61頁。1.快捷鍵的使用快速隱藏列 : Ctrl + 0快速隱藏行 ：Ctrl + 9單元格格式 ：Ctrl + 1工作薄的切換 ：Alt + Tab第12頁，共61頁。操作說明：1）選擇一個單元格，按住 Ctrl鍵；2）用鼠標(biāo)點擊其它需要錄入 相同字符的單元格；3）松開Ctrl鍵，接著輸入字 符在任何一個單元格中；4）再按住Ctrl鍵同時敲回車 鍵； 這就完成

4、了在不同單元格里同時輸入相同字符。2.在不同單元格同時輸入相同字符第13頁，共61頁。3.將不同單元格中的字符連在一起操作說明： 如右圖，若需要將單元格A2與B2中的字符連在一起：1）在C2單元格中，輸入 “ = ”等于號;2) 再選中A2單元格，輸入 “ & ”符號；3）最后選中B2單元格，敲 回車即可按順序連結(jié)； 第14頁，共61頁。4.單元格中輸入分?jǐn)?shù)或負(fù)數(shù)輸入分?jǐn)?shù)操作說明： 先輸入數(shù)字“0”然后敲一個空格，再錄入“1/2”，敲 回車鍵即可；輸入負(fù)數(shù)操作說明：兩種方法：1）直接輸入“ -100 ” ；2）或輸入“（100）” ；第15頁，共61頁。5.選擇性粘貼使用說明： 可復(fù)制工作表中

5、的復(fù)雜選項，并只復(fù)制工作表中的特定屬性粘貼到同一工作表或其他工作表中。點擊鼠標(biāo)右鍵第16頁，共61頁。6.數(shù)據(jù)有效性操作說明：第一步第二步完成輸入下拉列表的選項第17頁，共61頁。7.條件格式使用說明： 條件格式是指當(dāng)指定條件為真時，自動應(yīng)用之前已設(shè)置的單元格格式。 1）選中需要判斷的一組數(shù)值；2）單擊菜單欄“ 格式 條件格式 ” 命令；3）設(shè)置條件，共可以添加三個條件；4）設(shè)置單元格格式；第18頁，共61頁。7.條件格式選中一組數(shù)值設(shè)置條件設(shè)置單元格格式完成效果第19頁，共61頁。8.數(shù)據(jù)透視表使用說明： 數(shù)據(jù)透視表是從數(shù)據(jù)庫中生成的動態(tài)總結(jié)報表，用于將行和列中的數(shù)據(jù)以表格的形式進(jìn)行顯示。其

6、最大的特點是具有交互性，在創(chuàng)建完成的數(shù)據(jù)透視表中，可以按需要重新排列數(shù)據(jù)的信息，并可將數(shù)據(jù)按不同類別進(jìn)行分組。選擇數(shù)據(jù)區(qū)域第20頁，共61頁。8.數(shù)據(jù)透視表透視后 選擇菜單欄中的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表/圖 透視中，將數(shù)據(jù)進(jìn)行布局第21頁，共61頁。9.數(shù)據(jù)篩選-自動篩選及高級篩選自動篩選操作說明： 自動篩選是對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行簡單條件的篩選，只需要單擊菜單欄中的“數(shù)據(jù)篩選自動篩選”命令即可?！扒?0個”及“自定義”可以對數(shù)據(jù)進(jìn)一步篩選第22頁，共61頁。9.數(shù)據(jù)篩選高級篩選操作說明:1) 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域;2) 選擇篩選高級篩選， 即可對所選區(qū)域進(jìn)行高 級篩選，去掉重復(fù)記錄.第23頁，共61頁。9.分類匯總操

7、作說明：1) 在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“分 類匯總” ;2) 在“分類字段”框中，單擊 要分類匯總的列;3) 在“匯總方式”框中，單擊 所需的用于計算分類匯總 的匯總函數(shù); 4) 在“選定匯總項”框中，選 中包含了要進(jìn)行分類匯總 的數(shù)值的每一列的復(fù)選框。第24頁，共61頁。常見顯示錯誤原因與解決方法錯誤顯示1：#!解決方案：拖動鼠標(biāo)指針更改列寬。原因：單元格所包含的數(shù)字、日期或時間占位比單元格寬。錯誤顯示2：#NUM!解決方案：讓數(shù)字類型和大小都符合要求。原因：顧名思義，公式中的數(shù)字出現(xiàn)問題類型錯誤，或者數(shù)字超出Excel 表示的有效范圍。第25頁，共61頁。錯誤顯示3：#REF!原因：公式引用

8、的單元格被刪除或者被錯誤覆蓋。解決方案：臨時修改后及時“撤銷”，恢復(fù)單元格原狀。錯誤顯示4：#VALUE!原因a：需要數(shù)字或邏輯值時輸入了文本，原因b：本來應(yīng)該引用單一數(shù)值，卻引用了一個區(qū)域。解決方案a：確保公式引用的單元格中包含有效值。解決方案b：將數(shù)值區(qū)域改成單一數(shù)值，或者修改數(shù)值區(qū)域，使其包含公式所在的數(shù)據(jù)行或列。常見顯示錯誤原因與解決方法第26頁，共61頁。錯誤顯示5： #DIV/0! 原因：如果公式返回的錯誤值為“#DIV/0!”，這是因為在公式中有除數(shù)為零，或者有除數(shù)為空白的單元格解決方案：把除數(shù)改為非零的數(shù)值，或者用IF函數(shù)進(jìn)行控制原因：如果公式返回的錯誤值為“#N/A”，這常常

9、是因為在公式使用查找功能的函數(shù)(VLOOKUP、HLOOKUP、LOOKUP等)時，找不到匹配的值。解決方案：檢查被查找的值，使之的確存在于查找的數(shù)據(jù)表中的第一列錯誤顯示6： #N/A 常見顯示錯誤原因與解決方法第27頁，共61頁。原因：因為在公式中使用了Excel無法識別的文本，例如函數(shù)的名稱拼寫錯誤，引用文本時沒有加引號等。解決方案：根據(jù)具體的公式，逐步分析出現(xiàn)該錯誤的可能，并加以改正錯誤顯示7：#NAME?錯誤顯示8： #NULL!原因：使用了不正確的區(qū)域運算符或引用的單元格區(qū)域的交集為空解決方案：改正區(qū)域運算符使之正確；更改引用使之相交。常見顯示錯誤原因與解決方法第28頁，共61頁。目

10、錄 背景 Excel 基本操作Excel 函數(shù)Excel圖表案例分析小結(jié)第29頁，共61頁。絕對地址與相對地址隨著公式的位置變化，所引用單元格位置也是在變化的是相對引用；而隨著公式位置的變化所引用單元格位置不變化的就是絕對引用。C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4的區(qū)別按一次F4按二次F4按三次F4按四次F4第30頁，共61頁?；A(chǔ)數(shù)學(xué)函數(shù)第31頁，共61頁。1.SUM公式 函數(shù)作用：計算某一單元格區(qū)域中所有數(shù)值之和。 函數(shù)公式： SUM(number1,number2, .)Number1,number2, .為 需要求和的參數(shù)。第32頁，共61頁。2.IF公式 函數(shù)作用： 判斷一個條

11、件是否滿足，如果滿足返回一個值，不滿足則返回另一個值。函數(shù)公式：IF(logical_test,value_if_t rue,value_if_false) logical_test為判斷的條 件，當(dāng)條件成立（為真）時 就取value_if_true值，反 之就取value_if_false。 第33頁，共61頁。3.VLOOKUP公式函數(shù)作用： 搜索表區(qū)域首列滿足條件的元素，確定待檢索單元格在區(qū)域中的行序號，再進(jìn)一步返回選定單元格的值。函數(shù)公式： VLOOKUP(lookup_value,table_array,co l_index_num,range_lookup) lookup_valu

12、e為在查找范圍內(nèi)（數(shù)組） 第一列要查找的內(nèi)容 table_array為查找的范圍（數(shù)組） col_index_num為返回匹配值得列序 號 range_lookup為Ture時第一列必須按 照升序排序，否則會得到錯誤結(jié) 果，為False時則不需要排序。我們 在使用此公式時都用False。第34頁，共61頁。4.LEFT/MID/RIGHT公式函數(shù)作用： 返回文本字符串中從指定位置起返回指定長度的字符。函數(shù)公式： LEFT/MID/RIGHT(text,start_num,num_chars) 第35頁，共61頁。5.COUNT公式函數(shù)作用： 計算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中的數(shù)字的個數(shù)。 函

13、數(shù)公式： COUNT(value1,value2,.) Value1, value2, . ：為包含或引用各種類型數(shù)據(jù)的參數(shù)（1到30個），但只有數(shù)字類型的數(shù)據(jù)才進(jìn)行計數(shù)。第36頁，共61頁。6.Subtotal公式函數(shù)作用: 返回列表或數(shù)據(jù)庫中的分類匯總。函數(shù)格式: SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, .) function_num為1-11的數(shù)值,常用的如下: 1-平均值 3-計數(shù) 9-求和 平均值求 和計 數(shù)第37頁，共61頁。7.RANK公式函數(shù)作用: 返回某數(shù)字在一列數(shù)字中相對于其它數(shù)值的大小排位。函數(shù)格式: RANK(number,ref,orde

14、r) Order:指定排位的方式。為0或忽略，降序；非0值，升序。 注：$C$1:$C$10 需要將一組數(shù)列固定，用$符號。第38頁，共61頁。目錄 背景 Excel 基本操作Excel 函數(shù)Excel圖表案例分析小結(jié)第39頁，共61頁。數(shù)據(jù)的圖表化 數(shù)據(jù)圖表化就是將工作表中數(shù)據(jù)以各種統(tǒng)計圖表的形式顯示出來，使得數(shù)據(jù)信息變得生動形象，做到層次分明、條理清楚、易于理解。當(dāng)表中數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，圖表中對應(yīng)項的數(shù)據(jù)也會自動變化。 Excel2003的圖表有兩種：一種是嵌入式圖表，它和創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)源放置在同一張工作表中，打印的時候同時打印。另一種是獨立式圖表，它是一張獨立的圖表工作表，打印時候?qū)⑴c數(shù)據(jù)

15、表分開打印。數(shù)據(jù)表格第40頁，共61頁。常用圖表1. 柱形圖2. 條形圖3. 折線圖4. 餅形圖5. XY散點圖第41頁，共61頁。創(chuàng)建步驟：選取數(shù)據(jù)插入圖表嵌入式圖表獨立式圖表編輯圖表修飾圖表建立圖表（1）菜單法建立: “插入/圖表” 進(jìn)入“圖表向?qū)А?（2）工具欄按鈕: 單擊(工具欄)“圖表向?qū)А卑粹o第42頁，共61頁。1、建立圖表（在圖表向?qū)е校┻x擇圖表類型選取數(shù)據(jù)源指定圖表元素圖表標(biāo)題X軸(類型)標(biāo)題Y軸(數(shù)值)標(biāo)題圖表標(biāo)記數(shù)據(jù)標(biāo)簽圖例刻度線確定圖表位置選“作為新工作表插入”，則為獨立式圖表第43頁，共61頁。例：創(chuàng)建“職工登記表”中“工資表”的各員工“基本工資”、“獎金”、“水電”、

16、“實發(fā)工資”的圖表 1. 先選定要創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域“姓名”、“基本工資”、“獎金”、“水電”、“實發(fā)工資”各列（要包括標(biāo)題）2. 單擊“插入 / 圖表”命令，在“圖表類型”中選定圖表類型，如“柱形圖”，并指定其子圖表類型 3. 在“圖表選項”對話框中可確定“標(biāo)題”、“X軸”、“Y軸”的名稱4. 最后選擇圖表所在位置：選“作為新工作表插入”鈕，在文本框中鍵入新圖表的名稱，則創(chuàng)建獨立式圖表；選“作為其中的對象插入” 鈕，并選擇工作表，就創(chuàng)建嵌入到指定工作表中的圖表。 如果工資表中數(shù)據(jù)有修改，圖表會自動隨之更新；反之，圖表有所變化工作表中數(shù)據(jù)也會自動發(fā)生變化第44頁，共61頁。1. 柱形圖，用于對

17、各項數(shù)據(jù)進(jìn)行比較。如對一年來各種產(chǎn)品每月的銷售情況進(jìn)行分析比較。 各種圖表類型使用對象略有不同 第45頁，共61頁。 各種圖表類型使用對象略有不同 2. 折線圖，用于表示一段時間內(nèi)某種數(shù)值的變化。如分析各種產(chǎn)品一年來的銷量走勢。第46頁，共61頁。3. 條形圖，用于比較不連續(xù)的無關(guān)對象的差別情況。如分析各種產(chǎn)品一年來每月總銷量百分比情況 各種圖表類型使用對象略有不同 第47頁，共61頁。2、圖表的編輯 要修改和編輯圖表，可使用“圖表”工具欄1）“圖表對象”下拉列表框：可以從下拉列表框選擇想要進(jìn)行設(shè)置的圖表對象，這對一些不太容易從圖表中直接選擇的對象如網(wǎng)格線等非常有用；2）“格式”按鈕 ：可對在

18、“圖表對象”中選定的對象進(jìn)行格式（如邊框、底紋、字體等）的設(shè)置；3）“圖表類型”按鈕：可以直接更換當(dāng)前圖表的類型；4）“圖例”按鈕 ：可以快速顯示或隱藏圖例；5）“數(shù)據(jù)表”按鈕 ：可以選擇是否要在圖表上顯示數(shù)據(jù)表格；6）“按行”按鈕 和“按列”按鈕 ：可以快速設(shè)置“系列產(chǎn)生在行”和“系列產(chǎn)生在列”；7）“順時針斜排”按鈕 和“逆時針斜排”按鈕 ：可把分類軸上的文字改成不同方向的斜排樣式。 第48頁，共61頁。 右擊繪圖區(qū)里的空白處，在快捷菜單中，會出現(xiàn)“圖表類型”、“源數(shù)據(jù)”、“圖表選項”、“位置”等命令，正是“圖表向?qū)А崩锩娴乃膫€步驟。這樣圖表中的所有內(nèi)容都可以修改 第49頁，共61頁。1、改變圖表類型 右擊圖表 “圖表類型” 選“子圖表類型”第50頁，共61頁。2改變數(shù)據(jù)源區(qū)域 右擊圖表 “源數(shù)據(jù)” 重選數(shù)據(jù)源區(qū)域 3改變圖表各選項 右擊圖表 “圖表選