集團(tuán)公司檔案制度(3篇)

1、第PAGE9頁共NUMPAGES9頁集團(tuán)公司檔案制度立卷歸檔制度一、歸檔范圍凡是反映本_工作職能，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍(詳見各類檔案的歸檔范圍)。二、歸檔時間(一)文書檔案要求在次年_月底前歸檔。(二)科技檔案材料，在項目完成后二個月內(nèi)歸檔。(三)會計檔案在年度終結(jié)后，根據(jù)工作需要可由財務(wù)部門保管一年，期滿由會計部門立卷移交綜合檔案室。(四)聲像載體材料在完成制作后三個月內(nèi)歸檔案。三、歸檔要求(一)歸檔的文件材料必須保持齊全性和完整性。(二)歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確、真實。(三)凡歸檔的文件材料用紙一律要求紙質(zhì)優(yōu)良，文件要求字跡清楚，簽署完備，書寫符全檔案規(guī)范要求，用炭素墨水或

2、藍(lán)黑墨水書寫，禁止使用純藍(lán)墨水、鉛筆、彩色筆、圓珠筆或復(fù)寫紙書寫，以利于長期保存，按29、7cm_21cm規(guī)格(a4)紙裝訂案卷(特殊情況采用折疊式)。四、歸檔份數(shù)本機(jī)關(guān)各類文件材料歸檔一般一式一份；部分特殊材料或使用頻繁的檔案材料可二至三份，存以備用。五、歸檔手續(xù)(一)凡歸檔的文件材料必須用word文檔編制歸檔移交清單，歸檔清單一式兩份，交接雙方簽字，由交接雙方各保留一份，以便查考。(二)一些重大活動的歸檔材料由歸檔人或歸檔部門撰寫“歸檔材料說明書”。內(nèi)容包括材料的來源、過程、完整、準(zhǔn)確狀況；主要人物、時間、地點以及材料整理人的姓名、日期等。一并向綜合檔案室移交。檔案登記統(tǒng)計制度一、移交進(jìn)檔

3、案室的檔案必須及時進(jìn)行編目，建立檔案收進(jìn)、移出、銷毀庫存登記簿，并按門類進(jìn)行登記、統(tǒng)計，隨時掌握庫存檔案來源、數(shù)量、移出去向、銷毀原因和庫存情況。二、文書檔案按保留期限、年度、機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)計、登記；科技檔案按類別進(jìn)行登記統(tǒng)計；科技資料、基建檔案、會計檔案、照片檔案及其它檔案隨來隨登記。三、建立檔案查閱和利用效果登記簿，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，每年_月底前分別按人次、卷次及利用效果做好登記、統(tǒng)計和匯總記錄。四、建立檔案機(jī)構(gòu)、人員、庫房、設(shè)施裝具登記簿，了解掌握館藏情況及設(shè)備現(xiàn)狀。五、庫房內(nèi)應(yīng)每天做好溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。六、按照有關(guān)要求，每年做好年中及年終檔案工作情況統(tǒng)計報表。檔案保管制度一

4、、本機(jī)關(guān)的全部檔案實行集中統(tǒng)一管理，做到專人、專室、專柜管理，任何人不得據(jù)為己有。二、加強(qiáng)檔案室的管理，做好防盜、防火、防高溫、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲等工作，并配備必要的保護(hù)設(shè)施。三、定期對室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管負(fù)責(zé)人匯報，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。四、認(rèn)真做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案館移交，每年做到目錄與室藏檔案相符。五、定期做好檔案鑒定工作，對無價值的檔案登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由兩人以上在指定地點進(jìn)行銷毀。六、檔案人員在調(diào)動工作時，必須辦好移交手續(xù)，方可離開崗位。七、因保管不善，造成丟失和損壞，按損壞程度追究責(zé)任。檔案借閱制度為確保檔

5、案的安全和完整，更好地為本機(jī)關(guān)各項工作提供服務(wù)，查閱檔案的人員必須遵守以下規(guī)章制度：1、凡本_工作人員查閱檔案必須嚴(yán)格履行查閱手續(xù)。2、因工作需要擬抄錄檔案，須經(jīng)檔案管理中心主任同意，抄件要經(jīng)檢查校對方可帶出。3、檔案資料一般不借出室外使用，確因工作需要必須借出時，須經(jīng)檔案管理中心主任同意，并限期歸還，最長時間不得超過一周。非黨員干部不能查閱干部人事檔案，不得查閱借用本人及其直系親屬的檔案。4、在接交檔案時雙方要認(rèn)真檢查案卷的完整情況，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)即追查責(zé)任。5、借閱_、_檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)證明，檔案管理中心主任批準(zhǔn)。查閱常委、黨委會議記錄必須經(jīng)黨委辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱機(jī)關(guān)辦公會議記錄或其他

6、絕密檔案，須經(jīng)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱干部、人事檔案，須經(jīng)人事處處長批準(zhǔn)。6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴(yán)禁私自拆卷、勾劃、涂改、撕頁、照像等。借出的檔案不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借他人，要嚴(yán)加保管。如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞，應(yīng)按檔案法的有關(guān)規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。7、閱檔人員要嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁把檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄漏，違者按有關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重給予批評教育，以至紀(jì)律處分。檔案鑒定銷毀制度檔案室保管的檔案，已經(jīng)保管期滿經(jīng)認(rèn)真鑒定后，確認(rèn)沒有保存價值的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。檔案銷毀工作是一項十分嚴(yán)肅的工作，必須認(rèn)真做好，為此，特制定如下銷毀制度。一、銷毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定、銷毀應(yīng)以國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表等為依據(jù)，

7、全面分析檔案的現(xiàn)實作用和歷史作用，準(zhǔn)確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定、銷毀工作一般每5-_年進(jìn)行一次。1、時間標(biāo)準(zhǔn)短期保管的檔案，保管期滿，經(jīng)過認(rèn)真復(fù)查，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀，長期保管的檔案，_年期滿，經(jīng)再次鑒定確認(rèn)已無繼續(xù)保存的必要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀。2、檔案內(nèi)容、來源、形式標(biāo)準(zhǔn)檔案室對保管檔案在堅持“期滿鑒定銷毀”的原則下，對原基礎(chǔ)不好的案卷或保管期限不明確的案卷，要再進(jìn)行一次認(rèn)真的鑒定，用檔案的內(nèi)容、來源、形式為標(biāo)準(zhǔn)，重新判定檔案的價值，剔除無繼續(xù)保存價值的檔案。二、鑒定銷毀檔案的程序(一)鑒定檔案工作程序：1、檔案室擬寫檔案鑒定工作申請，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。鑒定工作申請包

8、括鑒定目的、內(nèi)容、參加人員、所需時間等。2、成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，檔案室和有關(guān)部門兼職檔案員參加。3、學(xué)習(xí)國家有關(guān)規(guī)定，統(tǒng)一檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。4、鑒定小組成員對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。對失去保存價值，需銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，并提交檔案鑒定報告。5、領(lǐng)導(dǎo)_、批準(zhǔn)檔案鑒定報告。(二)銷毀檔案的程序1、檔案室對經(jīng)鑒定擬銷毀的檔案提出存毀的初步意見，并對擬銷毀檔案按類別造冊登記，分別送交檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。2、送交檔案形成部門進(jìn)行初審的擬銷毀案卷登記冊，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字3、匯總初審意見，編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊是準(zhǔn)備銷毀案卷的登記簿。同時還應(yīng)撰寫一份銷

9、毀檔案的書面報告。4、銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報告送交主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)。5、經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，必須送指定地點化為紙漿或焚毀，任何單位、或部門均不得將應(yīng)銷毀的檔案作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。6、銷毀檔案須有兩名以上監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)對銷毀檔案認(rèn)真清點復(fù)核，檔案銷毀后，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字。經(jīng)_不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊上詳細(xì)注明。三、檔案鑒定、銷毀工作結(jié)束后，檔案館應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、妥善保存。檔案保密制度一、檔案人員要加強(qiáng)保密

10、觀念，認(rèn)真學(xué)習(xí)保密法，自覺遵守黨和國家的保密規(guī)定，做到不_、不失密、不傳密。二、認(rèn)真做好檔案文件、資料的密級劃分和保密期限的確定。三、對辦理完畢的_文件，檔案人員要收集齊全，妥善保管，及時歸檔。四、查閱、復(fù)印_文件資料必須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。本機(jī)關(guān)查閱、復(fù)印_檔案資料，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。五、銷毀_檔案資料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意簽章，由兩人以上銷毀并造冊登記。六、發(fā)現(xiàn)_檔案資料丟失或被盜，必須立即報告并及時查追，根據(jù)責(zé)任大小給予當(dāng)事人紀(jì)律處分或追究法律責(zé)任。集團(tuán)公司檔案制度（二）根據(jù)_區(qū)檔案工作目標(biāo)考核辦法_文件精神，我集團(tuán)公司對檔案工作進(jìn)行了自查，現(xiàn)將自查情況匯報如下：一、_領(lǐng)

11、導(dǎo)1、管理職責(zé)和人員。我司對檔案工作非常重視，主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，并配備了_名大學(xué)文化程度的有一定檔案工作經(jīng)驗的人員具體負(fù)責(zé)檔案案分類方案且分類科學(xué)。組卷規(guī)范、合理，案卷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。案卷編目規(guī)范、科學(xué)，排列科學(xué)、有序，做到了不同類，不同載體檔案分別排列。3、檔案室管理。檔案室保管安全，檔案無失密、_現(xiàn)象，無火災(zāi)、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象。檔案室管理科學(xué)，箱柜排放整齊，庫房內(nèi)能保持清潔。4、檔案統(tǒng)計。建立了全宗卷，內(nèi)有記載全宗情況的有關(guān)文件材料。檔案改進(jìn)、移交登記清楚，有庫存檔案問題統(tǒng)計表、分類統(tǒng)計表。5、規(guī)范了檔案鑒定銷毀工作，成立了檔案鑒定小組，定期按照

12、國家有關(guān)規(guī)定對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定銷毀。三、檔案利用1、檢索工具。已建成有案卷目錄，全引目錄等檢索工具，并編有全宗卷。2、提供利用。檔案管理人員熟悉檔案業(yè)務(wù)，調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確、服務(wù)態(tài)度好，查全率、查準(zhǔn)率達(dá)_%以上。四、存在的問題和今后努力的方向主要是在保管保護(hù)上有以下問題：1、因辦公場所有限，無法設(shè)立專用檔案庫房，暫時不能實現(xiàn)辦公、查檔室、庫房三分開。2、需配備“八防”設(shè)備。我司擬在現(xiàn)有的條件下完善相關(guān)能夠?qū)崿F(xiàn)的設(shè)備，例如滅火器、防蟲藥。3、進(jìn)一步加強(qiáng)其他文件材料的，例如照片檔案、獎杯獎狀等材料的收集。集團(tuán)公司檔案制度（三）_檔案管理規(guī)定為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范子公司重要檔

13、案的管理，現(xiàn)就有關(guān)事項規(guī)定如下：一、重要檔案的范圍子公司重要檔案是指各子公司在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中直接形成的有重要保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件等不同形式的歷史記錄。包括：(一)企業(yè)成立協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書、稅務(wù)登記證；(二)與企業(yè)經(jīng)營范圍各項目相關(guān)的，由有關(guān)行政機(jī)關(guān)核發(fā)的合法有效的許可證、登記證或批準(zhǔn)文件。包括：生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證、安全生產(chǎn)許可證、銷售許可證、道路運輸經(jīng)營許可證、機(jī)動車維修資質(zhì)證、消防意見書、質(zhì)量認(rèn)證文件等。(三)法人代表(董事長)、總經(jīng)理以及其他高管人員的選聘文件；(四)股東會、董事會決議文件，重要的企業(yè)內(nèi)部管理制度；(五)公司注冊資本變動及驗資報告、股權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整情況；(六)公司重要投資合同、借款合同；(七)公司年度經(jīng)審計的財務(wù)報表(資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表)和財務(wù)報表附注說明；(八)法律訴訟、投訴文件。二、重要檔案的管理原則與方法集團(tuán)公司實行總部和各子公司檔案分級管理制度?？偛繖n案管理歸口集團(tuán)辦公室(檔案室)，各子公司檔案管理歸口各自的辦公室(檔案室)，子公司重要的檔案資料應(yīng)同時在集團(tuán)公司歸檔備案。重要檔案管理工作遵循完整收集、妥善管理、及時備案、有效利用的原則。各子公司要加強(qiáng)對重要檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確重要檔案管理的1責(zé)任人及承辦人，落實相應(yīng)的保障措施，做好重要檔案資料的收集、保管、備案工作，確保檔案的完整與安全。三、重要檔