圖書(shū)館組織與分工課件

1、圖書(shū)館的組織林呈潢2007年2月26日2022/8/71圖書(shū)館組織與分工 組織的意義 組織的設(shè)計(jì) 圖書(shū)館組織的目的與功能圖書(shū)館組織的意義和特點(diǎn) 圖書(shū)館組織機(jī)構(gòu) 實(shí)例討論 2022/8/7 2組織的意義組織(Organization) 是 人們?yōu)榱诉_(dá)到一定目標(biāo)而組成的集合體。包括一個(gè)組織中全部人員如何藉由分工合作和分層負(fù)責(zé)來(lái)有效地發(fā)揮整體功能，以達(dá)成預(yù)定目的。2022/8/7 3圖書(shū)館組織的意義圖書(shū)館組織，在充分滿足社群對(duì)圖書(shū)館需求的目標(biāo)下，將人員和各種文獻(xiàn)資源，按一定的規(guī)則，組成一個(gè)系統(tǒng)。透過(guò)這個(gè)系統(tǒng)開(kāi)展活動(dòng)，履行各自的職責(zé)，並互相協(xié)調(diào)，以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館的目標(biāo)。2022/8/7 4圖書(shū)館組織構(gòu)成的

2、基本要素1.共同的目標(biāo)和目的2.按一定規(guī)則組成的有機(jī)的整體3. 組織活動(dòng)在實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)和任務(wù)。4. 組織內(nèi)部有不同層次的分工與合作， 有明確的責(zé)任與權(quán)力。2022/8/7 5圖書(shū)館組織模式二分式的組織模式三分式的組織模式2022/8/7 6組織的設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)的原則組織設(shè)計(jì)的發(fā)展趨勢(shì) 2022/8/7 7組織結(jié)構(gòu)的原則專(zhuān)業(yè)分工 指揮統(tǒng)一化 控制幅度 (管理幅度)職權(quán)與職責(zé) 集權(quán)與分權(quán) 部門(mén)化 2022/8/7 8專(zhuān)業(yè)分工工作專(zhuān)業(yè)化，是將整個(gè)工作分解成許多步驟，每單一個(gè)人只負(fù)責(zé)一個(gè)步驟，基本上，個(gè)人只專(zhuān)精於部份的活動(dòng)，而非整個(gè)活動(dòng)。將員工依其知識(shí)、技術(shù)、能力、興趣、性格和特點(diǎn)予以適當(dāng)?shù)姆峙浜桶仓?/p>

3、。 2022/8/7 9專(zhuān)業(yè)分工 優(yōu)點(diǎn)工作人員的不同技能都能有效使用減少時(shí)間浪費(fèi)：技能重複操作節(jié)省成本：訓(xùn)練容易、有效。缺點(diǎn)人性不經(jīng)濟(jì)2022/8/7 10指揮統(tǒng)一化 指揮統(tǒng)一原則，認(rèn)為一個(gè)部屬應(yīng)該只對(duì)一個(gè)而且只能有一個(gè)直屬的上司負(fù)責(zé)。沒(méi)有人應(yīng)該同時(shí)對(duì)兩個(gè)以上的上司負(fù)責(zé)，否則該部屬就必須處理來(lái)自不同主管在要求與優(yōu)先順序間的衝突。 2022/8/7 11指揮統(tǒng)一化指揮統(tǒng)一合乎邏輯 簡(jiǎn)單組織大部份組織適用指揮統(tǒng)一缺乏彈性，妨礙績(jī)效2022/8/7 12控制幅度 (The Span of Control)傳統(tǒng) 6現(xiàn)在 ？理由？2022/8/7 13控制幅度 (The Span of Control)

4、傳統(tǒng)偏好小幅度現(xiàn)在組織階層是一情境管理組織管理者必須處理較多結(jié)構(gòu)不良問(wèn)題高階主管需比中階主管較小的控制幅度2022/8/7 14控制幅度 (The Span of Control)訓(xùn)練有素及有經(jīng)驗(yàn)的員工愈多，需要直接管理愈少訓(xùn)練有素及有經(jīng)驗(yàn)的員工愈多，管理者可以有較寬的控制幅度。2022/8/7 15控制幅度 (The Span of Control)控制幅度的變數(shù)包括：工作的相似性、複雜性員工地理距離的接近程序標(biāo)準(zhǔn)的程度組織管理資訊系統(tǒng)的複雜性組織價(jià)值系統(tǒng)的強(qiáng)度管理者偏好的管理風(fēng)格2022/8/7 16控制幅度Tall Organization(高的組織)：控制幅度小，組織層級(jí)可能會(huì)多Fla

5、t Organization(平坦的組織)；控制幅度寬，組織層級(jí)可能會(huì)少。2022/8/7 17職權(quán)與職責(zé)職權(quán)(Authority)是指在一個(gè)管理職位上所擁有的權(quán)利，使其可發(fā)號(hào)施令並預(yù)期號(hào)令會(huì)被遵守。職權(quán)是由上往下授與下階層的管理人，給予其特定的權(quán)利，同時(shí)限制其在特定的規(guī)定內(nèi)運(yùn)作。 國(guó)王已死，王位長(zhǎng)存 2022/8/7 18職權(quán)與職責(zé)職責(zé)(Responsibility)被授予職權(quán)者，同時(shí)必須負(fù)起相當(dāng)義務(wù)去執(zhí)行。2022/8/7 19職權(quán)與職責(zé)直線職權(quán)：賦予管理者指揮部屬工作的職權(quán)，從組織最高層延伸到最底層 chain of command 館長(zhǎng)組長(zhǎng)組長(zhǎng)組長(zhǎng)組員組員組員組員組員2022/8/7

6、20職權(quán)與職責(zé) 2022/8/7 21直線與幕僚的職權(quán)館長(zhǎng)人事會(huì)計(jì)副館長(zhǎng)總務(wù)採(cǎi)錄編目閱覽期刊系統(tǒng)2022/8/7 22職權(quán)與職責(zé)職權(quán)與權(quán)力職權(quán) 職權(quán)是一種權(quán)利。其法定性是基於組織中對(duì)各職位的職權(quán)安排。權(quán)力是一個(gè)人影響決策的能耐，職權(quán)為權(quán)力的部分 2022/8/7 23職權(quán) 主要管理者會(huì)計(jì)人力資源研發(fā)生產(chǎn)2022/8/7 24功能 (function)層級(jí) (hierarchical)中心性 (centrality)：與組織權(quán)力核心 的距離。在組織中爬得愈高，就會(huì)愈向權(quán)力核心靠攏。 取得權(quán)力，不盡然要取得職權(quán)，可經(jīng)由橫向移動(dòng)，增加權(quán)力。2022/8/7 25權(quán)力的種類(lèi)強(qiáng)制權(quán)力獎(jiǎng)賞權(quán)力法制權(quán)力專(zhuān)家

7、權(quán)力參考權(quán)力2022/8/7 26集權(quán)與分權(quán)決策是在何階層進(jìn)行？ 2022/8/7 27集權(quán)與分權(quán)集權(quán)與分權(quán)是程度的問(wèn)題最適及有效的使用員工從金字塔到扁平組織：有效回應(yīng)環(huán)境動(dòng)態(tài)。2022/8/7 28建造權(quán)力基礎(chǔ)尊敬他人建立權(quán)力關(guān)係拓展交際控制重要資訊增進(jìn)年資建立階段權(quán)力2022/8/7 29組織的設(shè)計(jì)和結(jié)構(gòu)組織設(shè)計(jì)(organization design) 如何經(jīng)由設(shè)計(jì)以建立最合適當(dāng)前情況及需要的結(jié)構(gòu)。是將租織內(nèi)的員工及其他資源做合理的分配和使用，使機(jī)構(gòu)能成為一個(gè)靈活、協(xié)調(diào)及有效率的有機(jī)體。組織部門(mén)化和層級(jí)化2022/8/7 30部門(mén)化功能部門(mén)化(functional Departmenta

8、lization) 產(chǎn)品別部門(mén)化(product departmentalization) 顧客別部門(mén)化(customer departmentalization)地理別部門(mén)化(geographic departmentalization)程序別部門(mén)化(process departmentalization)2022/8/7 31功能部門(mén)化功能導(dǎo)向，可應(yīng)用於各種組織，只需變更功能反應(yīng)組織的目標(biāo)和活動(dòng)館長(zhǎng)總務(wù)組人事室會(huì)計(jì)室技術(shù)服務(wù)組讀者服務(wù)組2022/8/7 32產(chǎn)品部門(mén)化產(chǎn)品及主要活動(dòng)都?xì)w屬產(chǎn)品經(jīng)理人館長(zhǎng)圖書(shū)組組長(zhǎng)期刊組組長(zhǎng)電子資源組長(zhǎng)採(cǎi)購(gòu)編目推廣採(cǎi)購(gòu)編目推廣採(cǎi)購(gòu)編目推廣2022/8/7 33

9、顧客部門(mén)化顧客部門(mén)化的基本假設(shè)是：每個(gè)部門(mén)的顧客有其共同的問(wèn)題和需求，部門(mén)化後的專(zhuān)業(yè)人員最能符合各類(lèi)顧客需求館 長(zhǎng)大學(xué)圖書(shū)館主任研究圖書(shū)館主任附中圖書(shū)館主任2022/8/7 34地區(qū)部門(mén)化組織的顧客如分散在一個(gè)很大的區(qū)域，此種形式的部門(mén)化有其價(jià)值館 長(zhǎng)醫(yī)學(xué)分館主任法社分館主任傳播分館主任2022/8/7 35程序部門(mén)化依顧客流動(dòng)為基礎(chǔ)將活動(dòng)分群汽修廠主管接待部組長(zhǎng)維修部組長(zhǎng)出納部組長(zhǎng)2022/8/7 36圖書(shū)館組織部門(mén)化1.依功能分：採(cǎi)購(gòu)、編目、流通2.依服務(wù)性質(zhì)分：讀者、技術(shù)服務(wù)。3.依讀者分：兒童閱覽室、研究圖書(shū)館。4.依位置分：如總館、分館。5.依學(xué)科分：如醫(yī)學(xué)圖書(shū)館、法律圖書(shū)館。6.依

10、資料分：如視聽(tīng)資料、期刊資料。 2022/8/7 37 集中 vs. 分散集中：集中的圖書(shū)館是將全館的圖書(shū)、人員及其他資源集中在一個(gè)總館之內(nèi)，由一位館長(zhǎng)總攬全責(zé)。這種形式在代專(zhuān)校院圖書(shū)館、公共圖書(shū)館或?qū)ｉT(mén)圖書(shū)館中被普遍採(cǎi)用。分散：分散的圖書(shū)館是在總館之外設(shè)立若干分館。2022/8/7 38集中 vs. 分散兩種組織形式各有利弊。愈來(lái)愈多大學(xué)圖書(shū)館趨向集中。愈來(lái)愈多公共圖書(shū)館趨向分散。 原因？2022/8/7 39集中 vs. 分散集中式的優(yōu)缺點(diǎn)分散式的優(yōu)缺點(diǎn)2022/8/7 40影響組織結(jié)構(gòu)因素什麼是理想的組織2022/8/7 412022/8/7 42機(jī)械式組織 vs. 有機(jī)式組織機(jī)械式組織

11、(mechanistic) 或稱科層組織 (bureaucracy)有機(jī)式組織(organic)或稱專(zhuān)案式組織(adhocracy)2022/8/7 43影響組織權(quán)變的因素組織策略組織的規(guī)模資訊技術(shù)環(huán)境2022/8/7 44組織策略組織結(jié)構(gòu)是協(xié)助經(jīng)理人達(dá)成目標(biāo)的手段，目標(biāo)乃是導(dǎo)源於組織整體策略，所以在邏輯上，策略和結(jié)構(gòu)應(yīng)有緊密連結(jié)。組織所追求的如果是差異化策略，則必須靠創(chuàng)新才能生存。如果成本領(lǐng)導(dǎo)策略，則追求穩(wěn)定和效率。穩(wěn)定和效率有助降低成本的產(chǎn)品與服務(wù)。圖書(shū)館應(yīng)該追求那種策略？2022/8/7 45組織規(guī)模與組織結(jié)構(gòu)大型組織比起小型組織，多半會(huì)傾向?qū)ｉT(mén)化、水平與垂直分化、與更多的規(guī)則與管制。2

12、022/8/7 46科技與組織結(jié)構(gòu)例行性的科技，結(jié)構(gòu)愈可能標(biāo)準(zhǔn)化非例行性科技，結(jié)構(gòu)愈可能有機(jī)式 圖書(shū)館的結(jié)構(gòu)該是標(biāo)準(zhǔn)化？有機(jī)式？2022/8/7 47環(huán)境與組織結(jié)構(gòu)機(jī)械式的組織在穩(wěn)定的環(huán)境中具有效能有機(jī)式組織在動(dòng)態(tài)和不確定的環(huán)境中較能配合。2022/8/7 48組織設(shè)計(jì)的應(yīng)用單純式結(jié)構(gòu)科層體制矩陣式結(jié)構(gòu)團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)無(wú)邊界組織2022/8/7 49單純式結(jié)構(gòu)分工和正式化程度低，但集權(quán)程度高的組織。扁平組織，經(jīng)營(yíng)和所有權(quán)是同一人。好處：快速、彈性、維持成本低、 責(zé)任清楚。缺點(diǎn)：只有小型組織才有效。風(fēng)險(xiǎn)：所有決策一肩扛2022/8/7 50科層式體制(bureaucracy)科層體制源自功能及產(chǎn)品部門(mén)化

13、優(yōu)點(diǎn)：工作專(zhuān)精化所帶來(lái)的好處、產(chǎn)生規(guī) 模經(jīng)濟(jì)的好處、降低人員和設(shè)備的重覆、使員工感覺(jué)自在，“說(shuō)相同的語(yǔ)言”。缺點(diǎn)：缺乏追求最高利益的洞察力、沒(méi)有人為最終的結(jié)果負(fù)責(zé)，見(jiàn)樹(shù)不見(jiàn)林。2022/8/7 51產(chǎn)品部門(mén)(divisional structure)一種由自我完整的單位或部門(mén)所構(gòu)築的組織設(shè)計(jì)優(yōu)點(diǎn)：專(zhuān)注在結(jié)果上。缺點(diǎn)：活動(dòng)和資源的重覆。2022/8/7 52矩陣式組織將機(jī)構(gòu)中的員工按工作或生產(chǎn)的需要分成若干的方案(project)或產(chǎn)品(product)小組，各由一位組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，這些小組執(zhí)行任務(wù)時(shí)，得接受一些依功能而設(shè)的專(zhuān)業(yè)部門(mén)或人員的指導(dǎo)和協(xié)助。2022/8/7 53矩陣式結(jié)構(gòu)圖書(shū)館採(cǎi)錄編目期刊

14、參考數(shù)位典藏小組電子書(shū)採(cǎi)購(gòu)小組功能方案2022/8/7 54矩陣結(jié)構(gòu)機(jī)械組織以人為本以事為本以物為本有機(jī)組織直線及幕僚職權(quán)任務(wù)小組責(zé)任中心矩陣組織2022/8/7 55維持科層式結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)，但去除其缺點(diǎn)。優(yōu)點(diǎn):促進(jìn)複雜且獨(dú)立專(zhuān)案間的協(xié)調(diào)、同時(shí)維持功能式專(zhuān)家集中的經(jīng)濟(jì)規(guī)模。缺點(diǎn):產(chǎn)生混淆情況、員工該向那位主管報(bào)告 矩陣式結(jié)構(gòu)2022/8/7 56團(tuán)隊(duì)式結(jié)構(gòu) (team-based structure)由工作小組(groups)或團(tuán)隊(duì)(teams)組合的組織設(shè)計(jì)將功能式部門(mén)中的專(zhuān)家, 指派到一個(gè)或多個(gè)專(zhuān)案, 由專(zhuān)案經(jīng)理來(lái)領(lǐng)導(dǎo)的組織設(shè)計(jì)。2022/8/7 57圖書(shū)館組織的目的與功能 圖書(shū)館辦理圖書(shū)資

15、訊之採(cǎi)訪、編目、典藏、閱覽、參考諮詢、資訊檢索、文獻(xiàn)傳遞、推廣輔導(dǎo)、館際合作、特殊讀者服務(wù)(圖書(shū)館法第九條)圖書(shū)館置館長(zhǎng)、主任或管理員，並得置專(zhuān)業(yè)人員辦理前條所規(guī)定業(yè)務(wù)。(圖書(shū)館法第十條)2022/8/7 58圖書(shū)館組織特點(diǎn) (一)1. 服務(wù)機(jī)構(gòu)，但不以營(yíng)利為目的。2.提供資訊，但不提供以獲利為目的之資訊服務(wù)和產(chǎn)品。3.扮演供應(yīng)及導(dǎo)引的角色。4.提供個(gè)人化的、持續(xù)性的專(zhuān)業(yè)服務(wù)。2022/8/7 59圖書(shū)館組織特點(diǎn)(二)5. 由長(zhǎng)久歷史而形成的觀念，表現(xiàn) 在其功能和方法等方面，組成一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)，怯於改變。6.既重文獻(xiàn)亦重讀者，以致困於資料取向與讀者取向的矛盾。7為上級(jí)機(jī)構(gòu)的附屬單位，而非獨(dú)立

16、機(jī)構(gòu)。8 居於附屬地位，承受上層或外界的壓力。2022/8/7 60圖書(shū)館組織機(jī)構(gòu)設(shè)置1.依功能分：採(cǎi)購(gòu)、編目、流通2.依服務(wù)性質(zhì)分：讀者、技術(shù)服務(wù)。3.依讀者分：兒童閱覽室、研究圖書(shū)館。4.依位置分：如總館、分館。5.依學(xué)科分：如醫(yī)學(xué)圖書(shū)館、法律圖書(shū)館。6.依資料分：如視聽(tīng)資料、期刊資料。 2022/8/7 61組織發(fā)展組織發(fā)展(Organization Development, OD)，使用行為科學(xué)的方法，有計(jì)劃地改進(jìn)一個(gè)機(jī)構(gòu)及加速其發(fā)展的過(guò)程。為機(jī)構(gòu)能順應(yīng)環(huán)境的改變而做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和更新的需求，提供一個(gè)有效的方法。目的在幫助一個(gè)機(jī)構(gòu)預(yù)計(jì)所需採(cǎi)取的行動(dòng)，解決現(xiàn)有的困難，充分使用人力資源，改善內(nèi)部溝通，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)目標(biāo)提高工作效率。2022/8/7 62組織發(fā)展的定義一個(gè)有計(jì)劃的介入(intervention)過(guò)程。用在整個(gè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展上。由最高主管親自主持。是使用行為科學(xué)方法的一種行動(dòng)研究。目的在促進(jìn)機(jī)構(gòu)的自我更新，以提