會展策劃課程全講義(版)

1、會展策劃 二O一五年三月創(chuàng)意非常關鍵和受用一生的力： 人際溝通 入門潛力級-迅速讓人知道你 漸入佳境級-迅速讓人記住你 終極骨灰級-讓每個人都喜歡你會展這點兒事兒千秋邈矣獨留我百戰(zhàn)歸來再讀書 1.會展1:9拉動的是什么？ 會展經濟能夠拉動城市交通、通訊、住宿、餐飲、旅游、購物、貿易、廣告、印刷、物流、創(chuàng)意等相關行業(yè)。UFI1：3.51:15之間，1:9.25，解讀： 忽略區(qū)域差異,只是概數，強調會展業(yè)的拉動作用，絕不是實際的比值 周邊產品、環(huán)境設施條件不到位，根本需求尚且保證 不了，談何拉動？ 政府受益，從一定時段的稅收比反映拉動值。2.會展的內涵究竟是什么？會展不是展會，一切滿足條件的都可以

2、稱為會展： 條件一：有限定時段 條件二：有特定空間 條件三：有公眾效應 條件四：有實施頻率 條件五：有特定受眾 條件六：有效益訴求 條件七：有創(chuàng)意主題 條件八：有組織機構會展內涵主要表現為四個方面 一.是會展活動的創(chuàng)意籌劃質量 二.是會展工程執(zhí)行力度 三.是會展現場效勞水平 四.是會展整體的運營效果 3.會展業(yè)既是文化產業(yè)的重要組成局部，又是具有社會影響力的公共事件。兩大核心經濟功能： 平臺功能和拉動功能利用會展活動為城市凝聚了旺盛的人流、資金流、工程流、信息流，帶動了城市根底建設、促進了行業(yè)標準管理、拉動了周邊相關產業(yè)兩大核心社會功能： 窗口功能和惠民功能會展業(yè)在提升城市形象、提高城市整體文

3、明程度、增強城市文化內涵、美化城市環(huán)境以及豐富市民精神文化生活、改善民生等各個領域都發(fā)揮了重要的輻射作用4.會展產業(yè)- 文化產業(yè)- 創(chuàng)意產業(yè)之間是什么關系？ 創(chuàng)意產業(yè)：個體性，個人創(chuàng)造力 文化產業(yè)：依托性，社會義務 會展產業(yè)：合作性，載體功能 會展產業(yè)介于文化產業(yè)和創(chuàng)意產業(yè)之間，它的前期籌劃階段具備創(chuàng)意產業(yè)特點，后期組織運營又有文化產業(yè)的特點；同時又是創(chuàng)意產業(yè)和文化產業(yè)的一種呈現形式。 5.會展文化是什么？ 會展文化并非會展實施過程中應用到的哪一學科，它會展產業(yè)開展所反映出來的一種精神，是通過有效管理管理和行業(yè)自律共同形成的一種行業(yè)特征。會展文化的特征：地域性、階段性、綜合性會展文化的元素：造

4、勢地旗、理性、健康、環(huán)保 、人本、誠信、務實、高效、專業(yè)； 二、會展業(yè)為什么需要你會展人才是個很抽象的概念，更多的是會展人。會展業(yè)成才率很低；能做好會展的人，其他行業(yè)都能做好；干一行愛一行不現實；愛一行才能干好一行。會展從業(yè)者的職業(yè)意識一 職業(yè)意識是人們對自身所從事的職業(yè)勞動的認知、態(tài)度、評價和寄予的情感等心理成分的綜合表達。效勞意識 團隊意識誠信意識 創(chuàng)新意識學習意識會展從業(yè)者的職業(yè)意識一 誠信1.誠信意識是一種自我道德約束。誠信是一種規(guī)那么的遵守，也是一種態(tài)度和承諾。任何一個正規(guī)的會展企業(yè)都應視信譽為命脈，而每一個員工都應該是誠信的最終執(zhí)行者。2.誠信意識的培養(yǎng)主要圍繞三個方面： 1.從業(yè)

5、人員應堅持向客戶提供優(yōu)質產品和效勞； 2.自覺維護和樹立會展行業(yè)的信譽，凈化行業(yè)環(huán)境； 3.遇到信任危機應當勇于擔當責任，與客戶真誠溝通，采取補救措施；效勞效勞意識是指會展從業(yè)人員對會展效勞理念的認識和態(tài)度。會展中心是效勞型產業(yè)，所提供的產品歸根結底是效勞，而管理的根本呈現形式也是效勞，管理標準就是效勞到位。為什么需要效勞意識呢？因為效勞意識決定效勞態(tài)度，效勞態(tài)度又決定效勞質量。客戶最在意的，是效勞的質量，而效勞質量往往是決定客戶忠誠度和流失率的關鍵因素。提升效勞質量那么要從提升效勞意識著手。團隊隊伍不好帶了！ 團隊意識不是順從主義，不是為了泯滅團隊成員的個性、扼殺個體獨立思考。一個好的會展團

6、隊，恰恰應該充分發(fā)揮民主，鼓勵和正確引導員工個人能力的最大發(fā)揮，確保每個工程都能高性價比完成。 團隊意識能表達出一種智慧合力，使每一個團隊成員都能夠從團隊中獲得提升， 1+12的“系統(tǒng)效應 。 團隊意識的具體表現： 1.向心力和凝聚力。 表現出一種對企業(yè)的忠誠，在工作中處分發(fā)揮主觀能動性，樹立“單位的事就是自己的事、企業(yè)好自己才好的工作理念。 2.歸屬感和榮耀感 使自己真正融入企業(yè)，以作為企業(yè)的一員而自豪，并以此為自己全部生活、價值的依托和歸宿，激發(fā)出為企業(yè)奉獻的動力和潛能。 3.存在感和平安感 能夠深刻意識到企業(yè)給予自身根本生活保障和事業(yè)開展空間，使團隊意識成一種平安感意識。創(chuàng)新 1.會展業(yè)

7、是創(chuàng)意產業(yè)。這就要求會展從業(yè)人員要具有創(chuàng)新思維和創(chuàng)新意識，創(chuàng)新是企業(yè)開展的動力。 2.創(chuàng)新很難，因為需要時間來檢驗對錯，有風險，但是機遇和風險是成正比的。 3.沒有創(chuàng)新，永遠談不上領先。 4.創(chuàng)新不是蠻干，是建立在經驗和規(guī)律上的大膽實踐。學習現在，最恐怖的就是時間。行業(yè)開展快過我們所掌握的技能。學習和實踐是經驗獲得的唯一方法。有些人在還沒有準備好就急匆匆去尋找時機，最終由于能力和經驗的缺乏，屢次碰壁之后選擇了放棄。殊不知“磨刀不誤砍柴工、厚積薄發(fā)的道理，你的最大的任務就是首先把你這塊材料雕琢成器。1.急躁而急功近利待遇低、升職慢2.自我而缺乏包容性；-獨生子+網絡依賴3.脆弱而抗挫折能力較差；

8、-不能正確看待失敗，聽不進批評4.易怒而無法控制情緒；-沖動不計后果5.優(yōu)柔寡斷；-不能準確把握時機至于錯過6.孤僻而難以融入集體-自負+自卑7.嫉妒-別人的成績總有貓膩+罵領導8.心理壓力淤積-制造狂歡 解決：會展從業(yè)者負面行為的心理特征二 不斷提升自己的“情感智商 EQ1.文化底蘊底子厚2.專業(yè)技術-多面手3.團隊意識-能百搭4.溝通能力-自來熟5.思維方式-腦子活6.工作態(tài)度-看家狗新形勢下會展人才的標準三 新形勢下會展人才的標準三 先看一個故事：做一個不可或缺的人；不要有顧慮：學習是使人成為人的一種活動；學專業(yè)是具體成為哪類人；知之者不如好知之者，好知之者不如樂知之者；第一局部 會展籌

9、劃概述第一節(jié) 會展籌劃概述會展的含義MICE狹義廣義 展覽會議展覽節(jié)事慶典賽事展演獎勵旅游核心從業(yè)人員相關從業(yè)人員周邊從業(yè)人員會展工程/場館運營、銷售、管理上游客戶群輔助、支撐拉動產業(yè)領域會展從業(yè)人員的含義會展從業(yè)人員的素養(yǎng)文化素養(yǎng)能力素養(yǎng)學習素養(yǎng)會展人的三種必備素質：1、激情2、機靈3、積極你適合做會展么？三“J”潛能激情激情就是自信，對自己，對所面對的事業(yè)有信心，永遠保持一種鮮活的思想和蓬勃的斗志，你得愿意去做。積極 會展業(yè)是朝陽產業(yè)，沒有固定模式，成就靠自己的不斷積累和學習，充實自己各方面的知識因為展會有很多都是專業(yè)性很強的，你必須了解專業(yè)知識和技術知識。會展活動是平臺，涉及很多的領域，

10、記?。簺]有人會給你全部，只有你自己去把多個局部積累起來。機靈 機靈就是要求會展從業(yè)人員要有良好得人際交往和溝通能力，這是會展從業(yè)者關鍵的一項能力要求，要有主動性，有隨機應變的能力，待人接物，手眼相和，舉一反三的能力，短時間內取得對方的好感。讓每一個和你接觸的人都喜歡你。第二節(jié) 會展籌劃的本質一為什么要籌劃？ 工程的性質決定的；二籌劃的境界： 運籌帷幄之中，決勝千里之外； 人無我有-人有我新-人新我奇；逆向思維三籌劃的含義： 在事務未發(fā)生或已發(fā)生的過程中，通過人的智力思考，結合實踐經驗，優(yōu)先制定的具有指導和參照意義的方案的過程。最好的創(chuàng)意最好的創(chuàng)意-能讓人深深地感動，產生共鳴。四籌劃的9大黃金法

11、那么1.目標目的是導向 明確活動籌劃目的，做到提綱挈領、有的放矢。從目的來看，活動籌劃大體上分為：營銷主導型、傳播主導型和混合型。2.形式嚴謹是原那么有了明確的目標和目的，活動的內容也就圍繞著目標展開。內容是血肉，形式是框架，二者必定是相互依存而共生。3. 創(chuàng)意先行是核心4.流程安排是綱領 流程安排是對活動籌劃方案的直接表達，是活動實施的綱領。流程要到達專業(yè)、系統(tǒng)、嚴密，從細節(jié)保障成功。 5.前期準備是根底 “萬事預那么立，不預那么廢，必須強調活動前期的準備工作。按照活動目的、活動形式、活動流程三項來緊密準備。準備得越充分，活動執(zhí)行越順利，只有執(zhí)行的順利完成，才能到達預期的活動效果。6.合作執(zhí)

12、行是關鍵 再好的活動創(chuàng)意，也必須在行動實施中才能夠反映出來。每一項活動的成功完成都不是靠個人，而是靠團隊，團隊要運作執(zhí)行那么靠很好的紀律，沒有紀律，執(zhí)行就會走樣。 7.控制應變是保障 在活動現場的應變控制和危機處理是活動組織者必須具備的素質。居安思危、防患未然，是活動籌劃應有的思想準備。 8.細節(jié)把控是手段 任何一個大創(chuàng)意，一個細節(jié)的無視就可能導致整個活動的效果與預期相差甚遠。每一個細節(jié)都需要特別重視。 9.后期跟蹤是檢驗 活動的結束并不代表整體過程的完結，科學的效果檢測與數據支持是促使下階段活動更加完善的重要支持。其中諸如：現場效果的拍攝、客戶到訪量的統(tǒng)計以及后期媒體跟進的情況、單位時間內的

13、成交量等等，在活動過后這些效果的分析將成為活動成效的一個非常有力的檢測，同時為下一次活動找出問題點，從而有目的的制造時機點。這是非常重要的一項工作，也是對以后活動能否到達效果的有力的支撐。 五籌劃的動因 活動具有較強的時間限制活動效果要求很高活動的單向性(人生沒有往返工程意義重大活動投入較大，先期墊付大筆費用六會展籌劃的特點： 針對性 四性 系統(tǒng)性 靈活性變異性 可行性七會展籌劃五個作用戰(zhàn)略指導實施規(guī)劃進程控制效果控制標準行為八展會兩種類型、兩種目的生產商面向經銷商和代理商的會展,參展商旨在通過會展找到代理商或經銷商經銷商為主體面向終端消費者的會展，參展商追求的是在會展上取得產品銷量上的突破舉

14、辦方所搭建的平臺是否有效九會展籌劃的呈現形式展會籌劃方案是一個展會的“眼睛 會展籌劃最終以工程籌劃方案的形式呈現出來，形成應用性文本。十會展籌劃追求的目標：看“三量數量質量成交量十一會展工程的運作環(huán)節(jié)調研分析決策籌劃實施監(jiān)控評價十二影響會展籌劃成敗至關重要的三要素可行性分析財務預算風險預案第二局部 會展工程立項籌劃會展工程立項籌劃會展工程品牌籌劃工程根本框架設計工程可行性分析工程執(zhí)行方案籌劃品牌形式品牌策略做什么為什么做怎么做第一節(jié) 工程根本框架設計的內容 辦展宗旨確實定第一章 工程的根本框架設計展會主題的提煉展會題材的選定辦展目標確實定辦展目標確實定 展會的主辦方 展會的承辦方 展會的場館方

15、擴大地方宣傳.提升城市形象.拉動地方經濟樹立品牌.提升經濟效益提高承租率.提升展館形象經濟收益市場信息的收集辦展目標確實定會展目標的特點覆蓋面要廣泛。不可重復性，令人耳目一新。有遠見，實現預測展覽的效應。獨特性綜合性前瞻性制定目標的常見問題目標不明確目標過高目標過低目標沒有可操作性目標太過隨意展覽題材展覽題材就是舉辦一個展覽會所方案要展出的內容；要干點什么？展覽題材的選定展覽題材確實定市場細分細分市場的規(guī)模和發(fā)展?jié)摿毞质袌龅挠芰毞质袌龅慕Y構吸引力辦展機構自身的辦展目標和資源一二題材分類1、新立題材： 指辦展機構從來沒有涉及的產業(yè)作為舉辦新展覽會的展覽題材。一般來說，辦展機構為確定新立題

16、材進行市場調查的產業(yè)不止一個，而是有好幾個，也就是說，同時對幾個題材展開調查，以便經過分析后確定一個或幾個可以進入辦展的題材。那么辦展機構可以從收集到的信息中選新立題材，亦可從國外已經舉辦的展覽會的有關題材中選擇新立題材。 2、分裂題材： 就是說辦展機構將已有的展覽會的展覽題材進再作進一步的細分，從原有的大題材中分列中更小的題材，并將這些小題材辦成獨立的展覽會一種選擇展覽題材的方式。一般要滿足以下幾個條件才可以分裂： 一原有的展覽會已經開展到一定的規(guī)模，某一細分題材到達一定的展覽面積； 二由于場地限制等原因，這個細分題材的展覽面積受限； 三細分出來的這個題材不會對原有的展會弄成太大影響； 四這

17、個細分的題材和原有展覽會其他題材之間有相對的獨 立性； 五收集的信息說明可以細分的題材可以單獨舉辦3、拓展題材： 就是將現有展覽會所沒有包含的，但與現有展覽會的展覽題材有密切關聯(lián)的題材，或者是將現有展覽會展覽題材中暫時還末包含的某一分題材列入現有展覽會展覽題材的一種方法。拓展展覽題材是擴大展覽會規(guī)模的一種常 用的有效方法。當然還須具備以下條件： 一是方案拓展的題材與現有展 覽會的展覽題材要有一定的關聯(lián)性； 二是方案拓展的題材的參加與現有展覽會不會弄成操作上的任何不便； 三是現有展覽會的專業(yè)性不會因計劃拓展的題材的參加而受到影響； 一可擴大招展展品范圍二可以擴大參展企業(yè)數量和觀眾來源4、合并題材

18、： 就是將兩個或兩個以上彼此相同或有一定關聯(lián)的展覽題材的現有展覽會合并為一個展覽會，或者是兩個或兩個以上的展覽會中彼此相同或有一定關聯(lián)的展覽題材剔除出來，放在另一個展覽會里統(tǒng)一展出。 會展主題是會展目標的執(zhí)行者，是會展活動的靈魂。是會展活動的精神支柱。會展主題是會展的中心思想,而主題籌劃那么是提煉會展主題并實施的過程.會展主題的籌劃要運用多種思維方式、結合宏觀形式的變化、開掘會展舉辦者的自身優(yōu)勢特色、注重資源的整合,才能籌劃出新穎獨特的會展,培育品牌展會. 展覽主題的提煉 A 解釋會展會展主題的作用 B 引領會展 C 突出會展會議主題 學術性要強一些， 因為這樣才可以吸引行 業(yè)的專家學者參加展

19、覽主題 煽動性強一些，吸引群眾辦展宗旨就是舉辦展會的目的，遵循的原那么，把握的方向，反映美好愿景。常用“旨在.辦展宗旨確實定第二節(jié) 展會的根本框架和主要流程展會的根本框架展會的主要流程展會根本框架1、展會名稱 第五屆東北亞投資貿易博覽會根底局部限定局部行業(yè)標識2、展會舉辦的地點： 國家地區(qū)（城市）展館3、會展的組織機構工程實施主體會展工程主體就是會展活動的整體構架實施者 會展主體籌劃就是會展活動的整體構架實施籌劃或者說中心環(huán)節(jié)確實立籌劃。主辦單位：指工程、事件的發(fā)起單位，也就是一個活動的負責方 ；承辦單位：指工程、事件的具體實施單位具體落實活動 ；協(xié)辦單位：指工程、事件的實施過程中提供協(xié)助或贊

20、助，配合主承辦方 。支持單位：就是沒有工作但是友好方 發(fā)出支持賀喜 戰(zhàn)略合作伙伴：有直接利益鏈4、辦展時間開展時間展期具體什么時間開始，一般從開幕式開始算。如2021年5月6日上午9：30專業(yè)開放日/普通開放日從布展到撤展區(qū)間例如：布展2021年5月45日9：0017：00撤展2021年5月8日13：0017：00或9日5、展品范圍： 展品包含的種類，要有明確的告知。展品要和展覽主題相關，盡可能多包含寧缺毋濫6、辦展頻率： 展會一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行 制約因素：辦展規(guī)模 所在產業(yè)產品的生命周期 一年一次的占80%，兩年一次的占18%左右，不定期的越來越少了。7、展會規(guī)模

21、預期： 展覽面積展商數量觀眾數量8、展會定位：知己知彼 有啥沒啥 是啥干啥 展會定位就是辦展機構根據自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和開展展會的差異化競爭，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象的過程。 9、展會報價和展會初步預算： 展會價格室內室外光地標位 優(yōu)地優(yōu)價門票價格/預計人數光地：可售有效面積。按X元/計算，但要求最低起售面積。如36起售。位置要優(yōu)于標位；標位：也叫“標攤，分筒位洞位、角位、半島位很少，一般角位要加收20%，半島位40%,標準配置。項 目金額占總收入的比例（%）收入展位費收入門票收入廣告和企業(yè)贊助其他相關收入總收入成本費用展覽場地費用展

22、會宣傳推廣費招展和招商的費用相關活動的費用辦公費用和人員費用稅收其他不可預測的費用總成本費用 利 潤展會的利潤： 展會的利潤=展會總收入-展會總支出 20 = 45 - 25-盈 -20 = 25 - 45-虧怎么樣才能保證不虧損？預算！多大的規(guī)模？規(guī)模一定，價格怎么定？盈虧臨界點分析 盈虧臨界點分析是財務管理中的重要內容之一。要理解盈虧臨界點分析的計算公式，首先得搞懂奉獻差異的含義。所謂奉獻差異是指從某人身上獲得的收入與這個人身上發(fā)生的可變本錢之間的差額。即：奉獻差益從每個人得到的收入每個人可變本錢進多少，出多少。而計算盈虧臨界點的最后一步是用全部固定本錢除以奉獻差益。 某展會工程經財務人員

23、核實，從每個與會者那里獲得的收入為2500元，每個人可變本錢是1500元，所以其奉獻差益為1000元。 如果總本錢為385000元，奉獻差異1000元，那么：盈虧臨界點= = =385人3852500962500元，如果參展人數少于385人時，這次會展活動就是虧本的。只有參展人數超過385人，這次會展活動才是可以盈利的。因此，盈虧臨界點的基準點是962500元。 總本錢 奉獻差異3850001000會議盈虧臨界點盈虧平衡規(guī)模盈虧平衡價格 展會總本錢單位展覽面積 展會展覽總面積；盈虧平衡規(guī)模 展會總本錢標準展位數量 單位標準展位價格；盈虧平衡規(guī)模 展會總本錢 展覽面積 單位展覽面積價格展覽盈虧臨

24、界點盈虧平衡規(guī)模展會經營平安系數展會經營平安系數=1-1 - =0.125=12.5%平安系數表 展會盈虧平衡點展會預期實際規(guī)模3504001會展組辦方的定價目標 利潤目標 市場份額目標 市場汲取目標 展會質量領先目標 生存目標2影響目標選擇的因素 1.顧客 2.本錢 3.競爭期待實現3展位價格確實定A/原那么性方法 撇脂定價法 先高后降，品牌新 好顧客多 滲透定價法 逐步高，新產品新 品牌 中庸定價法 市場定位模糊B/具體方法本錢定價法 根據本錢考慮利潤企業(yè)辦展需求定價法 考慮影響及展商心理政府辦展競爭定價法 同類展會平行較多4定價的幾種常見技巧分割法全包法一條龍-榮譽定價薄利法-吉利數字8

25、88888-湊整法-非整法5折扣時間先后折扣 數量折扣 忠誠折扣 位置優(yōu)劣折扣 地區(qū)折扣 領頭羊帶動折扣6展會特色提煉 個性化 新穎化 趣味化 專業(yè)化7展會LOGO和桔祥物階段作業(yè)： 籌劃一個虛擬展會活動。展會流程也叫展會方案，或進度方案，是展會活動有時間節(jié)點的執(zhí)行過程。展會主要流程 2021第六屆太陽能春季展覽會展會流程表2021年6-8日 布置展廳2021年9日-11日 春季展覽會開幕式2021年11日上午10：0012：00 約普第六屆市場研討會 下午13：0014：00 約普聚餐 下午15：00 撤展 2021年12日 約普代理商自愿泰山行上節(jié)知識節(jié)點回憶展會工程根本結構1、辦展目標2

26、、辦展宗旨3、展覽主題4、根本框架1.展會名稱2.展會時間3.展會地點4.組織單位5.展品范圍6.辦展頻率7.根本報價中國會展經濟信息中國會展經濟研究會秘書處辦公室9月7日，國務院批準，從第九屆開始，中國吉林東北亞投資貿易博覽會將正式更名為“中國東北亞博覽會。10月1日至7日，2021長春國際時尚生活用品展覽會將在長春國際會展中心7號館舉辦。本次展會以“時尚，打造精品生活為主題 電子版 為什么把名改了？第332期 為什么不叫“奢侈品展覽會？展會的行業(yè)選擇該地區(qū)的優(yōu)勢產業(yè)和主導產業(yè)國家和本地區(qū)的重點開展產業(yè)政府扶持的產業(yè)第二章 工程可行性分析 政治法律環(huán)境 第一節(jié) 人口環(huán)境 宏觀市場環(huán)境分析 經

27、濟環(huán)境 技術環(huán)境 社會文化環(huán)境 1產業(yè)政策 2產業(yè)開展規(guī)劃 3海關有關規(guī)定 4市場準入規(guī)定 5知識產權的保護 6其他規(guī)定1人口數量2人口分布、結構和變動趨勢(1)社會經濟開展水平(2)展會所在地的城市配套設 施情況，地域優(yōu)勢(3)產業(yè)結構狀況(4)產業(yè)經濟開展水平(1)行業(yè)成熟程度(2)從業(yè)規(guī)模和層次 (3)技術革新(4)開展?jié)摿?1)政府(2)行業(yè)協(xié)會 (3)理論研究部門 機構內部環(huán)境 目標客戶微觀市場環(huán)境分析 同類工程競爭 營銷中介 效勞商 社會公眾資金、人力、物力展會潛在的參展商和觀眾與本展會有競爭關系的其他同類展會協(xié)助展會進行宣傳推廣和招展招商的中介組織展館、搭建商、旅行社、賓館、印刷

28、等配套效勞媒體、政府、當地民眾、各種行動組織、金融機構關于市場的概念市場是指具有特定需要和欲望，而且愿意并能夠通過交換來滿足這種需要或欲望的全部潛在顧客。用公式表示為：市場=人口+購置力+購置欲望。(一)產業(yè)狀況 展會成功舉辦的關鍵 1、產業(yè)鏈：產品生產的上下游關系，產業(yè)鏈信息是會展題材創(chuàng)新、開展和拓展的根底，也是會展公司開辟市場、塑造品牌會展可持續(xù)競爭力的關鍵；2、產業(yè)生命周期：經歷萌芽、成長、成熟、衰退四個階段，判斷標準是產業(yè)規(guī)模，包括生產總值、銷售總額、進出口總額、從業(yè)人員數量等，是展覽也制訂長期開展戰(zhàn)略的依據；3、產業(yè)分布狀況：廠商數量的地理分布，方便招展。 具體會展產品會務考察、旅游

29、/網展/伴隨活動酒店/購物/交通拓展產品周邊產品 直接產品核心產品展位廣告/贊助/門票/會刊會展產品產業(yè)鏈產品生命周期市場分布二市場條件1、市場規(guī)模：某項產品或者某項效勞的市場產出總量和銷售總量以及增減變化，是決定展會規(guī)模的根底；2、市場競爭形態(tài)：行業(yè)內部企業(yè)之間的競爭關系以及政府對該行業(yè)的控制力和影響力。行業(yè)內部自由競爭展會開展空間更大。3、銷售渠道：缺乏或不完善，為供需雙方搭建平臺的展會更迫切；4、銷售特點：銷售方式和銷售的季節(jié)性決定是否適合辦展；5、技術要求：技術以及體積、容量大小，與場館通道、層高、結構和布展搭建有關系。三主辦城市的環(huán)境狀況【舉辦展會的外部條件 】1、展覽業(yè)的開展：會展

30、成熟度辦展數量與規(guī)模和會展市場的標準程度會展管理機構和制度，成熟、標準有利于辦展；2、產業(yè)特色：該城市產業(yè)結構特點和競爭力分析，城市主導產業(yè)是舉辦展會的根底；3、會展根底設施：包括展館設施、交通條件、效勞配套、商業(yè)效勞、收費標準等，直接影響辦展效果；4、自然條件：當地的旅游資源、休閑環(huán)境和地區(qū)氣候的適宜性；5、國際化程度：國際慣例、國際規(guī)那么、國際標準、國際接軌、國際合作、國際競爭、國際航線等，是吸引國外參展商的關鍵。四相關會展的狀況 【同類會展的數量、分布以及競爭態(tài)勢】1、同類會展的數量、分布：避開同類題材時間、地點的展會；2、同類會展的競爭態(tài)勢：包括辦展機構、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模、

31、參展企業(yè)數量和分布、觀眾數量和分布、展品范圍、展會定位等，一確定和調整會展市場策略。五相關法律法規(guī)及政策 【對舉辦展會有重大影響】1、產業(yè)政策： 政府對行業(yè)開展和產品生產和銷售等方面所作出的規(guī)定；2、產業(yè)開展規(guī)劃： 國家和地方政府對某一產業(yè)開展所作出的長遠和宏觀規(guī)劃，決定產業(yè)開展狀況和趨勢；3、海關有關規(guī)定： 貨物進出口政策、貨物報關規(guī)定和關稅等，對海外企業(yè)參展有一定影響；4、市場準入規(guī)定： 包括辦展機構的資格審定和國家對外資進入該產業(yè)的政策限定。5、知識產權保護： 注意自身保護，強化維權意識，維護展會聲譽。6、其他有關規(guī)定： 交通、消防、平安、城管規(guī)定等。SWOT分析法是在會展工程可行性論證

32、過程中分析微觀環(huán)境常用的方法。優(yōu)勢因素Strengths、弱勢因素Weaknesses、時機因素Opportunities威脅因素Theats 通過調查羅列出來，并依照一段的次序按矩陣形式排列起來，然后運用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應的結論或對策。 第二節(jié) 微觀環(huán)境分析SWOT分析戰(zhàn)略組合SWOT分析明 星金 牛幼 童瘦 狗SO-依靠內部優(yōu)勢，利用外部時機ST-利用。，躲避外部威脅WO-利用外部時機，彌補內部劣勢WT-減少內部劣勢，躲避外部威脅第三章 工程執(zhí)行方案籌劃第一節(jié) 展會執(zhí)行方案的含義是指對即將舉辦的展會相關事宜 進行初步規(guī)劃?？傮w方案實施方案總體

33、安排具體安排細節(jié)安排工作方案展會具體實施方案的內容 展會籌建籌劃展會宣傳推廣籌劃招商招展籌劃展會相關活動籌劃展會贊助營銷籌劃會展開幕式和現場管理籌劃財務分析風險預測&應急預案【一】會展籌建方案專業(yè)化分工、社會化效勞、個性化布置 一展區(qū)設計與布置1、展區(qū)整體布局2、展場整體形象設計1、展區(qū)整體布局： 展廳功能布局接待區(qū)、展覽區(qū)、洽談區(qū)、辦公區(qū)、會議區(qū)及其配套設施、進出通道展品通道、人員通道、瀏覽通道、裝卸設施、后勤設施水、電、通信、效勞設施賓館、餐飲、休息區(qū)等；外部配套設施交通、運輸、宣傳、廣告、指示、展館布局、停車設施和智能化系統(tǒng)樓宇自控、辦公自動化、通信自動化、消防與保安系統(tǒng)等。2、展場整體

34、形象設計：展場整體形象設計主要表達在會標會旗、桔祥物的設計與制作、工作人員制服設計、展館總體特征、基調、色彩和風格設計。二展位設計與承建通過專業(yè)協(xié)作委托專業(yè)搭建公司進行搭建。主辦方主要任務是物色搭建商而且搭建商能準確領會主辦方或參展方的展會定位和辦展理念，以符合展會的整體形象。具體工作：1、信息收集：為展位設計師提供根底材料；2、選擇展位參建商：考察搭建商的資質，包括技術、經驗和報價等，擬定招標書；3、展位承建工作的管理：水電、消防等方面的配合、協(xié)調和溝通工作。 三會展物流 委托專業(yè)運輸代理公司負責展會物質運輸，包括海外運輸代理和國內運輸代理。四會展的清潔、平安和保安一般由展館方按照主辦方要求

35、開展工作，特殊情況由辦展方與專業(yè)機構如保安公司、保潔公司合作，雇傭臨時人員為展會提供必要支持。五會展的保險包括責任險、火災險、盜搶險、破損險。國外主要險種有盜搶險和道具的火險、第三者責任險、展出人員險人身事故險、個人財產喪失險、醫(yī)療保險等。主要險種第二節(jié) 會展的宣傳推廣方案會展宣傳推廣的含義會展宣傳推廣的過程1會展前期宣傳推廣目標側重于招展2會展后期宣傳推廣目標側重于招商一會展宣傳推廣的含義 是圍繞會展根本目標制定的、有目的有方案舉行的一系列促進招展、招商和建立會展形象的宣傳推廣活動。 二會展宣傳推廣的過程結合招展前期、專業(yè)媒體招商后期、群眾媒體 確定宣傳推廣策略，選擇宣傳推廣渠道，明確宣傳推

36、廣時間和地域，編制宣傳推廣費用。1會展前期宣傳推廣目標側重于招展：專業(yè)報紙、雜志、會展目錄、會展會刊和網站，DM郵件；2會展后期宣傳推廣目標側重于招商：群眾媒體如報紙、電視、播送、戶外廣告等。第三節(jié) 招展/招商籌劃一、展覽利益主體價值分析一展會核心利益主體關系組辦方分銷/代理參展商專業(yè)觀眾效勞商分銷/代理組辦方上游/分銷代理商參展商觀眾 是展會的根本利益主體，它們之間的相互作用直接決定了展會組織的運作和展會價值的最終實現。關系平衡組辦方 參展商組辦方 觀眾參展商 觀眾二會展參與主體的利益分析主辦方：建立品牌、贏利、促進行業(yè)開展參展商：宣傳品牌、展示新產品、獲得新 的客戶、獲取行業(yè)信息觀 眾：獲

37、得信息、尋找合作伙伴產品利益實用利益象征利益形狀大小式樣顏色口味風格質量形象聲望品牌展會產品的利益分析實用利益象征利益根本產品：展館 展位廣告 門票贊助相關產品：物流 搭建安保 保潔保險 商務旅游 周邊品牌：展會名聲望風格質量形象 二、招展籌劃一招展的利益設計交 換營銷、銷售展會組辦方參展商展會營銷和銷售的主要區(qū)別 營銷 銷售目的 提高社會效益 獲得經濟效益主體工程 整體宣傳 攤位、場地財務 開支 收入對象 社會、行業(yè) 企業(yè)、團體、個人手段 廣告、媒體等 直郵、 等執(zhí)行者 公司市場部 工程部 、業(yè)務部 關系 互為促進 互為補充二展會利益構成核心利益有形形態(tài)利益象征利益附加利益核心利益三展會賣點

38、分析產 品消費者 利益點 購置誘因賣點表述利益展會賣點設計展會題材、主題展臺的定價及折扣參展商描述觀眾描述展會品牌展會成功經驗效勞的承諾展會宣傳三、招展具體操作流程建立目標參展商數據庫展區(qū)和展位劃分招展價格招展代理確實定一建立目標參展商數據庫建立目標參展商數據庫的原那么數據庫要有一定的數據量選擇適宜軟件分類科學合理(按行業(yè)、展品范圍確立根本字段固定 自定義便于查找和檢索錄入數據務求準確數據及時更新，修正對數據庫的修改設定權限收集目標參展商的信息渠道行業(yè)企業(yè)名錄商會和行業(yè)協(xié)會政府主管部門專業(yè)報刊同類展會外國駐華機構專業(yè)網站 黃頁通過收集了解參展商的類型根據參展商的國別劃分根據參展商參展的聯(lián)合程度

39、劃分根據參展商的實力及其在行業(yè)中的地位劃分根據參展商的目標劃分二展區(qū)和展位劃分展區(qū)和展位劃分展區(qū)和展位的原那么要有利于提高展會的檔次要有利于觀眾的參觀要有利于提高參展商的展出效果要有利于展會現場管理和現場效勞劃分展區(qū)和展位的方法按專業(yè)題材劃分展區(qū)按地區(qū)劃分展區(qū)按展品的相關性劃分展區(qū)要考慮現場管理和效勞的方便要適應參觀人流的規(guī)律合理分配標準展位和特裝展位合理安排展會的功能效勞區(qū)亮化展品分區(qū)三招展價格 招展價格的制定充分考慮競爭的需要結合展會的開展階段結合展會的價格目標考慮展會的價格彈性考慮展會展覽題材所在行業(yè)的狀況考慮展區(qū)和具體位置的差異結合辦展機構的開展目標執(zhí)行招展價格應注意的問題嚴格執(zhí)行價格

40、及價格折扣標準加強對招展代理的招展價格管理防止在招展末期低價傾銷展位嚴格控制差異折扣和特別折扣的適用范圍四招展代理確實定代理形式一般代理獨家代理排他代理承包代理對會展有一定的客戶根底；熟悉展覽會各項工作的運作；選擇信譽良好的機構；辦展理念相近。相關協(xié)會和商會有關媒體個人國外駐華商務處、貿易代表處代理商來源公司的資質考察過去的代理業(yè)績所熟悉的行業(yè)和業(yè)務范圍業(yè)務覆蓋區(qū)域營業(yè)執(zhí)照，關注發(fā)證單位和有效期人員數量業(yè)務規(guī)模辦公地點負責人的情況協(xié)會和商會資質考察成立的時間覆蓋的地域會員數量對行業(yè)內企業(yè)的感召力媒體的資質考察發(fā)行量的大小發(fā)行覆蓋的地域在行業(yè)內的權威性對行業(yè)內企業(yè)的感召力和影響力個人的考察可靠性

41、和信譽度身份履歷經歷業(yè)務能力道德品質國外代理的考察業(yè)績公司注冊證件個人有效證件實力招展代理的聘用及代理期限招展代理的聘用程序： 首先驗資，資信程度考察； 然后商談并審查代理條件； 最后簽訂代理合同。招展代理的期限獨家代理與排他代理：可先試用一屆年，視其業(yè)績再確定時間長短；一般代理：期限一般是一年一年簽；承包代理：期限一般是一屆年；對于那些業(yè)績穩(wěn)定、信譽良好的代理商，可以與其建立較長期的代理關系。代理傭金 根據代理的形式、代理期限的長短、代理商的業(yè)績水平來綜合確定。獨家代理、排他代理和一般代理的傭金，一般按照辦展機構實收到的代理商繳納的參展費總額的15%-20%提??；承包代理一般只有在完成承包展

42、位數量后才可以提取傭金，他的傭金一般要高一些，如25%或更高。 代理商的權利和責任權利：1、按合同規(guī)定收取傭金；2、從辦展機構獲取招展必須的完整資料；3、按合同享受辦展機構對展會及代理商的宣傳推廣支持；4、在規(guī)定的時間內預定的展位能得到保證。責任：1、按合同規(guī)定的代理形式和條件切實履行職責，依法經營；2、有責任對所代理的展覽工程進行宣傳推廣；3、定期向辦展機構有關責任人匯報情況；4、對辦展機構劃定的展位不得有異議；5、維護辦展機構和展會的聲譽和形象；6、按辦展機構規(guī)定的價格招展，按時收取和繳納參展款；7、不得對辦展機構制定的參展條件做私自改動；8、必須協(xié)助辦展機構做好參展商的效勞工作。1多頭對

43、外的風險；2代理商欺騙客戶的風險；3損壞辦展機構的聲譽和形象的風險；4收款和展位劃位混亂的風險；5展位臨期空缺的風險。代理商的管理風險五招展方案的根本內容根據產業(yè)分布特點，劃分招展重點地區(qū)展區(qū)和展位劃分招展價格招展函的編制與發(fā)送招展分工招展代理招展宣傳推廣 展位營銷方法 參展商手冊招展預算招展總體進度安排附1：展會招展函招展函的主要內容1、展會的根本內容名稱標志展會時間地點辦展機構名單辦展起因和辦展目的展會特色展品范圍價格2、市場狀況介紹行業(yè)狀況地區(qū)狀況3、展會招商和宣傳推廣方案招商方案宣傳推廣方案相關活動效勞工程4、參展方法如何辦理參展手續(xù)付款方式參展申請表聯(lián)系方法各種圖片和圖案.編制招展函

44、的原那么言簡意賅，目的明確內容描述有吸引力美觀大方便于郵寄和攜帶附2.參展商手冊內容前言展覽場地根本情況會展的根本信息會展規(guī)那么展位搭建指南展品運輸指南會展旅行信息相關表格付款方式 四、招商籌劃一招商函主要內容 招商函是辦展機構根據實際情況編寫的、用來進行展會招商的一種宣傳材料。展會的根本信息展會招展情況展會期間舉辦的相關活動客戶回執(zhí)表展會名稱時 間地 點舉辦單位展會特色優(yōu)勢介紹參展商展品范圍招展特色活動名稱時 間地 點主 題內 容單位行業(yè)聯(lián)系方法聯(lián)系人等1、選擇招商渠道：媒體招商機構合作招商國內外同類展會招商參展企業(yè)招商各自邀請專門代理招商2、明確招商分工：一是外部招商單位之間的分工和內部招

45、商工作人員之間的分工；二是對招商地區(qū)和重點目標規(guī)劃，并把招商任務具體落實到招商機構和個人；三是確定招商人員的信息溝通和工作協(xié)調方法。二招商活動規(guī)劃1、招商預算的含義： 在各項招商工作籌劃根本確定的根底上，對招商活動的費用做出初步預算，并對展會招商可能需要的費用做出整體安排和具體支出方案，以便展會及時、合理地安排各種費用的支出。2、招商預算的范圍： 招商人員費用 招商材料費用 招商宣傳費用 招商公關費用 不可預見費用三招商預算 是對展會的各項招商活動進度做出總體規(guī)劃和安排。任務一任務二任務三任務四任務五任務六四招商進度方案 生產方案進度圖 甘特圖甘特圖Gantt chart 又叫橫道圖、條狀圖(

46、Bar chart)。 它是以圖示的方式通過活動列表和時間 刻度形象地表示出任何特定工程的活動順序與持續(xù)時間。 它是在第一次世界大戰(zhàn)時期創(chuàng)造的，以 美國利勞倫斯甘特的名字命名。 甘特圖的局限 甘特圖事實上僅僅局部地反映了工程管理的三重約束時間、本錢和范圍，因為它主要關注進程管理時間； 但是如果關系過多30項，紛繁蕪雜的線圖必將增加甘特圖的閱讀難度； 甘特圖的工程管理方式可以用微軟公司的Office Project來表達和實現。 【展會相關活動籌劃】一什么是會展相關活動 是指為創(chuàng)造會展現場氣氛或豐富展會功能而在展會期間舉辦的各種活動。(二)展會相關活動的種類會 議 表 演比 賽考察旅游會議會議大

47、會或年會專門會議代表會議論壇專題性學術會議研討會講座討論會靜修會專題討論會集會會議meeting各種會議的總稱大會或年會convention就某一特定的議題展開討論的聚會，議題可以涉及政治、貿易、科學或技術等領域年會通常包括全體代表大會和附帶的小型分組會議多是周期性的，最常見的為一年一次專門會議conference類似于convention，沒有實質區(qū)別代表會議congress被歐洲人和國際性會議使用。通常討論某一特定主題，報告者及討論者均為其領域內的成員或相關協(xié)會組織的成員論壇forum特點是反復深入的討論，一般由小組組長或演講者來主持，有不少聽眾參與其中，與會者提出各種問題，發(fā)表各種不同觀

48、點，再進行討論，最后由主持人總結。專題學術討論會symposium一般是某一領域的專家宣讀某一主題的論文，并溝通討論和做出建議討論某一論題的聚會或會議，尤指參與者既為聽眾，又做演講的聚會或會議研討會seminar(大學)研究班, 研究班討論會課程; 美專家討論會是指一群有不同技術但有共同特定興趣的專家為到達訓練或學習的目的而聚在一起開的會議，適用于相對小型的團體講座lecture通常是一位專家單獨做講演或示范，會后有時會安排觀眾提問規(guī)模大小不等討論會workshop是指幾個人聚在一起就某一專門問題或任務進行討論特點是與會者充分參與，互相交流。靜修會retreat小型會議，在遙遠地區(qū)召開，其目的

49、是為了增進友誼，或是進行籌劃工作，或是“躲清凈專題討論組panel就(大會中的某一問題)專門研究小組由一位組長主持，一小群專家作為座談小組成員，針對專門課題提出觀點再進行討論集會assembly是指協(xié)會、俱樂部、公司或者其他組織所召開的正式全體會議。參加者一般為其成員，其目的是為了討論和決定組織政策、組織內部的選舉、預算、財務方案等等。表演文藝性表演目的：為了活潑氣氛或者擴大展會影響形式：開幕晚會或晚宴閉幕答謝晚會或晚宴歌星或影視明星參加的文藝會演等營銷性表演為了幫助產品營銷或提升企業(yè)形象而舉辦的表演比賽以群眾欣賞性為主要目的比賽活動以行業(yè)為特征的專業(yè)型比賽其他相關活動群眾性參與活動投資工程招

50、商洽談活動工程招標活動明星明星臉模仿者及公眾人物與群眾見面活動三舉辦相關活動的作用1.強化展會本身的四大功能展會是行業(yè)和市場信息的重要集散地，相關活動可進一步豐富原有的信息專業(yè)研討會能將最先進的學術研究成果、先進的理念帶給會場聽眾動態(tài)的形式強化了靜態(tài)的展品陳列2.吸引更多的潛在參展企業(yè)和觀眾3.提升展會檔次4.活潑現場氣氛5.延伸展會貿易購銷合同、投資、轉讓及合資意向書的簽訂有賴于產品訂貨會、產品推介會等相關活動四舉辦展會相關活動的原那么活動的主題與形式要符合展會的需要能進一步豐富和完善展會的根本功能有助于吸引更多的參展商和觀眾有助于活潑氣氛但不影響展覽本身錦上添花而非畫蛇添足會議籌劃一、會議

51、活動籌劃要點為什么要開會？會議籌劃相關要素分析2. 會議活動的籌劃與組織前期準備 1.成立會議籌辦組織機構2.確定會議目標和議題3.會議地點和場所確實定4.會議的與會者邀約5.會議流程的設計會議的議題要滿足三個特點：前瞻性、代表性和高端性 告知階段/邀請階段 /確認階段 與會者是會議的正式成員，也是會議活動重要對象和執(zhí)行者。與會者主要包括組辦方正式邀請的參會代表、發(fā)言的嘉賓、相關的政府領導、贊助商代表、組辦方的主持人/演講人、媒體記者等，不包括現場攝像、照相以及燈光音響工作人員和現場效勞員。有些代表會議通常把與會者分為出席代表和列席代表，出席代表即擁有正式代表資格，有表決權、選舉權、發(fā)言權、建

52、議權和提案權等權利；列席代表不具有正式代表資格，但被允許全程參會，有發(fā)言權和建議權，但沒有表決權、選舉和提案權，一般列席人數較少，不會超過正式代表的人數。當不需要對與會者身份作詳細區(qū)分時，通常用“參加會議人員來稱謂。以下幾個因素都可能影響普通與會者的參會積極性：1對會議主題不認可；2對會議的演講嘉賓或發(fā)言的題目不認可；3對會議舉辦城市缺少興趣；4有同類會議在相同時間內舉行，與參會者的當期沖突；5覺得會務費太高；6沒有時間出差；7認為會議組辦方權威性不夠；8上次參加會議時負面認知；是對媒體和贊助商的邀約 5.會議流程的設計會議的流程就是會議具體執(zhí)行的程序，是有著嚴格時間節(jié)點的活動內容安排。 會議

53、的流程設計要在與會者邀約時就告知與會者，所以一經確定不能輕易調整和改變。會議流程設計要緊湊高效，充分利用有限的時間，既不能使與會者過度疲勞，又要表達會議的緊張感。 會議的議程設計不包括前期籌備的工作，只是會議形式的設計，一般從與會代表注冊報到開始，到代表返程結束。1會期一天的會議議程設計要領：由于會議時間較短，屬于不過宿會議，所以人數應該控制在100人之內政府行政會議除外，與會的一般都為同城代表，不涉及住宿問題，但要有一頓中午正餐，和兩次茶歇上下午各一次，會議內容要緊湊，防止出現大段的空白時間。2會期兩天和兩天以上的會議議程設計要領：屬于過宿會議，與會者人數較多，且異地代表需要住宿，因此要安排

54、午餐和晚餐，茶歇每天兩次，盡量不擠占茶歇時間。如果條件允許，可以適當在晚上安排一些娛樂活動，或形式相對輕松的會議工程，如頒獎慶典、信息發(fā)布、推介酒會等等。兩日一上的會議通常會安排與會代表的參觀考察或旅游活動，由于時間有限，所以考察旅游盡量安排會議所在地周邊地區(qū)的短線工程，而且采取自愿參加的原那么，十八大以后由于中央強調“四風建設，所以會議也受到一定的影響，很多會議講求實效而取消了參觀考察和旅游等環(huán)節(jié)?，F場執(zhí)行 1.與會代表注冊報到2.注冊報到的本卷須知3.會場的布置4.VIP貴賓和隨行人員接待效勞5.茶歇安排6.突發(fā)事件的處理7.餐飲招待 一日會議報到時間安排在當天的上午會議開幕前1-2小時

55、兩日以上會議報到時間從會議正式開始的前一天到當天會議開幕之前，國際性大會可能需要更長一點的注冊報到時間。由于與會代表乘坐交通工具和到達時間不同，有的可能會很晚，所以要與每位代表確認到達時間，如果有晚上到達的要安排工作人員值班接待。 報到地點通常在開會的酒店大堂開闊明處，因為提前已經向與會代表公布，所以不能更改。場地要有足夠的空間，防止報到頂峰出現擁擠混亂，給與會者造成會議組織不利、管理不到位等心理印象。報到處位置要有明顯的背景板，會議LOGO和名稱要醒目，大門口要有LED顯示屏滾動大會信息字幕或會議報到指示牌。 報到注冊臺要有功能區(qū)分，采取流水作業(yè)，以提高注冊效率。每個功能區(qū)要有明顯的桌簽說明

56、區(qū)域功能，例如信息登記區(qū)、繳費區(qū)、身份識別和證件打印區(qū)、會議材料領取區(qū)和旅游信息咨詢區(qū)等。繳費區(qū)要備有驗鈔機和POSS機，現在，很多會議都采用自動身份識別系統(tǒng)，只要輸入 號碼或姓名，就可以自動完成注冊和會議代表證件的打印。2.注冊報到的本卷須知1負責注冊報到的工作人員一定要事先對報到地點進行熟悉，做到根本情況的掌握，而且現場要有一到二位比較資深的組辦方人員，最好是與會者認識的或者和大局部與會者都較熟悉，以便于共同交流和現場解答一些問題，且不可僅僅用志愿者來負責應對報到場面。2接待人員要經過培訓，一定要注重儀表，注意與人溝通的態(tài)度、表情、動作、語言、眼神等細節(jié)，以期給與會者留下專業(yè)、正規(guī)的第一印

57、象。3會議資料要豐富，要提前把各種資料整理裝袋，按照份數準備好。4注意報到現場的整潔。5與會者有提前注冊和現場注冊兩種情況，要注意身份和款項確實認，同時要分開注冊。6如果有考察旅游安排，要現場征求與會代表的意見，確認考察旅游的人數。7負責報道注冊的工作人員數量要充足，分工要明確。貴賓要有專門的貴賓室VIP room用以休息，貴賓室內有會議主要領導人迎接并要有相應的禮儀效勞。貴賓在此的主要活動是簽字、題詞、佩戴胸花、接見和合影，到來及入場時需要有禮儀人員引位。茶歇Coffee Break是會議進行一段時間的中間短時休息茶歇對于一個會議來說，不是可有可無，而是要精心設計和準備。 茶歇的形式可以分為

58、中式與西式兩種：中式茶歇的飲品包括礦泉水、白開水、各種茶葉、花茶、參茶、奶茶、果茶、罐裝飲料等，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、香檳等微酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。無論中式還是西式茶歇，都不能提供各種酒類。茶歇的時間，一般控制在15-20分鐘，主持人在宣布茶歇時要予以提醒。突發(fā)事件包括不可抗力事件和個別性事件。1不可抗力突發(fā)事件也叫非人為風險，一般指自然災害導致的具有普遍危害的事件，例如火災、地震、海嘯、暴雨、臺風等，如果會議過程遭遇不可抗力風險時，

59、應視情況立刻終止會議并組織代表疏散或臨時變更會議日程，并最大可能告知每一位與會人員。遇到這種不可抗力風險既是如何采取補救措施，會議也無法到達預期的效果了。2個別性事件也叫可能性風險，是使會議組辦方非常被動的一種風險形式，例如主要演講嘉賓臨時突然不能出席，或者多媒體設備突然失靈，無法播放PPT等，為了應對可能出現的此類風險，一是要有后備人選，后備人選要與組辦方非常熟悉，或者是東道主方面的專家，因為是后備，所以盡量不要從外請嘉賓中產生，防止讓嘉賓覺得不被尊重，產生誤解。另外一定要事先向主要的演講嘉賓索要發(fā)言稿件，包括PPT和紙質文稿，如果真的出現主講嘉賓臨時不能出席或多媒體設備故障，可以找人代為宣

60、讀發(fā)言文稿，雖然這并不能完全彌補嘉賓缺席的遺憾，但起碼能夠讓會議繼續(xù)下去。會議是包餐的。組辦方通過與開會酒店合作，為與會代表提供餐飲效勞。餐飲分為招待宴會和工作餐兩種情況。招待宴會一般在會議第一天，可以是午宴，也可以是晚宴，形式通常是圍桌餐。午宴不提倡準備酒水，即使喝酒也應該是象征性的。晚宴可以相對更輕松一點，對酒水也不做限制。同時可以表演一些當地特色文藝節(jié)目為宴會助興。招待宴會的提供可以是東道主地方政府或相關組織機構，也可以是贊助商，往往會在宴會開始之前發(fā)表講話和祝酒詞，贊助商也會利用這個時機進行一下企業(yè)的宣傳。工作餐是由組辦方負責招待，多數情況下采取自助餐的形式，組辦方在接待與會者報到時就