會議執(zhí)行培訓(xùn)手冊I

1、Part4 會議簽到Part1 會議類型Part2 會議臺型與布置 Part5 會議人員要求Part3 會議設(shè)備Part6 會議組織與策劃Part7 案例分享Part1 會議類型會議類型：按照舉辦單位劃分按照會議規(guī)模劃分按照會議活動特征劃分按照會議性質(zhì)和內(nèi)容劃分新型和新穎會議類型Part1 會議類型按照舉辦單位劃分： A、公司類會議、B社團(tuán)協(xié)會類會議、C、其他組織會議公司類會議公司類會議規(guī)模大小不一，小到幾個人，大到上千人。公司類會議的主題通常是管理、協(xié)調(diào)和技術(shù)等，具體可分為：A、銷售會議 B、經(jīng)銷商會議、C、技術(shù)會議、D、管理者會議 E、董事會會議、F、股東會議等社團(tuán)協(xié)會類會議社團(tuán)協(xié)會類會議

2、因人數(shù)和性質(zhì)的不同而互不相同。社團(tuán)協(xié)會大致可以細(xì)分為：A、行業(yè)協(xié)會、B、專業(yè)和科學(xué)協(xié)會、C、教育協(xié)會、技術(shù)協(xié)會等其中行業(yè)協(xié)會是會展業(yè)最重要的市場之一，因為協(xié)會的成員多為業(yè)內(nèi)成功管理人員。社團(tuán)協(xié)會類會議通常伴有展覽會。其他組織會議這類會議的典型代表是政府機(jī)構(gòu)會議，其中，省市縣級的中小規(guī)模的政府機(jī)構(gòu)會議數(shù)量十分龐大，是一個非?？捎^的會議市場。在西方國家，工會會議也是重要的會議市場。 Part1 會議類型按照會議規(guī)模劃分根據(jù)會議的規(guī)模即參加會議的人數(shù)的多少，會議可以分為：A、小型會議、B、中型會議、C、大型會議、D、特大型會議小型會議：出席的人數(shù)少則幾人，多則幾十人，但是一般不超過100人。中型會議

3、：出席人數(shù)在100-1000人之間。大型會議：出席人數(shù)在1000-10000人之間。特大型會議：出席人數(shù)在10000人以上，如重大節(jié)日慶典、大型表彰、慶祝大會等。 Part1 會議類型按照會議活動特征劃分A、商務(wù)型會議、B、政治性會議、C、展銷會議、D、文化交流會議、E、度假型會議、F、專業(yè)學(xué)術(shù)會議商務(wù)型會議商務(wù)會議 公司、企業(yè)因業(yè)務(wù)、管理、發(fā)展等需要而展開的會議被稱為商務(wù)會議。商務(wù)會議一般對設(shè)施、環(huán)境和服務(wù)有較高的要求，消費標(biāo)準(zhǔn)也比較高。召開商務(wù)會議一般選擇與公司形象大體一致或更高層次的飯店。政治性會議 國際政治組織、國家和地方政府為某一政治議題召開的各種會議屬于政治性會議。政治性會議根據(jù)內(nèi)

4、容需要一般采取大會和分組討論等形式。展銷會議各類展商及一些與會者除參加展覽外，還會在飯店、會議中心等場所舉辦一些招待會、報告會、談判會、簽字儀式、娛樂活動等，這些會議可以統(tǒng)稱為展銷會議。 另外，一些大型企業(yè)或公司在飯店舉行會議時，同時還會在飯店舉辦小型展銷活動，這些會議也可劃入展銷會議范疇文化交流會議各種民間和政府組織組成的跨區(qū)域性的文化學(xué)習(xí)交流活動，常以考察、交流等形式出現(xiàn)。培訓(xùn)會議用一個會期對某類專業(yè)人員進(jìn)行的有關(guān)業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)，培訓(xùn)會議形式可采用講座、討論、演示等形式進(jìn)行。度假型會議 利用節(jié)假日、周末等時間組織人員邊度假休閑，邊參加會議。這樣既能增強(qiáng)互相了解，增強(qiáng)機(jī)構(gòu)的凝聚力，又能解決所面

5、臨的問題。 度假型會議一般選擇在風(fēng)景、名勝地區(qū)的飯店或度假區(qū)舉行。專業(yè)學(xué)術(shù)會議這類會議是某一領(lǐng)域具有一定專業(yè)技術(shù)的專家學(xué)者參加的會議，如專題研究會、學(xué)術(shù)報告會、專家評審會等。 Part1 會議類型按照會議性質(zhì)和內(nèi)容劃分A、年會 B、專業(yè)會議 C、代表會議 D、論壇 E、座談會、專題討論會 F、講座 G、研討會、專家討論會、討論會 H、專題討論會 I、培訓(xùn)性會議年會 年會是就某一特定主題展開討論的聚會，議題涉及政治、經(jīng)貿(mào)、科學(xué)、教育或者技術(shù)等領(lǐng)域。年會通常包括一次全體會議和幾個小組會議。專業(yè)會議 專業(yè)會議的議題通常是具體問題并就其展開討論，可以召開分會，也可以只開大會。就與會者人數(shù)而言，專業(yè)會議

6、的規(guī)模可大可小。論壇 論壇的特點是反復(fù)深入的討論，一般由小組組長或演講者來主持。它可以有許多的聽眾參與，并可由專門小組成員與聽眾就問題的各方面發(fā)表意見和看法，可能持相反的立場，對聽眾發(fā)表講演而不是互相講給對方聽。主持人主持討論會并總結(jié)雙方觀點，允許聽眾提問。座談會、專題討論會座談會和專題討論會比論壇要正式和嚴(yán)謹(jǐn)一些，由主持人或演講人進(jìn)行一種陳述講演。講座更正式和更有組織一些，常由一位或幾位專家進(jìn)行個別講演，講座的規(guī)?？纱罂尚　Ｓ^眾在講座后可以提問，有時主辦方也會不安排觀眾提問。研討會、專家討論會、討論會這類會議通常在主持人主持下進(jìn)行，與會者參與較多，可以平等交換意見、分享知識和經(jīng)驗。 代表會議

7、 指由代表某一利益群體的與會者參加的會議。代表會議的規(guī)模和出席人數(shù)差別很大。培訓(xùn)會議 一般至少要用一天的時間，多則幾周。這類培訓(xùn)會議需要特定場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授。Part1 會議類型新型和新穎會議類型除以上提到的會議類型外，還有以下幾種新型和新穎的會議類型：A、玻璃魚缸式會議、B、辯論會、C、角色扮演、D、網(wǎng)絡(luò)會議玻璃魚缸式會議這是一種非常獨特的討論會議類型。通常由6到8名與會者在臺上或房間中心圍成一圈，圈子中間留有一個空座。其他與會者只能作為觀眾坐在周圍旁聽，不能發(fā)言，只有那些坐在圈子里的人才可以發(fā)言。如果有觀眾想發(fā)言，他必須走到圈子里，坐在中間的那個空座上，

8、發(fā)言完畢再回到原座位。辯論會辯論會是指兩個人或兩個團(tuán)體就某一問題展開辯論，一方為正方，一方為反方角色扮演一般人可能不會想到開會時使用角色扮演這一會議形式。不過，根據(jù)討論話題的不同，角色扮演有時會將一個問題詮釋得更好。網(wǎng)絡(luò)會議 隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和廣泛運用，網(wǎng)絡(luò)會議逐漸成為一種新的會議形式。網(wǎng)絡(luò)會議使用的是一種被稱為流動媒體的技術(shù)。由于是通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，所以不存在什么時間上的障礙。網(wǎng)絡(luò)會議對公司召開培訓(xùn)會議非常有利，它不必再讓有關(guān)人員乘坐飛機(jī)去往目的地，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多費用。 Part1 會議類型我們常接觸的會議：現(xiàn)代沙龍延伸到會議方面，主要指規(guī)模較小、議題簡要、非正式化的

9、，由行業(yè)內(nèi)的企業(yè)聚集在一起進(jìn)行討論的會議，一般備有酒水糖茶，或有歌舞表演的活動。優(yōu)點： 放的開、自由、無所顧忌沙龍年會培訓(xùn)會發(fā)布會展會論壇啟動儀式Part2 會議臺型與布置會議常用臺型和會場布置詳解課桌式（教室式）會議室內(nèi)將桌椅按排端正擺放或成“V”型擺放，按教室式布置會議室，每個座位的空間將根據(jù)桌子的大小而有所不同。此種桌型擺設(shè)可針對會議室面積和觀眾人數(shù)在安排布置上有一定的靈活性;參會者可以有放置資料及記筆記的桌子，還可以最大限度容納人數(shù)。適用于論壇、新聞發(fā)布會、研討會、培訓(xùn)等等，這種形式便于聽眾作記錄。劇院式：會議廳內(nèi)面向講臺擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道。特點：在留有過道的情況下，最

10、大程度地擺放座椅，最大限度地將空間利用起來，在有限的空間里可以最大限度容納人數(shù);但參會者沒有地方放資料，也沒有桌子可用來記筆記。適用于新聞發(fā)布會、論壇、辯論會、啟動儀式等等。Part2會議臺型與布置會議常用臺型和會場布置詳解長方型：將會議室里的桌子擺成方形中空，前后不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常桌子都會圍上圍裙，中間通常會放置較矮的綠色植物，投影儀會有一個專用的小桌子放置在最前端。此種類型的擺桌常用于學(xué)術(shù)研討會一類型的會議，前方設(shè)置主持人的位置，可分別在各個位置上擺放上麥克風(fēng)，以方便不同位置的參會者發(fā)言;此種臺型容納人數(shù)較少，對會議室空間有一定的要求。圍桌式：適用于公司年會、中式宴會晚宴，如

11、答謝會、招待會、茶話會等等。圍桌式長方型Part2 會議臺型與布置會議常用臺型和會場布置詳解U型：將桌子連接著擺放成長方形，在長方形的前方開口，椅子擺在桌子外圍，通常開口處會擺放放置投影儀的桌子，中間通常會放置綠色植物以做裝飾;不設(shè)會議主持人的位置以營造比較輕松的氛圍;多擺設(shè)幾個麥克風(fēng)以便自由發(fā)言;椅子套上椅套會顯示出較高的檔次。U型雞尾酒會式：以酒會式擺桌，只擺放供應(yīng)酒水、飲料及餐點的桌子，不擺設(shè)椅子，以自由交流為主的一種會議擺桌形式，自由的活動空間可以讓參會者自由交流，構(gòu)筑輕松自由的氛圍會議擺臺。雞尾酒會式其他種類簽字儀式簽字儀式：較為特殊的會議種類，適用簽字類型的發(fā)布會，一般擺臺分為臺上

12、臺下兩種。其他種類：會議的形式不是固定不變的，有時會有多種會議類型混用，如雙U，就是把U型和課桌式結(jié)合一起；按照客人要求擺設(shè)的個性化會議種類日漸興起。Part2 會議臺型與布置如何選擇會議場地？選擇一個能讓會議組織者和與會者都滿意的會議及會議旅游活動場所非常重要，在實際中到底該怎樣去挑選呢? 在實際中，我們可以參考以下幾點來挑選場地：1、列出可供選擇的清單。須制作一個會議場所清單表，清單表上需注明會議要求的所有重要條件。清單的合理設(shè)計不僅列出了備選對象，而且體現(xiàn)了對酒店的條件要求，便于對各個場所進(jìn)行比較和選擇。選擇適合的會議場地，必須綜合考慮當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況、會議的程序、預(yù)計與會人數(shù)、

13、與會人員背景、會議目的、目標(biāo)以及與會者的偏好等因素。2、會議類型與場所的搭配。一般的，舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所，如公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅游勝地的培訓(xùn)點；如培訓(xùn)中心或其他寧靜場所；重大的獎勵、表彰型會議一定要有檔次，要引人入勝；對于交易會和新產(chǎn)品展示會，則需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會場所在城市的交通必須便利。3、親臨現(xiàn)場實地考察。在決定場地之前最好進(jìn)行一次現(xiàn)場參觀。需要注意的是，參觀不是想去就去的，首先我們要檢查一下自己是否已具備了前提條件。例如，報價方已經(jīng)接受和同意會議明細(xì)表中的各項事宜；報價方是候選名單中較好的一個；對報價方擬訂的合同條款基本接

14、受等。Part3 會議設(shè)備會議設(shè)備分類 系統(tǒng)數(shù)字信號處理設(shè)備會議擴(kuò)聲設(shè)備智能會議設(shè)備屏幕顯示設(shè)備中央控制系統(tǒng)/huiyishebei/huiyiyinxiang/Part3 會議簽到會議簽到是一項重要的會前工作。它是出席也是會中任務(wù)的重要內(nèi)容之一。會議簽到一般以下幾種方法：簿式簽到與會人員在會議工作人員預(yù)先備好的簽到簿上按要求簽置自己的姓名，表示到會。簽到簿上的內(nèi)容一般有姓名、職務(wù)、所代表的單位等，與會人員必須逐項填寫，不得遺漏。優(yōu)點是利于保存，便于查找。缺點是這種方法只適用于小型會議，一些大型會議，參加會議的人數(shù)很多，采用簿式簽到就不太方便。證卡簽到會議工作員將印好的簽到證事先發(fā)給每們與會人

15、員，簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，與會人員在簽證卡上寫好自己的姓名，進(jìn)入會場時，將簽證卡交給會議工作人員，表示到會。優(yōu)點是比較方便，避免臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會議。會議工作人員代為簽到會議工作人員事先制定好參加本次會議的花名冊，開會時，來一人就在該人名單后畫上記號，表示到會，缺席和請假人員也要用規(guī)定的記號表示。例如：“”表示到會，用“”表示缺席，用“0”表示請假等。電子簽到還有一種可以自助使用的簽到軟件，這是一款普及型的數(shù)字會務(wù)工具，滿足會議現(xiàn)場的電子簽到、短信通知、智能抽獎等基本需要。主要使用對象是商務(wù)會議、學(xué)術(shù)會議、休閑聚會、培訓(xùn)

16、活動、娛樂體育等活動的組織者。如今市面上已有的電子簽到客戶端有31簽到軟件。使用者只要具備網(wǎng)絡(luò)、電腦、31簽到軟件，即可輕松實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的電子簽到，即時掌控現(xiàn)場情況。Part3 會議人員要求禮儀的標(biāo)準(zhǔn)：服飾禮儀Part3 會議人員要求禮儀的標(biāo)準(zhǔn)： 儀容禮儀、儀態(tài)Part3 會議人員要求禮儀的標(biāo)準(zhǔn)：語言禮儀Part3 會議人員要求演藝的種類：舞、樂、曲藝類、外國類、其他類特色舞、現(xiàn)代舞 當(dāng)代舞 古典舞 民族舞 特色舞現(xiàn)代舞當(dāng)代舞古典舞名族舞Part3 會議人員要求演藝的種類：舞、樂、曲藝類、外國類、其他類打擊樂 歌曲 樂器 樂隊打擊樂歌曲樂器樂隊Part3 會議人員要求演藝的種類：舞、樂、曲藝

17、類、外國類、其他類變臉 京劇 相聲、小品、快板 口技、魔術(shù) 沙畫和水影畫 手影 模仿秀等特色節(jié)目武術(shù)類舞獅類Part3 會議人員要求演藝的種類：舞、樂、曲藝類、外國類、其他類樂隊樂器、舞蹈類、曲藝類樂隊樂器舞蹈類曲藝類Part3 會議人員要求演藝的種類：舞、樂、曲藝類、外國類、其他類特色、民間藝術(shù)、其他特色民間藝術(shù)其他Part3 會議人員要求主持人的標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)會議所需不同，對主持人的知名度也不同。相對于大型活動更多需要專業(yè)度與知名度較高的電視臺主持人會議中，誰最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者Part3會議組織與策劃組織者目標(biāo)從會議組織者的角度了解會議的基本流程明確會議組織中的注意事項和基本原則

18、分享以往會議組織中的得與失“為更好的組織會議做好準(zhǔn)備！”Part3會議組織與策劃目錄會議的基本流程1會議組織的注意事項2會議組織的基本原則3突發(fā)事件預(yù)防與處理4Part3會議組織與策劃一、會議的基本流程Part3會議組織與策劃 準(zhǔn)備 執(zhí)行 總結(jié)/跟進(jìn)會前會中會后1、會前準(zhǔn)備 會前準(zhǔn)備工作是會議管理的第一步，對會議做出事先安排與充分準(zhǔn)備，是實現(xiàn)會議目的的重要條件。無論會議大小，如會前準(zhǔn)備充分，就能事半功倍?！坝袀錈o患！”確認(rèn)會議的基本信息制定會議計劃會場布置提出預(yù)防措施Part3會議組織與策劃 確認(rèn)會議的基本信息 會議主題 會議時間 會議地點 參會人員 會議目標(biāo) 會議形式 會議預(yù)算Part3會議

19、組織與策劃 制定會議計劃會議議程計劃：主題、主持人、議題、發(fā)言人、時間會議準(zhǔn)備計劃：事項、要求、負(fù)責(zé)人、完成時間 提出預(yù)防措施人預(yù)防：遲到、缺席財預(yù)防：不足，丟失物預(yù)防：不足、丟失、損壞2、會中執(zhí)行根據(jù)會議計劃完成分配的職責(zé)；了解會議需求及時提供方便；觀察參會者情緒和反饋，彌補(bǔ)不足之處；認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。Part3會議組織與策劃會議中可能出現(xiàn)的問題原因具體表現(xiàn)舉例時間會議時間過長，沒有休息，會議疲勞。地點場地空間小，隔音效果差，導(dǎo)致與會者分心參與者選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的人主持人會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無

20、法達(dá)到會議意圖。參會者參與者遲到，不能準(zhǔn)時開始，并經(jīng)常被打斷資料資料數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，內(nèi)容不詳細(xì)，資料不夠用會議主題開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。Part3會議組織與策劃3、會后總結(jié)跟進(jìn)安排參會者相互交流的場所和機(jī)會 了解參會者的意見和建議（內(nèi)容/組織）及時編輯會議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中（如會議紀(jì)要、會議簡報）根進(jìn)會議決議的根進(jìn)執(zhí)行結(jié)果反省會議組織中的收獲與不足-優(yōu)點？問題？原因？改善？Part3會議組織與策劃Part3會議組織與策劃二、會議組織的注意事項5第三方溝通1場地選擇2會議通知3會場布置4進(jìn)程控制注意事項6VIP安排1、場地選擇根據(jù)客

21、戶需求明確會議的場地要求城市、區(qū)域、會場級別、場地大小、場型、設(shè)備、周邊環(huán)境根據(jù)場地要求和預(yù)算列出備選方案場地、聯(lián)系人、基本信息、價格、優(yōu)劣勢分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂條件Part3會議組織與策劃2、會議通知通知的基本內(nèi)容：客戶需求表明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會者需要做哪些準(zhǔn)備工作：會前再提醒準(zhǔn)備工作、日程等通知的形式：郵件電話短信通知的常見附件會議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機(jī)安排、周邊活動地點聯(lián)系方式Part3會議組織與策劃3、會場布置場型的確認(rèn)資料的準(zhǔn)備和確認(rèn)打印文件、PPT等設(shè)備的準(zhǔn)備和確認(rèn)投影、相機(jī)、音頻線、麥克、白板、筆其他物品的準(zhǔn)備和確認(rèn)橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇Part3會議組織與策劃會議的準(zhǔn)備和確認(rèn)XX會議 工作準(zhǔn)備單負(fù)責(zé)人： 酒店聯(lián)系人： 時間： 地點：一、請確認(rèn)準(zhǔn)備以下教學(xué)用品負(fù)責(zé)人 講師臺1個酒店 白板、白板筆（黑紅藍(lán)三色各2）酒店 翻紙板、白板紙40張酒店 無線麥克風(fēng)2支酒店 投影儀酒店 A4白紙 30 張酒店 資料30套人名 學(xué)員桌牌（標(biāo)明學(xué)員姓名、公司）人名 茶歇酒店 簽到表人名Part3會議組織與策劃會場準(zhǔn)備白板掛紙板屏幕廢紙簍會議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀Part3會議組織與策劃第三方溝通對象酒店