檔案領(lǐng)導(dǎo)小組成立及制度與流程

1、關(guān)于成立公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組的通知公司各部門、所屬各分公司：為了認(rèn)真搞好集團(tuán)公司的檔案歸口管理工作，經(jīng)集團(tuán)公司會議研究決定，成立檔案歸口管理領(lǐng)導(dǎo)小組，請各部門、所屬分公司按照通知要求，認(rèn)真做好檔案整理工作，確?？焖贉?zhǔn)確無誤歸檔。（一）公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室組 長 ：王寧副組長 ：童政清、戴媛媛、周靜南、向?qū)W慧、李娟、王樹海、朱智勇、覃明星辦公室主任：唐輝岸檔案主管： 張愛成 員 ：雷娟、劉慧、李麗、楊娟、彭艷、李紅、徐進(jìn)、胡秋紅、李夢娟、馮小紅、畢先紅、周麥清、王小英、文娟、盧麗、莫嬋、高鑫、趙艷萍（二） 檔案的定義及借閱權(quán)限1：檔案：是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的，對企業(yè)和社會有利用與保存價

2、值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式與載體的歷史記錄。2 ：借閱：廣義借閱，包括查閱、借閱、復(fù)印等；利用方式。3：檔案管理部門：董辦、總經(jīng)辦4 ：檔案分級定義一級檔案 ; 保密等級為一級，對公司經(jīng)營或風(fēng)險價值影響重大二級檔案；保密等級為二級，對公司經(jīng)營或風(fēng)險價值影響較大三級檔案；保密等級為三級，對公司經(jīng)營或風(fēng)險價值影響一般5：檔案使用借閱權(quán)限借閱部門副總簽字，然后經(jīng)總經(jīng)辦主任、總經(jīng)理簽字，方可。（三）檔案的分類與保管期限檔案大致分為 TOC o 1-5 h z ：人事檔案（ 職工招聘、履歷、培訓(xùn)、學(xué)歷、身份等）；2：財務(wù)檔案（會計原始憑證和報表所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等）；3

3、：質(zhì)管檔案（經(jīng)營品種、購進(jìn)記錄、驗(yàn)收記錄、銷售記錄、出庫復(fù)核記錄等）；4: 采購檔案（業(yè)務(wù)經(jīng)營檔案、銷售合同、采購合同、基建相關(guān)合同、采購進(jìn)出、鑰匙、圖紙、產(chǎn)權(quán)證件等）5：后勤物業(yè)檔案（物資管理、固定資產(chǎn)與低值易耗品管理、食堂、衛(wèi)生、安保等）；6：電子聲像檔案（光盤、照片等）；7：行政檔案（資質(zhì)管理、公司發(fā)文、制度、公司會議紀(jì)要、工商稅務(wù)等證等）。檔案保管期限1：公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保存。永久保存：（ 公司章程、合同、股東名冊、組織規(guī)范及辦事細(xì)則、董事會及股東會記錄、財務(wù)報表、不動產(chǎn)所以權(quán)及其他債券憑證、工程設(shè)計圖、公司規(guī)章制度、其他經(jīng)核實(shí)須永久保存的文書等）2：凡是反應(yīng)本公司一

4、般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保存。長期保存（預(yù)算、決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料等）3：凡是在較短時間內(nèi)對本公司有參考價值的文件，列為短期 保存。短期保存（期滿或解除之合約等）（四）檔案的質(zhì)量與整理的要求1：檔案的質(zhì)量字跡要工整清晰、封面提名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料內(nèi) 容。禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、破損的檔案要進(jìn)行修復(fù)管 理。2：整理的要求檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保存文件材料 之間的聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。檔案盒表面為歸檔文件目錄，檔案盒內(nèi)第一頁應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容擬定名稱（歸檔文件目錄）如下圖所示：檔號件號責(zé)任人文號題名日

5、期頁數(shù)備注檔號 : 歸檔時通過入檔程序而來的條形碼。件號 ：盒內(nèi)文件的排列順序（小流水號）。責(zé)任人：文件的署名者或發(fā)文部門，用全程或規(guī)范性簡稱。文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號，包括代字、年度、順序號全部填寫，如常食藥監(jiān)發(fā)201629 號。題名：合同或文件主題名。日期：即文件的形成時間，年月日，如20161212頁數(shù)：即文件的總頁數(shù)，與袋章號的頁數(shù)對應(yīng)。備注：填寫本盒內(nèi)文件的變化情況或需要注明的情況。3：裝盒 盒內(nèi)材料按歸檔文件目錄歸檔文件備考表順序存放。裝盒步驟在同一年度、同一類別、同一保管期下，按件號順序盒方，一盒裝不下，可裝第二盒，排放在一起。填寫檔案盒封面單位名稱。借閱借閱登記表如下圖所示

6、：文件借閱登記表部 門負(fù)責(zé)人共幾頁序 號文件（資料）名稱編 號借閱人借閱日期交還日期批準(zhǔn)人1 ：借閱手續(xù)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人 出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽 字。檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并且借閱登 記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。檔案歸還時，經(jīng)檔案員檢查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫 歸還日期，取消借閱記錄。借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案、不得在文 件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門 負(fù)責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。用畢按時歸

7、還，借閱時間最長不得超過6 個月，如需延長借閱時間，必須通過檔案管理員另行辦理續(xù)借手續(xù)。注明：借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。：已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的 檔案銷毀清單 報公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)督下后方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀清單需注明，銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽字、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。銷前，按照清冊清點(diǎn)，銷后，在清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告辦公室主任，（檔案銷毀清單）需永久保存。保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)算的債權(quán)債務(wù)、未了事項(xiàng)、正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核實(shí)仍有保存參考價值的，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)為止。3：移交需要移交的檔案需由檔案員編制（檔案移交登記表），報公司負(fù)責(zé)人審計批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后放可進(jìn)行移交，檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、接受方簽章、移交時間、移交原因。移交前，按照清冊清點(diǎn)，移交后，在清冊上簽字，（檔案移交登記表）一式兩份，已交方與接收方各一份，并永久保存。4 ：保密維護(hù)檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作，任何無關(guān)人員