如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理培訓(xùn)

1、時(shí) 間 管 理如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理1、關(guān)于時(shí)間的名言孔子 “逝者如斯夫，不舍晝夜?！鄙呈勘葋?“時(shí)間的無聲的腳步，是不會(huì)因?yàn)槲覀冇性S多事情 要處理而稍停片刻?！?人生最初的財(cái)富瑞士的電子戶籍卡2、關(guān)于時(shí)間的故事（1）如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理人生最初的財(cái)富 瑞士的電子戶籍卡作為世界上第一個(gè)實(shí)行電子戶籍卡的國(guó)家瑞士，在那里，嬰兒一降生，醫(yī)院就會(huì)通過戶籍網(wǎng)絡(luò)查看他（她）是這個(gè)國(guó)家的第多少位成員，以此編號(hào)在戶籍卡中輸入這孩子的姓名、性別、出生時(shí)間及家庭住址。由于嬰兒和大人一樣，用的都是統(tǒng)一規(guī)格的戶籍卡，因此，每一個(gè)剛出生的嬰兒都有財(cái)產(chǎn)狀況這一欄。1998年，南美的一個(gè)黑客通過互聯(lián)網(wǎng)侵入到瑞士的戶籍網(wǎng)絡(luò)

2、，想把自己剛出生的兒子注冊(cè)為瑞士人。在填寫財(cái)產(chǎn)這一欄時(shí)，他隨便敲了一個(gè)數(shù)3.6萬瑞士法郎。這個(gè)黑客本以為自己從此就有個(gè)瑞士?jī)鹤恿?，誰知不到三天，瑞士當(dāng)局就發(fā)現(xiàn)了這位假居民。 值得一提的是，查出這位假居民的并非是瑞士的戶籍管理人員，而是一位家庭主婦。她在給女兒注冊(cè)戶口時(shí)，對(duì)前一位在財(cái)產(chǎn)欄中填3.6萬法郎的人產(chǎn)生了懷疑，因?yàn)樗械娜鹗咳嗽跒楹⒆犹顚憮碛械呢?cái)產(chǎn)時(shí)，寫的都是“時(shí)間”二字。他們認(rèn)為，對(duì)一個(gè)人，尤其是對(duì)一個(gè)剛出生的孩子來講，他們所擁有的財(cái)富，除時(shí)間之外，再不會(huì)有其他的東西。80/20法則的來源80/20法則，是20世紀(jì)初意大利統(tǒng)計(jì)學(xué)家、經(jīng)濟(jì)學(xué)家維爾弗雷多帕累托提出的，他指出：在任何特定群體

3、中，重要的因子通常只占少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。這個(gè)原理經(jīng)過多年的演化，已變成當(dāng)今管理學(xué)界所熟知的二八法則即80%的公司利潤(rùn)來自20%的重要客戶，其余20%的利潤(rùn)則來自80%的普通客戶。有人說：“美國(guó)人的金錢裝在猶太人的口袋里?！睘槭裁矗开q太人認(rèn)為，存在一條7822宇宙法則，世界上許多事物，都是按7822這樣的比率存在的。比如空氣中，氮?dú)庹?8%，氧氣及其他氣體占22%。人體中的水分占78%，其他為22%等等。他們把這個(gè)法則也用在生存和發(fā)展之道上，始終堅(jiān)持二八法則，把精力用在最見成效的地方。美國(guó)企業(yè)家威廉穆爾在為格利登公司銷售油漆時(shí)，頭一個(gè)月

4、僅掙了160美元。此后，他仔細(xì)研究了猶太人經(jīng)商的“二八法則”，分析了自己的銷售圖表，發(fā)現(xiàn)他80%的收益卻來自20%的客戶，但是他過去卻對(duì)所有的客戶花費(fèi)了同樣多的時(shí)間這就是他過去失敗的主要原因。于是，他要求把他最不活躍的36個(gè)客戶重新分派給其他銷售人員，而自己則把精力集中到最有希望的客戶上。不久，他一個(gè)月就賺到了1000美元。穆爾學(xué)會(huì)了猶太人經(jīng)商的二八法則，連續(xù)九年從不放棄這一法則，這使他最終成為凱利穆爾油漆公司的董事長(zhǎng)。不僅猶太人是這樣，許多世界著名的大公司也非常注重二八法則。比如，通用電氣公司永遠(yuǎn)把獎(jiǎng)勵(lì)放在第一，它的薪金和獎(jiǎng)勵(lì)制度使員工們工作得更快、也更出色，但只獎(jiǎng)勵(lì)那些完成了高難度工作指標(biāo)

5、的員工。摩托羅拉公司認(rèn)為，在100名員工中，前面25名是好的，后面25名差一些，應(yīng)該做好兩頭人的工作。對(duì)于后25 人，要給他們提供發(fā)展的機(jī)會(huì)；對(duì)于表現(xiàn)好的，要設(shè)法保持他們的激情。諾基亞公司也信奉二八法則，為最優(yōu)秀的20%的員工設(shè)計(jì)出一條梯形的獎(jiǎng)勵(lì)曲線。80/20法則不僅在經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)領(lǐng)域應(yīng)用廣泛，它對(duì)我們的自身發(fā)展也有重要啟示，讓我們學(xué)會(huì)避免將時(shí)間和精力花在瑣事上，要學(xué)會(huì)抓主要矛盾。一個(gè)人的時(shí)間和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”幾乎是不可能的，要學(xué)會(huì)合理分配我們的時(shí)間和精力。要想面面俱到還不如重點(diǎn)突破。把80%的資源花在能出關(guān)鍵效益的20%的方面，這20%的方面又能帶動(dòng)其余80

6、%的發(fā)展。 20%的人成功-80%的人不成功 20%的人用脖子以上賺錢-80%的人脖子以下賺錢 20%的人正面思考-80%的人負(fù)面思考 20%的人買時(shí)間-80%的人賣時(shí)間 20%的人找一個(gè)好員工-80%的人找一份好工作 20%的人支配別人-80%的人受人支配 20%的人做事業(yè)-80%的人做事情 20%的人重視經(jīng)驗(yàn)-80%的人重視學(xué)歷 20%的人認(rèn)為行動(dòng)才有結(jié)果-80%的人認(rèn)為知識(shí)就是力量 20%的人我要怎么做才有錢-80%的人我要有錢我就怎么做 20%的人愛投資-80%的人愛購(gòu)物 20%的人有目標(biāo)-80%的人愛瞎想 20%的人在問題中找答案-80%的人在答案中找問題 20%的人在放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)-80

7、%的人只顧眼前 20%的人把握機(jī)會(huì)-80%的人錯(cuò)失機(jī)會(huì) 20%的人計(jì)劃未來-80%的人早上起來才想今天干嘛 20%的人按成功經(jīng)驗(yàn)行事-80%的人按自己的意愿行事 20%的人做簡(jiǎn)單的事情-80%的人不愿意做簡(jiǎn)單的事情 20%的人明天的事情今天做-80%的人今天的事情明天做 20%的人如何能辦到-80%的人不可能辦到 20%的人記筆記-80%的人忘性好 20%的人受成功的人影響-80%的人受失敗人的影響 20%的人狀態(tài)很好-80%的人態(tài)度不好 20%的人相信自己會(huì)成功-80%的人不愿改變環(huán)境 20%的人永遠(yuǎn)贊美、鼓勵(lì)-80%的人永遠(yuǎn)漫罵、批評(píng) 20%的人會(huì)堅(jiān)持-80%的人會(huì)放棄“不能管理時(shí)間，便什

8、么都不能管理” 杜拉克“管理”時(shí)間是不對(duì)的，管理的只能是你自己，因此“時(shí)間管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所謂時(shí)間不夠用的問題；其實(shí)并沒有所謂時(shí)間太多或時(shí)間不夠的情形所在；一天就是二十四小時(shí)，不多也不少；不管你是誰，都是一樣的；所謂時(shí)間太少，只是表示在這段時(shí)間里要做的事情太多，以致這段時(shí)間不允許而已；時(shí)間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事；“能夠做”和“本來可以做”基本上并沒有多大的差別存在 EDWARDWCARTER 是 BRORDWAY HALE 連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長(zhǎng)，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FOR

9、TUNE”上談到有關(guān)時(shí)間管理的問題： “對(duì)我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對(duì)我來說。我就不會(huì)將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會(huì)自己去做”。 案例：老王的故事延 誤原 因1、沒有以第一時(shí)間把報(bào)告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報(bào)告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會(huì)議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞時(shí)間的特性供給毫無彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的

10、，在任何情況下不會(huì)增加、也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無法開源。 無法蓄積：時(shí)間不象人力、財(cái)力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲(chǔ)藏。不論愿不愿意，我們都必須消費(fèi)時(shí)間，所以我們無法節(jié)流。 無法取代：任何一項(xiàng)活動(dòng)都有賴于時(shí)間的堆砌，這就是說，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無法取代的。 無法失而復(fù)得：時(shí)間無法象失物一樣失而復(fù)得。它一但喪失，則會(huì)永遠(yuǎn)喪失?；ㄙM(fèi)了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無力挽回。 四個(gè)影響時(shí)間效率的因素人們并不尊重時(shí)間，他們不了解其重要性人們視時(shí)間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律人們不善于檢查提高時(shí)間管理辦法，不知道“重要”與“緊要”之區(qū)別有時(shí)間觀

11、念的人不善于控制時(shí)間，他們不知怎樣制定一個(gè)時(shí)間管理系統(tǒng)時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間大盜有：打擾 （電話或沒有預(yù)約）重要性次序無所調(diào)整沒有目標(biāo)、次序和計(jì)劃叫人同一時(shí)間完成多項(xiàng)工作卻懂得拒絕個(gè)人缺乏組織能力缺乏自律會(huì)議資料不完整或有所延誤文書工作和繁文縟節(jié)分不清責(zé)任和權(quán)力走出誤區(qū)1積極2通盤考慮3按順序做事4提前準(zhǔn)備優(yōu)先級(jí)排序優(yōu)先矩陣緊急任務(wù)指：如果不能按期完成，它對(duì)你或別人的價(jià)值會(huì)減少甚至消失。重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項(xiàng)任務(wù)的重要程度越高。緊急不緊急 重要 不重要 危機(jī) 急迫的問題 有期限壓力的計(jì)劃 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑

12、 不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng) 繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng)優(yōu)先矩陣緊急重要不重要不緊急偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局 緊急 重要 不重要不緊急偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī) 緊急重要不重要不緊急 偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂緊急重要不重要不緊急 偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生問問自己1 你每天需要花多少時(shí)間睡覺才感到舒適？實(shí)際上花

13、多少時(shí)間睡覺？2 你在一天中的什么時(shí)段精力最充沛、反應(yīng)最敏銳？3 開始一項(xiàng)工作（如寫作業(yè)、寫報(bào)告、讀書）時(shí)，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷占用多少時(shí)間。結(jié)果也許會(huì)令你吃驚。4 每天供你自己支配、自己負(fù)責(zé)的時(shí)間有多少個(gè)小時(shí)？5 你平均每天用多少時(shí)間計(jì)劃以后的時(shí)間安排？6 你每天花多少時(shí)間與家人、同事、朋友交流？7 你每天花多少時(shí)間保護(hù)自己的健康？我們要做的事情1 計(jì)算我們的時(shí)間，像一個(gè)吝嗇的守財(cái)奴一樣，清點(diǎn)自己的財(cái)富；2 了解自己的模式，用流水帳記錄每一筆時(shí)間支出；3 保護(hù)我們的時(shí)間，找出生活中的時(shí)間小偷，把它們拒之門外；4 投資我們的時(shí)間，找出可以令時(shí)間增值的機(jī)會(huì)。如何有效地做每日計(jì)劃：

14、溫習(xí)所寫下的價(jià)值觀及目標(biāo) 訂立日事項(xiàng)項(xiàng) 衡量執(zhí)行事項(xiàng)所需的時(shí)間 預(yù)測(cè)可能的障礙 將事件依輕重緩急排列怎么辦？ 清潔的桌面代表你有序的思維，利用工作計(jì)劃表來提供控制，找出比把所有檔案堆在桌上更好的控制方法； 先處理棘手、最為優(yōu)先的工作，過濾干擾，適當(dāng)授權(quán)條理不清 同時(shí)設(shè)立個(gè)人與組織的重要工作目標(biāo)，為例行工作建立完成標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定完成期限 學(xué)習(xí)專注的技巧，避免分心及自我干擾。克服做事拖延的壞習(xí)慣； 認(rèn)識(shí)真正的朋友不會(huì)因?yàn)樘孤实慕忉尪挥|怒 出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板 別人會(huì)替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先次序 無力拒絕缺乏自律 會(huì)議耗時(shí) 把會(huì)議的目的、議程寫下來，使與會(huì)者有備而來 只有必須參加

15、的人才通知參加，避免浪費(fèi)太多的人時(shí)間 務(wù)必準(zhǔn)時(shí)開會(huì)與散會(huì)，制定應(yīng)付干擾的辦法 控制會(huì)議議題，要求大家不要離題 一定要有效追蹤執(zhí)行會(huì)中完成的所有決議，以備下次會(huì)議討論 怎么辦？ 決定在擬訂計(jì)劃、作決定、給予成果回饋時(shí)，何種資料派得上用場(chǎng)，然后作到資料方便取用、具有可靠性與適宜性 進(jìn)行必要的溝通后，抓住必須資料，避免超過需要量 預(yù)期作好評(píng)估，將資料分配的優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化 當(dāng)下就處理，每天送來的文件中，有80%可在一開始處理時(shí)丟棄，一般主管平均只丟棄20% 別做任何你可以授權(quán)給別人做的事 設(shè)計(jì)簡(jiǎn)化文件處理的系統(tǒng) ，減少?gòu)?fù)本，用標(biāo)準(zhǔn)格式 資料不全文件繁雜 征得主管同意后，準(zhǔn)備一份工作責(zé)任清單，其中要說明

16、責(zé)和職權(quán) 堅(jiān)持獲得與責(zé)任對(duì)等的職權(quán)，你有義務(wù)獲得執(zhí)行任務(wù)的權(quán)力 擬出明確的工作項(xiàng)目說明，內(nèi)容要詳細(xì)，涵蓋個(gè)人所有的職責(zé) 權(quán)責(zé)混淆這 樣 辦！人生70古來稀，（假設(shè)你能活100歲）。3、生命倒計(jì)時(shí)法如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理請(qǐng)寫出你簽寫前面表格的直接感受如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理你打算如何去度過？4、“今年是你生命中的最后一年”法如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理5、時(shí)間價(jià)值分析法時(shí)間價(jià)值表：如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理你的時(shí)間價(jià)值分析：如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理6、成功=價(jià)值速度2（S=VC2）E=MC2（能量=質(zhì)量速度2）；做最有價(jià)值的事（提升你做事的價(jià)值）；在單位時(shí)間內(nèi)做最多的事（提升你做事的效率）。如何進(jìn)行有效的時(shí)間

17、管理7、ABC分類法C 重要而不緊迫A 重要又緊迫D 既不重要 也不緊迫B緊迫而不重要價(jià) 值（重要）緊迫如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理8、生理節(jié)奏法注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時(shí)段，在此時(shí)段做最有價(jià)值的事；注意研究你注意力集中的時(shí)間有多長(zhǎng)，在此時(shí)間內(nèi)解決問題；該休息的時(shí)候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的時(shí)間，就多增加了1小時(shí)。如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理9、杜拉克時(shí)間管理法現(xiàn)代管理之父杜拉克認(rèn)為，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開始，而是從他們時(shí)間開始。記錄時(shí)間；分析時(shí)間；管理時(shí)間。如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理以原則為重心，配合個(gè)人對(duì)使命的認(rèn)知，兼顧重要性與急迫性，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品與產(chǎn)能的齊頭并進(jìn)；有效

18、個(gè)人管理的六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（1）： 一致：使命與價(jià)值觀、角色與目標(biāo)、重點(diǎn)與計(jì) 劃、欲望與自制等應(yīng)合諧一致； 平衡：人應(yīng)在事業(yè)、財(cái)富、生活、奉獻(xiàn)等方面 平行發(fā)展； 10、 柯維時(shí)間管理法如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理有效個(gè)人管理的六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（2）： 有重心：以一周為單位訂計(jì)劃，每天應(yīng)各有不同的優(yōu) 先目標(biāo)，但要相互呼應(yīng)；最有價(jià)值的事先做； 重人性：個(gè)人管理的目的在人而不在事； 有彈性：應(yīng)可因個(gè)人作用和需求的變化而調(diào)整； 攜帶方便：管理工具應(yīng)便于攜帶，隨時(shí)記錄與調(diào)整。如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理有效個(gè)人管理的四個(gè)步驟 確定角色：確定你認(rèn)為重要的角色； 選擇目標(biāo)：分別為每個(gè)角色確定未來一周要達(dá)成的 目標(biāo)； 安排進(jìn)度：為這些目

19、標(biāo)確定完成時(shí)間； 逐日調(diào)整：每日清晨依據(jù)行事歷，安排一天做事的 順序。如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理寫下你明天要做的6件最重要的事；用數(shù)字標(biāo)明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一項(xiàng)，直至完成或達(dá)到要求；然后再開始完成第二項(xiàng)、第三項(xiàng)；每天都要這樣做，養(yǎng)成習(xí)慣；案例：值2.5萬美元的時(shí)間管理秘訣（S011/179）。11、 艾維利時(shí)間管理法如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理20/80定律是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托發(fā)明的，因此， 也叫帕累托定律；用80%的時(shí)間和精力照顧好能給你帶來80%的銷售額的20%的 優(yōu)質(zhì)客戶；用80%的時(shí)間和精力學(xué)習(xí)能給你產(chǎn)生80%的效果的 20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）；最20/80定律從你要做的一大堆事中選出最重要的事優(yōu)先做。12、20/80時(shí)間管理法如何進(jìn)行有效的時(shí)間管理“我要