職位說明書編寫指引

1、職位說明書編寫指引一、職位說明書的作用?有助于人員招聘與解雇：新設(shè)職位或原有職位空缺時(shí)，應(yīng)要求該單位的主管出具該職位的職位說明書，依據(jù)職位說明書的內(nèi)容決定運(yùn)用的資格， 避免任憑感覺隨意聘用而造成不能勝任的局面。企業(yè)對 所雇人員解雇時(shí)，可以以職位說明書為依據(jù)，說明他不能勝任所擔(dān)任的工作。?有助于新進(jìn)員工的個(gè)人成長：新進(jìn)的人員可以依據(jù)職位說明書的引導(dǎo)快速進(jìn)入狀態(tài)，避免摸索適應(yīng)的痛苦。同時(shí)， 職位說明書也可免除主管一一詳細(xì)解說的痛苦，新人也不必?fù)?dān)心一下子記不住所有的細(xì) 節(jié)。另一方面，如果主管對新進(jìn)的人員僅僅以口頭的方式隨便告知新進(jìn)人員幾項(xiàng)要做的事， 會使新進(jìn)人員感到泄氣，覺得不受重視，或造成公司毫無

2、制度的印象。?有助于員工培訓(xùn)：職位說明書可以提供有關(guān)工作內(nèi)容和任職人員條件等比較完備的信息，組織可以據(jù)此制定出培訓(xùn)計(jì)劃。?有助于工作考核與績效評估：可以依據(jù)職位說明書的內(nèi)容來考核各項(xiàng)工作，同時(shí)， 依據(jù)職位說明書先擬定的成果指 標(biāo)，可較公正的評估各職位的工作表現(xiàn)，避免事后主管任意主觀地評價(jià)。?有助于薪酬的公平發(fā)放：依據(jù)職位說明書的內(nèi)容，可以確定每個(gè)職位對于組織的相對價(jià)值，并對不同的職位進(jìn)行比較，可以確定其職位的報(bào)酬基點(diǎn)數(shù)。同時(shí)，職位說明書中的績效考核指標(biāo)也可使報(bào)酬 的發(fā)放更加有據(jù)可循，做到更加公平。?有助于授權(quán)：依據(jù)職位說明書中各職務(wù)的職責(zé)內(nèi)容，可進(jìn)行較適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，使各級人員不必層層請示而加速工

3、作的進(jìn)行。?有助于協(xié)調(diào)配合：職位說明書訂立了權(quán)責(zé)的劃分與工作推行的方式，以它作為基礎(chǔ)，可避開單位或人員間的沖突，更強(qiáng)化每一環(huán)節(jié)之間的互動力，不但有助于協(xié)調(diào)配合，更可使大家節(jié)省不必要 的溝通時(shí)間及精力。?有助于結(jié)構(gòu)調(diào)整與評估：通常公司可透過各職位說明書的比較來深入地了解單位內(nèi)各職位間的工作內(nèi)容是否重復(fù)，甚至發(fā)現(xiàn)某些必要的職責(zé)無人在做，如此即可對組織結(jié)構(gòu)作必要的調(diào)整。建立職位 說明書時(shí)可讓組織再次檢查各項(xiàng)工作流程是否合理、是否可再予以簡化，以及各職位的工作負(fù)荷是否平均。二、填寫職位說明書的要求.基本原則：對職位信息進(jìn)行分析而非羅列針對的是崗位而非人列舉事實(shí)而非判斷崗位目前的狀況而非過去或?qū)淼臓顩r

4、內(nèi)容完整，不要有遺漏.填寫說明：要求統(tǒng)一以小四號字、常規(guī)、宋體來 填寫。不得修改版面上 原有的內(nèi)容，如不理解，請與項(xiàng)目組或相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系。除了有說明的空格之外，其它所有空格都必須填寫，如無該項(xiàng)內(nèi)容填“無”。按照培訓(xùn)的時(shí)候所規(guī)定的要求或參看下面的指引來填寫。工作綜述:用一句簡潔明了的話描述出本崗位的主要職責(zé)內(nèi)容、性質(zhì)并注意指明職責(zé)的范圍（不超過40字）。如“負(fù)責(zé)主管宿舍樓的衛(wèi)生打掃”。工作職責(zé):表述的是本崗位的各項(xiàng)工作內(nèi)容，即“做什么”而不能表述為“怎么樣做”。業(yè)務(wù)職責(zé)一一指本崗位具體的業(yè)務(wù)分工。如司機(jī)”負(fù)責(zé)人員的接送”。管理職責(zé)-指本崗位對下屬各崗位的領(lǐng)導(dǎo)、培養(yǎng)、激勵、監(jiān)督、考核等工作。如“培

5、 訓(xùn)、考核、激勵下屬工作”。（非管理人員無需填寫管理職責(zé)）（1）崗位職責(zé)盡可能地用“關(guān)鍵行為動詞+行為動詞+事物”或“關(guān)鍵行為動詞+事物” （即動賓短語）的句式來描述。（工作分析）關(guān)鍵行為動詞只用這五種：負(fù)責(zé)、組織、協(xié)助、配合、參與（工作分析）普通行為動詞可選用的有：計(jì)劃、分析、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、完成、辦理、處理、監(jiān)督、督促、執(zhí)行、擬訂、制訂、制定、編制、編寫、修訂、實(shí)施、主持、安排、檢查、監(jiān)控、控制、審核、審定、復(fù)核、檢驗(yàn)、檢測、評價(jià)、評審、總結(jié)、提交、提出、驗(yàn)收、整理、發(fā)放、上報(bào)、保管、匯總、統(tǒng)計(jì)、登記、發(fā)出、收發(fā)、歸檔，以及其它各崗位的專業(yè)動詞(如“收付”、“簽訂”)注：“負(fù)責(zé)” 意味著是工作

6、成敗的第一責(zé)任人，負(fù)主要責(zé)任，在此特別定義為“本崗位 是此項(xiàng)工作的主要計(jì)劃、協(xié)調(diào)、執(zhí)行崗位組織(在此特別定義為“職責(zé)沒完成時(shí)被作為第一追查崗位，但在該職責(zé)的具體工作中不一定起核心的作用”)編寫職位說明書不可選擇的動詞有：開展、推行、提高、推動、達(dá)到、改進(jìn)、學(xué)習(xí)、領(lǐng)會、搞好、做好、滿足、貫徹、保證、確保、建立、健全、策劃、掌握、接受、承擔(dān)(2)在崗位職責(zé)和工作任務(wù)的描述時(shí) 關(guān)鍵行為動詞不能聯(lián)合使用，諸如“負(fù)責(zé)組 織”、“組織協(xié)助”、“協(xié)助配合”這樣的行為動詞詞組是不規(guī)范的。(3)如果行動所指的是同一對象(事物)時(shí)，可連續(xù)用幾個(gè)普通行為動詞來描述職責(zé) 和工作任務(wù)。如“統(tǒng)計(jì)、分析、整理、上報(bào)和保管部

7、門資料”。(4)在崗位職責(zé)中一定要表述清楚此項(xiàng) 職責(zé)的范圍，如會計(jì)一部主管的職責(zé)范圍要 清楚表述為“會計(jì)一部”而非“會計(jì)二部”。(5)每項(xiàng)工作盡量避免用程序性的語言來描述，諸如“制定設(shè)備維修計(jì)劃并實(shí)施” 這樣的句子應(yīng)當(dāng)把它表述成“做什么”，可表述為“負(fù)責(zé)設(shè)備的維修”。盡量避免用程序 性的工作內(nèi)容來羅列工作，也就是所羅列的各項(xiàng)工作之間不應(yīng)當(dāng)具有時(shí)間上的次序關(guān)系。(6)職位說明書的表達(dá)一定要簡潔明了，要省略像“按照標(biāo)準(zhǔn)”、“根據(jù) 文件”之類的短語。(7)崗位職責(zé)和工作清單寫完后要作仔細(xì)的檢查，特別要檢查所羅列的各項(xiàng)工作之 問是否存在交叉、重疊和包容。填寫時(shí)要注意區(qū)分重要職責(zé)和一般職責(zé)，按重要程度由

8、先到后依次排列，不要多填和漏填。工作聯(lián)系:內(nèi)部聯(lián)系一一由于崗位工作需要，須與公司內(nèi)哪些部門發(fā)生聯(lián)系。外部聯(lián)系-由于崗位工作需要，須與公司外部哪些單位發(fā)生聯(lián)系。頻率與每次平均耗時(shí)-如果此項(xiàng)工作為日常性的，頻率就統(tǒng)一填“日?！辈⒆⒚髅康?頁，共7頁 次約占一天的多少小時(shí)；如果此項(xiàng)工作為階段性的，頻率就應(yīng)說明一年、一季度、一月或 一周多少次，如“每月一次”并在每次平均耗時(shí)欄中注明每次大概需要多少天或多少小時(shí)， 如“五大”。工作權(quán)限:人事-你可對下屬員工行使哪些權(quán)利，如任免、提拔、考核、調(diào)配、獎懲等，權(quán)限 分為建議權(quán)和決策權(quán)。財(cái)務(wù)一一你可以不經(jīng)上級批準(zhǔn)可以支用哪些費(fèi)用，如購買辦公用品費(fèi)用、接待費(fèi)等，

9、權(quán)限為費(fèi)用上限。物資-你可以不經(jīng)上級批準(zhǔn)調(diào)撥、使用公司哪些場地設(shè)備，如車輛、會議室、相關(guān)工作器材等。信息-你有權(quán)查詢除自身職責(zé)之外的公司哪些文件、資料。工作績效標(biāo)準(zhǔn):暫不填工作要求:學(xué)歷-指為完成本職工作所需的最低學(xué)歷要求，而不是現(xiàn)有崗位員工的學(xué)歷。知識要求-指勝任本崗位工作應(yīng)具有的知識結(jié)構(gòu)和知識水平。可以包括專門知識、政策法規(guī)知識、管理知識、外語水平、相關(guān)知識等等。知識可以采用精通、通曉、掌握、具有、懂得、了解 的6級表示法來進(jìn)行評定。能力要求一一指勝任本崗位工作應(yīng)具有的能力組合與能力水平。如：理解判斷能力、組織協(xié)調(diào)能力、決策能力、開拓能力、社會活動能力、語言文字能力、 業(yè)務(wù)實(shí)施能力等等。能

10、力可以采用高、較高、一般、較低、低 的五級法來進(jìn)行評定。工作經(jīng)驗(yàn)-指勝任本崗位工作應(yīng)具有的最低工作年限。體質(zhì)要求-包括身高、體重、力量大小、耐力以及身體健康狀況等。工作條件:環(huán)境特征工作所處的自然環(huán)境，包括工作場所（室內(nèi)或戶外）、工作環(huán)境的危險(xiǎn) 性（長時(shí)間的高溫、低溫或強(qiáng)烈的氣味、噪聲、放射線等） 、職業(yè)病的可能、工作環(huán)境的 舒適程度（分非常惡劣、較惡劣、一般、較舒適、非常舒適 五個(gè)等級）。勞動強(qiáng)度-指體力勞動和腦力勞動強(qiáng)度，分為 非常輕、較輕、一般、較重、非常重 五個(gè)等級。辦公設(shè)備:指本崗位員工為順利完成本職工作必須熟練使用的勞動工具或辦公用品如電腦、傳真機(jī)、各種檢測儀器等。第5頁，共7頁職

11、位說明書樣例職位名稱：人力資源部經(jīng)理所屬部門：直接領(lǐng)導(dǎo)：CEO直接下屬：人力資源部各主管、員工崗位定員：1人編寫日期：編寫者：審核者：工作綜述負(fù)責(zé)執(zhí)行公司人力資源政策和人力資源規(guī)劃，以及管理人力資源部。工作職責(zé)業(yè)務(wù)職責(zé)：.負(fù)責(zé)人力資源部的日常管理.協(xié)助總經(jīng)理制定人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃.負(fù)責(zé)提供全公司重大人事調(diào)整的建議和信息支持.負(fù)責(zé)制定公司行政采購的程序和方法.組織建立和完善企業(yè)文化.負(fù)責(zé)制定招聘及培訓(xùn)的程序和方法.負(fù)責(zé)制定公司的福利與薪酬的管理程序和方法.負(fù)責(zé)指揮、調(diào)配、晉升、任免人力資源部管理人員.負(fù)責(zé)受理員工與公司的勞動爭議事宜.協(xié)助完成上級交辦的其它事項(xiàng)（必須啟這一條） 管理職責(zé)：.負(fù)責(zé)監(jiān)督下屬工作.負(fù)責(zé)培訓(xùn)、考核、激勵下屬工作聯(lián)系內(nèi)部聯(lián)系部門內(nèi)容頻率平均耗時(shí)直屬領(lǐng)導(dǎo)人事、行政政策的規(guī)劃和實(shí)施日常公司其它各部門處理人事問題日常不定時(shí)外部聯(lián)系單位內(nèi)容頻率平均耗時(shí)社保局等社會保險(xiǎn)不定不定時(shí)勞動局