圖解Excel超實用打印技巧

1、圖解Excel超實用打印技巧打印表格是很多朋友在工作中常常要面臨的任務(wù)，這里我們通過實例圖解的方式向大家提供一些Excel中實用的打印技巧。仔細學習并使用這些技巧，可以使我們能更加得心應(yīng)手地完成工作中的各種打印任務(wù)。 學習目標： HYPERLINK http:/ t _blank 一、在每一頁上都打印行標題或列標題 HYPERLINK http:/ t _blank 二、只打印工作表的特定區(qū)域 HYPERLINK http:/ t _blank 三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁內(nèi) HYPERLINK http:/ t _blank 四、將報表打印在指定的幾頁內(nèi) HYPERLINK http:/ t _bl

2、ank 五、打印設(shè)定的工作表背景 HYPERLINK http:/ t _blank 六、打印工作表中的零值 HYPERLINK http:/ t _blank 七、不打印工作中的錯誤值 HYPERLINK http:/ t _blank 八、打印出工作表中的公式 一、在每一頁上都打印行標題或列標題 在Excel工作表中，第一行通常存放這各個字段的名稱，如“客戶資料表”中的“客戶姓名”、“服務(wù)帳號”、“公司名稱”等等，我們把這行數(shù)據(jù)稱為標題行(標題列依此類推)。當工作表的數(shù)據(jù)過多超過一頁時，打印出來只有第一頁有行標題，這樣閱讀起來不太方便。 用下面方法可以讓每一頁都打印行標題： 進入要打印的工

3、作表，選擇菜單“文件頁面設(shè)置”命令，在彈出的對話框中選擇“工作表”選項卡，然后單擊“打印標題”區(qū)“頂端標題行”文本區(qū)右端的按鈕，對話框縮小為一行，并返回Excel編輯界面，用鼠標單擊一下標題行所在的位置(圖 1)，再單擊回車即可。 （圖 1 圖片較大，請拉動滾動條觀看）這時對話框恢復(fù)原狀，可以看到“頂端標題行”文本框中出現(xiàn)了剛才選擇的標題行(圖 2)，核對無誤后單擊“確定”完成設(shè)置。以后打印出來的該工作表的每一頁都會出現(xiàn)行標題了。 圖 2 說明：列標題的設(shè)置可仿照操作。若需要要打印工作表的行號和列標(行號即為標識每行的數(shù)字，列標為標識每列的字母)，勾選“打印”區(qū)的“行號列標”復(fù)選框即可。二、只

4、打印工作表的特定區(qū)域 在實際的工作中，我們并不總是要打印整個工作表，而可能只是特定的區(qū)域，那么應(yīng)該如何設(shè)置呢？請跟著下面的方法進行。 (一)、打印特定的一個區(qū)域 如果需要打印工作表中特定的一個區(qū)域有下面兩種方法。 方法1：先選擇需要打印的工作表區(qū)域，然后選擇菜單“文件打印”命令，在彈出的“打印內(nèi)容”對話框的“打印內(nèi)容”區(qū)，勾選“選定區(qū)域”單選框(圖 3)，再單擊“確定”即可。 圖 3方法2：進入需要打印的工作表，選擇菜單“視圖分頁預(yù)覽”命令，然后選中需要打印的工作表區(qū)域，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“設(shè)置打印區(qū)域”命令即可(圖 4)。 圖 4 說明：方法1適用于偶爾打印的情形，打印完成后E

5、xcel不會“記住”這個區(qū)域。而方法2則適用于老是要打印該工作表中該區(qū)域的情形，因為打印完成后Execl會記住這個區(qū)域，下次執(zhí)行打印任務(wù)時還會打印這個區(qū)域。除非你選擇菜單“文件打印區(qū)域取消打印區(qū)域”命令，讓Excel取消這個打印區(qū)域。 (二)、打印特定的幾個區(qū)域 如果要打印特定的幾個區(qū)域，和上面的方法對應(yīng)，也有兩種方法。 方法1：開始時，按住Ctrl鍵，同時選中要打印的幾個區(qū)域，后面的操作與上面的方法1相同。 方法2：在分頁預(yù)覽視圖下，用前面方法2介紹的方法設(shè)置好一個打印區(qū)域后，再選擇要打印的第二個區(qū)域，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“添加到打印區(qū)域”命令即可(圖 5)。用同樣的方法設(shè)置其它

6、需要打印的區(qū)域。 圖 5說明：用方法2設(shè)置的打印區(qū)域，Excel會一絲不茍地把它記下來。要取消這些設(shè)置，執(zhí)行菜單“文件打印區(qū)域取消打印區(qū)域”命令即可。三、將數(shù)據(jù)縮印在一頁紙內(nèi) 這個技巧主要運用于如下的情形： 1、當數(shù)據(jù)內(nèi)容超過一頁寬時，Excel總是先打印左半部分，把右半部分單獨放在后面的新頁中，但是右半部分數(shù)據(jù)并不多，可能就是一兩列。 2、當數(shù)據(jù)內(nèi)容超過一頁高時，Excel總是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新頁中，但是超出的部分并不多，可能就是一兩行。 上面的情況不論是單獨出現(xiàn)或同時出現(xiàn)，如果不進行調(diào)整就直接進行打印，那么效果肯定不能令人滿意的，而且還挺浪費紙張。下面我們提出兩種常用

7、的調(diào)整方法。 (一)、通過“分頁預(yù)覽”視圖調(diào)整 進入需要調(diào)整的工作表，選擇菜單“視圖分頁預(yù)覽”命令，進入“分頁預(yù)覽”視圖(圖 6)。 圖 6從圖6中可以看到F列和G列之間有一條藍色虛線，這條線就是垂直分頁符，它右邊的部分就是超出一頁寬的部分，下面我們把它和左面部分一起放在同一頁寬內(nèi)。 將鼠標指針移至F列和G列之間的藍色虛線處，鼠標指針變?yōu)樽笥译p箭頭(圖 7)，這時按住鼠標左鍵，拖拉至G列右邊緣處放開即可。 調(diào)整后的效果如圖8所示，可以看到原來的藍色虛線與G列邊緣的藍色實線重合，表示垂直分頁符被重新設(shè)定，這樣原來超出的G列數(shù)據(jù)就可以被打印在同一頁寬內(nèi)。 圖 7圖 8水平分頁符的設(shè)定方法完全一致，

8、可以仿照操作。 (二)、通過“頁面設(shè)置”對話框調(diào)整 通過“頁面設(shè)置”對話框調(diào)整也相當方便。進入需要調(diào)整的工作表，選擇菜單“文件頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，選擇“頁面”選項卡。 然后點選“縮放”區(qū)的“調(diào)整為”單選框，在后面的文本框內(nèi)輸入“1”頁寬和“1”頁高(圖 9)，單擊“確定”按鈕即可。 圖 9四、將報表打印在指定的幾頁內(nèi) 當數(shù)據(jù)的內(nèi)容比較長時，打印出來的紙張可能有很多頁，當然，這些頁之間的分隔，都是Excel默認為我們添加的。但是實際情況中，我們可能希望Excel能夠以自己的分頁標準來打印，下面介紹一下處理的方法。 具體操作之前，我們打開“頁面設(shè)置”對話框，進入“頁面”選項卡，

9、確認一下“縮放”區(qū)域，選中的是“縮放比例”單選框。如果這里選擇了“調(diào)整為”單選框，后面的操作Excel就會不聽話了。 根據(jù)Excel會把不相鄰的打印區(qū)域打印到不同的頁面上的原理，下面我們做兩件事：一是在我們需要分頁的地方插入一個空白行；二是將由空白行分開的每一頁都設(shè)置為打印區(qū)域。這兩件事做好后，再執(zhí)行打印命令就可以得到我們要求的效果了。具體操作步驟如下： 在我們需要分頁的位置插入空白行。 所有空白行插入好后，按住Ctrl鍵，同時選中需要打印的各頁數(shù)據(jù)，注意不要選中空白行。 然后選擇菜單“文件打印區(qū)域設(shè)置打印區(qū)域”命令，再選擇菜單“文件頁面設(shè)置”命令，進入“頁面”選項卡，點選“縮放”區(qū)的“調(diào)整為

10、”單選框，輸入所需的頁數(shù)，單擊“確定”按鈕即可(圖 10)。 圖 10五、打印設(shè)定的工作表背景 有很多朋友都有為工作表設(shè)定一個漂亮的背景的習慣，這樣可以為工作表的外觀增色不少。但是當執(zhí)行打印命令，把工作表打印到紙上時，發(fā)現(xiàn)Excel并沒有打印這個背景。 如果你還沒有上面的經(jīng)歷，可以馬上試驗一下：隨便在工作表中輸入一些數(shù)據(jù)，然后選擇菜單“格式工作表背景”命令，打開“工作表背景”對話框，隨便選擇一幅圖片作為該工作表的背景，然后執(zhí)行“打印預(yù)覽”命令，發(fā)現(xiàn)效果圖中沒有背景的任何痕跡，真的很遺憾?。?。 如果我們一定需要在Excel中打印插入的圖片，該怎么操作呢？下面提供一種方法。 進入需要插入圖片的工作

11、表，選擇菜單“插入圖片來自文件”命令，打開“插入圖片”對話框，然后通過該對話框插入恰當?shù)膱D片即可。 用這種方法插入的圖片就會被Excel打印。值得一提的是，為了使打印出來的工作表更加美觀，可以通過設(shè)置單元格的填充色，因為單元格的填充色會被Excel打印。 六、不打印工作表中的零值 有些工作表中，如果認為把“0”值打印出來不太美觀，可以進行如下設(shè)置，避免Excel打印“0”值。 選擇菜單“工具選項”命令，打開“選項”對話框，進入“視圖”選項卡，把“窗口選項”區(qū)的“零值”復(fù)選框的勾去掉(圖 11)，單擊“確定”按鈕后，返回Excel編輯窗口，可以看到工作表中的所有零值都變成了空白單元格，再執(zhí)行“打

12、印”命令，零值單元格就不會被打印出來。 圖七、不打印工作中的錯誤值 當在工作表中使用了公式或者函數(shù)之后，有些時候難免會出現(xiàn)一些錯誤提示信息，如果把這些錯誤信息也打印出來就非常不雅了。要避免將這些錯誤提示信息打印出來，可以按照下面的方法進行設(shè)置。 選擇菜單“文件頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，進入“工作表”選項卡，在“打印”區(qū)單擊“錯誤單元格打印為”下拉框，選擇“空白”項(圖 12)，最后單擊“確定”按鈕，這樣在打印的時候就不會將這些錯誤信息打印出來了。 圖 12八、打印工作表中的公式 一般情況下，我們是不需要打印公式內(nèi)容的，但是某些特殊情況下，為了方便我們對計算公式進行分析，我們可以把公式內(nèi)容打印出來。進行如下的設(shè)置即可。 打開如圖11的對話框，勾選“窗口選項”區(qū)的“公式”復(fù)選框(圖 13)，單擊“確定”按鈕后返回Excel編輯窗口，可以看到所有的公式都顯示出來了，此時再打印工作表，就會把工作表中所有的公式內(nèi)容都打印出來。 圖 13說明：使用快捷鍵“Ctrl”可以快速地在公式和計算結(jié)果之間進行切換。要打印公式，切換到公式