項(xiàng)目策劃管理的三角難題與解法

1、項(xiàng)目治理的三角難題與解法“要馬兒好，又要馬兒不吃草”這句話不知是誰“發(fā)明”的；發(fā)明這句話的人，想來是項(xiàng)目治理的高手。什么緣故？因?yàn)轫?xiàng)目治理的精義，確實(shí)是“又要馬兒好，又要馬兒不吃草?！?一個(gè)成功的項(xiàng)目，通常有三個(gè)要素： 時(shí)刻的要素完成的時(shí)刻要“快”。 成本的要素完成的成本要“廉價(jià)”。 效果的要素完成后的表現(xiàn)要“好”。 這三個(gè)彼此互斥的要素，就像一個(gè)等邊三角形的三邊一樣，缺了一邊，或任何一邊比其它兩面邊短，我們就不能再稱那個(gè)三角形為等邊三角形了。 在我的經(jīng)驗(yàn)中，假如在這三個(gè)要素中袛要做到一項(xiàng)的話，這種專案好做，百分之八、九十以上的項(xiàng)目經(jīng)理大概都能夠勝任愉快。假如在三個(gè)要素中要做到兩項(xiàng)，就不是一般

2、的項(xiàng)目經(jīng)理能勝任的了。在比率上，我認(rèn)為能把以上三個(gè)要素中的任何兩項(xiàng)做到的項(xiàng)目經(jīng)理，大概 可不能超過百分之五十。真正能夠把項(xiàng)目中三個(gè)要緊需求都能做到的高手，在一百位項(xiàng)目經(jīng)理中，最多不到十個(gè)。 有人聽我這么講也許會(huì)不服氣，認(rèn)為我在那個(gè)地點(diǎn)危言聳聽，亂恐嚇人。他們不了解我的本意。我的本意祗有兩點(diǎn)： 第一、項(xiàng)目成功的要素，彼此之間是魚與熊掌的關(guān)系。 第二、要兼顧的難度，是照幾何級(jí)數(shù)上升而不是按算術(shù)級(jí)數(shù)上升。 如此一個(gè)三角難題，要我們?nèi)绾稳ソ饽?？我認(rèn)為應(yīng)該從兩方面去著手。 第一，我假如是個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，一定要問： 什么是“好”？ 什么是“快”？ 什么是“廉價(jià)”？ “好”字咱們中國人用來真是千變?nèi)f化，奇妙不已

3、。有時(shí)用來作副詞，像講：這顏色“好”漂亮。有時(shí)用來做動(dòng)詞；講那個(gè)家伙專門“好”色，可不是什么恭維之詞?！昂谩弊钟玫角√帲肿兂闪肆硗庖馑嫉拇~了。不人問：“那個(gè)女小孩如何樣？”你講；“她專門好”，言下之意，確實(shí)是不專門漂亮。不人問：“那個(gè)人如何樣？”，你回答：“他專門好”，言下之意，確實(shí)是他不太能干。同時(shí)，某一個(gè)人認(rèn)為好的，另外一個(gè)并不認(rèn)為好，這是我們?nèi)粘Ｉ钪谐Ｔ庥龅降膯栴}。 在項(xiàng)目治理中，好確實(shí)是好，不行確實(shí)是不行，這沒有什么主觀或客觀的差異，也沒有什么明示或暗示的問題存在。要談到項(xiàng)目治理中“好”的定義，第一個(gè)條件確實(shí)是要看它是不是有用?！坝杏谩焙汀澳苡谩笔莾苫厥?。專門多“能用的”東西不

4、一定“有用”，這牽涉到客觀價(jià)值的問題。有一天，我在臺(tái)北的街上看到一個(gè)年輕人開了一部德國制的跑車，車尾上還有一塊壓風(fēng)板的那型。我心想，在臺(tái)北這種交通堵塞、寸步難行的情況下，開這種跑車真是龍游淺水，英雄無用武之地。這部跑車算不確實(shí)是部好車呢？因此算。但在臺(tái)北街頭這種客觀環(huán)境之下，它還算不確實(shí)是部好車？因此不算。 我從前有一只瑞士制的名表，是屬于那種專門貴，專門多仿制品那型。因?yàn)橐獎(jiǎng)?，它才?huì)上煉，不動(dòng)它，隔一陣就停了。我后來不勝其煩，換了一個(gè)日本制的石英表，價(jià)鈔票祗有那只瑞士表的幾十分之一，不但不用上煉，同時(shí)有兩個(gè)時(shí)刻，能讓我不用花腦筋就能夠同時(shí)明白臺(tái)灣和美國加州的時(shí)刻。早上六點(diǎn)它會(huì)把我鬧醒，打球、

5、洗澡也懶得把它脫掉，同時(shí)是夜明的。你講這兩個(gè)表那個(gè)比較好？我能夠?qū)ｉT坦白地告訴你，因?yàn)楹笳弑容^有用，后者比較好。因此，在項(xiàng)目治理上，關(guān)于“好”的定義，是“有用”而非“能用”。 “好”的第二個(gè)條件，要看它是不是能達(dá)到原先要達(dá)到的目的。 假如講目的是代步，汽車比腳踏車好；假如講目的是運(yùn)動(dòng)，腳踏車卻 比汽車好。在日常生活中，有人叫你去買蘋果，結(jié)果你買了橘子回來 。蘋果和橘子盡管不是一樣，但也許還牽強(qiáng)能夠混過去。在項(xiàng)目治理上，假如要的是蘋果，交貨的時(shí)候卻變成了橘子，這就不能確實(shí)是一個(gè)成功的項(xiàng)目。為了幸免這種錯(cuò)誤，項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目設(shè)計(jì)時(shí)把項(xiàng)目 結(jié)果的規(guī)格先弄清晰?？谥v無憑，要的東西都要寫下來。交貨的時(shí)

6、候 ，假如我交給你的是規(guī)格上寫明的東西，那我就算給你一個(gè)“好”東西。 不管項(xiàng)目的成果是什么，也許是一套軟件系統(tǒng)，或一部新的機(jī)器，或一條新修的鐵路凡是好的東西，一定是容易用的東西。當(dāng)錄像機(jī)剛出來旳時(shí)候，明白得如何用它去錄電視節(jié)目，真是一門大學(xué) 問。在我的朋友中，大多數(shù)人都可不能用，尤其是太太們，十有九人不 會(huì)用它?？刹荒苡?、不敢用之人中，專門多還都擁有博士學(xué)位哩。什么緣故？因?yàn)樗O(shè)計(jì)得太復(fù)雜，太不容易用了。后來有兩個(gè)中國工程師，想出一個(gè)方法，請每個(gè)電視臺(tái)把每個(gè)節(jié)目都用一個(gè)不同的數(shù)字來代替， 到時(shí)候任何人祗要把他想錄節(jié)目的代號(hào)輸進(jìn)錄像操縱器中，節(jié)目時(shí)刻 一到，錄像開始，如此一來，人人會(huì)用錄像機(jī)。從

7、項(xiàng)目治理“好”的 定義來看，簡單、好用的東西，確實(shí)是“好”的東西。 一個(gè)項(xiàng)目的產(chǎn)品，除了有用和好用之外，還要具有可塑性和可擴(kuò) 展的彈性。前者表示它的功能，在必要時(shí)能夠加以改變。后者表示在 時(shí)刻上，它不但能夠持久并能擴(kuò)展。美國的超級(jí)公路，是艾森豪主政時(shí)的德政，在設(shè)計(jì)上，考慮到必要時(shí)可供噴射戰(zhàn)斗機(jī)起落。擴(kuò)充性比 可塑性更重要。假如講一套計(jì)算機(jī)有用軟件的設(shè)計(jì)，在開發(fā)完成上線不 久，就不能滿足公司業(yè)務(wù)上的新需要的話，設(shè)計(jì)這套系統(tǒng)的項(xiàng)目還夠格稱為一個(gè)好項(xiàng)目嗎？因此，以后的需要也許不是目前能預(yù)料的，為 了不可預(yù)測的今后而犧牲了現(xiàn)在的需要因此不對，但不管如何，一個(gè)好的項(xiàng)目，它所設(shè)計(jì)的產(chǎn)品必須具有容易修改，能

8、夠擴(kuò)充，同時(shí)可不能 立即就失效的彈性。缺乏有這種彈性的產(chǎn)品，就不是一個(gè)好的產(chǎn)品。一個(gè)生產(chǎn)沒有彈性產(chǎn)品的項(xiàng)目，就不能確實(shí)是一個(gè)好的項(xiàng)目。 然而一般所謂好的項(xiàng)目，究竟指的是什么呢？換句話講，如何明白那個(gè)項(xiàng)目是成功的項(xiàng)目或失敗的項(xiàng)目呢？你祗要問： 項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的收入增加？ 項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的支出減少？ 項(xiàng)目的結(jié)果能否使公司的服務(wù)加強(qiáng)？ 能達(dá)到這三個(gè)目的，確實(shí)是好的項(xiàng)目。 接著，讓我們來談?wù)勈裁词恰翱臁?？在我們?nèi)粘５纳钪校翱臁焙汀昂谩币粯?，往往是主觀的而非客觀的。有時(shí)它又是憑感受而非憑理性的。小時(shí)候?qū)懽魑?，常喜愛用“光陰似箭”來破題。遇到做自己不喜愛做的情況，老喜愛用“度日如年”來形容

9、。在項(xiàng)目治理上，時(shí)刻是絕對的，而非憑感受的能在半年內(nèi)完工，確實(shí)是比在九個(gè)月內(nèi)完工要快三個(gè)月。但那個(gè)項(xiàng)目能在半年內(nèi)完工就算快嗎？誰講的？ 我們搞項(xiàng)目治理的人常講一個(gè)笑話：“假如你問你的老總他希望什么時(shí)候要那個(gè)項(xiàng)目完工，他一定會(huì)回答講：昨天。” 因此，項(xiàng)目經(jīng)理最容易犯的一個(gè)錯(cuò)誤，確實(shí)是在完工日期的預(yù)測上，為了討好上司的要求而盡量樂觀。同時(shí)，老是用歷史的數(shù)據(jù)或不人 的經(jīng)驗(yàn)來阻礙自己的預(yù)測，殊不知每個(gè)項(xiàng)目的客觀條件和外在環(huán)境都不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理在作完工預(yù)測時(shí)，千萬要記得一個(gè)教訓(xùn)：你的老總或客戶可不能記得你告訴他多快能夠完工，因?yàn)樵倏焖麄兌紩?huì)嫌慢，但假如你告訴他們該完工的時(shí)候完不了工，那你的苦惱可大了。因

10、此在 預(yù)估時(shí)，膽子放小點(diǎn)，時(shí)刻放長些。 還有一點(diǎn)更重要：老總們因此不喜愛聽壞消息，但更不喜愛聽出 人意外的壞消息，因此當(dāng)完工的預(yù)測假如出問題的時(shí)候，絕不能隱瞞，硬著頭皮也要讓老總明白。 要達(dá)到預(yù)期完工的要求，項(xiàng)目經(jīng)理一定要明白得如何把一個(gè)規(guī)模大、時(shí)刻長的項(xiàng)目，分成不同的時(shí)期來完成。在每個(gè)時(shí)期中，又要依照 每時(shí)期不同的重點(diǎn)分不來作完工預(yù)測。工程分得越細(xì)，預(yù)測的準(zhǔn)確性 就越高。這道理專門一般，但做起來卻專門困難，因?yàn)樾枰獙ｉT周詳?shù)拇蛩?和分析。打算和分析要花腦筋，可不是每個(gè)人都能做到的。講了半天 ，快字訣祗有一點(diǎn)，假如一切按照打算，這就合乎快的原則，否則確實(shí)是不快。該完工時(shí)完工確實(shí)是快，否則確實(shí)是

11、慢。 至于什么是“廉價(jià)”？我以為省鈔票不是項(xiàng)目治理中最重要的目的。一個(gè)項(xiàng)目該花多少鈔票，是應(yīng)該早就算出來的。一般來講，假如實(shí)際 的花費(fèi)和預(yù)估的花費(fèi)差不在三左右，應(yīng)該是能同意的范圍；超過百分之三十，表示預(yù)算做得不完全。 在項(xiàng)目治理里，最難預(yù)估的不是完工的時(shí)刻，而是項(xiàng)目的預(yù)算。 項(xiàng)目經(jīng)理在這方面遭受的壓力，比什么都大，因此，在做預(yù)算的時(shí)候，必須面對現(xiàn)實(shí)，既不能有意灌水，也不能有意過份樂觀。 一個(gè)聰慧的主管，要重視的是產(chǎn)品的價(jià)值，而非只是重視價(jià)鈔票。不明白得在價(jià)值上動(dòng)腦筋，祗明白得在價(jià)鈔票上打算盤的項(xiàng)目經(jīng)理，前途不 樂觀。然而價(jià)值有兩種：有形的價(jià)值和無形的價(jià)值。在項(xiàng)目治理中，強(qiáng)調(diào)無形價(jià)值是致命傷。坦

12、白地講，假如一個(gè)項(xiàng)目沒有有形價(jià)值當(dāng)后 臺(tái)，其存在的價(jià)值就專門有限。在我剛才提到那三個(gè)項(xiàng)目的目的中，增 加收入和減少支出屬于有形價(jià)值，增強(qiáng)服務(wù)屬于無形價(jià)值。有形價(jià)值高的項(xiàng)目，確實(shí)是“廉價(jià)”的項(xiàng)目。否則，確實(shí)是不廉價(jià)的項(xiàng)目。 項(xiàng)目經(jīng)理了解項(xiàng)目治理三角關(guān)系的定義之后，至少對項(xiàng)目追求的 目標(biāo)可不能太迷糊。但這不能擔(dān)保從此就天下太平。任何項(xiàng)目經(jīng)理都想 把他的項(xiàng)目管得又快、又好、又廉價(jià)，但事實(shí)上，不是每個(gè)項(xiàng)目都能 達(dá)到那個(gè)境地，有時(shí)候，也并非一定要達(dá)到那個(gè)境地不可。 一位有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要明白得如何做“取舍分析” Trade-off Analysis；換言之，明白得“棄車保帥”的重要性。假如 我們用

13、我提到過的“快、好、廉價(jià)”來作標(biāo)準(zhǔn)，有的時(shí)候三者能夠祗取其一，或者祗取其二，這確實(shí)是我們所謂的“取舍分析”。 現(xiàn)在，讓我舉幾個(gè)例子來講明一下，我在這方面的看法： 一般來講，凡是屬于研究進(jìn)展的項(xiàng)目，尤其是有關(guān)藥品方面的研 究進(jìn)展，鈔票和時(shí)刻都專門有彈性，但對項(xiàng)目產(chǎn)品的品質(zhì)卻沒有任何彈性。換句話講，快、好、廉價(jià)的那個(gè)三角形，“好”的那邊比什么都重要。反過來講，一般重工業(yè)機(jī)械或房屋建筑等有關(guān)項(xiàng)目，“快”卻是 最重要的因素，因?yàn)殪笥性陧?xiàng)目結(jié)束交貨后，才能收款來接著以后的 項(xiàng)目。 再看有關(guān)制造環(huán)保操縱機(jī)器的進(jìn)展項(xiàng)目，由于它的訂價(jià)和效果已 經(jīng)按法律的規(guī)定而不能再有太多彈性，但在交貨的時(shí)刻上，快不快并 不是

14、那么重要。相反地，所有的咨詢項(xiàng)目，在時(shí)刻和價(jià)鈔票上沒什么彈性，但在成品的品質(zhì)方面，好不行就大有融通的余地。 有些項(xiàng)目是沒有什么“棄車保帥”那套的。一九六年代初期， 美國受蘇聯(lián)發(fā)射史潑尼克號(hào)人造衛(wèi)星的刺激，甘乃迪總統(tǒng)下命令要在 一九六年代結(jié)束前把人送上月球，并安全地帶回來。那個(gè)龐大的專案，在時(shí)刻上要快，必須趕在蘇聯(lián)之前完成；要好，絕不能出現(xiàn)任何 差錯(cuò)；同時(shí)在預(yù)算上有限制，因?yàn)轭A(yù)算來自老百姓交的稅，經(jīng)國會(huì)通 過才行。結(jié)果，美國果真搶先把人類送上月球，并平安地帶回來。在 歷史上能夠和那個(gè)項(xiàng)目媲美的，大概祗有造原子彈的曼哈頓項(xiàng)目了。 我提到“棄車保帥”的觀念，并不是要國內(nèi)的項(xiàng)目經(jīng)理們放棄理 想，不追求項(xiàng)目三角關(guān)系的完美。我祗是強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：當(dāng)那個(gè)三角難題 無解的時(shí)候，要明白得顧全大局，兩害相權(quán)取其輕。專門多時(shí)候，由于外 在和內(nèi)在的壓力，“取舍分析”是免不了的。要做好取舍分析，項(xiàng)目 經(jīng)理至少