公司采購管理制度資料

1、公司采購管理制度資料采購管理制度總則1.1為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。1.2本制度適用于公司的商務(wù)采購/招標活動（含辦公用品、工 程、設(shè)備設(shè)施維修/維護等項目）。采購/招標原則2.1嚴格執(zhí)行詢議價程序2.1.1采購/招標活動，必須由項目需求部門擬定工程、辦公 用品、項目的招標書（含項目完成時間、質(zhì)量要求及驗收標準等）；2.1.2采購/招標活動，必須有三家以上具備合法資質(zhì)的供應(yīng) 商提供報價，同時應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進行背景調(diào)查，并如實記 錄；2.1.3在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客 戶群等因素的基礎(chǔ)上，由管理部聯(lián)合采購項目需求部門、財務(wù)部進 行綜合評估，并與供應(yīng)商進一步

2、議定最終價格及采購/招標要求；2.1.4臨時性應(yīng)急采購/招標的項目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話匯報， 經(jīng)授權(quán)確認后，能夠先予實施，但應(yīng)于項目實施之日起五個工作日 內(nèi)，補充完善相關(guān)審批程序。2.2采購會審、合同會簽制度2.2.1采購/招標活動，必須各相關(guān)部門共同參與，調(diào)研匯總各 方意見，形成書面的評估報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，并確認最終中標單 位；2.2.2采購業(yè)務(wù)負責人根據(jù)采購項目招標書相關(guān)要求，擬定 合作協(xié)議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審核；2.2.3采購業(yè)務(wù)負責人與中標單位溝通并確認合作協(xié)議，報 公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以執(zhí)行。2.3職責分離2.3.1采購人員不得單獨實施貨物、工程項目和服務(wù)的驗收；2.3.2采購/招標過程中

3、，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解 決，應(yīng)由管理部、項目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標準，與供應(yīng) 商協(xié)商完成；2.3.3財務(wù)部負責對項目采購/招標過程中，相關(guān)費用的審核 及評估程序合法性的監(jiān)控。2.4 一致性原則2.4.1采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所列要求規(guī) 格、型號、數(shù)量相一致；2.4.2在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下,采購人員應(yīng)及時反饋信息，由項目需求部門綜合評估，變更采購 單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認后，再次向供應(yīng)商發(fā)出采購要約。2.5廉潔制度所有采購人員必須做到：2.5.1自覺維護公司利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本, 提高采購效率；2.5.2加強學(xué)習，提高認識，增強

4、法治觀念；2.5.3廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；2.5.4嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；2.5.5工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成 損失；2.5.6努力學(xué)習業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備及市 場信息。采購程序3.1供應(yīng)商的選擇3.1.1供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì)（供應(yīng)商評估過程中，參與投 標單位應(yīng)提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機構(gòu)代碼證及其它 專業(yè)資質(zhì)證明）；3.1.2對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，管理部應(yīng)較全面地了解掌 握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況， 建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同相關(guān)部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計；3.1.3

5、在選擇供應(yīng)商時，必須進行詢議價程序和綜合評估；供 應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服 務(wù)對象及客戶評價情況,供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素；3.1.4為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩 家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進行交互采購。3.2采購程序3.2.1固定資產(chǎn)及其它零星物品的申請，由各使用部門報管理 部統(tǒng)一申請。根據(jù)采購申請流程，由各相關(guān)部門審核，并經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)批準后,方可交管理部采購人員實施采購。3.2.2采購/招標活動，應(yīng)嚴格遵循采購申請流程及標準要求, 由各相關(guān)部門審批。項目采購申請中如果要素不明確者，應(yīng)予退 回。3.2.3采購詢價、

6、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財務(wù)及 采購/招標項目需求部門共同完成，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。項目需求部 門負責采購物品的功能及適用性（必要時可商請外部相關(guān)專業(yè)人士 予以協(xié)助）檢查；3.2.4財務(wù)部門負責預(yù)算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的 審核，管理部負責合同風險條款的審查、合同條款的談判，付款申 請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方和生 產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及確認售 后服務(wù)事宜。3.2.5采購過程中發(fā)生變化時，項目需求部門出具采購變更申 請，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，交管理部采購人員執(zhí)行。3.2.6采購/招標項目需求部門、管理部負責出具接收報告。3.2.7

7、相關(guān)表格后附。3.3付款程序3.3.1管理部根據(jù)付款計劃提出申請，根據(jù)財務(wù)付款申請流程, 由部門負責人簽字，后附付款明細單據(jù)、合作協(xié)議，交給財務(wù)部 審核,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由財務(wù)部辦理付款手續(xù)；3.3.2大宗采購行為（采購/招標單價在500元以上），應(yīng)要求 供應(yīng)商提供開戶行及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則 上不予現(xiàn)金結(jié)算；3.3.3付款前，必須向供應(yīng)商索要發(fā)票，核對發(fā)票內(nèi)容是否和 合同一致，并填寫發(fā)票明細單，部門負責人簽字，財務(wù)部審核，公司 領(lǐng)導(dǎo)批準后，由財務(wù)部核銷。違約處理4.1采購人員應(yīng)積極跟進項目采購/招標項目，確認項目交付期， 如可能出現(xiàn)延期,管理部應(yīng)及時通知相關(guān)部門；4.2貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報部門負責 人審核，交管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報公司領(lǐng)導(dǎo)， 并按投訴做緊急處理，及時以書面形式報給供應(yīng)商，并電話通知，要 求供應(yīng)商換貨、退貨或變更服務(wù)；4.3合作協(xié)議中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責任，及 仲裁和解約條款；4.4管理部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務(wù)部核算 損失，管理部負責追索;追索不成，由法院裁決。審計監(jiān)督5.1財務(wù)部負責對采購全過程進行財務(wù)監(jiān)督、核查和審計；5.2在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程 中，除有管理