物業(yè)管理培訓(xùn)物業(yè)檔案管理

1、25 物業(yè)檔案管理 物業(yè)檔案管理是對物業(yè)資料的綜合管理，是指對在物業(yè)的購置、維修變遷和管理過程中所形成的圖、檔、卡、冊、表等物業(yè)資料經(jīng)過收集、整理、分類，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行的綜合管理。 物業(yè)檔案是指關(guān)于物業(yè)項(xiàng)目所有的包括過去和現(xiàn)在的一切活動中所形成的，具有參考價值，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第一頁，共十八頁。第二頁，共十八頁。251 物業(yè)檔案管理的內(nèi)容第三頁，共十八頁。業(yè)主檔案包括：（1）業(yè)主 （2）使用人 （3）探訪業(yè)主或使用人的來訪者 （4）業(yè)主大會和業(yè)主委員會 業(yè)主檔案是指與物業(yè)管理轄區(qū)內(nèi)業(yè)主或使用人有直接關(guān)聯(lián)的，或由業(yè)主或使用人在工作、生活中形成的對物業(yè)管

2、理工作具有保存價值的文字、圖表、聲像等歷史記錄。 1業(yè)主檔案 第四頁，共十八頁。2物業(yè)項(xiàng)目檔案 （1）產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料（2）裝修檔案（3）維修資料（4）治安交通管理資料（5）設(shè)備設(shè)施管理資料 （6）綠化清潔資料 （7）社區(qū)文化資料 （8）業(yè)主反饋資料 （9）員工管理資料 （10）行政文件資料 第五頁，共十八頁。252 物業(yè)檔案管理的程序1收集 收集就是將與物業(yè)項(xiàng)目相關(guān)的各種資料集中在一起，它是物業(yè)檔案管理工作的起點(diǎn)，是實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案集中、統(tǒng)一管理的基本途徑。收集的關(guān)鍵是完整，即凡是具有保存價值的文件材料都必須收集，并確保所有圖紙、文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確、翔實(shí)。 物業(yè)檔案收集的范圍包括物業(yè)項(xiàng)

3、目自形成到管理整個過程中的一切資料，這些資料簡稱為圖、檔、卡、冊、表。 第六頁，共十八頁。2整理 物業(yè)檔案整理工作，就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化。 第七頁，共十八頁。物業(yè)檔案整理的具體實(shí)施包括以下環(huán)節(jié)： （1）分類 1）年度分類法。2）組織機(jī)構(gòu)分類法3）問題分類法4）年度問題分類法5）年度組織機(jī)構(gòu)分類法第八頁，共十八頁。（2）立卷 把具有查考保存價值的文件材料按照其形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。 第九頁，共十八頁。1）物業(yè)管理立卷類別。常見的有： 修繕檔案物業(yè)房產(chǎn)檔案設(shè)備、儀器檔案基建檔案行政管理檔案聲像檔案第十頁，共十八頁。

4、2）立卷工作的內(nèi)容 卷內(nèi)文件材料的排列 卷內(nèi)文件材料的編號 卷內(nèi)目錄的編制 備考表的填制 案卷封面的填制 案卷裝訂 第十一頁，共十八頁。（3）案卷排列 各類案卷經(jīng)組卷后，必須進(jìn)行案卷排列，以確定案卷的前后次序和排放位置 第十二頁，共十八頁。（4）案卷目錄編制 案卷目錄即案卷花名冊。物業(yè)檔案的各個類別，各為獨(dú)立的案卷目錄，有多少類就設(shè)多少個目錄。 1）封面和扉頁 2）說明4）備考表3）案卷目錄表第十三頁，共十八頁。3更新 物業(yè)檔案建立以后，由于業(yè)主的產(chǎn)權(quán)交易、使用人的更換、物業(yè)的改建等因素，都會造成物業(yè)檔案內(nèi)容的變化，因此，為保證物業(yè)管理工作的正常進(jìn)行，物業(yè)管理企業(yè)必須做好物業(yè)現(xiàn)狀變更文件材料的

5、及時歸檔工作，使物業(yè)檔案保持完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，做到物業(yè)檔案與產(chǎn)權(quán)檔案一致。 第十四頁，共十八頁。4保管（1）設(shè)立專用的檔案庫房（5）檔案安全檢查（4）物業(yè)檔案存放位置索引（3）檔案的排列次序和方法（2）檔案裝具第十五頁，共十八頁。5利用 （1）建立完善的檢索體系（4）做好利用效果記錄工作 （3）利用方式多樣化（2）熟悉所藏檔案的情況第十六頁，共十八頁。作業(yè)： 2-8概述物業(yè)檔案管理程序的主要環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)應(yīng)抓的關(guān)鍵問題是什么？ 2-9卷內(nèi)文件材料編號出現(xiàn)錯誤時，應(yīng)怎樣處理？第十七頁，共十八頁。內(nèi)容總結(jié)25 物業(yè)檔案管理。物業(yè)檔案管理是對物業(yè)資料的綜合管理，是指對在物業(yè)的購置、維修變遷和管理過程中所形成的圖、檔、卡、冊、表等物業(yè)資料經(jīng)過收集、整理、分類，運(yùn)用科學(xué)的方法進(jìn)行的綜合管理。物業(yè)檔案是指關(guān)于物業(yè)項(xiàng)目所有的包括過去和現(xiàn)在的一切活動中所形成的，具有參考價值，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。251 物業(yè)檔案管理的內(nèi)容。業(yè)主檔案是指與物業(yè)管理轄區(qū)內(nèi)業(yè)主或使用人有直接關(guān)聯(lián)的，或由業(yè)主或使用人在工作、生活中形成的