大學(xué)儀器設(shè)備類檔案工作實(shí)施細(xì)則

1、XXXX大學(xué)儀器設(shè)備類檔案工作實(shí)施細(xì)則 （修訂稿）儀器設(shè)備類檔案是指作為固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備，在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料以及隨機(jī)材料。一、歸檔原則（一）歸檔的設(shè)備管理工作和儀器設(shè)備申購、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。（二）歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項(xiàng)目從申購到改造的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（三）歸檔的儀器設(shè)備文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律、保持其有機(jī)聯(lián)系，必須與實(shí)物一致并有成套性。（四）作為學(xué)校固定資產(chǎn)的各種國產(chǎn)、進(jìn)口的

2、高、精、尖、新、稀的儀器設(shè)備，均須歸檔。二、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)（一）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設(shè)備項(xiàng)目依據(jù)性材料、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等六個(gè)方面，具體范圍見附件。（二）歸檔的重點(diǎn)是儀器設(shè)備項(xiàng)目（特別是價(jià)值10萬元以上的）各個(gè)環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機(jī)圖樣。三、不歸檔的文件材料（一）上級普發(fā)（非專指高校）、不辦的文件。（二）未定稿的管理性文件材料。（三）未生效的合同、協(xié)議書。（四）重份文件；校內(nèi)單位發(fā)來的文件。（五）無查考價(jià)值的一般性函件。（六）儀器設(shè)備廣告、宣傳材料、訂貨會、展銷會宣傳品。四、歸檔要求（一）移交檔案時(shí)交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材

3、料是否完整、齊全，排列、書寫是否符合要求，歸檔文件材料必須制作歸檔文件目錄。檢查合格后填寫移交目錄，雙方簽字蓋章各執(zhí)一份。（二）儀器設(shè)備在使用過程中，使用單位須建立使用、檢查、維修記錄和損壞修理報(bào)告等技術(shù)檔案。（三）儀器設(shè)備檔案可暫由國資處保管2年，期滿后的次年6月底前完成歸檔工作，涉及電子文件材料的須同紙質(zhì)文件一并歸檔。（四）涉及實(shí)物類、聲像類和內(nèi)部報(bào)紙、刊物類檔案的需按照相關(guān)工作規(guī)范整理歸檔。附件 歸檔范圍和保管期限儀器設(shè)備類（SB）SB11綜合序號類目名稱保管期限1上級有關(guān)儀器、設(shè)備工作文件普發(fā)性30年針對本校永久2儀器、設(shè)備管理規(guī)章制度30年3設(shè)備工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料30年4

4、儀器、設(shè)備購置計(jì)劃、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)分配方案30年5儀器、設(shè)備移交清冊及儀器設(shè)備報(bào)廢、調(diào)撥報(bào)告和批復(fù)30年6儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作綜合性統(tǒng)計(jì)材料30年7重大活動、重要會議聲像、圖片資料永久8其他有保存價(jià)值的文件材料SB12儀器設(shè)備項(xiàng)目序號類目名稱保管期限1申購報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告（論證會文件、記錄等）及上級批復(fù)和準(zhǔn)購批示30年2儀器、設(shè)備采購的招標(biāo)文件、定購合同（復(fù)印件）、標(biāo)書、驗(yàn)收報(bào)告及會談紀(jì)要、記錄、審閱單等相關(guān)材料30年3進(jìn)口設(shè)備購置過程中有關(guān)技術(shù)商務(wù)文件材料30年4開箱記錄及裝箱單30年5安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單30年6驗(yàn)收報(bào)告及文件材料30年7索賠來往函件及結(jié)果文件30年8設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料與設(shè)備共存9使用、檢修