淺談加強檔案管理信息化管理的重要性

1、淺談加強檔案管理信息化管理的重要性淺談加強檔案管理信息化管理的重要性檔案信息化建立的涵義:檔案是歷史的原始記錄，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括論文聯(lián)盟將原始信息進展處理后與社會其他信息形式交融形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進展交融處理的信息化。所以，檔案信息化建立的目的就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式

2、交融使用，在社會中傳播，廣泛地效勞于社會。當然這兩個方面的目的并不孤立的，而是互相聯(lián)絡(luò)，互相促進的。因為檔案信息一旦廣為社會群眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)絡(luò)，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。1.事業(yè)單位的檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性所謂檔案管理的信息化，是指檔案管理的形式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供效勞作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進展分類、分析、提取和加工，能進步檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡(luò)

3、進展快速傳遞，從而進步檔案管理的利用效率，降低檔案管理本錢。但是，當前的事業(yè)單位在進展人事檔案管理時，仍習慣于傳統(tǒng)的手工操作。有的單位即使已經(jīng)安裝了人力資源管理系統(tǒng)或人事檔案管理系統(tǒng)，也會因為系統(tǒng)功能的限制，只把一些個人檔案和信息輸入計算機。在調(diào)閱檔案和資料檢索時，仍然只習慣于手工操作，所謂的無紙化閱檔實際上并沒有得到施行，檔案管理不能適應(yīng)時代的開展。新形勢下，要求事業(yè)單位須改變這一傳統(tǒng)形式，進展信息化建立。2.制定事業(yè)單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃在檔案管理信息化的總體規(guī)劃制定之時，應(yīng)服從效勞于事業(yè)單位開展的戰(zhàn)略。在分析事業(yè)單位自身的特點與開展目的的根底上，深化調(diào)查和科學論證，制定出實在可行

4、的檔案管理信息化長遠規(guī)劃及近期方案，形成一個規(guī)模較大的網(wǎng)絡(luò)管理形式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)開展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息效勞的目的支持，強調(diào)系統(tǒng)的可擴展性和靈敏性，給將來開展留下擴展空間。3.建立起一個實用的檔案信息網(wǎng)站檔案網(wǎng)站是事業(yè)單位的檔案部門在網(wǎng)上建立的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和效勞，進展檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。這是檔案信息化的主要目的，同時，也是檔案數(shù)字化的重要標志和重要手段。在檔案的信息化建立之中，應(yīng)該把檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個一體化系統(tǒng)，把本單位各個部門的信息統(tǒng)籌考慮進

5、去，實現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。還應(yīng)選用那些使用有晉級才能和開發(fā)才能的檔案信息管理系統(tǒng)，這是實現(xiàn)檔案管理信息化的一種重要條件。軟件適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)管理的需求，具有強大的檢索功能，才可以充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。建立信息檔案的網(wǎng)站時，要選用標準化的設(shè)備。選用的產(chǎn)品應(yīng)符合當前國內(nèi)外的相關(guān)標準，最好是當前或?qū)淼囊恍┲髁鳟a(chǎn)品，可以得到國內(nèi)外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其晉級換代，減少重新開發(fā)的本錢。設(shè)備的設(shè)置應(yīng)盡量合理化，要考慮到網(wǎng)絡(luò)吞吐才能、響應(yīng)時間和傳遞速度，等等。4.逐漸實現(xiàn)檔案管理的信息資源的數(shù)字化檔案信息資源的數(shù)字化是進展檔案信息化建立的一個重要的前提和

6、根底，也是對檔案原件進展保護的一個重要方式。檔案數(shù)字化應(yīng)該通過使用先進的信息手段，把檔案部門的各種物質(zhì)載體形式加工轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，建立起檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并在網(wǎng)上發(fā)布，以提供效勞。館藏檔案的全文數(shù)字化并不是對所有館藏進展全文數(shù)字化，而是對館藏的檔案資源數(shù)字化進展整體分析，以突出重點，進而逐步解決。建成數(shù)字檔案館也不意味著傳統(tǒng)的檔案館要消亡，兩者應(yīng)長期共存，互相補充。5.檔案信息化應(yīng)做到標準化、標準化標準化、標準化是進展檔案信息化建立的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化程度的一個重要標志。事業(yè)單位在進展檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標準，根據(jù)自身開展的需求

7、和特點來制定內(nèi)部的管理標準體系，在理論中不斷進展完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄工程、數(shù)據(jù)庫構(gòu)造和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進展統(tǒng)一標準。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。6.檔案的信息化建立要有對檔案人員的素質(zhì)要求檔案人員應(yīng)該更新觀念，調(diào)整心態(tài)，不斷學習并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識和技術(shù)，對紛繁復雜的網(wǎng)上信息進展標引、分類和有效管理，使檔案信息能充分發(fā)揮最大的開發(fā)利用價值，滿足企事業(yè)單位的科研、管理和消費的最大需求。對事業(yè)單位的檔案進展數(shù)字化管理是當前