中學(xué)教育基金會檔案管理制度

1、 PAGE PAGE 3XXXX中學(xué)教育基金會檔案管理制度第一章 總則第一條為了規(guī)范XXXX中學(xué)教育基金會檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，更好地為教育基金會各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)檔案法及其實(shí)施辦法、XXXX中學(xué)檔案管理辦法等法規(guī)，結(jié)合我基金會實(shí)際制定本辦法。第二條本辦法所稱檔案，包括紙制檔案和電子文檔兩大類，并對其進(jìn)行分別管理。其中紙制檔案由收文、發(fā)文、各類重要文件、協(xié)議、管理辦法、資料等組成。第三條XXXX中學(xué)教育基金會工作人員應(yīng)遵守本辦法，并承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)檔案的義務(wù)。第二章 管理體制第四條檔案工作由秘書長領(lǐng)導(dǎo)，并配備固定的檔案管理人員，負(fù)責(zé)基金會檔案的收集、整

2、理、歸檔和移交工作，并將其列入崗位職責(zé)范圍。第五條檔案管理人員的職責(zé)為：（一）檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案管理的方針、政策、法規(guī)，履行檔案管理工作職責(zé)。（二）檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，積極參加有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。（三）檔案管理人員應(yīng)定期做好基金會檔案材料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作，保證歸檔材料的完整齊全、及時準(zhǔn)確，不得以任何借口不交、遲交或?qū)n案資料據(jù)為己有。（四）對于涉密檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第三章 檔案管理第六條基金會的工作與檔案工作實(shí)行“四同步”管理，即布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作與檔案工作同時進(jìn)行。第七條各類紙制檔案分類保管，建立檔案盒對應(yīng)

3、保存，對于基金項(xiàng)目建立專屬的項(xiàng)目檔案盒保管。第八條各類重要文件、協(xié)議、資料分類保存，重要協(xié)議每年定期存檔。存檔要嚴(yán)格按照檔案工作流程進(jìn)行。第九條電子文檔由個人保存，每當(dāng)活動結(jié)束，集中交由檔案管理人員存檔。第十條根據(jù)工作內(nèi)容，電子文檔按照項(xiàng)目及內(nèi)容分別建立文件夾，逐層保存，文件夾及文檔名稱要清晰規(guī)范。第十一條檔案管理人員根據(jù)檔案歸檔要求，負(fù)責(zé)對紙質(zhì)文件材料整理組卷，電子文件材料著錄。第十二條歸檔材料應(yīng)當(dāng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。電子文件的歸檔要求按照檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法、電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）執(zhí)行。第四章 檔案查詢利用

4、第十三條利用基金會的開放檔案，按檔案法的有關(guān)規(guī)定辦理；對于未開放的本基金會檔案，查閱利用必須履行登記手續(xù)并遵循下列規(guī)定：（一）本基金會人員因公查閱本基金會歸檔檔案，需經(jīng)過檔案管理人員說明事由，方可查閱。若需借用檔案須填寫檔案借閱單，并簽字。借用完畢及時歸還。（二）非基金會工作人員如有需要利用檔案，須經(jīng)相關(guān)單位批準(zhǔn)并經(jīng)基金會主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱。（三）檔案材料一般只提供復(fù)印件，原則上不得外借，特殊情況外借須經(jīng)基金會秘書長批準(zhǔn)并備案。檔案利用人應(yīng)按時歸還，嚴(yán)格遵守閱檔制度，維護(hù)檔案的完整和安全，不得遺失、污損、涂改、分拆和轉(zhuǎn)借，注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。違規(guī)者，視情節(jié)輕重，上報依法處理。第十四條借閱人員要嚴(yán)格按照檔案工