深圳天音通信有限公司文檔管理流程

1、文檔管理理流程深圳天音音通信有有限公司司分銷信息息系統(tǒng)編寫人員員:AMTT咨詢項項目組文檔編碼碼:天音/000011文檔版本本:1.00Titlle, Subbjecct, Lasst UUpdaatedd Daate, Reeferrencce NNumbber, anndVeersiion aree maarkeed bby aa Woord Boookmaark so thaat ttheyy caan bbe eeasiily repprodduceed iin tthe heaaderr annd ffootter of doccumeentss. Wheen yyou chaang

2、ee anny oof tthesse vvaluues, bee caarefful nott too accciddenttallly ddeleete thee boookmmarkk. Youu caan mmakee boookmmarkks vvisiiblee byy seelecctinng TToolls-OpttionnsVVieww annd cchecckinng tthe Boookmaarkss opptioon iin tthe Shoow rregiion.批準人員員:To aadd addditiionaal aapprrovaal llinees, Pree

3、ss Taab froom tthe lasst ccelll inn thhe ttablle aabovve.You cann deelette aany eleemennts of thiis ccoveer ppagee thhat youu doo noot nneedd foor yyourr doocummentt. Forr exxampple, Coopy Nummberr iss onnly reqquirred if thiis iis aa coontrrollled doccumeent andd yoou nneedd too trrackk eaach coppy

4、 tthatt yoou ddisttribbutee.文檔控制制修改記錄錄日期編寫人員員版本備注審閱記錄錄審閱人員員審閱日期期備注分發(fā)記錄錄序號分發(fā)至備注項目資料料庫The coppy nnumbberss reeferrencced aboove shoouldd bee wrrittten intto tthe Coppy NNumbber spaace on thee cooverr off eaach disstriibutted coppy. Iff thhe ddocuumennt iis nnot conntroolleed, youu caan ddeleete thiis

5、ttablle aand thee Coopy Nummberr laabell frrom thee cooverr paage.按照項目目文檔管管理流程程的要求求，文檔檔接收者者請注意意：如果您收收到本文文檔的電電子版，請打印印本頁并并在相應(yīng)應(yīng)的欄目目中簽字字。如果您收收到本文文檔的原原件，請請直接在在相關(guān)欄欄目中簽簽字。目錄TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc13712784 文檔控制制 PAGEREF _Toc13712784 h ii HYPERLINK l _Toc13712785 修改記錄錄 PAGEREF _Toc13712785 h ii HYPERL

6、INK l _Toc13712786 審閱記錄錄 PAGEREF _Toc13712786 h ii HYPERLINK l _Toc13712787 分發(fā)記錄錄 PAGEREF _Toc13712787 h ii HYPERLINK l _Toc13712788 文檔概述述 PAGEREF _Toc13712788 h 4 HYPERLINK l _Toc13712789 目的 PAGEREF _Toc13712789 h 4 HYPERLINK l _Toc13712790 適用范圍圍 PAGEREF _Toc13712790 h 4 HYPERLINK l _Toc13712791 相關(guān)

7、文檔檔 PAGEREF _Toc13712791 h 4 HYPERLINK l _Toc13712792 項目資料料庫 PAGEREF _Toc13712792 h 5 HYPERLINK l _Toc13712793 目的 PAGEREF _Toc13712793 h 5 HYPERLINK l _Toc13712794 資料庫結(jié)結(jié)構(gòu)及分分類 PAGEREF _Toc13712794 h 5 HYPERLINK l _Toc13712795 文檔控制制流程 PAGEREF _Toc13712795 h 77 HYPERLINK l _Toc13712796 目的 PAGEREF _Toc1

8、3712796 h 7 HYPERLINK l _Toc13712797 流程說明明 PAGEREF _Toc13712797 h 7 HYPERLINK l _Toc13712798 文檔控制制標準 PAGEREF _Toc13712798 h 99 HYPERLINK l _Toc13712799 目的 PAGEREF _Toc13712799 h 9 HYPERLINK l _Toc13712800 軟件標準準 PAGEREF _Toc13712800 h 9 HYPERLINK l _Toc13712801 編寫標準準 PAGEREF _Toc13712801 h 10 HYPERLI

9、NK l _Toc13712802 命名標準準 PAGEREF _Toc13712802 h12 HYPERLINK l _Toc13712803 附錄：項項目文檔檔模板 PAGEREF _Toc13712803 h 112To uupdaate thee taablee off coonteentss, pput thee cuursoor aanywwherre iin tthe tabble andd prresss FF9. TTo cchannge thee nuumbeer oof lleveels dissplaayedd, sseleect thee meenu opttion

10、n InnserrtInndexx annd TTablles, maake surre tthe Tabble of Conntennts tabb iss acctivve, andd chhangge tthe Nummberr off Leevells tto aa neew vvaluue.文檔名稱：深圳市天音通信發(fā)展有限公司 分銷業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)咨詢項目 投標資料_有關(guān)模板與附件PAGE 本文檔在企業(yè)資源管理研究中心（AMT）文檔控制范圍之內(nèi)，在得到許可后方可進行使用 PAGE 10文檔概述述目的本文檔主主要明確確所有交交付成果果及其項項目文檔檔的管理理流程和和標準，并將在在深圳天

11、天音通信信有限公公司分銷銷信息系系統(tǒng)的全全過程中中加以運運用和控控制。適用范圍圍A brrieff deescrripttionn off thhe sscoppe oof tthe doccumeent, foor eexammplee:*.CConffiguurattionn Deefinnitiion, ettc.* AAppllicaablee too whhat proojecct pphasse(ss)?* IIs tthiss doocummentt maandaatorry ffor alll arreass & parrticcipaantss inn thhe pprojj

12、ectt orr juust to sttafff?本文檔就就項目文文檔管理理中的以以下方面面進行明明確。項目資料料庫文檔控制制流程文檔控制制標準文檔發(fā)布布流程本文檔管管理流程程將同時時適用于于參與實實施的AAMT實實施項目目組（包包括實施施聯(lián)合體體科訊公公司實施施組及PPTC公公司技術(shù)術(shù)支持組組等）和和深圳天天音項目目組的所所有成員員。相關(guān)文檔檔Listt anny ddocuumennts thaat sshouuld be refferrred to in connjunnctiion witth rreaddingg thhis doccumeent. AAll doccumeents

13、s shhoulld bbe ddefiinedd byy thheirr naame, doocummentt reeferrencce, verrsioon (if appproppriaate) annd ddatee (iif aapprroprriatte). CConttracctuaal ddocuumennts shoouldd bee reeferrencced as a mminiimumm. If thee liist of rellateed ddocuumennts is lonng, youu maay wwantt too reeferr thhis seccti

14、oon tto aan aappeendiix aat tthe bacck oof tthe doccumeent.AMT項項目實施施文檔標標準項目資料料庫目的按照本項項目的實實施范圍圍和總體體策略，將建立立集中管管理的項項目資料料庫，便便于各類類實施文文檔的更更新、審審閱、批批準和發(fā)發(fā)布管理理。同時時將在項項目開始始的初期期，快速速建立企企業(yè)信息息門戶作作為項目目組進行行溝通和和文檔發(fā)發(fā)布的交交互平臺臺，本文文檔中確確定的資資料庫分分類及其其他相關(guān)關(guān)的流程程都將作作為此信信息平臺臺建立的的需求標標準之一一。項目資料料庫由以以下要素素構(gòu)成：主目錄目錄子目錄主頁標題資料庫結(jié)結(jié)構(gòu)及分分類主目錄與

15、與本實施施項目有有關(guān)的所所有文檔檔及其他他相關(guān)資資料將統(tǒng)統(tǒng)一存放放在“分銷信信息系統(tǒng)統(tǒng)資料庫庫”主目錄錄內(nèi)。目錄根據(jù)據(jù)實施項項目的范范圍和總總體策略略，將按按照各個個分項目目對目錄錄進行分分類：1-項目目管理文文檔2-財財務(wù)管理理系統(tǒng)實實施文檔檔3-人人力資源源管理系系統(tǒng)實施施文檔4-項項目設(shè)計計管理系系統(tǒng)實施施文檔5-項項目施工工管理系系統(tǒng)實施施文檔6-辦辦公與企企業(yè)信息息門戶系系統(tǒng)實施施文檔7-集集成與技技術(shù)開發(fā)發(fā)文檔子目錄按按照AMMT實施施方法論論(AIIM)和和項目管管理方法法論(PPJM)，建立立以下分分類子目目錄：項目管理理文檔目目錄下：1-總體體實施計計劃及管管理標準準2-每周

16、周工作計計劃3-每周項項目進度度報告4-變更報報告5-問題報報告6-風(fēng)險和和爭議報報告7-階段確確認報告告8-備忘錄錄及會議議紀要9-質(zhì)量檢檢查和審審計報告告100-文檔檔發(fā)布通通知111-文檔檔模板122-其他他文檔及及參考資資料分別在財財務(wù)管理理系統(tǒng)、人力資資源管理理系統(tǒng)、項目設(shè)設(shè)計管理理系統(tǒng)、項目施施工管理理系統(tǒng)和和辦公及及企業(yè)信信息門戶戶系統(tǒng)目目錄下：1-流程程重組2-需求報報告3-解決方方案4-系統(tǒng)設(shè)設(shè)置5-數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換6-系統(tǒng)測測試7-用戶培培訓(xùn)8-上線運運行及維維護9-其他集成與技技術(shù)開發(fā)發(fā)目錄下下：主頁以下下的文檔檔同時要要求以主主頁的方方式存放放：總體實施施計劃及及管理標標準每

17、周工作作計劃每周項目目進度報報告階段確認認報告文檔發(fā)布布通知備忘錄及及會議紀紀要重大的變變更報告告、風(fēng)險險報告及及問題報報告其他需要要跨項目目小組或或職能部部門協(xié)調(diào)調(diào)的報告告或文檔檔標題以下下的文檔檔同時要要求以標標題的方方式存放放：文檔模板板質(zhì)量檢查查和審計計報告主要的培培訓(xùn)教材材其他需要要發(fā)布的的參考資資料等文檔控制制流程目的本控制流流程明確確項目文文檔的編編寫、分分發(fā)和更更新流程程，并適適用于所所有項目目文檔的的編寫和和收發(fā)過過程。Speccifyy inn thhis secctioon tthe tittless annd rrespponssibiilittiess off thh

18、e rrolees, meeetinngs, coommiitteees or revvieww booardds wwhicch aare ressponnsibble forr doocummentt coontrrol. UUse tittless suuch as Proojecct AAdmiinisstraatorr orr orrgannizaatioons succh aas CChannge Conntrool BBoarrd. Inn laargeer pprojjectts, orgganiizattionns wwithhin thee prrojeect mayy a

19、llso be deffineed, succh aas tteamm, ggrouup oor ssub-proojecct.流程說明明1. 新建項項目文檔檔所有文檔檔的復(fù)核核、審批批、更新新均需遵遵照以下下的程序序和標準準。按照照AMTT實施方方法論和和項目管管理方法法論以及及項目工工作計劃劃和交付付成果清清單，采采用本項項目特定定的文檔檔模板創(chuàng)創(chuàng)建項目目文檔，并：分配文檔檔的版本本號和文文檔編碼碼，參見見文檔版版本標準準和文檔檔編碼標標準。在文檔控控制的修修改記錄錄欄記錄錄文檔更更新的所所有記錄錄。在審閱欄欄中，將將需要審審閱本文文檔的人人員填列列出。在分發(fā)欄欄中，將將本文檔檔所有的的分

20、發(fā)對對象分別別填列，包括項項目資料料庫。創(chuàng)建文檔檔目錄，目錄的的顯示級級別為33層。創(chuàng)建文檔檔概述，表明此此文檔的的閱讀對對象、目目的以及及工作關(guān)關(guān)聯(lián)等。編寫實施施文檔。2. 文檔復(fù)復(fù)核、修修改所有文檔檔在分發(fā)發(fā)前必須須通過項項目管理理計劃中中指定人人員的復(fù)復(fù)核和審審閱。本本項目中中各類文文檔的審審閱級別別請參見見附表，并遵照照以下的的流程和和標準：由文檔編編寫人或或項目小小組組長長按照文文檔審閱閱級別填填列審閱閱人。將文檔分分發(fā)給相相關(guān)的審審閱人，并將拷拷貝件存存放在項項目資料料庫。由審閱人人審閱后后提出意意見并書書面通知知文檔編編寫人或或項目小小組組長長。若需需要，由由指定人人員對文文檔進

21、行行修改更更新。按照文檔檔級別，獲得最最終的審審批（審審批可以以通過會會議紀要要或電子子郵件的的方式）但電子子審批件件需要并并會同該該文檔一一并保存存于項目目資料庫庫。正式發(fā)布布文檔，定期通通過文檔檔發(fā)布通通知項目目組及所所有的相相關(guān)人員員。3. 對對已經(jīng)批批準的文文檔更新新對所有的的經(jīng)過最最終審批批發(fā)布的的文檔需需要進行行修改的的，必須須按照項項目管理理計劃中中的變更更流程進進行方能能進行文文檔的修修改和更更新，未未通過變變更報告告并獲得得批準的的修改將將視為無無效。文檔控制制標準目的文檔控制制標準對對以下事事項進行行明確，在創(chuàng)建建、更新新和審批批項目文文檔過程程中將嚴嚴格執(zhí)行行統(tǒng)一的的文檔

22、標標準：文檔軟件件標準文檔編碼碼文檔版本本文檔封面面文檔頁眉眉頁腳文檔字體體文檔命名名標準軟件標準準1. 文檔軟軟件標準準建議項目目文檔采采用統(tǒng)一一的MSS OFFFICCE 220000版本作作為編寫寫工具，對于部部分技術(shù)術(shù)文獻資資料需要要采用AACROOBATT REEADEER 44.0以以上進行行瀏覽，其他相相關(guān)軟件件的采用用都需要要通過項項目經(jīng)理理的審定定。以下下是常用用的文檔檔類型及及軟件列列表：文檔類型型建議采用用的軟件件文字類MS-OOFFIICE WORRD 220000表格類MS-OOFFIICE EXCCEL 20000培訓(xùn)演示示類MS-OOFFIICE POWWERPP

23、OINNT 220000流程圖類類VISIIO 220000計劃類MS PPROJJECTT 20000/ 每周周工作計計劃采用用MS-OFFFICEE WOORD 20000編寫標準準2. 文檔編編碼文檔編碼碼是所有有項目交交付成果果及實施施文檔的的唯一標標識，要要求按照照以下的的格式進進行編排排：項目目/PPPP/CCCC/NNNNN，其中:PPPP= 分類類名稱縮縮寫CCCC= 功能能分類縮縮寫NNNNN= 順序序4位數(shù)字字編號按照AMMT實施施方法論論和項目目管理方方法論的的要求結(jié)結(jié)合地鐵鐵項目文文檔的分分類，各各類文檔檔編碼參參見下表表：文檔對應(yīng)應(yīng)目錄文檔對應(yīng)應(yīng)子目錄錄文檔編碼碼項目

24、PPPCCCNNNNN項目管理理文檔總體實施施計劃及及管理標標準分銷PMSOP以00001為起起始號順順序編排排每周工作作計劃WWP每周項目目進度報報告PPR變更報告告CRF問題報告告TSF風(fēng)險和爭爭議報告告RIF階段確認認報告AC備忘錄及及會議紀紀要MM質(zhì)量檢查查和審計計報告QA文檔發(fā)布布通知RN文檔模板板DT其他文檔檔及參考考資料REF分銷系統(tǒng)統(tǒng)實施文文檔流程重組組ERPPI需求報告告RD解決方案案SD系統(tǒng)設(shè)置置TA數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換換DC系統(tǒng)測試試ST用戶培訓(xùn)訓(xùn)TR上線運行行及維護護TM其他REF集成與技技術(shù)開發(fā)發(fā)文檔系統(tǒng)安裝裝及維護護TIDIM需求報告告RD數(shù)據(jù)接口口解決方方案ISD客戶化開開發(fā)方案案CUX開發(fā)程序序文件PRG系統(tǒng)測試試ST用戶培訓(xùn)訓(xùn)TR集成切換換及后期期維護TM其他REF3. 文檔版版本所有文檔檔都要以以遞增的的順序號號來反映映每個版版本，當當所提交交的項目目文檔經(jīng)經(jīng)過另一一方的確確認并做做修改時時，主版版本號進進行遞增增；如果果所提交交的項目目文檔只只在實施施同一方方進行審審閱修改改時，主主版本號號不變，次版本本號進行行遞增。以下為為版本控控制示例例：版本版本說明明1.0文檔的起起始版本本1.1文檔經(jīng)過過內(nèi)部的的修改或或?qū)忛?.0文檔提交交實施另另一方審審閱或修修改2.1在對方確確認后的