文字處理軟件Word2003資料

1、龍頭庵小學(xué)培訓(xùn)資料文字處理軟件Word 2003 文字處理軟件Word 2003 -龍頭庵小學(xué)培訓(xùn)資料計(jì)算機(jī)的文字信息處理技術(shù)是指利用計(jì)算機(jī)對(duì)文字資料進(jìn)行錄入、編輯、排版、文檔管理的一種先進(jìn)技術(shù)。優(yōu)秀的文字處理軟件必須有友好的用戶界面-直觀的屏幕效果,豐富強(qiáng)大的處理功能，方便快捷的操作方式以及易學(xué)易用等特點(diǎn)。Word就是這樣一種軟件是實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化的有力工具。WordStar(簡(jiǎn)稱WS)是一個(gè)較早產(chǎn)生的文字處理系統(tǒng)，由MicroPro軟件公司在1979年研制的一個(gè)行編輯軟件，漢化了的CWS在我國(guó)曾非常流行。1990 年Microsoft公司推出Windows 3.0操作系統(tǒng)之后，英文版的Mi

2、crosoft Word for Windows 隨之產(chǎn)生，此后陸續(xù)推出了Word 5.0、Word 6.0、Word 95、Word 97、Word 2000及相應(yīng)的中文版。Word 文字處理軟件具有“所見(jiàn)即所得”的排版方式和“圖文混排”、“表格處理”等強(qiáng)大功能，并支持對(duì)象的鏈接與嵌入，成為20世紀(jì)90年代以來(lái)最流行的文字處理軟件之一。目前較常用的Word 軟件有Word 2000、Word 2002、Word 2003。Word 2003是Office XP辦公自動(dòng)化套件中的最重要的組成部分之一，它的使用率極高。2.1 概述Word 2003是一個(gè)優(yōu)秀的文字處理軟件，適用于制作各種文檔，適

3、用于制作各種文檔，如信函、傳真、公文、報(bào)紙、書(shū)刊和簡(jiǎn)歷等。它除了可幫助用戶進(jìn)行一般性文字處理之外，還提供了功能強(qiáng)大的版面設(shè)計(jì)與制作功能，能將文字、表格、圖形、圖表等內(nèi)容進(jìn)行綜合加工處理。2.1.1 啟動(dòng)與退出1 啟動(dòng)Word 2003的啟動(dòng)方法很多，在這介紹最基本的方法如下：（1）依次選擇任務(wù)欄的“開(kāi)始/程序/ Microsoft Word”命令，即可啟動(dòng)Word見(jiàn)圖2.2。（2）在Windows 桌面上有快捷圖標(biāo)。雙擊該圖標(biāo)，同樣可以啟動(dòng)Word。2. 退出當(dāng)要退出Word 2003，返回到Windows桌面時(shí)，通常使用以下方法。（1）單擊標(biāo)題欄右端的“關(guān)閉”按鈕。（2）雙擊標(biāo)題欄左端的W字

4、母。（3）單擊菜單欄“文件/退出”命令。退出時(shí)，系統(tǒng)將關(guān)閉所有文檔，對(duì)未保存的文檔會(huì)提示是否保存，如圖2.1所示。圖2.1“Microsoft Word”提示對(duì)話框2.1.2 工作窗口介紹Word 2003界面主要由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、標(biāo)尺、工作區(qū)、狀態(tài)欄、滾動(dòng)條等組成。如圖2.2所示。標(biāo)題欄菜單欄工具欄標(biāo)尺滾動(dòng)條工作區(qū)狀態(tài)欄任務(wù)窗格圖2.2 Word 2003窗口2.2 文檔管理Word 2003 文檔管理有以下主要的步驟組成，如圖2.3所示。新建或打開(kāi)文檔文檔輸入（文字、數(shù)字、圖形、表格等）文檔編輯（選定內(nèi)容、刪除、復(fù)制、移動(dòng)、查找、替換等）文檔排版（字符、段落、分欄、圖文混排等）文檔

5、存盤(pán)（保存、另存為）、打印圖2.3 文檔的操作流程圖2.2.1 文檔創(chuàng)建在一般情況下，啟動(dòng)Word 2003之后會(huì)自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)新的空白文檔，臨時(shí)文件名為“文檔1”，這是基于常用“空白文檔”模板建立的新文檔。如果要?jiǎng)?chuàng)建新的文檔，選擇菜單“文件/新建”，可打開(kāi)“新建文檔”任務(wù)窗格，選擇其中的一種方式創(chuàng)建新文檔。2.2.2 文檔打開(kāi)在Word 2003操作窗口中，打開(kāi)磁盤(pán)上已經(jīng)存在的文檔，可用幾種常用方式。1. 打開(kāi)最近使用過(guò)的文檔單擊“文件”，在“文件”菜單底部會(huì)列出用戶最近在Word 中使用過(guò)的文檔。2. 通過(guò)打開(kāi)對(duì)話框選擇菜單“文件/打開(kāi)”，Word 將打開(kāi)如圖2.4 所示“打開(kāi)”對(duì)話框，在“

6、查找范圍”中選擇要打開(kāi)的文件所在的磁盤(pán)、文件夾，在列出的文件夾中選定所需文件的文件名，單擊“打開(kāi)”按鈕即可。 圖2.4“打開(kāi)”對(duì)話框2.2.3 文檔保存在文檔中輸入內(nèi)容后，要將其保存在磁盤(pán)上，便于以后的查看或?qū)ξ臋n進(jìn)行再次編輯。保存文檔有兩種情況，常用的文檔保存方法是，單擊“文件/保存”，如果要保存的文檔是新建的，會(huì)打開(kāi)如圖2.5所示“另存為”對(duì)話框。在對(duì)話框中的“保存位置”選擇要保存的文件存放的磁盤(pán)、文件夾，在“文件名（N）：”后的文本框中輸入文件名，單擊“保存”按鈕即可。對(duì)于舊的文檔，進(jìn)行重新編輯排版之后，單擊“文件/保存”可以將其重新保存在原有位置上；若要復(fù)制到其它地方或改文件名，則單擊

7、菜單“文件/另存為”，彈出如圖2.5所示“另存為”對(duì)話框。圖2.5“另存為”對(duì)話框2.3 文檔編輯啟動(dòng)Word 后，在文檔中輸入文本信息，并對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行修改，要求內(nèi)容符合各種文稿的需求。2.3.1 文本的輸入1. 文本輸入輸入內(nèi)容時(shí)，首先將插入點(diǎn)定位，然后在插入點(diǎn)輸入內(nèi)容。輸入時(shí)需注意以下幾點(diǎn)：各行結(jié)尾處不要按Enter鍵，一個(gè)段落結(jié)束才可按此鍵。對(duì)齊文本時(shí)不要按空格鍵，用縮進(jìn)方式對(duì)齊。輸入有錯(cuò)時(shí)，按Del刪除插入點(diǎn)右邊的錯(cuò)字，按BackSpace鍵刪除插入點(diǎn)左邊的錯(cuò)字。漏了內(nèi)容，將插入點(diǎn)定位，在插入狀態(tài)（狀態(tài)欄的”改寫(xiě)”為暗淡）直接輸入內(nèi)容。2. 插入和改寫(xiě)插入和改寫(xiě)是Word的兩種編輯方式

8、。插入是指將輸入的文本添加到插入點(diǎn)所在的位置，插入點(diǎn)以后的文本依次向后移動(dòng)；改寫(xiě)是指輸入的文本將替換插入點(diǎn)所在位置的文本。插入和改寫(xiě)兩種方式可以通過(guò)按鍵盤(pán)編輯鍵區(qū)的Insert鍵進(jìn)行切換。3. 特殊符號(hào)輸入在輸入文檔的過(guò)程中，除了輸入中文、英文及常用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)外，常常會(huì)遇到鍵盤(pán)上未能提供輸入的符號(hào)。使用Word 提供“插入符號(hào)”可解決這一問(wèn)題，將光標(biāo)定位后，單擊“插入/符號(hào)”，彈出符號(hào)對(duì)話框，選擇其中的符號(hào)完成輸入。2.3.2 文本的編輯1. 文本的選定對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行諸如刪除、移動(dòng)、復(fù)制等操作或排版操作之前，先要選定文本內(nèi)容，被選中的文本反白顯示，即字符為白色，底色為黑色，如圖2.6所示，選定

9、操作常用鼠標(biāo)與鍵盤(pán)相結(jié)合使用。選擇方式有以下幾種：選定的文本反白顯示圖2.6 文本的選定拖動(dòng)選擇：鼠標(biāo)指針指向選定部分的第一個(gè)字符的左邊，按下左鍵并保持拖動(dòng)指針到選擇部分的最后一個(gè)字符后，松開(kāi)按鍵；或單擊第一個(gè)字符左邊，按下Shift鍵，單擊最后一個(gè)字符的右邊，不必拖動(dòng)鼠標(biāo)指針。利用文本選擇區(qū)選定行、段、全文：針指向窗口左邊的選定欄，單擊選中指針指向的一行；雙擊選中指向的一段；三擊選中整個(gè)文本?；駽trl+單擊左邊選定區(qū)或單擊“編輯/全選”菜單。文本塊：按下Alt鍵，拖到最后一個(gè)字符的右邊，選擇縱向文本塊。2. 剪貼板Word 2003新增了多個(gè)對(duì)象剪貼板功能，可以最多暫時(shí)存儲(chǔ)12個(gè)對(duì)象，用戶

10、可以根據(jù)需要粘貼剪貼板中的任意一個(gè)對(duì)象。3.刪除、復(fù)制和移動(dòng)文本（1）文本的刪除選定欲刪除的文本，選擇“編輯/清除/內(nèi)容”命令，或按下鍵盤(pán)上的Delete鍵，都可刪除文本。（2）文本的移動(dòng)選定要移動(dòng)的文本，選擇“編輯/剪切”命令，將插入點(diǎn)定位在目的地，再使用“編輯/粘貼”；或?qū)⒅羔樦付ㄟx定的文本，拖曳到目標(biāo)處。刪除和剪切操作的區(qū)別是：使用剪切操作時(shí)去掉的內(nèi)容會(huì)保存在剪貼板上，使用刪除操作時(shí)去掉的內(nèi)容則不會(huì)保存在剪貼板上。（3）文本的復(fù)制選定要復(fù)制的文本，使用“編輯/復(fù)制” 命令，將插入點(diǎn)定位在目的地，再使用“編輯/粘貼”；或?qū)⒅羔樦付ㄟx定的文本，按下Ctrl鍵的同時(shí)，拖曳到目標(biāo)處。4.撤銷和重

11、復(fù)在編輯的過(guò)程中出現(xiàn)誤操作時(shí)，使用撤銷功能進(jìn)行部分文檔的挽救，單擊“編輯”/“撤銷”，取消最近對(duì)文檔進(jìn)行的誤操作。重復(fù)功能用于恢復(fù)被撤銷的操作。2.3.3 文本的修改1. 查找與替換在編輯文本中，如需在文本中查找某些文本字符，可選擇“編輯/查找”，彈出如圖2.7所示“查找與替換”對(duì)話框，輸入要“查找內(nèi)容”，“替換為”另一種字符。圖2.7 “查找與替換”對(duì)話框拼寫(xiě)檢查與自動(dòng)更正（1）拼寫(xiě)及語(yǔ)法檢查在未檢查過(guò)的Word文檔中，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)某些文字下面被自動(dòng)加上了一條波浪線。如圖2.8中的“Wordexcel”。紅色的波浪線表明該詞不在Word詞典中或者可能具有語(yǔ)法錯(cuò)誤，而綠色的波浪線表明該處可能有語(yǔ)

12、法錯(cuò)誤。單擊“工具/拼寫(xiě)和語(yǔ)法”，彈出如圖2.8所示對(duì)話框，進(jìn)行更改或忽略處理。圖2.8 拼寫(xiě)和語(yǔ)法檢查示例（2）自動(dòng)更正使用Word 提供的自動(dòng)更正功能，對(duì)錯(cuò)誤的信息進(jìn)行修訂。單擊菜單“工具/自動(dòng)更正選項(xiàng)”，在“自動(dòng)更正”對(duì)話框中選擇所需選項(xiàng)進(jìn)行處理。字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)要了解文檔內(nèi)容的多少，可以用“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”命令來(lái)查看文檔中字符的個(gè)數(shù)、行數(shù)、段數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息。單擊菜單中的“工具/字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，將打開(kāi)“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”對(duì)話框。2.4 文檔排版為了使文檔具有漂亮、規(guī)范的外觀，必須對(duì)文本進(jìn)行排版。Word 提供了極豐富的字符和段落格式，可以提高排版效率，滿足多方面的需求。2.4.1 字符格式化所謂字符格式化就是設(shè)置

13、字符的各種外觀，如字體、字號(hào)、字型、顏色及特殊效果等，可選擇“格式/字體” 菜單，使用“字體”對(duì)話框如圖2.9 ，設(shè)置如圖2.10所示的各種字符格式。圖2.9 “字體”對(duì)話框圖2.10 字符格式如要進(jìn)行上圖中的“上標(biāo)”格式設(shè)置，先選擇中文輸入法輸入漢字“上標(biāo)”,默認(rèn)的是五號(hào)宋體字。進(jìn)行格式設(shè)置時(shí)先選定“上標(biāo)”，單擊菜單“格式/字體”，彈出如圖2.9所示對(duì)話框，選擇字號(hào)為“小四”，選中效果中的“陰影”，按“確定”關(guān)閉。此時(shí)顯示的效果為“上標(biāo)”，再選定“上”，選擇菜單“格式/字體”，單擊選定對(duì)話框中的效果選項(xiàng)“上標(biāo)”，按“確定” 關(guān)閉后，方顯示為“上標(biāo)”。2.4.2 段落格式化段落是一個(gè)文檔的基本

14、組成單位。段落的格式設(shè)置包括段落對(duì)齊、段落縮進(jìn)、行距、段間距、段落的修飾等。對(duì)段落進(jìn)行格式調(diào)整可使用“格式/段落”，使用如圖2.11所示的“段落”對(duì)話框，設(shè)置圖2.12的段落格式。（1）段落對(duì)齊段落的對(duì)齊方式包括兩端對(duì)齊、左對(duì)齊、居中、右對(duì)齊、分散對(duì)齊。對(duì)段落進(jìn)行對(duì)齊方式的設(shè)定時(shí)，在圖2.11的常規(guī)選項(xiàng)“對(duì)齊方式”中選擇。（2）段落間距、行距段間距決定段落的前后空白距離的大小，行距決定段落中個(gè)行文本間的垂直距離。 （3）段落縮進(jìn)段落的縮進(jìn)是改變文本與頁(yè)面邊界的距離，段落縮進(jìn)包括以下四種方式。首行縮進(jìn)：控制段落中第一行的起始位置。左縮進(jìn)：控制段落的左邊界的位置。右縮進(jìn)：控制段落的右邊界的位置。懸

15、掛式縮進(jìn)：控制段落中除了第一行之外其他行的起始位置。圖 2.11“段落”對(duì)話框圖2.12段落格式化2.4.3 段落修飾1. 樣式的創(chuàng)建與排版樣式可分為段落樣式和字符樣式。應(yīng)用樣式可以方便的對(duì)文本和段落進(jìn)行快速的設(shè)置，提高排版的效率。新建樣式在創(chuàng)建新樣式時(shí)，通常是在“基準(zhǔn)樣式”的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)新的樣式，操作單擊“格式/樣式與格式”，彈出右窗格“樣式”對(duì)話框，單擊“新樣式”按鈕，彈出如圖2.13所示“新建樣式”對(duì)話框。圖2.13“新建樣式”對(duì)話框。應(yīng)用樣式完成創(chuàng)建后，在常用工具欄的樣式下拉列表中會(huì)自動(dòng)添加新建的樣式名。操作時(shí)先選定要應(yīng)用樣式的文本或段落，單擊“格式/樣式”，在彈出的對(duì)話框中選擇要應(yīng)用的

16、樣式名，在單擊“應(yīng)用”按鈕即可。邊框和底紋為了使某些段落更加突出和美觀，可以通過(guò)選擇“格式/邊框和底紋”命令，為選定的段落設(shè)置邊框和底紋。通過(guò)“邊框和底紋”對(duì)話框的“邊框”選項(xiàng)卡?？梢詫?duì)邊框設(shè)置線型、顏色、寬度等，通過(guò)“底紋”選項(xiàng)卡對(duì)段落或文字進(jìn)行底紋式樣或顏色的設(shè)置。圖2.14 “邊框和底紋”效果項(xiàng)目符號(hào)與編號(hào)Word 提供了非常方便的創(chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的方法，選定要?jiǎng)?chuàng)建項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的段落，單擊“格式/項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”，在彈出的對(duì)話框中選擇項(xiàng)目符號(hào)樣式，也可進(jìn)行自定義，可設(shè)置如圖2.15所示效果。圖2.15 項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的效果頁(yè)眉與頁(yè)腳頁(yè)眉與頁(yè)腳可以顯示文檔的一些屬性，如頁(yè)碼、日期、作者

17、信息等，創(chuàng)建頁(yè)眉與頁(yè)腳時(shí)，選擇“視圖/頁(yè)眉與頁(yè)腳”命令，進(jìn)入編輯區(qū)，同時(shí)顯示頁(yè)眉與頁(yè)腳工具欄，在對(duì)應(yīng)的位置插入頁(yè)碼、日期等，最后單擊工具欄上的關(guān)閉。2.4.4 文檔打印1.頁(yè)面設(shè)置文檔在準(zhǔn)備打印之前應(yīng)先進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。頁(yè)面排版反映了文檔的整體外觀和輸出效果，使用“文件/頁(yè)面設(shè)置”，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，可以進(jìn)行頁(yè)面上、下、左、右邊距的設(shè)置，頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置。通過(guò)“紙張”選項(xiàng)卡設(shè)置打印的紙型。圖2.16“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框2.打印預(yù)覽在正式打印之前，通常應(yīng)按照設(shè)置好的頁(yè)面格式進(jìn)行打印預(yù)覽，以查看最后的打印效果，這樣可以節(jié)省時(shí)間和紙張。單擊“文件/打印預(yù)覽”可以出現(xiàn)打印預(yù)覽對(duì)話框，在對(duì)話框中可以同時(shí)查

18、看多張打印稿，如圖2.17所示。圖2.17 打印預(yù)覽窗口3.打印選擇“文件/打印”命令，彈出“打印”對(duì)話框，在對(duì)話框中選擇本機(jī)所連接的打印機(jī)型號(hào)，打印的頁(yè)面范圍，所需打印的份數(shù)等。最后單擊“確定”進(jìn)行打印。2.5表格制作表格是文字處理的重要組成部分，可使用Word 2003設(shè)置如下表格：表2.1 成績(jī)表2.5.1 表格創(chuàng)建要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)多行多列的規(guī)則表格，可選擇“表格/插入/表格”菜單，彈出如圖2.18所示“插入表格”對(duì)話框。圖2.18 “插入表格”對(duì)話框 圖2.19“表格和邊框”工具欄要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)復(fù)雜的表格，則需使用“表格與邊框”工具欄中的畫(huà)筆按鈕，選擇“表格/繪制表格”，或選擇“視圖/工具欄/表

19、格和邊框”菜單，彈出如圖2.19“表格與邊框”工具欄，選擇其中的畫(huà)筆制表。2.5.2 表格編輯1. 表格選定使用菜單命令選定單元格、行、列，先將光標(biāo)定位在所需選定的單元格、行、列。單擊“表格/單元格”命令，選定光標(biāo)所在的單元格；單擊“表格/選定行”命令，選定光標(biāo)所在的行；單擊“表格/選定列”命令，選定光標(biāo)所在的列，如圖2.20所示。圖 2.20 表格的選定2. 插入和刪除單元格、行、列在表格中可以插入一個(gè)單元格，插入一行和插入一列三種情況。選擇插入位置，單擊菜單“表格/插入/單元格”，在彈出“插入單元格”對(duì)話框中選擇插入的狀態(tài)，可插入單元格；單擊菜單“表格/插入”，在彈出的菜單中選擇所需插入行

20、列的方式，可插入新的行、列。刪除單元格、行、列的方式與插入相似，選擇刪除位置后，單擊菜單“表格/刪除”后，在對(duì)話框中進(jìn)行選擇即可。3.合并和拆分單元格Word 2003 中可以把相鄰的兩個(gè)或多個(gè)單元格合并起來(lái)，也可以把一個(gè)單元格拆分為多個(gè)單元格。選定單元格，單擊菜單“表格/合并單元格”；或單擊“表格/拆分單元格”，可執(zhí)行合并（拆分）命令。如圖2.21拆分單元格。拆分前 “拆分單元格”對(duì)話框 拆分后圖2.21 拆分單元格4. 繪制斜線表頭在編輯表格時(shí)，有時(shí)需繪制不同的斜線表頭，選定單元格之后，單擊菜單中的“表格/繪制斜線表頭”，彈出如圖2.22所示的“插入斜線表頭”對(duì)話框。圖2.22“插入斜線表

21、頭”對(duì)話框2.5.3 表格格式化1.行高和列寬單元格的高度和寬度可以隨意調(diào)整,選定單元格之后,單擊菜單“表格/自動(dòng)調(diào)整”命令，或選定單元格之后，單擊“表格/表格屬性”，對(duì)其中的單元格、行、列進(jìn)行設(shè)置。2.單元格對(duì)齊方式單元格的對(duì)齊方式可在“表格/表格屬性”中查找，常用的方式是選定單元格之后，按右鍵彈出的快捷菜單中的“單元格對(duì)齊方式” 下選擇。3.邊框和底紋給表格增加各種顏色的邊框和底紋,其操作為:選定整個(gè)表格,單擊“表格/表格屬性”，然后單擊“表格”選項(xiàng)卡中的“邊框和底紋”按鈕。成績(jī)姓名數(shù)學(xué)英語(yǔ)程序設(shè)計(jì)總分平均分李平815462馬娟756985張海濤928376孔令輝686698最高分圖2.2

22、3 邊框和底紋的效果4.自動(dòng)套用格式用戶可以自動(dòng)套用已經(jīng)定義好的表格格式，將插入點(diǎn)定位在要排版的表格中，選擇“表格/表格自動(dòng)套用格式”命令，選擇其中的格式樣式。2.5.4 表格數(shù)據(jù)處理在Word 2003中提供了表格的地址信息，如表2.2所示。行用1，2， 3，表示，列用A，B，C 表示。表2.2 單元格地址1.排序使用菜單“表格/排序”來(lái)進(jìn)行排序，最多一次可以依據(jù)三列內(nèi)容來(lái)進(jìn)行排序。2.表格的簡(jiǎn)單計(jì)算有如下表格2.3，需進(jìn)行最高分、總分、平均分的計(jì)算，可使用“表格/公式”進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在公式中嵌入的函數(shù)有：求和 =sum(范圍)，如: =sum(b3:b8,a9:e9)，計(jì)算出單元格b3到b8，a9到e9區(qū)間的總和。求平均 =average(范圍)，如:=average(f2:g8) ，計(jì)算出單元格f2到g8區(qū)間的平均值。求個(gè)數(shù) =count(范圍)，如：=count(c2:c20) ，計(jì)算出單元格c2到c20區(qū)間的單元格個(gè)數(shù)。求最大值 =max(范圍)，如： =max(a1,b3:d5) ，計(jì)算出單元格a1,b3到d5區(qū)間的最大值。求最小值 =min(范圍)，如：=min(60,s1，c8) ，計(jì)算出數(shù)據(jù)60,單元格s1,c8中的最小值。求絕對(duì)值 =abs(范圍)，如：=abs(s1) ，計(jì)算出單元格s1的絕對(duì)值。表2.3表格計(jì)算成績(jī)姓名數(shù)學(xué)英語(yǔ)程序設(shè)計(jì)總分平