接待管理規(guī)定

1、接待管理規(guī)定第一章總那么第一條 為規(guī)范廣西XX水泥有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱公司） 接待管理工作，使接待管理工作規(guī)范化、程序化，進(jìn)一步樹(shù)立公司對(duì) 外形象，更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，根據(jù)集團(tuán)公司相關(guān)制度，結(jié)合 本公司實(shí)際，特制定本規(guī)定。第二條接待工作包括安排來(lái)訪者的洽談、簽約等事宜；組織 來(lái)訪者的參觀、考察、工作檢查、拜訪等活動(dòng)，以及為來(lái)訪者的合理 要求提供服務(wù)。第三條 本方法適用于公司各單位。第二章接待內(nèi)容及范圍第四條 接待工作側(cè)重于對(duì)來(lái)訪者給予相應(yīng)的禮遇，從而達(dá) 到加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)、擴(kuò)大交往、促進(jìn)合作、共同開(kāi)展的目的。第五條 應(yīng)以相應(yīng)規(guī)格接待國(guó)內(nèi)、境外、政府以及本企業(yè)或其 他企業(yè)的來(lái)訪者。第六條接待范圍

2、主要指公司及所屬各單位在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng) 中所必需的接送、食宿、購(gòu)票、會(huì)談和陪同參觀等方面的安排和工作 O第七條接待對(duì)象一般分為內(nèi)賓和外賓。第三章接待原那么第八條 接待工作應(yīng)遵循“平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、平安、 保密”的原那么，使客人高興而來(lái)、滿意而去。1、平等原那么。對(duì)來(lái)賓無(wú)論職務(wù)高低，都要平等相待、落落大方 、不卑不亢。一般情況下，級(jí)別與權(quán)限相等，同級(jí)別出面接待，特殊 情況高規(guī)格接待。2、對(duì)口原那么。各職能部門對(duì)口接待，綜合性接待時(shí)由辦公室予 以協(xié)調(diào)或辦公室負(fù)責(zé)接待。3、節(jié)約原那么。內(nèi)部本錢效益核算，招待來(lái)賓從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi) ,不重復(fù)宴請(qǐng)，主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。4、周到原那么。接待程度應(yīng)銜接

3、周密，接待方式應(yīng)完善，以禮相 待，使客人感到熱情、周到。5、平安原那么。對(duì)外接待時(shí)，應(yīng)充分考慮客人的人身及財(cái)產(chǎn)平安 ,確保財(cái)物萬(wàn)無(wú)一失。6、保密原那么。對(duì)外接待時(shí)，應(yīng)注意保守公司及集團(tuán)公司機(jī)密, 重要會(huì)議要形成記錄。第四章接待程序第九條 接待根據(jù)來(lái)賓的規(guī)格分為日常接待、一般接待、重大 接待三個(gè)等級(jí)，接待工作按照接待等級(jí)來(lái)區(qū)別安排。第十條 對(duì)內(nèi)接待工作程序：1、接待任務(wù)。弄清來(lái)賓的基本情況：?jiǎn)挝弧⑷藬?shù)、姓名、性別 、職務(wù)、目的、抵離時(shí)間、乘坐交通工具及車次或航班。2、布置接待。辦公室提出接待意見(jiàn)：主要包括接待部門、負(fù)責(zé) 接待人員、規(guī)格、方式、食宿安排、費(fèi)用預(yù)算，并報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)

4、批準(zhǔn)。3、迎接安排。辦公室應(yīng)根據(jù)來(lái)賓身份、人數(shù)、性別，提前預(yù)訂 招待所或賓館，安排好伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn)（如有特殊 情況可根據(jù)需要臨時(shí)變動(dòng)具體時(shí)間等安排），按抵達(dá)時(shí)間或需要，派 人派車迎接。4、看望、商議日程。來(lái)賓入住后，辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)要求, 可陪同公司領(lǐng)導(dǎo)前往看望，表示歡迎和問(wèn)候，了解來(lái)訪者日程和目的 ,商定活動(dòng)日程并通知有關(guān)部門準(zhǔn)備相關(guān)接待事宜。5、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)。按接待規(guī)格和禮儀，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)，接待人 員安排好會(huì)見(jiàn)時(shí)間、地點(diǎn)、陪同人員等事宜。6、組織活動(dòng)實(shí)施。按參觀、考察目的，組織業(yè)務(wù)部門向客人介 紹情況，參觀現(xiàn)場(chǎng)；對(duì)上級(jí)檢查安排匯報(bào)、座談等。7、送別。根據(jù)客人意見(jiàn)，預(yù)定車、

5、船、機(jī)票，協(xié)助客人結(jié)算食 宿賬目，并派人派車送至車站、碼頭或機(jī)場(chǎng)。8、總結(jié)。每次較大規(guī)模接待完成后進(jìn)行總結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、 改進(jìn)今后的工作。第-一條 對(duì)外接待內(nèi)容與程序與對(duì)內(nèi)接待基本相同，主要注 意以下幾點(diǎn)：1、安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當(dāng)?shù)膶?duì)口、對(duì) 等人員迎送。2、會(huì)見(jiàn)會(huì)談的時(shí)間、地點(diǎn)、雙方人員名單應(yīng)至少提前1天通知 對(duì)方，并盡量不改變計(jì)劃；會(huì)見(jiàn)時(shí)，我方主要人員要高于或等于外賓 身份；會(huì)談時(shí)，身份一般對(duì)等。3、我方人員應(yīng)提前到達(dá)，并在門口迎送。4、對(duì)會(huì)見(jiàn)會(huì)談場(chǎng)所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員 較多、場(chǎng)所較大時(shí)，宜裝擴(kuò)音系統(tǒng)，桌上放置中外文席卡。5、會(huì)見(jiàn)的座位排列：外賓在

6、右邊，我方人員在左邊。依次按照 級(jí)別向兩邊分散排列。6、會(huì)談時(shí)用長(zhǎng)桌的，中外各一方，請(qǐng)外賓坐上方，我方主談人 坐自己一方的中間位置。7、如有合影，事先安排合影圖。合影一般主人居正中，按禮賓 次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。8、根據(jù)來(lái)訪目的、性質(zhì)、外賓意愿和興趣，選擇有針對(duì)性的游 覽工程，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T。第十二條 了解來(lái)訪者的基本情況，包括人數(shù)、姓名、性別、 年齡、民族、職務(wù)等，如有可能還應(yīng)了解其文化程度、風(fēng)俗習(xí)慣、興 趣愛(ài)好、性格、健康等。接待人員必須提前安排宴請(qǐng)、住宿等相關(guān)事 宜。第十三條 了解來(lái)訪者的意圖，一般包括三種性質(zhì):1、禮節(jié)性來(lái)訪，如參觀、訪問(wèn)、取經(jīng)、回訪等；2、工

7、作性來(lái)訪，如業(yè)務(wù)洽談、合作等；3、反映情況來(lái)訪，如提意見(jiàn)或建議、反映情況等。辦公室或接待單位應(yīng)根據(jù)來(lái)訪者意圖準(zhǔn)備相應(yīng)的材料。第十四條重要接待活動(dòng)由辦公室首先擬訂接待方案，主要包 括：接待原那么、接待規(guī)格、接待日程、接待形式、活動(dòng)安排、接待經(jīng) 費(fèi)、接待人員等。接待方案必須由公司領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)可與來(lái)訪人 員協(xié)商擬定。第十五條對(duì)于重大接待，為防止接待過(guò)程中有重大變故，必 須首先制定一套以上應(yīng)急預(yù)案。會(huì)見(jiàn)、會(huì)談等接待活動(dòng)要通知有關(guān)人 員和單位做好準(zhǔn)備，接待人員提前到達(dá)迎候，會(huì)談場(chǎng)所的座位安排合 乎禮儀規(guī)格。第十六條 宴請(qǐng)工作，接待人員必須輔助領(lǐng)導(dǎo)確定宴請(qǐng)的目的 、范圍、對(duì)象、規(guī)格、時(shí)間、地點(diǎn)，并提前

8、布置現(xiàn)場(chǎng)和安排座位，必 要時(shí)提前訂菜。第十七條接待人員必須根據(jù)來(lái)訪者意圖提前準(zhǔn)備在接待過(guò) 程中要用到的書(shū)面文字材料，如歡迎詞、發(fā)言稿、交流材料、工作匯 報(bào)、協(xié)議書(shū)、合同等。第十八條接待方案確定后，辦公室人員應(yīng)根據(jù)預(yù)定方案進(jìn)行 接待，接待過(guò)程中如有重大變故，可根據(jù)應(yīng)急預(yù)案或?qū)嶋H情況進(jìn)行調(diào) 整。第十九條接待工作結(jié)束后，由接待秘書(shū)要做好善后工作，包 括本次接待工作的總結(jié)，結(jié)算有關(guān)費(fèi)用等，最后要向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào), 并將重要接待活動(dòng)中的文字材料立卷歸檔。第五章接待標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)格第二十條住宿標(biāo)準(zhǔn)一般根據(jù)來(lái)訪者的級(jí)別在相應(yīng)的酒店提前 預(yù)訂。一般人員安排標(biāo)準(zhǔn)間，重要客人安排套房等。第二H條就餐標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行臨

9、時(shí)擬訂，一般對(duì)來(lái) 訪者只安排一次宴請(qǐng)即可，其他時(shí)間安排工作餐。第二十二條交通工具的安排根據(jù)來(lái)訪者實(shí)際需要，根據(jù)公司 車輛情況由辦公室統(tǒng)一安排。第二十三條接待規(guī)格：1、高規(guī)格接待，陪客比來(lái)賓職務(wù)高一些。適用于上級(jí)機(jī)關(guān)派員 來(lái)人、其他企事業(yè)單位來(lái)人洽商重要事宜等。2、對(duì)等接待。適用于一般性接待活動(dòng)。3、低規(guī)格接待，陪客比來(lái)賓職務(wù)低一些。適用于經(jīng)常性業(yè)務(wù)往 來(lái)單位。第六章費(fèi)用管理第二十四條 接待費(fèi)用開(kāi)支，必須本著最小支出，最大成果的 原那么，充分考慮和認(rèn)清接待目的和接待方法，合理安排，有效控制經(jīng) 費(fèi)開(kāi)支。第二十五條接待按照對(duì)象、目的以及場(chǎng)合，主要分為三檔： A類（特別重要和重大的接待）出類（比擬重要

10、和重大的接待）；C類 （一般的接待）。第二十六條 接待場(chǎng)所根據(jù)接待檔次確定，分為“高”、“中” 、“低”三類場(chǎng)所：高（適合于A檔接待規(guī)格），主要指高級(jí)酒店及其 它高檔次場(chǎng)所；中（適合于B檔接待規(guī)格），主要指中高檔酒店及其它 中高檔場(chǎng)所;低（適合于C檔接待規(guī)格），主要指一般檔次酒店或普通 用餐、住宿場(chǎng)所。第二十七條 接待當(dāng)事人根據(jù)具體情況，判斷是否需要接待及 接待檔次，經(jīng)辦公室報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，安排對(duì)等接待。第七章接待方法第二十八條 接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)親自接待，秘書(shū) 人員參與接待，負(fù)責(zé)接待事務(wù)的操作，做好服務(wù)工作。上級(jí)單位普通 人員可根據(jù)單位或工作需要由辦公室安排相應(yīng)單位進(jìn)行接待。第二十九條接待平級(jí)來(lái)訪者，應(yīng)由公司級(jí)別相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)接待, 如普通人員，可由辦公室直接接待。第八章接待要求第三十條 熱誠(chéng)大方，注重實(shí)效。對(duì)于任何來(lái)訪者，接待人員 都要熱情、誠(chéng)懇，以禮相待。第三-I條認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致周到。秘書(shū)人員必須認(rèn)真對(duì)待每 一次接待活動(dòng)，對(duì)每一位來(lái)訪客者負(fù)責(zé)。第三十二條 確保平安，內(nèi)外有別。接待活動(dòng)中，必須保證每 一位來(lái)訪者的平安，包括交通平安、飲食平安、財(cái)物平安等。第三十