友好和平基金會內(nèi)部管理辦法

1、 友好和平基金會內(nèi)部管理辦法友好和平基金會內(nèi)部管理方法之相關(guān)制度和職責(zé)，友好和平基金會內(nèi)部管理方法為認(rèn)真落實基金會管理條例和中國友好和平進(jìn)展基金會章程，使中國友好和平進(jìn)展基金會內(nèi)部管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定中國友好和平進(jìn)展基金. 友好和平基金會內(nèi)部管理方法 為認(rèn)真落實基金會管理條例和中國友好和平進(jìn)展基金會章程，使中國友好和平進(jìn)展基金會內(nèi)部管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定中國友好和平進(jìn)展基金會內(nèi)部管理方法。 本方法解釋權(quán)屬于中國友好和平進(jìn)展基金會(以下簡稱基金會)。 第一章 會議制度 基金會實行理事會、監(jiān)事會議制度、專題會議和日常辦公例會制度。 (一)理事會會議 1.理事會會議

2、每年至少召開二次，原則上在上半年和下半年各開一次，特殊狀況下可提前、推遲或增加召開。 2.理事會會議須三分之二以上理事出席會議方能召開，如有重大事項或三分之一以上理事提議，也應(yīng)召開理事會議。參加理事會的人員包括：名譽會長、名譽副會長、理事長、副理事長、秘書長、理事、監(jiān)事等。理事會會議決議須超過與會理事的半數(shù)通過方為有效。 3.理事會會議由理事長或理事長授權(quán)秘書長負(fù)責(zé)召集和主持。 4.理事會會議主要任務(wù)是： (1)制定、修改章程; (2)選舉、罷免理事長、副理事長、秘書長，爭辯通過新理事; (3)準(zhǔn)備重大業(yè)務(wù)方案，包括基金募集、管理和使用方案; (4)審定年度收支預(yù)算及決算; (5)審議、修訂內(nèi)

3、部管理制度; (6)準(zhǔn)備設(shè)立基金會分支機構(gòu)、代表機構(gòu); (7)聽取、審議理事長工作報告; (8)準(zhǔn)備基金會的分立、合并或終止; (9)準(zhǔn)備其他重大事項。 5.理事會會議應(yīng)形成會議記錄、紀(jì)要并經(jīng)與會理事簽名，通曉全體理事。 6.理事會會議前，秘書處要做好供應(yīng)會議爭辯內(nèi)容的材料預(yù)備工作，重要議題應(yīng)在會前征求理事的看法。 (二)監(jiān)事會會議 1.監(jiān)事會會議議原則上每年召開兩次，會議由監(jiān)事會主席主持，全體監(jiān)事參加，必要時邀請理事會有關(guān)人員參加。 2.監(jiān)事會會議的召開及其決議的通過實行兩個簡潔多數(shù)的原則。 3.監(jiān)事會會議主要依據(jù)基金會管理條例、中華人民共和國會計法等有關(guān)法律、法規(guī)和基金會章程規(guī)定的程序，審

4、核基金會財務(wù)和會計資料，監(jiān)督理事會遵守法律和章程的狀況，向理事會提出質(zhì)詢和建議，聽取秘書處有關(guān)狀況的匯報，并向登記管理機關(guān)、業(yè)務(wù)主管單位以及稅務(wù)、會計主管部門反映狀況。 4.監(jiān)事會會議應(yīng)形成會議紀(jì)要，必要時，應(yīng)將爭辯和爭論的問題向基金會理事長或理事會及有關(guān)部門通報。 (三)專題會議 專題爭論、協(xié)調(diào)和解決有關(guān)部門在工作中涉及面較大的某個重要問題。會議主要內(nèi)容包括：爭論本基金會專項工作的部署和落實;協(xié)調(diào)、及處理專項工作中的重要事務(wù)。 專題會議由理事長、秘書長或副秘書長召集和主持，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和有關(guān)負(fù)責(zé)人參加。專題會議依據(jù)工作需要不定期召開。會議的組織、記錄、紀(jì)要由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。會議紀(jì)要由秘書長

5、審核后作為檔案由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管。 (四)日常辦公例會 日常辦公例會依據(jù)各部門工作需要，可隨時召開，但要確保每兩周至少召開一次，由秘書長或部門負(fù)責(zé)人召集和主持。主要內(nèi)容為通報現(xiàn)有公益項目、其他事項進(jìn)展?fàn)顩r;通報即將開展的公益活動及重要事項;協(xié)調(diào)和解決相關(guān)問題。 其次章 秘書處工作制度 秘書處作為基金會常設(shè)辦事機構(gòu)，為本會的行政和協(xié)調(diào)機構(gòu)，在理事會閉會期間，在秘書長領(lǐng)導(dǎo)下承辦基金會日常工作，對理事會和理事長負(fù)責(zé)。 (一)機構(gòu)設(shè)置 秘書處工作分五個部門管理：辦公室、財務(wù)部、法務(wù)部、項目部、信息宣揚部，分別由秘書長和副秘書長分工負(fù)責(zé)，分工不分家，大型活動需要時，不分崗位，全體參加。 1.辦公室

6、工作任務(wù)是： (1)負(fù)責(zé)文電處理、檔案管理; (2)擔(dān)當(dāng)理事會等重要會議的組織籌備工作，起草有關(guān)報告和文件; (3)負(fù)責(zé)日常接待詢問工作; (4)各類證書、紀(jì)念品的制作及發(fā)放工作; (5)負(fù)責(zé)后勤保障、固定資產(chǎn)的使用管理和平安保密工作; (6)負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)日常事務(wù)性工作; (7)辦理理事、監(jiān)事人選的增補和協(xié)調(diào)事宜; (8)制定基金會工作人員培訓(xùn)方案和組織實施; (9)其他臨時性工作。 2.財務(wù)部工作任務(wù)是： (1)負(fù)責(zé)財務(wù)管理、基金運作和資金平安增值工作; (2)負(fù)責(zé)編制年度預(yù)算、決算及其實施; (3)負(fù)責(zé)對現(xiàn)金收、付業(yè)務(wù)進(jìn)行核算、檢查與監(jiān)督; (4)負(fù)責(zé)財政、金融信息和市場狀況的調(diào)研，為基金

7、平安增值供應(yīng)決策參考; (5)依據(jù)監(jiān)事要求，供應(yīng)相關(guān)資料; (6)負(fù)責(zé)接收捐贈和專項基金的使用工作，建立完整的捐贈和資金使用檔案，使每一項資金的捐贈與使用都有案可查。定期向捐資人供應(yīng)協(xié)議執(zhí)行狀況，實行透亮管理，讓捐贈人滿意放心; (7)準(zhǔn)時與民政部門、工商、稅務(wù)、銀行等部門聯(lián)絡(luò)，把握政策變化，向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議; (8)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 3.法務(wù)部工作任務(wù)是： (1)負(fù)責(zé)各項協(xié)議的審查; (2)把控項目運作的法律風(fēng)險; (3)與捐贈及合作方探討項目可行性分析; (4)其他一切涉及法律的事項; (5)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 4.項目部工作任務(wù)是： (1)負(fù)責(zé)項目開發(fā)和實施工作; (2)負(fù)責(zé)基

8、金會對國內(nèi)外的宣揚工作，各類宣揚用品的制作和發(fā)放; (3)負(fù)責(zé)外事活動的協(xié)調(diào)工作; (4)負(fù)責(zé)合作協(xié)議的洽談和跟蹤辦理; (5)負(fù)責(zé)項目大事記收集、整理工作; (6)加強項目信息收集和資料積累，完善基金會工作檔案; (7)募資工作; (8)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 5.信息宣揚部工作任務(wù)是： (1)負(fù)責(zé)項目大事記的歸總、上傳工作; (2)負(fù)責(zé)項目活動的媒體聯(lián)系; (3)負(fù)責(zé)網(wǎng)站維護管理; (4)負(fù)責(zé)網(wǎng)站內(nèi)容信息的搜集、整理，內(nèi)容包括重大事務(wù)、外事活動、訪問考察活動、訪華團考察活動、重要出訪活動等信息; (5)準(zhǔn)時對各部門供應(yīng)的信息，進(jìn)行統(tǒng)一分類、整理、匯總成發(fā)布稿件并依據(jù)程序?qū)徟蟀l(fā)布。對于登錄信

9、息，要準(zhǔn)時存檔備查; (6)應(yīng)依據(jù)規(guī)定準(zhǔn)時對基金會網(wǎng)站進(jìn)行管理、維護與更新，保證信息準(zhǔn)時性、通達(dá)性、有效性。有關(guān)設(shè)備要定期巡檢，保證網(wǎng)站每天24小時正常開通運轉(zhuǎn)，以便利公眾訪問; (7)負(fù)責(zé)對服務(wù)器和網(wǎng)站進(jìn)行定期檢測，并依據(jù)檢測結(jié)果實行相應(yīng)的措施，以防黑客利用系統(tǒng)漏洞和弱點非法入侵; (8)其他臨時性工作。 (二)秘書處工作人員守則 1.愛崗敬業(yè)，恪盡職守，依據(jù)基金會管理條例和中國友好和平進(jìn)展基金會章程及民間非營利組織的有關(guān)規(guī)定為理事會當(dāng)好參謀。 2.樂觀參加政治學(xué)習(xí)，養(yǎng)成良好的自學(xué)習(xí)慣，努力提高政治、業(yè)務(wù)水平。 3.堅持以人為本，竭力為捐資單位、個人和友好和平進(jìn)展事業(yè)服務(wù)。 4.嚴(yán)守工作紀(jì)律

10、，按時上下班，重大事項必需請示報告，個人不得擅自主見，不得任憑對外表態(tài)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。 5.團結(jié)友愛，分工協(xié)作，本分做人，踏實做事;文明禮貌，廉潔自律。 (三)加強信息收集和資料積累，完善基金會工作檔案;發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，重大活動準(zhǔn)時上網(wǎng)公布;加強與理事和新聞媒體的溝通。 (四)依據(jù)監(jiān)事要求，供應(yīng)相關(guān)資料。 (五)辦理理事、監(jiān)事人選的增補和協(xié)調(diào)事宜。 (六)建立請示匯報制度。包括但不限于下列重大問題，須書面對理事長請示：基金募集、基金運作、項目資助、接待來訪、組團出訪、國內(nèi)出差、年度贊助方案、年終工作總結(jié)、年度預(yù)算決算、非方案內(nèi)單項重大支出、人事問題等。 (七)休假制度。 1.帶薪年休假(以下

11、簡稱年休假)?；饡?yán)格執(zhí)行國家年休假制度，年休假本著統(tǒng)籌支配兼顧職工意愿原則，可在1個年度內(nèi)集中支配，也可以分段支配，但不跨年度支配。為保障工作有序開展，休年休假要提前10個工作日以書面表格形式向部門負(fù)責(zé)人提出并報秘書長同意后方可。具體年休假標(biāo)準(zhǔn)為： (1)入基金會累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天; (2)入基金會累計工作已滿10年不滿20年的，年休假10天; (3)入基金會累計工作已滿20年的，年休假15天。 (4)國家法定休假日、休息日不計入年休假的假期。 但有下列情形之一的，不享受當(dāng)年的年休假： (1)休假天數(shù)多于年休假天數(shù)的; (2)請事假累計20天以上且單位依據(jù)規(guī)定不扣工資

12、的; (3)累計工作滿1年不滿10年，請病假累計2個月以上的; (4)累計工作滿10年不滿20年，請病假累計3個月以上的; (5)累計工作滿20年以上，請病假累計4個月以上的。 2.事假、病假制度。事假不得先斬后奏，休3天以內(nèi)須經(jīng)分管副秘書長同意，7天須經(jīng)秘書長同意，7天以上須報理事長同意;病假須供應(yīng)正規(guī)醫(yī)院出具的病假證明，特殊狀況可于病假中或病假后供應(yīng)。 第三章 各級人員工作職責(zé) (一)理事長職責(zé) 1.理事長是基金會的法人代表，領(lǐng)導(dǎo)基金會的全面工作。 2.召集和主持理事會會議。 3.檢查理事會決議的落實狀況。 4.代表基金會簽署重要文件。 5.審批限額以上及預(yù)算外的開支，檢查財務(wù)收支狀況。

13、6.章程和理事會賜予的其他職責(zé)。 (二)秘書長職責(zé) 1.秘書長在理事長領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，依據(jù)章程規(guī)定行使權(quán)力,并經(jīng)理事長授權(quán)審批基金會財務(wù)收支工作(本方法經(jīng)黨組批準(zhǔn)或理事會通過視為授權(quán))。 2.主持基金會日常工作，組織實施理事會決議、準(zhǔn)備。 3.參與基金會重大事項的決策。 4.關(guān)心理事長對基金會進(jìn)行管理。 5.組織起草需提交理事會議的各項工作方案、方案、制度和工作總結(jié)。 6.依據(jù)基金會年度檢查方法，組織起草上一年度的年度工作報告。 7.籌備召開理事會的各項工作。 8.完成理事長交辦的其他工作。 (三)副秘書長職責(zé) 1.關(guān)心秘書長工作。 2.做好基金運作和項目開發(fā)實施工作。 3.做好本方法第五章(

14、一)、(二)款中的工作。 4.做好為理事會會議和年度工作報告供應(yīng)分管工作的狀況素材工作。 5.完成秘書長交辦的其他工作。 (四)會計職責(zé) 1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和嚴(yán)格遵守中華人民共和國會計法和各種財經(jīng)政策、紀(jì)律和有關(guān)財務(wù)制度。 2.依據(jù)中華人民共和國會計法和民間非營利組織會計制度設(shè)置各種會計帳薄、科目，并依法進(jìn)行會計核算。 3.依據(jù)年度收支預(yù)算，把握資金使用。 4.負(fù)責(zé)填制和審核收支憑證，監(jiān)督和抵制一切不符合財經(jīng)政策和紀(jì)律的收支憑證。 5.準(zhǔn)時整理財務(wù)憑證，認(rèn)真清理基金會的財務(wù)收支帳目，準(zhǔn)時編制會計報表，月末向秘書長報告當(dāng)月財務(wù)收支狀況。 6.建立會計憑證、帳薄表冊、財務(wù)文件、會計報表等檔案，資料分月裝

15、訂，年終建檔，妥當(dāng)保管，未經(jīng)批準(zhǔn)不得銷毀;妥當(dāng)保管財務(wù)專用印章、法人代表名章，并按規(guī)定使用印章。 7.會計人員調(diào)離或因故離職，應(yīng)將經(jīng)手會計憑證、帳冊、文件資料及未了事項照實移交，并由會計主管人員或主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交;移交人、接交人等均要在移交清冊上簽字。 8.財政、銀行、審計、稅務(wù)等部門及上級機關(guān)檢查基金會有關(guān)財務(wù)狀況，需抽查會計資料時，經(jīng)理事長或秘書長同意后，會計人員應(yīng)照實反映有關(guān)狀況，供應(yīng)有關(guān)資料。 9.留意了解國家財經(jīng)政策，觀看金融市場動向，跟蹤本基金會資金運作市場狀況，保證資金運作平安，并準(zhǔn)時提出調(diào)整資金運作建議，供決策參考。 (五)出納員職責(zé) 1.認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守國家的財經(jīng)政策、法規(guī)

16、和有關(guān)的財務(wù)制度，不斷提高政策和業(yè)務(wù)水平。 2.認(rèn)真學(xué)習(xí)中華人民共和國會計法和民間非營利組織會計制度，認(rèn)真審核報銷單據(jù)和支出原始憑證，必需有經(jīng)手人簽字和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并核對領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限，對違反財經(jīng)規(guī)定的應(yīng)拒絕辦理。 3.堅持原始憑證逐日登記入帳，并準(zhǔn)時把握銀行存款數(shù)額，全部帳目必需數(shù)字精確、摘要清楚、填寫工整。 4.貫徹執(zhí)行銀行結(jié)算制度和貨幣管理制度，財務(wù)印鑒必需與會計分管，不得簽發(fā)空頭支票，簽發(fā)一切支票和現(xiàn)金借出，必需辦理審批手續(xù)。 5.嚴(yán)格執(zhí)行平安制度，認(rèn)真管理好現(xiàn)金、空白支票、空白收據(jù)及其他有價證券，庫存現(xiàn)金超過銀行規(guī)定限額，應(yīng)準(zhǔn)時存入銀行，不得轉(zhuǎn)借和坐支，不得白條抵庫，更不得貪污挪

17、用。違反制度造成損失，追究當(dāng)事人的責(zé)任。 6.負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的登記、立檔工作。 (六)辦公室人員職責(zé) 1.負(fù)責(zé)基金會文件保管，做好文件收發(fā)、催辦、歸檔等工作。 2.負(fù)責(zé)辦公用品、禮品的選購和管理，不得假公濟私。 3.負(fù)責(zé)接洽來人來訪，并做好上傳下達(dá)工作。 4.負(fù)責(zé)資料上報工作。 5.負(fù)責(zé)基金會的各種文字材料的整理、裝訂和保存。 6.負(fù)責(zé)基金會有關(guān)資料的網(wǎng)上操作。 7.負(fù)責(zé)基金會固定資產(chǎn)的使用、維護、管理工作. 8.負(fù)責(zé)辦公室其他日常行政工作。 9.完成領(lǐng)導(dǎo)布置的各項工作。 (七)業(yè)務(wù)人員職責(zé) 1.募資工作。 2.負(fù)責(zé)項目開發(fā)和實施工作。 3.負(fù)責(zé)外事活動的協(xié)調(diào)工作。 4.負(fù)責(zé)合作協(xié)議的洽談和跟蹤

18、辦理。 5.負(fù)責(zé)項目大事記收集、上傳工作。 6.網(wǎng)站維護管理。 7.各項協(xié)議的審核及項目運作的風(fēng)險把控。 8.領(lǐng)導(dǎo)布置的其他工作任務(wù)。 第四章 公文管理制度 (一)收文管理 1.基金會收到公文、函件后，由專職人員統(tǒng)一登記并報送秘書長閱處，涉及重大問題的公文，由秘書長報送理事長審批。 2.報批文件應(yīng)明確提出處理看法。 3.一份文件或一個項目的多份文件在處理完畢后，要準(zhǔn)時收集齊全存檔。 (二)發(fā)文管理 1.以基金會名義發(fā)文，由理事長簽發(fā);以基金會名義發(fā)便函，由理事長或理事長授權(quán)秘書長簽發(fā)。 2.對外公文代表一個單位的形象，要求公文格式正確、文字精練、語言通順、打印整齊。 3.以基金會發(fā)出的全部文件

19、必需用印。 4.重要和涉密文件收文單位在本市的可以通過機要交換或直接送達(dá)，外省市的可通過機要交換或使用特快專遞郵寄，并電話跟蹤收件狀況。 5.全部發(fā)文的原始批件都要留存歸檔。 (三)公文處理方法 為進(jìn)一步規(guī)范本基金會公文處理工作，依據(jù)黨政機關(guān)公文處理工作條例中辦發(fā)(2012)14號的有關(guān)規(guī)定及全國友協(xié)機關(guān)公文處理方法并結(jié)合本單位實際工作狀況，特制定本方法。方法中涉及的具體公文字體、字號、模版請參閱全國友協(xié)機關(guān)公文處理方法(2012版)中具體規(guī)定。 1.公文種類 本基金會公文種類有決議、準(zhǔn)備、通知、報告、請示、函、接待方案、簡報、談話參考、電報、記錄、紀(jì)要。 (1)決議。適用于會議爭辯通過的重大

20、決策事項。 (2)準(zhǔn)備。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備事項。 (3)通知。傳達(dá)需有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。 (4)報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映狀況，回復(fù)上級機關(guān)的詢問。 (5)請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。 (6)函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。函的格式同通知格式。 (7)接待方案。適用于對來訪團組各項接待事務(wù)進(jìn)行合理支配。 (8)簡報。適用于對組織的公益活動有關(guān)狀況進(jìn)行不同種類、不同重要程度、不同發(fā)放范圍的文字匯報。 (9)談話參考。適用于領(lǐng)導(dǎo)人會見重要人士、進(jìn)行會談時的談話參

21、考資料。 (10)電報。分明電和密電。適用于向有關(guān)單位快速通報有關(guān)狀況、征求看法。 (11)記錄。適用于會議、會談、會見，照實詳盡反映會議狀況。 (12)紀(jì)要。適用于記載會議主要狀況和議定事項。 2.公文格式 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。 (1)份號。同一件公文印制若干份時每份公文的挨次編號，涉密公文確定要標(biāo)注份號。用6位3號黑體阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第1行。發(fā)文時必需登記公文發(fā)往單位以及與其對應(yīng)的號碼段。 (2)密級和保密期限。涉及國家隱秘的公文必需標(biāo)明密級。非涉密公文在履行公布程序之前也要做好平安保密工作，禁止未經(jīng)批準(zhǔn)就掛在網(wǎng)上。 本基金會公文最高密級為機密;保密期限一般不超過3年，特殊狀況例外。密級和保密期限用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第2行，保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。密級和保密期限中間用隔開。 (3)緊急程度。緊急公文應(yīng)當(dāng)依據(jù)緊急程度分別標(biāo)注特急加急，電報依據(jù)緊急程度分別標(biāo)注特提特急加急平急。公文(不含電報)的緊急程度用3號黑體字，頂格編排在版心左上角，如需同時標(biāo)