淺議全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的實(shí)施

1、淺議全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的施行【論文關(guān)鍵詞】全面預(yù)算管理財(cái)務(wù)預(yù)算編制流程預(yù)算監(jiān)控【論文摘要】文章從分析目前線下預(yù)算的缺乏和亟待解決的問(wèn)題,如何在企業(yè)中開展全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)工程的施行工作,圍繞施行的步驟、需要注意的問(wèn)題等幾個(gè)方面進(jìn)展了分析,期望可以對(duì)正在進(jìn)展全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)施行的企業(yè)一定的借鑒。引言:計(jì)算機(jī)、軟件及網(wǎng)絡(luò)在企業(yè)管理中的應(yīng)用,延伸了企業(yè)管理的觸角,將企業(yè)的管理向更深、更廣的方向推進(jìn)了一大步。全面預(yù)算管理是企業(yè)圍繞既定的經(jīng)營(yíng)目的,利用預(yù)算讓全員參與到對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門、各單位的各種財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)資源的分配、控制、考核、評(píng)價(jià)等全過(guò)程的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中去的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)。作為現(xiàn)代企業(yè)管

2、理的一種手段,其作用發(fā)揮的程度對(duì)于企業(yè)年度目的確實(shí)定、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開展方向的把握、內(nèi)部資源的重新配置以及企業(yè)內(nèi)部管理績(jī)效的評(píng)價(jià)等多項(xiàng)管理活動(dòng)均會(huì)產(chǎn)生一定的影響。而線下全面預(yù)算的管理方法,對(duì)于全面預(yù)算管理效用的發(fā)揮起到了一定的阻礙作用。全面預(yù)算管理信息化是全面預(yù)算管理開展到一定階段的必然要求,全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)工程的施行是實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化的第一步。一、線下全面預(yù)算管理(一)線下全面預(yù)算管理的含義線下全面預(yù)算管理是指企業(yè)沒有施行全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)之前,在企業(yè)施行全面預(yù)算管理的工作方式。即通過(guò)手工、ffie軟件等輔助工具搜集、傳遞預(yù)算信息,匯總預(yù)算數(shù)據(jù),完成預(yù)算編報(bào)、分析、控制等預(yù)算管理活動(dòng)。

3、(二)線下全面預(yù)算管理的缺乏目前,國(guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)仍通過(guò)線下全面預(yù)算管理完成對(duì)企業(yè)的全面預(yù)算管理工作。這種方式,存在靈敏、多變的優(yōu)點(diǎn),但是由此帶來(lái)的缺乏也嚴(yán)重影響了全面預(yù)算管理效用的發(fā)揮。1.部門間溝通協(xié)調(diào),影響了編制效率。由于沒有統(tǒng)一的、數(shù)據(jù)共享的工作平臺(tái),缺乏有效的協(xié)調(diào)工具,各部門協(xié)作起來(lái)比擬困難。對(duì)于預(yù)算編制的時(shí)效性無(wú)法保證,導(dǎo)致公司內(nèi)部資源的大量浪費(fèi)。2.exel表格帶來(lái)的弊端,無(wú)法進(jìn)展多維數(shù)據(jù)的表達(dá)。由于全面預(yù)算編制不僅包括財(cái)務(wù)指標(biāo),而且包括非財(cái)務(wù)指標(biāo),涉及企業(yè)的方方面面,加之預(yù)算指標(biāo)之間的勾稽關(guān)系復(fù)雜,就導(dǎo)致預(yù)算編制的周期較長(zhǎng),必然消耗大量的人力、物力和時(shí)間。姑且不談手工方式的費(fèi)時(shí)、費(fèi)

4、力,即使是電子表格也存在著信息難以共享集成、不支出預(yù)算跟蹤、平安性差,協(xié)調(diào)性弱的缺乏,無(wú)法滿足全面預(yù)算管理的需要;同時(shí)電子表格無(wú)法支持多維數(shù)據(jù)的分析,也阻礙了預(yù)算管理細(xì)化工作的開展。3.全面預(yù)算管理流程很難嚴(yán)格執(zhí)行。全面預(yù)算管理工作較好的企業(yè),一定會(huì)有比擬完善的預(yù)算管理制度,但是沒有信息平臺(tái)的支持,預(yù)算管理制度的執(zhí)行就會(huì)存在一定的問(wèn)題,特別是預(yù)算編制流程假如沒有信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)和約束,往往實(shí)際的操作就無(wú)法按照既定的流程進(jìn)展,從而嚴(yán)重影響了預(yù)算編制的實(shí)效性,也造成了全面預(yù)算管理中權(quán)限管理的混亂。4.預(yù)算的控制、分析非常薄弱。當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),由于沒有實(shí)現(xiàn)it環(huán)境下的集中管理形式,無(wú)法獲得實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)

5、數(shù)據(jù),無(wú)法按照各級(jí)制定的詳細(xì)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)展實(shí)時(shí)控制,無(wú)法及時(shí)進(jìn)展預(yù)算的差異比照分析,無(wú)法采取相應(yīng)的調(diào)整措施,導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際的嚴(yán)重別離。從上述幾個(gè)缺乏可以看出,手工或線下的操作方式已經(jīng)嚴(yán)重影響了全面預(yù)算管理效用的進(jìn)一步發(fā)揮,全面預(yù)算管理信息化是充分發(fā)揮全面預(yù)算管理內(nèi)部控制的作用,促進(jìn)企業(yè)從粗放型管理向精細(xì)化管理邁進(jìn)的必然途徑,也是縮短預(yù)算編制周期,加強(qiáng)全員合作,實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)共享,保證及時(shí)對(duì)預(yù)算進(jìn)展監(jiān)控、分析、調(diào)整的有力工具。二、全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)工程的施行由于各企業(yè)對(duì)全面預(yù)算和實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理的要求有所不同,因此,各企業(yè)需要量體裁衣,選擇合適企業(yè)自身實(shí)際的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。但無(wú)論是選擇施行目前國(guó)

6、際上比擬先進(jìn)的預(yù)算軟件如rale公司的planning或者sap公司的bp,還是國(guó)內(nèi)金蝶、用友等公司開發(fā)的小型預(yù)算軟件,全面預(yù)算管理信息化工程的施行根本一樣。(一)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)工程施行的步驟1.公司全面預(yù)算管理工作、需求的梳理和標(biāo)準(zhǔn)。在施行信息系統(tǒng)之前,需要對(duì)公司的全面預(yù)算管理工作進(jìn)展全面的梳理和調(diào)研,從預(yù)算管理的制度、組織架構(gòu)、預(yù)算管理流程、預(yù)算管理的目的(需求)、預(yù)算編制的根本模板等各個(gè)方面進(jìn)展,建立起一套組織嚴(yán)密、流程順暢、制度完善、權(quán)責(zé)明確、管理目的明晰的全面預(yù)算管理體系。2.在全公司進(jìn)展廣泛宣傳,讓參與全面預(yù)算管理的人員理解該工程。全面預(yù)算管理的特殊性決定了全面預(yù)算管理信息系

7、統(tǒng)的施行絕不僅僅是公司財(cái)務(wù)部門和信息化管理部門的任務(wù),應(yīng)該是一個(gè)施行之后對(duì)全員都具有約束力的系統(tǒng),是一個(gè)全員都有可能使用到的系統(tǒng)。因此全面預(yù)算信息系統(tǒng)的施行就需要全員的參與,要讓參與人員意識(shí)到,他們也是全面預(yù)算信息系統(tǒng)施行的一份子。3.選擇工程施行小組。選擇適宜的工程施行小組對(duì)工程成敗至關(guān)重要。一個(gè)良好的團(tuán)隊(duì)至少應(yīng)該包括施行方的人員和客戶,有條件的也可以請(qǐng)專業(yè)的系統(tǒng)施行效勞公司、咨詢公司等參加。在確定小組的成員時(shí),來(lái)自客戶方的成員必須有工程管理的經(jīng)歷,而且有權(quán)迅速制定行政決策。4.制定工程方案。施行方、客戶以及咨詢公司需要共同制定出工程的施行方案,該施行方案應(yīng)該對(duì)施行階段的任務(wù)范圍作出明確的規(guī)

8、定,并標(biāo)識(shí)出里程碑的任務(wù),明確各項(xiàng)任務(wù)的施行步驟、資源保證和完成時(shí)間。5.培訓(xùn)。一般培訓(xùn)的有兩類用戶:超級(jí)用戶和最終用戶。超級(jí)用戶要理解系統(tǒng)運(yùn)行的技術(shù)細(xì)節(jié),以及如何個(gè)性化應(yīng)用程序以到達(dá)公司的要求。最終用戶只需要接觸系統(tǒng)的一般應(yīng)用,掌握如何在系統(tǒng)里面進(jìn)展正常業(yè)務(wù)的操作即可。6.測(cè)試。為了保證系統(tǒng)可以成功施行和應(yīng)用,在正式運(yùn)行前,必須經(jīng)過(guò)全面的測(cè)試。測(cè)試的方式有多種選擇,而最正確的方法是選擇一個(gè)核心小組成員,他們理解各種變化,可以有效地對(duì)系統(tǒng)作出評(píng)價(jià)。7.運(yùn)行。經(jīng)過(guò)全面的測(cè)試,解決發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題后,就可以運(yùn)行系統(tǒng),全面上線了。8.施行后的支持。即使經(jīng)過(guò)了全面的測(cè)試,也無(wú)法保證系統(tǒng)上線后正式運(yùn)行時(shí)不會(huì)出

9、現(xiàn)任何問(wèn)題,因?yàn)閷?shí)際的業(yè)務(wù)情況時(shí)刻都在發(fā)生著變化,而測(cè)試終究無(wú)法代替實(shí)際的業(yè)務(wù)。所以,系統(tǒng)上線運(yùn)行后的一周內(nèi)必須有施行參謀的支持,以保證及時(shí)解決運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。(二)全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)工程施行應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題1.選人。選適宜的人,做適宜的事,是組建全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)工程施行小組應(yīng)該遵循的根本原那么。組建一個(gè)好的預(yù)算工程小組是一件不容易的事情,在從組織內(nèi)部挑選人員的時(shí)候一定要注意所挑選的人員可以在預(yù)算管理的崗位上長(zhǎng)期干下去,而且本人也對(duì)預(yù)算管理工作投入比擬大的興趣,可以全程參與到工程的整個(gè)施行過(guò)程中去,可以并且也愿意作決策并盡力實(shí)現(xiàn)目的;在挑選外部參謀時(shí)需要根據(jù)企業(yè)預(yù)算管理工程的復(fù)雜程度,

10、本著本錢效益的原那么選擇相當(dāng)程度的參謀;同時(shí)要考慮外部和內(nèi)部人員之間可能存在人格沖突這個(gè)在長(zhǎng)期工程施行中比擬重要的因素。2.需求。全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)工程施行的本質(zhì)是滿足企業(yè)對(duì)全面預(yù)算管理的要求,即企業(yè)對(duì)系統(tǒng)提出的需求。對(duì)于施行小組而言,充分理解客戶提出的需求是施行小組不偏離方向、不擴(kuò)大施行范圍的根本保證。對(duì)于企業(yè)提出的需要,要可以分清楚哪些是核心需求,哪些是重要的業(yè)務(wù)需求,哪些又是一些華而不實(shí)的特性。要將核心需求作為工程施行時(shí)最重要的部分,其他需求可以根據(jù)預(yù)算和預(yù)測(cè)的周期長(zhǎng)短在將來(lái)予以施行。3.培訓(xùn)。在什么時(shí)間培訓(xùn)什么內(nèi)容以及培訓(xùn)什么人,可能對(duì)工程施行過(guò)程的促進(jìn)作用有很大不同。有兩點(diǎn)建議可供

11、參考。(1)在工程剛剛開場(chǎng)的時(shí)候就提供一個(gè)根本的培訓(xùn),可以讓工程小組的所有成員大概理解工程的有關(guān)情況,對(duì)工程有一個(gè)整體以及輪廓性的認(rèn)識(shí),同時(shí)提供關(guān)于工程管理有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn),以促進(jìn)日后工程施行過(guò)程中的工程管理。(2)在完成需求分析并明確整合事項(xiàng)后,提供細(xì)節(jié)化的培訓(xùn)。這個(gè)時(shí)候小組成員或者是超級(jí)用戶要承受詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)方案。4.交流。最容易使工程失敗的原因是高管、工程小組、咨詢參謀和最終用戶之間缺乏交流。要想工程既迅速又有效地完成,怎么強(qiáng)調(diào)交流的重要性都不為過(guò)。無(wú)論是工程施行前,過(guò)程中還是之后,都應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)層面的交流,及時(shí)進(jìn)展溝通,并將相關(guān)內(nèi)容傳達(dá)給受系統(tǒng)影響的人群。企業(yè)信息化的進(jìn)程在不斷加快,全面預(yù)算管理信息化只是其中的一個(gè)子集,而全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)工程的施行成功也僅僅是全面預(yù)算管理信息化邁出的第一步,盡管不同企業(yè)中不同的工程有不同的管理方式和方法,但是作為工程管理的根本要求,相信本文給出的有關(guān)工程施行的步驟和關(guān)注事項(xiàng),多少會(huì)對(duì)企業(yè)中工程的施行有所幫助?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1史習(xí)民.全面預(yù)算管理.上海:立信會(huì)計(jì)出版社,2022,(1).2財(cái)政部企業(yè)司.企業(yè)財(cái)務(wù)通那么解讀.北京:中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社,2022,(3).3尼爾斯h萊斯繆森,克里斯托弗j艾