會展項目策劃與組織-會展項目實施與現場管理教學課件

1、會展項目策劃與組織START目錄模塊一 會展項目概述模塊二 會展項目立項策劃模塊三 會展項目相關活動策劃模塊四 會展項目營銷與招展招商策劃模塊五 會展項目計劃與控制模塊六 會展項目團隊建設模塊七 會展項目實施與現場管理模塊八 會展項目風險識別與應對模塊九 會展項目收尾與評估模塊七 會展項目實施與現場管理任務一 了解會展項目的主要資料及文件任務二 管理會展項目服務商任務三 管理會展項目現場工作展覽項目的主要資料會議項目的主要文件展覽項目的主要資料為了做好對主要參與者的服務和對展會有效地進行管理，辦展機構往往會將一些重要的信息編寫成相關文件資料，并分發(fā)給參展商、觀眾和媒體。既可以讓參展商和觀眾更直

2、觀、更便捷地獲得有價值的咨詢，又節(jié)約了舉辦機構的用于客戶咨詢方面的成本，提高了工作效率。目前，絕大部分展覽都會提供參展商手冊、展會參觀指南、會刊、展會證件及門票等重要資料。任務一 了解會展項目的主要資料及文件參展商手冊參展商手冊是將展會籌備、開展至展會結束過程中，參展商參加展會需要遵守的規(guī)章制度、需要注意的各種問題和其他展會提供的各項服務信息等匯編成冊，方便參展商進行參展準備的一種正式文件。該手冊不僅包括各種展會相關資訊，如展會介紹、展區(qū)分布、展會各類服務的資料等，還包括參展期間的一些約束性管理制度。參展商手冊既是參展商參展所必需的服務手冊，也是辦展機構對參展商進行有效管理的指導性文件。任務一

3、 了解會展項目的主要資料及文件參展商手冊早期，參展商手冊以紙質版較多?，F在，電子版的參展商手冊已成為主流。辦展機構都要確定參展商收到并清楚參展商手冊的使用。內容主要包括：前言、展覽場地的基本情況、展會基本信息、展會規(guī)則、展位搭裝指南、展品運輸指南、展會旅游信息、相關表格等。參展商手冊應包含參展商所關注的展會信息、所必須用到的資料表格和參展商容易忽略的注意事項等，其他內容則可根據需要酌情增加。任務一 了解會展項目的主要資料及文件參展商手冊參展商手冊的編寫必須做到： 內容全面，實用性強。 簡單明了，便于查看和查詢。 兼顧內容的專業(yè)性和版面的美觀性。 考慮國外參展商的需求。參展商手冊一般都需要提前編

4、制，以便展會招展工作的正常開展。在參展商手冊編制完成后，通常會在展會官網上發(fā)布電子版，以供參展商和其他有需要的人士下載查閱。紙質版的參展商手冊，則可以根據參展商的需求進行郵寄。任務一 了解會展項目的主要資料及文件展會參觀指南展會參觀指南是辦展機構編制的用于指引嘉賓、觀眾、媒體等參觀展會和參與展會活動的一種正式文件。包括以下幾個方面： 展會基本信息：包括展會名稱、時間、地點、規(guī)模、辦展機構、展品范圍及特點等。 展區(qū)和展位劃分與安排：包括展會的展區(qū)展位劃分圖、各展區(qū)的位置及范圍、各參展企業(yè)名單及其展位號一覽表、知名參展企業(yè)的名稱及具體位置等。 相關活動日程表：以表格的形式列舉展會同期相關活動信息，

5、包括活動具體時間、地點、主題、主講人等信息。 其他相關圖表：主要有展館交通信息、展館平面圖、各服務網點設置等。任務一 了解會展項目的主要資料及文件會刊隨著會展業(yè)的發(fā)展，目前展會的會刊除了參展商信息外，還包括一些行業(yè)前沿資訊、展會介紹及各類參展商廣告等，這樣不僅增加了會刊的專業(yè)價值，還為辦展機構帶來了不錯的項目收入。對于參展商而言，會刊提供了大量的行業(yè)信息，通過查閱會刊，可以快速了解行業(yè)市場情況；對于觀眾，尤其是專業(yè)觀眾而言，會刊能夠幫助他們快速檢索參展商，也可以作為其供應商的集合資料加以保存。會刊的內容一般較為固定。任務一 了解會展項目的主要資料及文件會刊會刊的編寫是一項非常煩瑣且細致的工作，

6、要經歷封面封底設計、會刊素材征集、會刊內容編排、校樣審核、排版印刷等步驟。會刊可以是電子版的，也可以是紙質版的。會刊有免費贈送和定價出售兩者發(fā)放方式。展會開展期間，在專業(yè)觀眾報到處或展會總服務臺附近設置會刊發(fā)放點，用于贈送或銷售會刊。任務一 了解會展項目的主要資料及文件展會證件及門票展會是一項人員密集的活動，需要對現場的人流進行管控，通常采取證件管理，即只有擁有展會認可的證件才能進入展館（或會場）開展相關工作或參觀。根據展覽項目的特點及實際需要，一般需要印刷參展商證、籌（撤）展證、專業(yè)觀眾證、貴賓證、媒體證、工作人員證和車證共7種證件及門票。任務一 了解會展項目的主要資料及文件任務一 了解會展

7、項目的主要資料及文件參展商證：供參展商在開展期間進出展館使用?；I（撤）展證：供承建商和特裝展位的搭建商在布展和撤展期間進出場館使用，搭建人員需要憑此證件才能進入場館施工。專業(yè)觀眾證：供展會的專業(yè)觀眾使用。貴賓證：也稱VIP證，主要提供給參會的嘉賓及領導使用。媒體證：提供給各大新聞媒體記者及攝影工作者，以便他們進入場館拍攝。工作人員證：供展會舉辦機構和各類服務商的相關工作人員使用。車證：主要供一些運輸車輛、嘉賓用車等工作車輛進出場館使用。其他類型的車輛，則依照展館的相關指引停放在相應的停車場。即所有車輛均需要車證才能進出場館及在停車場停放。展會證件及門票大部分展會都會選擇展期中的一天或整個展期對

8、普通觀眾開放，普通觀眾憑門票進館參觀，專業(yè)觀眾則憑專業(yè)觀眾證進出場館。盡管一些消費類展會對普通觀眾免費開放，但是仍然向普通觀眾發(fā)放電子或者紙質門票。其目的有兩個：一是為了統(tǒng)計參會的觀眾數量；二是門票是很好的廣告位，可以為舉辦機構帶來一定的廣告收入。任務一 了解會展項目的主要資料及文件會議文件的含義及作用會議文件是指在會議活動中使用，以及在會議活動中產生的書面文字材料的總稱。會議文件最基本的功能是記載會議信息或提供會議信息輔助，具有幫助實現會議領導和管理、向與會者提供信息、掌握會議的方向和進程、促進交流與溝通、記錄會議過程和結果、便于會議宣傳和貫徹會議精神的作用。任務一 了解會展項目的主要資料及

9、文件任務一 了解會展項目的主要資料及文件指導性文件：旨在明確會議的指導思想和主題，提出會議的目標和任務。審議性文件：是指根據會議程序提交與會者討論、審議的文件。成果性文件：是經會議談判、協(xié)商、審議、表決、簽署而形成的文件。記錄性文件：真實地記錄了會議的情況和過程，包括文字和音像。按照會議文件的功能劃分交流性文件：主要形成于總結性會議、交流性會議和研討性會議，在會議中發(fā)揮宣傳交流作用。參考說明性文件：主要用于幫助與會者全面、準確地了解情況。傳達宣傳性文件：是傳達會議情況、會議精神、擴大會議影響力的文件信息。程序性文件：主要用于規(guī)范會議成員的行為，保障會議活動有序進行。管理性文件：是指對會議活動進

10、行有效管理的相關文件。按照文件的產生階段劃分會議前期文件：主要用于會議的前期準備工作，它是會議正常進行的保證。會議后期文件：指會議在即將結束和結束后產生的文件。會議中的文件：是指會議進行過程中使用的文件，常被用于宣傳公司形象、展示公司實力、營銷公司產品等。任務一 了解會展項目的主要資料及文件任務一 了解會展項目的主要資料及文件按會議文件的遞送對象劃分上行性文件下行性文件平行性文件報送上級機關的會議文件。傳達給下級機關的文件，以及輻射性會議文件。發(fā)送給平行機關、兄弟單位和不相隸屬的機關的文件。ABC按照文件的保密要求劃分保密性文件：可能在內容上涉及國家、組織或商業(yè)秘密，其密級和密期限制則由制文機

11、關根據實際需要確定。公開性文件：可以通過新聞媒體或以張貼的方式公開發(fā)布，如會議公報、聯合聲明等。內部性文件：內容常涉及會議主辦單位和與會單位內部的事項，用于在會議內部傳閱和使用。任務一 了解會展項目的主要資料及文件會展項目團隊的組建會展項目團隊成員激勵會展項目團隊績效考核會展項目服務商是指在會展項目實施過程中為項目舉辦機構、參展商、觀眾等各方提供各類服務的組織機構。服務商提供的服務覆蓋會展項目的全過程和各方面，任何一部分出現問題都會導致其不滿意。服務商的服務水平和質量極大地影響了參展商和觀眾對會展項目的認知和評價。任務二 管理會展項目團隊承建商承建商也稱搭建商，主要負責展會現場公共區(qū)域的布置和

12、展位的搭建工作。展會公共區(qū)域的環(huán)境布置和展位的展示效果在很大程度上影響會展項目的整體形象和參展商的展出效果。在選擇承建商時，需結合實際情況綜合考慮，慎重選擇，以確保其能夠勝任承建商的工作。任務二 管理會展項目團隊承建商的類型：根據承建商所承擔的工作內容和受雇方不同劃分。任務二 管理會展項目團隊主場承建商主要負責展會整體籌（撤）展管理、展會整體形象布置、公共環(huán)境設計和布置等。展位承建商主要負責承建參展商的展位，多為特裝展位。這類承建商受雇于各個參展商，一般由參展商自行選擇，展位的風格設計等由參展商自行決定，只要滿足場館方和舉辦機構對展臺的相關要求即可。主場承建商的選擇要求主場承建商的工作由設計和

13、施工兩部分構成，其設計效果決定了展會的整體效果，施工的順利完成是設計效果呈現的前提條件和基礎。選擇主場承建商時，要從技術、經驗、價格、資質、維護保養(yǎng)服務等方面進行考量，具體如表7-2-1所示。任務二 管理會展項目團隊表7-2-1 主場承建商的選擇要求任務二 管理會展項目團隊主場承建商的選擇要求在技術方面，主場承建商不僅要對公共區(qū)域進行布置，還要對籌（撤）展期間展位搭建商進行管理，在保證展位搭建工作順利開展的同時，確保展位搭建商的施工沒有違反相關規(guī)章制度，也不存在安全隱患。主場承建商要具備全面的技術，保障公共區(qū)域的設計兼具科學性和美感，還要具有對展位搭建商進行監(jiān)督管理的能力。另外，主場承建商必須

14、取得相應的搭建資質。任務二 管理會展項目團隊運輸服務商展覽運輸不僅要運輸各種各樣的展品，還要運輸展具展架、布展用品、宣傳資料、招待客戶的用品等。如果運輸不當或不及時，很可能出現展品中途損壞、丟失或展會已經開始而展品尚未送達的情況。無論出現哪種情況，都會給參展商帶來難以挽回的損失。任務二 管理會展項目團隊運輸服務商的選擇要求任務二 管理會展項目團隊表7-2-2 運輸服務商的選擇要求 時間安排。展品及相關物資運輸時間要提前計劃安排，并將具體的時間安排和相關要求公布給所有參展商。 運輸路線和運輸方式。雖然參展商對運輸路線及方式有自主選擇權，但是，運輸服務商要為參展商安排最佳的運輸線路和運輸方式。在運

15、輸線路上，采取一次發(fā)運而非多次轉運，盡量選擇集裝箱；在運輸方式上，要明確水運、空運或陸路運輸。任務二 管理會展項目團隊對運輸服務商的監(jiān)管任務二 管理會展項目團隊一般參展商不會區(qū)分各項費用的收取方，而是將整個參展過程看作一個整體，并將各種費用全部計為參展成本。因此，舉辦機構有必要讓運輸服務商提供合理、明確的收費標準，并將該收費標準向參展商明示。保險會展舉辦機構不承擔參展商展品破損和丟失的風險，因此，為了保障參展商的利益，會展舉辦機構要督促運輸服務商提醒參展商購買展品在運輸過程中的保險。現場服務支持一些運輸服務商還提供現場服務。舉辦機構應要求運輸服務商注明能夠提供的現場服務類別及收費標準，并公布給

16、參展商，以便有需要的參展商選擇使用。運輸費用清潔服務商展覽項目都會有清潔服務商來搬運和及時處理展館內的垃圾問題。清潔服務商主要涉及兩方面的清潔工作： 籌（撤）展期間由于展位搭建、拆除及布展所產生的垃圾清理問題； 開展期間維持展館通道和公共區(qū)域的清潔衛(wèi)生。任務二 管理會展項目團隊安保服務商會展項目是一種公眾參與度高的大型活動，安全問題尤其重要。如果在會展期間發(fā)生公共安全問題，不僅會給會展帶來重大的經濟損失，甚至會產生嚴重的人員傷亡后果。舉辦機構通常會委托展會安保服務商負責整個會展項目的安全問題，主要涉及消防安全、人身安全、展品安全和公共安全等。任務二 管理會展項目團隊消防安全消防安全方面需注意：

17、 檢查場館內所有消防設施的情況，確保能夠正常使用； 展會通道要預留充足，考慮消防安全的需要； 特裝展位要提前提交展位效果圖，獲得批準后方可開始施工； 展位搭建所采用的材料必須是耐火阻燃材料，且符合國家和展館相關消防規(guī)定； 參展商在布展及開展期間，必須按展館相關管理要求用電； 展館內禁止吸煙。任務二 管理會展項目團隊人身安全在籌（撤）展期間，展會搭建人員在施工時存在一定的人身安全問題。展會開始后，參展商、專業(yè)觀眾和現場觀眾都聚集在展館內，人員密集度非常高，容易出現人身安全問題。一般情況下，可以通過為參展人員購買“第三方責任險”或“展出人員險”來保障人員的人身安全。任務二 管理會展項目團隊展品安全

18、舉辦機構負責展會的公共安全保衛(wèi)工作，一般情況下，會聘請專門的展會安保人員24小時在會場內進行巡視，負責展會的公共安全問題，防范安全事故的發(fā)生。任務二 管理會展項目團隊在布展和展出過程中，必須要對展品的安全問題予以重視和關注，尤其是重視高檔奢侈品的安全問題。在運輸搬運環(huán)節(jié)，展品安全由運輸代理和參展商共同承擔，一般會購買運輸保險；在布展環(huán)節(jié)，由參展商自行負責；在展會開始后，則由專門的安保人員在展館內進行安全巡視，協(xié)助參展商保證展品安全。公共安全旅游服務商這些商務人士在展會后選擇旅游，一般是出于以下兩個目的：一是希望到一些產業(yè)集中的地區(qū)和市場進行實地考察，了解當地的市場行情和商品信息，尋求商機，即商

19、務考察旅游；二是希望到當地著名的風景區(qū)適度放松心情，即觀光休閑旅游。為了提高參展商和專業(yè)觀眾對會展項目的滿意度，舉辦機構可以將展會后旅游作為一種附加服務，為有需要的參展商和觀眾提供必要的協(xié)助和便利。為了保障參展商和觀眾的旅游服務質量，選擇專業(yè)的、有資質的旅行社非常重要。任務二 管理會展項目團隊餐飲服務商為提升參展商和觀眾的參展體驗，需提前篩選餐飲服務商，并做出合理的餐飲服務安排。一般情況下，舉辦機構解決展會餐飲問題有以下3種方法：方法一：選擇質量合格的餐飲服務商進行配送。方法二：推薦展館周邊的一些餐飲設施。方法三：將上述兩種方法結合起來。任務二 管理會展項目團隊接待酒店會展項目是人員密集型的大

20、型活動，在開展前后幾天內，少則幾千上萬人，多則幾十萬人聚集在會展項目舉辦地。如此多的人要解決住宿問題，必然需要舉辦機構的相關指引，尤其是那些對舉辦地不熟悉的外地人和海外參展商。需綜合考慮以下因素：任務二 管理會展項目團隊任務二 管理會展項目團隊酒店位置。接待酒店的位置最好離場館較近。減少參展商和觀眾在酒店和展館之間往返的時間，還便于舉辦機構為參展商和觀眾提供服務。還需要考慮該酒店的交通是否便利。酒店的住宿質量。酒店房間數量是否充裕、客房布置是否舒適、公共區(qū)域環(huán)境是否優(yōu)美、是否具有多種可選房型、客房裝修和家具質量如何等。酒店的配套服務。酒店是否設有餐廳，餐位是否充足，餐廳提供的食品種類、質量、類

21、型等是否能夠滿足需求。此外，是否提供送餐服務、洗衣服務、接送機服務等。酒店的配套設施。酒店是否設置了休閑設施、娛樂設施、商務中心、停車場等。需綜合考慮的因素酒店的服務質量。酒店服務人員是否禮貌、周到，為顧客著想。酒店的價格。酒店對外公布的門市價、舉辦機構能夠獲得的折扣、付款方式等。布展與撤展管理展中現場工作管理知識產權保護及糾紛處理布展管理布展階段的主要工作主要涉及舉辦機構、參展商、搭建商等。一般情況下，布展工作在展會開始前的15天進行。布展持續(xù)時間的長短主要取決于展會的題材、規(guī)模、展品的復雜程度，以及現場布置的難易程度等。展會布展工作開始前后要進行全面協(xié)調和管理。布展階段的主要工作如表7-3

22、-1所示。任務三 管理會展項目現場工作任務三 管理會展項目現場工作表7-3-1 布展階段的主要工作，詳情表格見書本第192頁。布展階段的注意事項 關于時間安排。布展工作的時間安排需提前確定，并將確切的起止時間及時、準確地通知相關人員。無論采用哪種通知方式，務必確定他們接收到信息。此外，還需要特別提醒參展商和承建商必須在布展時間的截止日期前完成展臺及公共區(qū)域的搭建工作，以免造成不可挽回的嚴重后果。任務三 管理會展項目現場工作任務三 管理會展項目現場工作 關于特裝展位設計的審核展臺搭建在消防方面的要求較為嚴格。特裝展位，一律需要將其設計彩色效果圖、平面圖及所用搭建材料提交給主辦單位，由主辦單位審核

23、并上報給消防部門批準備案。只有經過審批同意的方案，才能夠在展館內進行搭建。 關于參展商信息的核對參展商參展最大的目的是進行企業(yè)、產品宣傳及銷售，因此，出現參展商名稱的地方一定不能出錯。一般在展位門楣、序幕大廳的展位圖、展商信息等地方會出現參展商的公司名稱、展位號等，需在展會開幕前派專人進行核對檢查。 關于現場施工管理可能會因為各種原因造成現場秩序混亂，各參展商的布展工作相互影響，最終導致展會的整體布展進度被拖延。因此，舉辦機構和主場承建商需要及時協(xié)調參展商的需求，維護現場的施工秩序。撤展管理1撤展階段的主要工作撤展階段主要包括展品處理及回運、展位及公共區(qū)域布置的拆除、參展商租用物品的退還、場館

24、清潔、撤展安全保衛(wèi)和場館交還等。參展商撤展的主要工作就是展品的處理問題，常見的處理方式有出售、贈送、銷毀和回運。對于一些消費類展會來說，展品就是賣品。觀眾付費后，參展商就可以把展品出售給觀眾并帶出場館。展品處理方式最好提前確定，如果選擇回運，還需提前聯系運輸服務商，盡早安排展品回運事宜，以免造成延誤，產生不必要的成本。任務三 管理會展項目現場工作撤展階段的注意事項任務三 管理會展項目現場工作關于展品出館展品出館時，需嚴格執(zhí)行出館證件管理，所有出館的展品需有參展商出示的放行條。如果不嚴加管理，很容易造成展品失竊。 關于現場安全保衛(wèi)展臺拆除比展臺搭建的危險性更高，且由于拆除時工作人員精神松懈，容易

25、出現安全事故，造成搭建人員傷亡。舉辦機構或主場承建商需提醒參展商為施工人員購買保險，保障施工人員的人身安全。展中現場工作管理1參展商聯絡與服務展會開展期間，所有參展商都聚集在展會現場。這時，主辦方會親自到各個參展商的展位進行拜訪，或邀請參展商進行座談，與參展商聯絡感情，了解參展商的參展感受和需求，征求他們對展會的意見和建議，及時為他們提供所需的各項服務。任務三 管理會展項目現場工作任務三 管理會展項目現場工作觀眾可以通過網上或者現場進行登記。登記完成后方能進入場館進出參觀。觀眾無論是通過網上登記還是現場登記，都可以在觀眾登記處領取參觀指南，以便他們進入場館后，能夠快速尋找到自己感興趣的參展商或

26、相關活動場地。此外，舉辦機構還需要為觀眾提供信息咨詢、休閑休憩、商務洽談等場地和服務。展會開展期間舉行的開幕式、酒會、會議、論壇、比賽、表演和其他相關活動等，均需要由專業(yè)的協(xié)調管理團隊來負責，尤其是展會開幕式。展會開幕式是展會的門臉，標志著展會正式開始，一定要安排細致，準備妥當。開幕式不宜太早也不宜太晚，一般持續(xù)半小時至一小時為宜。2觀眾登記與服務3相關活動的協(xié)調管理任務三 管理會展項目現場工作4媒體接待與采訪無論是展前還是展后，舉辦機構都會與一些媒體進行合作，對本次展會進行宣傳推廣。展中階段，需要安排人接待媒體，并安排媒體進行現場采訪。5現場消防安保工作展會期間的安保工作主要是防止一些可疑人員進入展會現場，防止展品丟失和被盜，展