綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作現(xiàn)狀及應(yīng)對策略

1、綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作現(xiàn)狀及應(yīng)對策略綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作現(xiàn)狀及應(yīng)對策略醫(yī)院科研檔案是指醫(yī)院科技人員在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究活動(dòng)過程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的科技文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)性歷史記錄，是醫(yī)院科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)藏的重要形式，對科研工作的先進(jìn)性、科學(xué)性及實(shí)用價(jià)值的鑒定具有重要的作用1。近年來，多數(shù)綜合性醫(yī)院已設(shè)立了獨(dú)立的綜合檔案科，裝備了專職檔案管理人員，甚至在全院相關(guān)科室設(shè)立了兼職檔案管理員進(jìn)展各專業(yè)檔案的搜集、整理、鑒定、歸檔及利用工作，總體而言檔案管理工作已逐漸步入標(biāo)準(zhǔn)化管理，但是目前綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作往往相對滯后2，仍然存在一定的問

2、題，基于此，本文討論了綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略，以進(jìn)一步推進(jìn)綜合性醫(yī)院科研檔案的標(biāo)準(zhǔn)、高效管理。1醫(yī)院科研檔案管理工作的特點(diǎn)醫(yī)院科研檔案是科學(xué)研究的根底和條件，是進(jìn)展科學(xué)技術(shù)交流的有力工具，是科技成果轉(zhuǎn)化為消費(fèi)力的根據(jù)。因此，在科研檔案管理過程中，應(yīng)重視科研檔案管理工作的特點(diǎn)，根據(jù)其特點(diǎn)精細(xì)進(jìn)展科研檔案材料搜集、整理、編排、保存與利用的環(huán)節(jié)工作。1.1形成周期較長且連續(xù)性較強(qiáng)醫(yī)學(xué)科研工程一般需要經(jīng)歷課題申報(bào)、立項(xiàng)、鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)以及成果推廣等過程，因此科研工程的檔案管理工作也是一個(gè)較長的周期性過程，需要涉及的材料與內(nèi)容較多、時(shí)間跨度較大、覆蓋面廣泛。因此，醫(yī)學(xué)科研檔案的管理必

3、須從立項(xiàng)開場，即讓科研人員從一開場就樹立科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理意識，不僅可以啟迪科研思路，更能防止少走彎路。另外，由于醫(yī)學(xué)科研檔案形成的周期較長，為保持其完好性，宜采用分階段歸檔的方法，并使其保持有機(jī)聯(lián)絡(luò)，以盡量減少階段性科研活動(dòng)的影響。1.2專業(yè)性較強(qiáng)且學(xué)科突出醫(yī)學(xué)科學(xué)研究課題多根據(jù)醫(yī)學(xué)學(xué)科專業(yè)設(shè)置分類，如內(nèi)外婦兒等臨床學(xué)科，生理、生化、病理、藥理等根底醫(yī)學(xué)學(xué)科，科研檔案那么參照各自的專業(yè)自然形成，而在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究中不同學(xué)科專業(yè)的科研工作有著各自不同的特點(diǎn)，因此醫(yī)學(xué)科研檔案的分類應(yīng)表達(dá)出專業(yè)性的特征，根據(jù)專業(yè)分科管理檔案，并設(shè)置相應(yīng)的編碼以分類存檔。1.3學(xué)科綜合性強(qiáng)且工程協(xié)作多醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是一

4、項(xiàng)復(fù)雜的工程，目前許多重大課題往往需要多個(gè)穿插學(xué)科和邊緣學(xué)科的協(xié)作參與，醫(yī)學(xué)科學(xué)研究一般是多學(xué)科的綜合研究，結(jié)合攻關(guān)。因此，科研課題形成的載體形式多樣，數(shù)量較多，綜合性較強(qiáng)，這是由醫(yī)學(xué)科學(xué)研究本身的特點(diǎn)所決定的，因此醫(yī)學(xué)科研檔案也具有較強(qiáng)的學(xué)科綜合性，管理人員需要具備更高的素質(zhì)，在檔案分類管理時(shí)既要保持各個(gè)學(xué)科的相對獨(dú)立性，又要保持研究專題的完好性。2醫(yī)院科研檔案管理工作存在的主要問題2.1重視程度不夠，管理意識不強(qiáng)目前，多數(shù)醫(yī)院指導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，在科研管理方面多強(qiáng)調(diào)立項(xiàng)率、課題級別與成果產(chǎn)本文由論文聯(lián)盟搜集整理量等3，科研管理人員往往也缺乏科研檔案的管理意識，在日常科研管理工作中不

5、注重在研究過程中對數(shù)據(jù)、文件資料的搜集與積累，造成了原始記錄的不完好或喪失，因此容易導(dǎo)致科研檔案的歸檔、整理以及再利用等工作開展困難，科研檔案質(zhì)量差、科研材料搜集不齊全等情況，由此也影響了科研檔案管理工作的正常有效開展。2.2檔案管理制度不夠完善由于醫(yī)院及科研管理部門指導(dǎo)對科研檔案的認(rèn)識程度不夠，致使醫(yī)院科研檔案管理缺乏完善的制度、實(shí)在可行的規(guī)章制度來保證科研檔案的完好性。在日常科研管理工作中，對于哪些材料應(yīng)歸檔、何時(shí)搜集整理等都尚未建立健全有效的科研檔案管理制度，檔案管理人員缺乏積極主動(dòng)的精神和歸檔的責(zé)任感，不能很好地指導(dǎo)和協(xié)助科研人員做好科研文件形成、積累、整理和歸檔工作，因此科研檔案管理

6、多處于不完好歸檔和零散保管狀態(tài)，導(dǎo)致醫(yī)院科研檔案不能系統(tǒng)完好歸檔，影響了科研檔案的再利用工作。2.3缺乏相應(yīng)的管理?xiàng)l件和設(shè)施由于普遍缺乏科研檔案管理的意識，導(dǎo)致目前多數(shù)醫(yī)院尚缺乏科研檔案管理的硬件設(shè)施及相應(yīng)的軟環(huán)境，在一定程度上導(dǎo)致科研檔案歸檔不完全和科研檔案資料的流失，主要表如今：科研檔案管理人員普遍缺乏系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識，致使科研檔案難以從較高的層次進(jìn)展管理；另一方面，多數(shù)醫(yī)院也缺乏專用的統(tǒng)一的檔案保管設(shè)施和現(xiàn)代化設(shè)備,根本還停留在手工搜集、檢索,信息量小,不利于檔案的搜集、利用和開發(fā)4。2.4檔案管理人員知識程度不高專職檔案管理人員多不具備檔案管理的專業(yè)知識，多由其他專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來

7、5，或僅僅經(jīng)過零散的專業(yè)培訓(xùn)，一般存在專業(yè)知識老化、知識面較窄、知識構(gòu)造不合理學(xué)歷普遍偏低、現(xiàn)代科學(xué)知識貧乏、外語程度不高的特點(diǎn)，對科研歸檔范圍不熟悉；而兼職的科研檔案管理人員更缺乏檔案科學(xué)管理的知識，因此在一定程度上影響了科研檔案的標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)化管理。2.5科研檔案歸檔率低，現(xiàn)存材料不完好目前，綜合性醫(yī)院科研檔案管理存在的主要問題可能在于資料歸檔不完好，且歸檔率比擬低。詳細(xì)表現(xiàn)為科研過程歸檔意識不強(qiáng)，科研管理部門在制訂科研方案時(shí)，并未真正地把科研檔案工作納入科研管理之中，科研檔案一般也只是涉及申請書、立項(xiàng)文件、成果形式、獲獎(jiǎng)材料等6。同時(shí)局部工程負(fù)責(zé)人可能因?yàn)槎喾N因素的影響，并未提交完好的歸檔資

8、料，因此導(dǎo)致歸檔資料的不完好以及歸檔率低下。其次，由于職稱晉升、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)工作需要較多的使用科研歸檔資料，且不僅限于工程負(fù)責(zé)人或工程組成員，現(xiàn)實(shí)存在的情況下，借閱出的科研檔案甚至難以歸還或局部喪失、破損，在一定程度上也影響了科研檔案管理工作的效果和效率。2.6醫(yī)院科研檔案開發(fā)利用率低下醫(yī)學(xué)科研檔案包含大量的科研信息，在科研決策、醫(yī)療診治、臨床教學(xué)等方面具有積極的借鑒和指導(dǎo)作用。由于科研檔案歸檔不標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量不高，目前科研檔案管理方面普遍存在著無視開發(fā)利用的現(xiàn)象7。檔案室管理職責(zé)也多停留在傳統(tǒng)的管理和查閱上，尚未開設(shè)方便快捷的檢索渠道，科研檔案的作用也就無法顯現(xiàn)出來。3綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作的對

9、策3.1加強(qiáng)宣傳力度，進(jìn)步科技人員檔案管理意識為進(jìn)一步進(jìn)步科研檔案的完好性、系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)性，單純依靠檔案室專職管理人員、科研處兼職檔案管理員是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，其主體應(yīng)該在于廣闊的科技工作者。因此需要加大對科研檔案管理工作的宣傳力度，增強(qiáng)各級醫(yī)院指導(dǎo)及科技人員檔案標(biāo)準(zhǔn)管理的意識，以獲得科技人員的理解、支持、配合，在科研工程的初始管理階段，即注意搜集、保存相關(guān)的原始研究數(shù)據(jù)、圖表、視頻等具有科研檔案存檔價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，強(qiáng)化科研人員將科研材料歸檔管理的職責(zé)和義務(wù)。3.2建立完善的健全制度，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理參照?中華人民共和國檔案法?、?科學(xué)技術(shù)檔案工作條例?及醫(yī)院工作實(shí)際，首先建立健全醫(yī)院科研檔案

10、管理的規(guī)章制度，構(gòu)建由院長-檔案管理委員會(huì)-檔案管理機(jī)構(gòu)-科研處兼職檔案管理員-各學(xué)科兼職科研秘書組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，形成自上而下的檔案管理機(jī)制，運(yùn)用行政手段和方法對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，強(qiáng)化集中式的管理體制；明確科研檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀等制度，并對科研檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，明確醫(yī)院科研管理部門及檔案管理部門在檔案管理中的責(zé)任，增強(qiáng)工作責(zé)任心，對應(yīng)歸檔的材料做到心中有數(shù)，完善存檔措施，標(biāo)準(zhǔn)借閱制度，填寫科研檔案移交清單，做好科研檔案的移交工作，重視重要技術(shù)資料的連續(xù)性與完好性，把科研檔案工作與科研活動(dòng)實(shí)行

11、同步管理，對于文件材料形成情況要實(shí)行全程跟蹤管理。3.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)步檔案人員的素質(zhì)盡量選用檔案管理專業(yè)且熱愛檔案管理工作者擔(dān)任專職檔案管理員，兼職科研檔案員也應(yīng)兼顧專業(yè)、責(zé)任心等。醫(yī)院可通過多形式、多途徑的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不定期的組織進(jìn)修學(xué)習(xí)，努力進(jìn)步專職與兼職的科研檔案管理人員的知識體系，掌握科研檔案資料分類、管理等理論知識；檔案管理人員、兼職科研秘書也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，盡量掌握多學(xué)科的知識，如計(jì)算機(jī)應(yīng)用根底知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識、數(shù)字化技術(shù)知識及相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識，不斷進(jìn)步自身的業(yè)務(wù)才能和程度。3.4建立科研檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制對于科研課題，建議在管理費(fèi)中分配一定比例的經(jīng)費(fèi)用于科研檔案歸集的獎(jiǎng)勵(lì)，對于科

12、研檔案搜集、整理、上交、歸檔較好的科研工程給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。假設(shè)未能按期整理、歸集與報(bào)送科研檔案，那么可以暫時(shí)扣發(fā)該局部經(jīng)費(fèi)，以此加大科研管理部門對課題組上交歸檔材料的控制力度，增強(qiáng)課題組的歸檔意識和緊迫感。3.5創(chuàng)新管理理念，進(jìn)步醫(yī)學(xué)科研檔案的管理程度創(chuàng)新是科學(xué)研究及其管理工作的靈魂，也是各項(xiàng)事業(yè)保持競爭優(yōu)勢的可靠保證8。在科研檔案管理工作中，應(yīng)進(jìn)一步解放思想，更新觀念，努力培養(yǎng)科研檔案管理現(xiàn)代化的管理理念與意識，樹立科研檔案開發(fā)與利用的創(chuàng)新意識，充分發(fā)揮檔案作用，努力實(shí)現(xiàn)科研檔案的價(jià)值與附加值，做好科研檔案信息資源的開發(fā)、編研工作，為廣闊科技人員開展醫(yī)學(xué)研究提供所需的科研信息資料，通過對科研檔案的綜合和歸納分析，為醫(yī)院的科研工作提供決策根據(jù)，在制定科研投入、醫(yī)院資源搭配施行必要的傾斜和扶持時(shí)做出合理與正確的決斷。3.6優(yōu)化檔案管理手段，進(jìn)步效勞效率與效果醫(yī)院科研檔案管理工作的目的不僅在于對科研資料的整理歸集，