制造業(yè)采購管理制度

1、選購治理制度目的選購本錢，確保選購到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的物資、設(shè)備、用品等資源，制訂本制度。范圍本制度適用于公司生產(chǎn)、技術(shù)、研發(fā)等部門需求物資的選購,含設(shè)備、工具、原材料、輔材、勞保用品等。辦公物資由行政部負(fù)責(zé)選購。樣品或者資質(zhì)認(rèn)證/試驗(yàn)所需材料的選購由技術(shù)部或研發(fā)部自行完成。定義產(chǎn)品或效勞作為公司資源的過程。或生產(chǎn)建設(shè)中的突發(fā)大事引起的為完成急迫任務(wù)而進(jìn)展的選購。職責(zé)部門負(fù)責(zé)將物資選購到位，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)蓋合同專用章并依據(jù)合同商定付款，請(qǐng)購部門：請(qǐng)購人需具體填寫請(qǐng)購單諸要素，請(qǐng)購部門主管負(fù)物品技術(shù)含量較高時(shí)，請(qǐng)購部門需協(xié)作選購部門完成選購工作的各環(huán)節(jié)。倉庫：倉庫負(fù)責(zé)主料、輔料、工具、勞保用品等請(qǐng)購物品的收貨

2、、銷售單與實(shí)物的全都性，憑驗(yàn)收單驗(yàn)收?qǐng)?bào)告開具入庫單。設(shè)備中心：負(fù)責(zé)設(shè)備類物資的驗(yàn)收組織及保管、維護(hù)、修理等。選購部門：負(fù)責(zé)收集供給商信息，并進(jìn)展詢價(jià)、比價(jià)、價(jià)格談判、組織選購工程評(píng)審會(huì)、意向供給商實(shí)地考察、擬定選購合同等環(huán)節(jié)；需依據(jù)品質(zhì)問題，需與供給商溝通進(jìn)展產(chǎn)品替換或售后效勞，必要時(shí)進(jìn)展退貨。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核請(qǐng)購單、合同會(huì)簽表，加蓋合同專用章，依據(jù)合同商定支付貨款。公司領(lǐng)導(dǎo)(分管領(lǐng)導(dǎo))：負(fù)責(zé)審批請(qǐng)購單，負(fù)責(zé)審批比選方案并確定/借支單/費(fèi)用報(bào)銷單。驗(yàn)收小組：由需求部門、選購部、品質(zhì)部、設(shè)備部/倉儲(chǔ)中心等部驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。流程圖生產(chǎn)原材料/設(shè)備首次選購流程圖生產(chǎn)原材料/設(shè)備首次選購流程請(qǐng)購部門選購部公

3、司領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部驗(yàn)收小組生產(chǎn)部開頭確 01.填寫請(qǐng)購單認(rèn) 請(qǐng)購人選購需求 02.請(qǐng)購部門審核部門負(fù)責(zé)人1、請(qǐng)購單應(yīng)依據(jù)要素填寫完整、清楚；2、涉及的請(qǐng)購物品數(shù)量過多時(shí)以附件清單的形式進(jìn)展提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；3、假設(shè)選購指定供給商或品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購部門必需作出書面說明；4、請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)選購部；選購部負(fù)責(zé)人對(duì)請(qǐng)購單的各要素完整性進(jìn)展審核確認(rèn)。選購部審核部門負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)選購物品是否符合資金打算進(jìn)展審核。財(cái)務(wù)部審核部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)購人填寫完請(qǐng)購單后需由該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)展審核，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)請(qǐng)購物品的必要性、用途、規(guī)格、數(shù)量等要素進(jìn)展審核確認(rèn)。10

4、5.領(lǐng)導(dǎo)審批請(qǐng)購人依據(jù)選購物品金額和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)購單進(jìn)展最終審批。資的品名、規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)要求等，了解圖紙及其技術(shù)要求。2的產(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包選購。3廠家或效勞商直接詢價(jià)，原則上不通過代理商或其他中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。確定1、選購部應(yīng)比照價(jià)結(jié)果進(jìn)展初應(yīng)供步判定，依據(jù)判定結(jié)果對(duì)一個(gè)或多個(gè)意向供給商進(jìn)展實(shí)地考應(yīng)察，以確認(rèn)其資信及生產(chǎn)力量商。2、對(duì)供給商進(jìn)展考察的過程中應(yīng)實(shí)地拍攝不少于 10張照片，以照實(shí)反映其生產(chǎn)力量、規(guī)模、資信等狀況，回司后需提交考察報(bào)告。在確認(rèn)了最終供給商后，選購部應(yīng)盡快擬定選購合同，與乙方就合同條款達(dá)成全都。合同文本應(yīng)使用經(jīng)過我司律師統(tǒng)一評(píng)審后的框架合同，原則上

5、不得使用對(duì)方供給的合同文本。簽采署與供給商就合同內(nèi)容初步達(dá)成全都后，選購部負(fù)責(zé)人應(yīng)審核采合同條款，對(duì)于非通用性條款購作出修改的還需交合作律師事息選購專員詢價(jià)及價(jià)格談判選購專員比價(jià)選購專員意向供給商考察選購專員選購工程評(píng)審會(huì)部門負(fù)責(zé)人選購專員1是否依據(jù)要求填寫完整、清楚，檢查請(qǐng)購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；2等要素信息不完整不清楚不選購，圖片或具體參數(shù)資料不全不選購，庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不選購的原則；3部門供給技術(shù)人員協(xié)作選購，如因技術(shù)部門不協(xié)作導(dǎo)致選購物品不能滿足技術(shù)部門要求時(shí)應(yīng)由技術(shù)部門負(fù)責(zé)。4 、選購專員對(duì)于所選購物品的供給商應(yīng)選擇最近年度排名靠前，選擇至少 3信息。1具有供給或完成我公司所需

6、物資和工程的力量； 2質(zhì)量進(jìn)展確認(rèn)；3否較其他廠商的報(bào)價(jià)性價(jià)比最高；4技術(shù)測(cè)試。對(duì)于選購金額超過 10萬元的工程必需召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)召開選購工程評(píng)審會(huì)，由選購部匯報(bào)詢價(jià)比價(jià)狀況，經(jīng)綜合打分評(píng)定后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)確定最終意向供給商。合同文本經(jīng)選購部審核通過后進(jìn)展選購合同匯簽， 由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)審批并簽署選購合同生產(chǎn)和技術(shù)口的選購合同簽署領(lǐng)導(dǎo)為費(fèi)總。13.領(lǐng)導(dǎo)審批并簽財(cái)務(wù)部審核合同會(huì)簽的同合務(wù)所審核，審核結(jié)果抄送需求部門、財(cái)務(wù)部、公司領(lǐng)導(dǎo)。同依據(jù)合同商定的不同，選購人員憑請(qǐng)購單、發(fā)票收據(jù)、合同復(fù)印件或借支單辦理借支或付款申請(qǐng)。付需求部門負(fù)責(zé)人依據(jù)基建進(jìn)度、生產(chǎn)需要或技

7、術(shù)工程要付款求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，準(zhǔn)時(shí)通知采購部到貨的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)付款選購專員署分管領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)審批14.蓋合同專用章部門負(fù)責(zé)人17.辦理付款財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相關(guān)流程是否符合規(guī)定，確認(rèn)無誤后蓋合同專用章。財(cái)務(wù)部依據(jù)合同商定的條款在審核付款資料后辦理付款手續(xù)并通知選購部領(lǐng)取打款憑證。到18.確定發(fā)貨時(shí)間貨部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)收通知供給商發(fā)貨(選購專員分管領(lǐng)導(dǎo)簽批借支單或付款申請(qǐng)憑證20.到貨驗(yàn)收驗(yàn)收小組1、設(shè)備類物品到貨后，由生產(chǎn)部設(shè)備中心負(fù)責(zé)人組織驗(yàn)收小入庫倉管員領(lǐng)用交請(qǐng)購人付使用完畢入庫完成后倉儲(chǔ)中心應(yīng)準(zhǔn)時(shí)通知請(qǐng)購人準(zhǔn)時(shí)到倉庫領(lǐng)用物品，倉庫治理員應(yīng)開具出庫單。依據(jù)合同商定的不同，在辦理付款后，由選購部按需求

8、部門確定的時(shí)間地點(diǎn)通知供給商發(fā)貨。組(含設(shè)備中心負(fù)責(zé)人、質(zhì)檢部購銷合同、技術(shù)協(xié)議，對(duì)選購 到的物品進(jìn)展品質(zhì)鑒定，并出 /報(bào)告。2、主材類物品到貨后，由生產(chǎn)部倉儲(chǔ)中心負(fù)責(zé)人組織驗(yàn)收小組(含倉庫主管、質(zhì)檢部、請(qǐng)購人)進(jìn)展驗(yàn)收。對(duì)于通過驗(yàn)收的原材料、設(shè)備、工具、輔料、勞保用品等，倉庫治理員都應(yīng)開具入庫單并登記造冊(cè)。設(shè)備類固定資產(chǎn)由設(shè)備中心負(fù)責(zé)治理維護(hù)。工具/輔材/勞保用品選購流程圖工具/輔材/辦公用品/勞保用品選購流程工具/輔材/辦公用品/勞保用品選購流程請(qǐng)購部門倉儲(chǔ)中心選購部財(cái)務(wù)部公司領(lǐng)導(dǎo)開頭確認(rèn)選購需求01.填寫請(qǐng)購單請(qǐng)購人1、請(qǐng)購單應(yīng)依據(jù)要素填寫完整、清楚；2、涉及的請(qǐng)購數(shù)量過多時(shí)以附件清單的

9、形式進(jìn)展提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；3、假設(shè)選購指定供給商或品牌的產(chǎn)品，請(qǐng)購部門必需作出書面說明；4、請(qǐng)購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)選購部；選購部經(jīng)理對(duì)請(qǐng)購單的各要素完整性進(jìn)展審核確認(rèn)。1、財(cái)務(wù)總監(jiān)對(duì)請(qǐng)購物品是否符合預(yù)算進(jìn)展審核確認(rèn)。2、超預(yù)算局部由分管領(lǐng)導(dǎo)特批后進(jìn)展選購請(qǐng)購人依據(jù)選購物品金額和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)購單進(jìn)展最終審批。02.請(qǐng)購部門審核部門負(fù)責(zé)人03.核準(zhǔn)請(qǐng)購物品庫存量倉庫主管04.選購部審核部門負(fù)責(zé)人05.財(cái)務(wù)部審核部門負(fù)責(zé)人06.領(lǐng)導(dǎo)審批需求部門分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)購人填寫完請(qǐng)購單后需由該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)展審核，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)請(qǐng)購物品的選購必要性、

10、用途、規(guī)格、數(shù)量等要素進(jìn)展審核確認(rèn)。1、倉庫主管需對(duì)請(qǐng)購的輔料、工具、勞保用品進(jìn)展庫存量確實(shí)認(rèn)，以提高物料的利用率07.下訂單選購專員選購部門針對(duì)工具/輔材/辦公用品/勞保用品的需求開發(fā)協(xié)議合作供給商，當(dāng)需求部門提交請(qǐng)購單后應(yīng)向合作供給商下達(dá)生產(chǎn)或送貨訂單。到貨及付款在供給商送貨后應(yīng)由倉儲(chǔ)中心負(fù)責(zé)人組織驗(yàn)收小組含倉庫主管、請(qǐng)購人、質(zhì)檢部到場(chǎng)確認(rèn)物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否滿足我方要求，并在驗(yàn)收單上簽署確認(rèn)。08.到貨驗(yàn)收倉儲(chǔ)中心負(fù)責(zé)人請(qǐng)購人依據(jù)使用需要到倉庫治理員處申請(qǐng)領(lǐng)料并由倉庫治理員開具領(lǐng)料單09.入庫倉管員/行政文員1、對(duì)于驗(yàn)收通過的工具、輔材、勞保用品等物資，倉庫治理員應(yīng)開具入庫單并登

11、記造冊(cè)。2、對(duì)于辦公類固定資產(chǎn)，行政部應(yīng)登記造冊(cè)。10.領(lǐng)用請(qǐng)購人11.申請(qǐng)付款選購專員12.辦理付款財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核選購部提交的單據(jù)并依據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理付款。1、對(duì)于單次選購的物品，選購人員憑請(qǐng)購單、發(fā)票、入庫單、供給商的銷售單或送貨單據(jù)實(shí)報(bào)銷并與供給商結(jié)算。2、對(duì)于協(xié)議供給商，應(yīng)在定期對(duì)賬的根底上進(jìn)展貨款月結(jié)或定額結(jié)算。完畢應(yīng)急選購流程圖應(yīng)急選購流程請(qǐng)購部門公司領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部倉庫開頭確01.填寫請(qǐng)購單認(rèn)請(qǐng)購人采購需求審核請(qǐng)購單部門負(fù)責(zé)人1、請(qǐng)購單應(yīng)依據(jù)要素填寫完整、清楚；2、涉及的請(qǐng)購物品數(shù)量過多時(shí)以附件清單的形式進(jìn)展提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；3、應(yīng)急選購需在請(qǐng)購單上標(biāo)注

12、“應(yīng)急選購”字樣。請(qǐng)購人填寫完請(qǐng)購單后需由該部門負(fù)責(zé)人進(jìn)展審核，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)請(qǐng)購物品的選購必要性、用途、規(guī)格、數(shù)量等要素進(jìn)展審核確認(rèn)。領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)選購物品金額和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)購單進(jìn)展審批。選購專員在緊急選購中需依據(jù)請(qǐng)購單的要求一邊詢價(jià)、一邊比價(jià)，同時(shí)進(jìn)展價(jià)格談判，在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)找到性價(jià)比高的物資供給商，簽并對(duì)合同條款進(jìn)展確認(rèn)。同署合同選購專員可在應(yīng)急選購中現(xiàn)場(chǎng)擬定選購合同并將擬好的并合同以電子版的方式發(fā)給采款付購部部長(zhǎng)審核，同時(shí)通知選購文員填寫借支單?？钸x購部部長(zhǎng)對(duì)合同電子版審核通過后，可通知選購專員由供給商先行簽字蓋章并將合同 件發(fā)回公司。同時(shí)審核簽署借支單。詢價(jià)及

13、合同談判選購專員擬定選購合同并填寫借支單選購專員審核選購合同和借支單部門負(fù)責(zé)人依據(jù)選購物品授權(quán)級(jí)別的不同，由選購部將合同會(huì)簽單、選購合同 件、借支單等資料一并提交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。審批簽署選購合同和借支單分管領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批通過后，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核合同會(huì)簽單、合同 件、借支單等資料的合規(guī)性，蓋合同專用章并辦理付款。合同蓋章并辦理付款部門負(fù)責(zé)人10.領(lǐng)用請(qǐng)購人領(lǐng)用補(bǔ)及對(duì)于應(yīng)急選購的物資，在到貨后可先行通知請(qǐng)補(bǔ)購人領(lǐng)用，隨后補(bǔ)辦辦相關(guān)手續(xù)。必需手續(xù)通知發(fā)貨選購專員12.辦理報(bào)賬手續(xù)選購專員完畢選購部將生效后的合同、付款憑證等以 件或電子版的方式反響給供給商，并通知供給商發(fā)貨。選購專員收集請(qǐng)購單、發(fā)票、合同

14、、銷售單送貨單、入庫單等資料后辦理報(bào)賬手續(xù)。倉庫治理員依據(jù)請(qǐng)購單、供給商開具的銷售單送貨單在核對(duì)實(shí)物后辦理入庫手續(xù)，開具入庫單。11.辦理入庫倉庫治理員其他說明請(qǐng)購的時(shí)間規(guī)定：請(qǐng)購預(yù)留時(shí)間表：物資金額預(yù)算設(shè)備類物資其他類物資單位：萬元11&1010&50505153060單位：工作日3101530以上時(shí)間是指請(qǐng)購部門需較到貨時(shí)間提前相應(yīng)工作日向選購部提交經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過的請(qǐng)購單的時(shí)間差。請(qǐng)購單需求時(shí)間不符合以上規(guī)定的，選購部有權(quán)按以上周期延遲交付。每周最終一個(gè)工作日單休周六，雙休周五上午點(diǎn)為各部門提交下周選購打算的時(shí)間段，每月25日為各部門提交下月月度選購打算的時(shí)間，超出以上時(shí)間段原則上不承受請(qǐng)

15、購單。臨時(shí)提交的請(qǐng)購單順延累計(jì)至下周或下月選購打算，應(yīng)急選購除外。選購工程審批及流程節(jié)點(diǎn)管控根本資料：請(qǐng)購單、詢價(jià)比價(jià)單、發(fā)票、驗(yàn)收單，以上資料適用于全部類型的物資選購。此外還需送貨單小額零散選購和設(shè)備選購除外、入庫單設(shè)備類除外。選購工程管控等級(jí)表管控類型管控類型管控工程202221萬1-1010-50萬50-100萬100萬需求部門審審批等級(jí)核核物資管控物資管控品管控核批物資管控物資管控品管控核批會(huì)察同會(huì)察同會(huì)察同以上管控金額等級(jí)是指設(shè)備類單臺(tái)金額或其他類單批次選購總金額。產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、研發(fā)部中抽調(diào) 3部門負(fù)責(zé)人或其指定代表人組成稽核小組，依據(jù)上月全部選購物品由倉庫供給全部入庫物品清

16、單的 10%-20%市場(chǎng)詢價(jià)，稽查小組依據(jù)詢價(jià)結(jié)果填寫選購稽查單報(bào)公司備案。為利于公司風(fēng)險(xiǎn)把握和財(cái)務(wù)辦理付款，選購部應(yīng)當(dāng)在合同談判中 參加“我方支付預(yù)付款或分期款之前要求供給商供給收款收據(jù)， 在支付主要貨款之前要求供給商供給全額增值稅發(fā)票?！钡臈l款，對(duì)確實(shí)無法與對(duì) 方達(dá)成共識(shí)的，應(yīng)在合同中明確對(duì)方供給收據(jù)和發(fā)票的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。依據(jù)月度、季度、年度的供給商評(píng)價(jià)結(jié)果，原材料 /設(shè)備類的其次次及以后選購可以依據(jù)實(shí)際狀況削減“確定供給商”環(huán)節(jié)。辦公類物資含辦公用品及辦公類固定資產(chǎn)/試驗(yàn)所需材料由技術(shù)部或研發(fā)部自行選購。附件附件附件附件附件附加說明本制度選購部制定，并負(fù)責(zé)解釋和歸口治理。1：請(qǐng) 購 單請(qǐng)購部門/科室請(qǐng)購用途：請(qǐng)購人簽字：日期：年月日選購類型：原材料輔材請(qǐng)購工程如下本選購單另附明細(xì)設(shè)備頁工具辦公用品勞保用品序號(hào)名稱規(guī)格型號(hào)顏色/材質(zhì)品質(zhì)檔次數(shù)量/單位備注12345678要求完成日期：年月日辦公類物資預(yù)估金額：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人 倉庫/行政部核準(zhǔn)：選購部負(fù)責(zé)人 年月日財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人 年月日年月日年月日公司領(lǐng)導(dǎo)審批：年月日備注：2：詢價(jià)/比價(jià)匯總表時(shí)間：年月日物料物料規(guī)格數(shù)量公司名稱 公司資質(zhì) 公司以往業(yè)績(jī)報(bào)價(jià)名稱工期付款方式聯(lián)系人備注選購部意見：審核意見：經(jīng)辦人：選購部負(fù)責(zé)人：請(qǐng)購部門負(fù)責(zé)人：分管副總：日期：日期：日期：日期：備注：需要由技術(shù)審核的物資選購必需經(jīng)技術(shù)副總審