廣州石化OA合同會簽審批系統(tǒng)需求分析報告

1、廣州石化OA合同會簽審批系統(tǒng)需求分析報告（v1）中國石油化工股份有限公司廣州分公司OA合同會簽審審批系統(tǒng) 需求分析報告廣州市百成科技技有限公司顧問咨詢中心2007年3月月引言編寫目的廣州石化分公司司在ERP實實施的過程中中，利用OAA系統(tǒng)在文件件審批方面的的優(yōu)勢，于22006年初初成功在OAA系統(tǒng)中實現(xiàn)現(xiàn)了ERP系系統(tǒng)中的采購購合同和銷售售合同審批操操作,基本上上解決了合同同會簽、審批批界面不直觀觀，審批意見見不能很好反反應(yīng)，合同會會簽通知不及及時等問題，收到了良好的效果，達到提升整個企業(yè)管理水平的目的。隨著合同會簽審審批系統(tǒng)的深深入應(yīng)用，在在實踐過程中中也逐漸暴露露了系統(tǒng)存在在的一些問題，各

2、業(yè)務(wù)務(wù)部門根據(jù)實際應(yīng)應(yīng)用需要，也也紛紛對系統(tǒng)提出了的一些些修改意見，此此外隨著應(yīng)用用的不斷深入入和數(shù)據(jù)的不不斷積累，目目前系統(tǒng)運行行效率也出現(xiàn)現(xiàn)了下降的情情況，為此，對對系統(tǒng)進行優(yōu)優(yōu)化升級已經(jīng)經(jīng)非常迫切。針對這種情情況，廣州石石化分公司對對原有的合同同會簽審批系系統(tǒng)提出了優(yōu)優(yōu)化升級的需需求，為了有有效地指導(dǎo)合同會簽簽審批系統(tǒng)優(yōu)優(yōu)化升級項目目的設(shè)計和實實施，對實施施的過程進行行有效的監(jiān)督督，故編寫本本需求分析報報告。項目背景廣州石化銷售采采購合同網(wǎng)上上會簽系統(tǒng)。本項目由中國石石油化工股份份有限公司廣廣州分公司提提出，由廣州州百成科技公公司進行系統(tǒng)統(tǒng)開發(fā)和實施施，使用用戶戶為中國石化化股份有限公公

3、司運銷中心心、物共中心心、生產(chǎn)調(diào)度度部、計劃部部、機械動力力部、財務(wù)部部、法律部、公公司經(jīng)理等。廣州石化銷售采采購合同網(wǎng)上上會簽系統(tǒng)與與廣石化實施施的ERP系系統(tǒng)通過相應(yīng)應(yīng)的接口程序序進行數(shù)據(jù)的的交互。廣州石化銷售采采購合同網(wǎng)上上會簽系統(tǒng)用用戶短信消息息的發(fā)送，通通過通過廣州州石化短信網(wǎng)網(wǎng)關(guān)進行。定義ERP：是英文文Enterrprisee Resoourse Plannning的縮縮寫，中文意意思是企業(yè)資資源規(guī)劃。它它是一個以管管理會計為核核心的信息系系統(tǒng)，識別和和規(guī)劃企業(yè)資資源，從而獲獲取客戶訂單單，完成加工工和交付，最最后得到客戶戶付款。SAP：是一家家通過業(yè)務(wù)工工程成功地集集成信息技術(shù)

4、術(shù)的公司，SSAP（Syystem, Appllicatiions, and PProduccts inn Dataa Proccessinng,數(shù)據(jù)處處理的系統(tǒng)、應(yīng)應(yīng)用和產(chǎn)品） 。OA：是OFFFICE AAUTOMAATION的的縮寫，本意意為利用技術(shù)術(shù)的手段提高高辦公的效率率，進而實現(xiàn)現(xiàn)辦公的自動動化處理。合同：是平等主主體的自然人人、法人、其其他組織之間間設(shè)立、變更更、終止民事事權(quán)利義務(wù)的的協(xié)議。現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程概概述目標(biāo)為了配合廣州分分公司的ERRP項目實施施，把ERPP中的銷售合合同和采購合合同放在OAA中進行會簽簽審批，按照照分公司的內(nèi)內(nèi)控流程的規(guī)規(guī)定需要相關(guān)關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)進行審批，

5、審審批通過后進進入ERP系系統(tǒng)釋放合同同，產(chǎn)生銷售售訂單和采購購訂單。公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)務(wù)部、法律事事務(wù)室等相關(guān)關(guān)部門有權(quán)限限查看系統(tǒng)里里所有的合同同。系統(tǒng)通過過郵件和手機機短信的方式式提示審批人人進行審批。業(yè)務(wù)描述廣州石化分公司司實施合同網(wǎng)網(wǎng)上會簽系統(tǒng)統(tǒng)的部門包括括運銷中心、物物供中心及其其他會簽部門門，合同可以以分為銷售和和采購合同兩兩種。采購合同業(yè)務(wù)流流程描述在SAP系統(tǒng)：采購員錄入入采購合同信信息；SAP系統(tǒng)通過過API接口口程序把采購購合同信息傳傳給OA系統(tǒng)統(tǒng)，OA系統(tǒng)統(tǒng)成生一個采采購合同會簽簽單；在OA系統(tǒng)：采采購員把會簽簽單和合同傳傳遞給業(yè)務(wù)主主管，由業(yè)務(wù)務(wù)主管進行審審核，并在合合同

6、會簽單上上簽署意見，完完成后提交到到中心合同室室，有修改意意見退回采購購員；在OA系統(tǒng)：中中心合同室在在合同會簽單單上簽署意見見，完成后根根據(jù)合同內(nèi)容容提交到中心心領(lǐng)導(dǎo)審批，有有修改意見退退回采購員；在OA系統(tǒng)：中中心領(lǐng)導(dǎo)在合合同會簽單上上簽署意見，完完成后中心授授權(quán)范圍內(nèi)的的合同會簽流流轉(zhuǎn)結(jié)束，有有修改意見退退回業(yè)務(wù)人員員重新修改審審批；在OA系統(tǒng)：中中心領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)據(jù)合同內(nèi)容選選擇計劃財務(wù)務(wù)部或財務(wù)部部進行下一步步審批；計劃劃財務(wù)部在合合同會簽單上上簽署意見，完完成后提交到到財務(wù)部，有有修改意見退退回業(yè)務(wù)人員員重新修改審審批；財務(wù)部部在合同會簽簽單上簽署意意見，完成后后提交到法律律事務(wù)室，有有

7、修改意見退退回業(yè)務(wù)人員員重新修改審審批；在OA系統(tǒng)：法法律事務(wù)室在在合同會簽單單上簽署意見見，合同會簽簽單和合同傳傳送給公司分分管領(lǐng)導(dǎo)，有有修改意見退退回業(yè)務(wù)人員員重新修改審審批；在OA系統(tǒng)：公公司分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)按照有關(guān)內(nèi)內(nèi)控文件1、在在內(nèi)控授權(quán)范范圍內(nèi)，在合合同會簽單上上簽署意見完完成審批過程程。2、超出出授權(quán)范圍內(nèi)內(nèi)，在合同會會簽單上簽署署意見會簽單單和合同傳送送到公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)；在OA系統(tǒng)：公公司領(lǐng)導(dǎo)在合合同會簽單上上簽署意見，審審批結(jié)束；在SAP系統(tǒng)：合同會簽結(jié)結(jié)束，合同管管理員釋放合合同。銷售合同業(yè)務(wù)流流程描述在SAP系統(tǒng)：銷售員錄入入銷售合同信信息； SAP系統(tǒng)通過過API接口口程序把銷售

8、售合同信息傳傳給OA系統(tǒng)統(tǒng)，OA系統(tǒng)統(tǒng)成生一個銷銷售合同會簽簽單；在OA系統(tǒng)：銷銷售員把會簽簽單和合同傳傳遞給業(yè)務(wù)主主管，由業(yè)務(wù)務(wù)主管進行審審核，并在合合同會簽單上上簽署意見，完完成后提交到到中心分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)，有修改改意見退回業(yè)業(yè)務(wù)人員；在OA系統(tǒng)：中中心領(lǐng)導(dǎo)在合合同會簽單上上簽署意見，如如果需要公司司分管領(lǐng)導(dǎo)批批示轉(zhuǎn)送公司司分管領(lǐng)導(dǎo)，否否則完成后提提交到合同管管理員，有修修改意見退回回采購員重新新修改審批；在OA系統(tǒng)：在在中心授權(quán)范范圍內(nèi)的合同同會簽流轉(zhuǎn)結(jié)結(jié)束；合同管管理員根據(jù)合合同內(nèi)容選擇擇相關(guān)部門，并并發(fā)送給相關(guān)關(guān)部門對合同同進行會簽；根據(jù)合同內(nèi)內(nèi)容所有需要要會簽的相關(guān)關(guān)部門意見簽簽署結(jié)束

9、的合合同，合同管管理員選擇并并將會簽單和和合同傳送給給法律事務(wù)室室進行會簽或或根據(jù)會簽意意見將合同退退回采購員重重新修改；在OA系統(tǒng)：法法律事務(wù)室在在合同會簽單單上簽署意見見后，會簽單單和合同發(fā)送送給公司分管管領(lǐng)導(dǎo)，對合合同有修改意意見的返回給給合同管理員員；在OA系統(tǒng)：公公司分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)在合同會簽簽單上簽署意意見通過審批批，對合同有有修改意見的的返回給合同同管理員；如如果需要傳送送到公司經(jīng)理理批示的，發(fā)發(fā)送給公司經(jīng)經(jīng)理；在OA系統(tǒng)：公公司領(lǐng)導(dǎo)在合合同會簽單上上簽署意見會會簽單和合同同傳送到合同同管理員；在OA系統(tǒng)：流流程結(jié)束；在SAP系統(tǒng)：合同簽訂后后，合同管理理員釋放合同同，產(chǎn)生銷售售訂單。

10、條件與限制略數(shù)據(jù)描述靜態(tài)數(shù)據(jù)略動態(tài)數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)：SAAP中的送審審的銷售或采采購合同信息息；輸出數(shù)據(jù)：合同同在返回SAAP系統(tǒng)修改改，審批通過過后提交到SSAP系統(tǒng)時時，提供修改改后的合同信信息。數(shù)據(jù)庫介紹服務(wù)器平臺采用用Lotuss Domiino R55，在其上運運行的合同審審批系統(tǒng)數(shù)據(jù)據(jù)庫名稱為PPactsiign.nssf。數(shù)據(jù)詞典略數(shù)據(jù)采集略項目升級功能需需求功能劃分針對用戶提出的的升級需求，我我們在對需求求進行充分調(diào)調(diào)研的基礎(chǔ)上上，將本次系系統(tǒng)升級的需需求大致分為為以下幾個部部分：審批流程修改審批內(nèi)容和審批批項的變更合同查詢統(tǒng)計子子系統(tǒng)合同歸檔子系統(tǒng)統(tǒng)合同打印子系統(tǒng)統(tǒng)合同催辦子系統(tǒng)

11、統(tǒng)功能描述審批流程修改增加“返回起草草人”功能，系統(tǒng)統(tǒng)中的任一審審批人都可以以使用此功能能，限制“返回SAPP”功能，在系系統(tǒng)中只有業(yè)業(yè)務(wù)員有權(quán)限限返回SAPP。在系統(tǒng)中中的審批痕跡跡中要體現(xiàn)“返回起草人人”的情況b. 各會簽部部門采用“并列”關(guān)系，主辦辦部門內(nèi)部，各各層次審核人人員應(yīng)是“串聯(lián)”關(guān)系；所有有會簽部門的的審核意見均均不應(yīng)起到否否決作用，不不導(dǎo)致會簽流流程的停止或或重新開始對所有到期合同同運銷中心經(jīng)經(jīng)理有權(quán)限對對原合同延期期10天；超超過10天的的，按原合同同會簽流程重重新流轉(zhuǎn)。參照物資采購合合同會簽流程程，調(diào)整現(xiàn)有有銷售合同會會簽流程對合同設(shè)置審批批時限，超時時未審合同可可以多次

12、短信信提醒在OA上的合同同文本（woord）文件件只允許在業(yè)業(yè)務(wù)員名下修修改，在流轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)其他環(huán)節(jié)不不能被修改。各各審批人若認(rèn)認(rèn)為合同必須須被修改，可可在意見中注注明原因，把把合同打回EERP系統(tǒng)，待待修改后再重重新流轉(zhuǎn)。審批內(nèi)容和審批批項的變更ERP系統(tǒng)原合合同條款部分分改為合同摘摘要，照原有有流程送OAA系統(tǒng)。要將將合同條款（文文本）單獨作作為一個woord文件，由由業(yè)務(wù)員在OOA系統(tǒng)中操操作時，粘貼貼在合同上。4.2.3合同同查詢統(tǒng)計子子系統(tǒng)用戶可以用合同同中的以下數(shù)數(shù)據(jù)項作為查查詢條件、分分類匯總條件件和輸出內(nèi)容容：辦理人、創(chuàng)創(chuàng)建時間、SSAP合同編編號、合同編編號、合同名名稱、業(yè)務(wù)員員、

13、環(huán)節(jié)、類類型、狀態(tài)、經(jīng)經(jīng)辦單位、項項目名稱、標(biāo)標(biāo)的金額、中中選供應(yīng)商、合合同類型、采采購模式及審審批結(jié)束時間間等；對合同的份數(shù)及及合同的標(biāo)的的金額或節(jié)支支金額進行匯匯總。c. 合同查詢詢統(tǒng)計的查詢詢結(jié)果可以導(dǎo)導(dǎo)出到exccel表格中中。4.2.4合同同歸檔子系統(tǒng)統(tǒng)建立歸檔庫，合合同管理員有有權(quán)限對合同同進行按年/月的歸檔，并并且在合同會會簽系統(tǒng)界面面有鏈接，可可以對已歸檔檔后的合同訪訪問，并且此此歸檔后的合合同也支持上上述的查詢統(tǒng)統(tǒng)計功能。歸歸檔后的合同同從合同會簽簽系統(tǒng)庫中刪刪除。4.2.5合同同打印子系統(tǒng)統(tǒng)打印所需合同的的詳細(xì)內(nèi)容、合合同審批意見見匯總、合同同審批流程（需需用戶方提供供打印

14、格式要要求）a.單個合同打打印功能b.合同批量打打印功能4.2.6合同同催辦子系統(tǒng)統(tǒng)合同會簽系統(tǒng)中中，除了A類合同外，其其他類型的合合同都需要跨跨多部門審核核，若審核人人出差或休假假而未設(shè)置審審批代理人，這這就在一定程程度上造成了了有些合同審審批時間過長長，甚至接近近合同有效期期。為避免此此情況，需要要有在OA中設(shè)置一一個合同催辦辦角色，賦予予相關(guān)權(quán)限，能能夠查詢系統(tǒng)統(tǒng)中所有合同同的審批時間間，并可以通通過短信和郵郵件等手段通通知審批延誤誤者及時審批批合同。具體需求說明明：需在系統(tǒng)中設(shè)置置催辦人角色色。合同催辦人需有有自己查詢界界面（視圖）。格格式如下：當(dāng)前審批人上一審批人辦理理時間合同總審批

15、時間SAP合同編號合同名稱合同類型合同創(chuàng)建時間合同狀態(tài)審批環(huán)節(jié)系統(tǒng)對總審批時時間進行計數(shù)數(shù)，當(dāng)超過一一定期限時，系系統(tǒng)自動發(fā)送送短信和郵件件提醒催辦人人某份合同超超期。此期限限可以由催辦辦人設(shè)置。在上述統(tǒng)計表單單中設(shè)置提醒醒按鈕（類似似合同審批中中的意見欄），催催辦人判斷合合同審批超期期后可以直接接點擊此按鈕鈕，選擇預(yù)設(shè)設(shè)信息或者自自己填寫信息息后給當(dāng)前合合同審批人發(fā)發(fā)送短信和郵郵件作為提醒醒。此功能可可多次執(zhí)行，每每次執(zhí)行都有有記錄。合同審批完成后后系統(tǒng)自動生生成如下統(tǒng)計計報表，作為為考核依據(jù)。SAP合同編號合同類型合同總審批時間間合同審批是否需需催辦審批過程中的被被催辦人被催辦次數(shù)f. 合同催辦辦人和審批人人應(yīng)為不相容容崗位，申請請后由管理員員開放權(quán)限。性能需求數(shù)據(jù)精確度廣州石化銷售采采購合同網(wǎng)上上會簽系統(tǒng)從從SAP系統(tǒng)統(tǒng)獲取的合同同信息與本系系統(tǒng)中合同的的信息保持一一致。時間特性合同在從SAPP系統(tǒng)獲取過過來的時間不不超過15秒秒鐘。合同在本部門內(nèi)內(nèi)審批過程中中發(fā)送到下一一個審批人響響應(yīng)時間不超超過10秒鐘鐘。合同在送多部門門會簽時響應(yīng)應(yīng)時間不超過過20秒鐘。合同在審批通過過后提交到SSAP系統(tǒng)時時響應(yīng)時間不不超過10秒秒鐘。適應(yīng)性系統(tǒng)提供靈活的的權(quán)限控制和和流程配置工工具，管理員員用戶可以自自定義權(quán)限和和流程信息。運行需求用戶界面沿用目前現(xiàn)有的的系統(tǒng)C/SS結(jié)構(gòu)，為