分公司合同管理

1、分公司合同管理一、總則為了加強(qiáng)分公司司的合同管理理工作，規(guī)范范合同的立項(xiàng)項(xiàng)、審批、簽簽訂、審查、監(jiān)監(jiān)督、履行程程序，減少和和避免合同糾糾紛，保護(hù)公公司利益不受受侵害，根據(jù)據(jù)中華人民民共和國民法法通則、中中華人民共和和國合同法及及其他法律法法規(guī)，制定本本暫行辦法。各省分公司嚴(yán)禁禁對(duì)外簽訂擔(dān)擔(dān)保、抵押、質(zhì)質(zhì)押合同。 二、合同管理機(jī)機(jī)構(gòu)及職責(zé)1、營銷財(cái)務(wù)管管理部是分公公司合同管理理的主管部門門，其主要職職責(zé)如下：負(fù)責(zé)分公司合同同管理制度制制定及解釋；負(fù)責(zé)各種經(jīng)濟(jì)合合同標(biāo)準(zhǔn)格式式的起草及修修訂；負(fù)責(zé)分公司各種種合同糾紛案案件的咨詢及及起應(yīng)訴工作作；負(fù)責(zé)分公司合同同管理制度執(zhí)執(zhí)行的監(jiān)督，對(duì)對(duì)違反合同管管

2、理的責(zé)任人人員視情節(jié)予予以處罰或報(bào)報(bào)請(qǐng)?zhí)幜P。營銷系統(tǒng)其他各各業(yè)務(wù)部門根根據(jù)自身的工工作職能，對(duì)對(duì)分公司的合合同工作與其其職能相關(guān)的的部分負(fù)有管管理職責(zé)，應(yīng)應(yīng)明確分公司司合同審批權(quán)權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)對(duì)分公司合同同審查工作，并并協(xié)助財(cái)務(wù)管管理部做好合合同管理工作作。分公司銷售行政政科是分公司司各類合同的的日常管理科科室，由分公公司財(cái)務(wù)主管管兼任專職合合同管理員，具具體負(fù)責(zé)合同同管理工作，協(xié)助營銷財(cái)務(wù)管理部及其他業(yè)務(wù)部門對(duì)分公司合同進(jìn)行管理，其主要職責(zé)有：保管分公司公章章（不設(shè)分公公司合同專用用章），并對(duì)對(duì)合同條款和和審批權(quán)限進(jìn)進(jìn)行原則性審審查；分公司各類合同同的整理、建建檔和保存；對(duì)合同履行情況況進(jìn)行跟

3、蹤，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)時(shí)向分公司經(jīng)經(jīng)理及財(cái)務(wù)管管理部匯報(bào)；與財(cái)務(wù)管理部及及其他業(yè)務(wù)部部門的日常聯(lián)聯(lián)絡(luò)工作；三、合同的審批批與簽訂各分公司對(duì)外進(jìn)進(jìn)行銷售、采采購、廣告等等商業(yè)往來，從從事經(jīng)濟(jì)活動(dòng)動(dòng)的，除涉及及金額小，可可以即時(shí)清結(jié)結(jié)的情況外，都都必須以書面面形式簽訂合合同；即時(shí)清結(jié)是指合合同的協(xié)商、訂訂立、履行、終終止都在同一一時(shí)間完成。書面形式是指合合同書、信件件或數(shù)據(jù)電文文（包括電報(bào)報(bào)、電傳、傳傳真、電子數(shù)數(shù)據(jù)交換和電電子郵件）等等可以有形地地表現(xiàn)所載內(nèi)內(nèi)容的形式。分公司對(duì)外簽訂訂的書面合同同必須加蓋分分公司公章方方為有效，未未加蓋分公司司公章的合同同均屬無效合合同；為防止止分公司人員員違規(guī)對(duì)外

4、簽簽訂合同，避避免法律糾紛紛，分公司銷銷售行政科必必須給分公司司所有往來業(yè)業(yè)務(wù)單位發(fā)出出分公司合同同簽訂申明函函（附件），并并要求往來單單位蓋章確認(rèn)認(rèn)，合同管理理員必須妥善善保管好該確確認(rèn)函。直接對(duì)外協(xié)商、簽簽訂合同的分分公司人員為為合同經(jīng)辦人人，合同經(jīng)辦辦人在與對(duì)方方簽訂合同之之前，必須確確認(rèn)對(duì)方有權(quán)權(quán)簽署合同，如如取得對(duì)方單單位的營業(yè)執(zhí)執(zhí)照、法定定代表人身份份證明書或或授權(quán)委托托書，合同同經(jīng)辦人代表表公司對(duì)外簽簽訂合同時(shí)必必須遵循以下下原則：務(wù)必遵守自己的的工作職權(quán)，不不得越權(quán)越職職對(duì)外簽訂合合同；在對(duì)外簽訂合同同時(shí)，務(wù)必持持謹(jǐn)慎態(tài)度，不不得隨意對(duì)外外簽訂合同；合同簽訂后，應(yīng)應(yīng)積極跟進(jìn)合合

5、同履行情況況，出現(xiàn)問題題及時(shí)反饋或或咨詢相關(guān)人人員。合同承辦人在訂訂立合同之前前，必須先按按如下程序進(jìn)進(jìn)行合同立項(xiàng)項(xiàng)審批：合同承辦人填寫寫合同審批表表有權(quán)審批批人逐級(jí)審批批（如權(quán)限在在分公司一級(jí)級(jí)，由分公司司經(jīng)理審批即即可；如需總總部主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批的，需需報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批，傳真真件有效）合同經(jīng)經(jīng)辦人將合同同審批表及合合同草案報(bào)合合同管理員審審查蓋章合同管理理員審查審批批情況和合同同條款無誤后后加蓋分公司司公章（注：各類合同的的審批權(quán)限以以各部門規(guī)定定的審批權(quán)限限為準(zhǔn)）。分公司合同管理理員必須嚴(yán)格格審查合同條條款，不明之之處應(yīng)詢問合合同承辦人或或咨詢營銷財(cái)財(cái)務(wù)部法律事事務(wù)主管。合同草案經(jīng)審批批后

6、，合同經(jīng)經(jīng)辦人員應(yīng)嚴(yán)嚴(yán)格按照已審審批的合同草草案條款簽訂訂正式合同，不不得擅自修改改，否則視為為未經(jīng)審批擅擅自簽訂合同同。如合同草草案確實(shí)需要要修改的，須須按本辦法的的規(guī)定重新進(jìn)進(jìn)行申報(bào)審批批。合同的條款應(yīng)使使用公司統(tǒng)一一的標(biāo)準(zhǔn)格式式，沒有標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)格式的可參參照對(duì)方提供供的合同格式式或雙方協(xié)商商，但必須具具備以下條款款：對(duì)方當(dāng)事人的全全稱，地址，法法定代表人，開開戶銀行及賬賬號(hào)；合同標(biāo)的；合同標(biāo)的物的價(jià)價(jià)格、酬金或或費(fèi)用；合同履行的時(shí)間間、地點(diǎn)及方方式；合同的違約責(zé)任任；如我司為為付款方，違違約金最高不不得超過每日日萬分之四。列有“本合同須須經(jīng)雙方加蓋蓋公章或合同同專用章后方方可生效”之條款。除

7、在合同最后一一頁簽章處加加蓋合同專用用章外，和本本合同有關(guān)的的全部文件包包括附件等都都還應(yīng)加蓋合合同騎縫章。合同簽訂后，應(yīng)應(yīng)將合同正本本交分公司銷銷售行政科合合同管理員保保存，合同副副本或復(fù)印件件由經(jīng)辦人員員保存。合同的履行合同簽訂后，經(jīng)經(jīng)辦人員是跟跟蹤合同履行行情況的第一一責(zé)任人，應(yīng)應(yīng)及時(shí)檢查履履行情況和對(duì)對(duì)方履約能力力。如出現(xiàn)影影響合同繼續(xù)續(xù)履行的情況況，經(jīng)辦人員員應(yīng)及時(shí)向分分公司經(jīng)理匯匯報(bào)。合同管理員權(quán)對(duì)對(duì)合同的履行行情況向經(jīng)辦辦人員進(jìn)行了了解，經(jīng)辦人人員應(yīng)予積極極配合，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題的，應(yīng)應(yīng)迅速向分公公司經(jīng)理匯報(bào)報(bào)解決。如合同履行中對(duì)對(duì)方違約或產(chǎn)產(chǎn)生其他法律律糾紛，分公公司應(yīng)當(dāng)在糾糾紛發(fā)生

8、的初初期及時(shí)通報(bào)報(bào)財(cái)務(wù)管理部部法律事務(wù)人人員，以便于于盡快爭(zhēng)取法法律救濟(jì)手段段解決爭(zhēng)端。 合同簽訂后，應(yīng)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依合合同履行，如如需要變更、終終止或解除合合同的，按照照本辦法規(guī)定定的程序重新新申報(bào)審批。合同的編號(hào)、建建檔及統(tǒng)計(jì)合同管理員對(duì)已已經(jīng)生效的合合同要編號(hào)登登記，逐個(gè)建建立檔案，凡凡與合同有關(guān)關(guān)的文書都要要附在合同卷卷內(nèi)歸檔。已已履行完畢的的合同按會(huì)計(jì)計(jì)檔案保管期期妥善保管。生效的合同編號(hào)號(hào)形式為：AA-XXXXX（Y）Z號(hào)號(hào)，其中：AA為分公司所所在省份的簡(jiǎn)簡(jiǎn)稱；XXXXX為合同簽簽訂時(shí)的年份份（合同審批批和簽訂跨年年度的，以蓋蓋章時(shí)的時(shí)間間為準(zhǔn)）；YY為合同類型型的簡(jiǎn)稱，銷銷售合同為

9、“銷”，廣告合同同為“廣”，租賃合同同為“租”，其他合同同為“另”；Z為順序序號(hào)（如：粵粵-20000（銷）1號(hào)號(hào)表示一份廣廣東分公司于于2000年年簽訂的銷售售合同，順序序號(hào)為1）。合同管理員應(yīng)按按合同類型分分別建檔保存存。各種銷售售合同、零售售商或批發(fā)商商代理協(xié)議、返返利協(xié)議、退退貨協(xié)議等與與產(chǎn)品銷售有有關(guān)的合同全全部認(rèn)定為銷銷售合同；各各種廣告促銷銷活動(dòng)、媒體體廣告、產(chǎn)品品推廣等與廣廣告活動(dòng)有關(guān)關(guān)的合同為廣廣告合同；各各種房屋租賃賃、倉儲(chǔ)保管管、其他財(cái)產(chǎn)產(chǎn)租賃時(shí)簽訂訂的合同為租租賃合同；運(yùn)運(yùn)輸、采購等等其他合同另另行分類保存存。順序號(hào)按合同類類型自行編排排，即在同一一類型合同中中順序號(hào)保

10、持持連貫。合同管理員對(duì)已已簽訂建檔的的合同編制合合同檔案一覽覽表，注明合合同類型、簽簽訂時(shí)間、經(jīng)經(jīng)辦人員、合合同金額等事事項(xiàng)，以便于于查詢。除合同管理辦法法規(guī)定有權(quán)查查閱的人員以以外，已建檔檔的合同正本本，一般情況況下不得公開開，其他人員員確實(shí)需要查查閱的，須經(jīng)經(jīng)分公司經(jīng)理理簽字同意。對(duì)于因合同保管管中遺失或損損毀合同，造造成公司損失失的，將嚴(yán)格格追究合同管管理員及有關(guān)關(guān)人員的責(zé)任任。附則本辦法由財(cái)務(wù)管管理部負(fù)責(zé)解解釋，并由財(cái)財(cái)務(wù)管理部監(jiān)監(jiān)督、檢查各各分公司的執(zhí)執(zhí)行情況。 附件：合同審批表合同檔案統(tǒng)計(jì)一一覽表分公司合同簽訂訂聲明函 分公公司合同簽訂訂聲明函 （單位位）：為加強(qiáng)貴我雙方方工商合作

11、，規(guī)規(guī)范雙方合同同簽訂，我分分公司現(xiàn)特向向貴單位作出出如下鄭重聲聲明：我分公司與貴單單位簽訂的合合同、協(xié)議必必須加蓋我分分公司公章方方為有效，未未加蓋我分公公司公章的合合同均屬無效效合同，我分分公司都將不不予以承認(rèn)及及執(zhí)行。在此所指的合同同包括各類協(xié)協(xié)議、承諾、確確認(rèn)等類似合合同性質(zhì)文件件。特此聲明，此致致。 廣東東XX電器股股份有限公司司 分公司司 200 年 月 日 聲明函回執(zhí)執(zhí)廣東XX電器股股份有限公司司 分公司司：我單位已知曉貴貴分公司上述述聲明內(nèi)容，貴貴分公司簽訂訂的各類合同同、協(xié)議、承承諾、確認(rèn)必必須加蓋貴分分公司公章方方為有效。此致。 單單位（需加蓋蓋公章） 2000 年 月 日 附： 分公公司合同簽訂訂審批表 填寫日期： 合同同編號(hào)：合同類型銷售合同（ ）；廣告合合同（ ）；租賃合同（ ）；其他他合同（ ）合同說明合同金額元合同履行時(shí)間： 至合同格式我公司合同范本本（ ）；對(duì)方提供合合同范本（ ）；雙方方協(xié)商（ ）經(jīng)辦人員姓名： 職務(wù)： 聯(lián)聯(lián)系電話：合同對(duì)方詳細(xì)地址聯(lián)系電話企業(yè)性質(zhì)法定代表人備注：分公司經(jīng)理審批意見簽名： 年年 月月 日日主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽名： 年年 月月 日日營銷副總裁審批意見簽名： 年年 月月 日日注：（1）本表表由合同經(jīng)辦辦人填寫； （2）“合同說明”需簡(jiǎn)要填寫寫合同的主