檔案管理學(xué)基礎(chǔ)知識課件

1、檔案管理學(xué)基礎(chǔ)知識檔案管理學(xué)基礎(chǔ)知識檔案管理學(xué)檔案的屬性、價值、作用檔案工作的性質(zhì)、基本原則檔案管理學(xué)檔案的屬性、價值、作用第一章 檔案第一章 檔案一、什么是檔案檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、什么是檔案檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會組織以及個人1、檔案形成范圍：即都是什么樣的單位、組織和人員才可形成檔案？各類機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、各類公私組織，每個家庭和個人。2、檔案形成來源：即從事什么樣的工作和活動形成的才算檔案？一句話，涵蓋所有的活動。大的方面，政

2、治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化等，小的方面?zhèn)€人出生、成長、學(xué)歷教育、工作履歷、家庭理財?shù)刃纬傻亩紝贆n案范疇。3、三個關(guān)鍵詞：即直接、原始、價值。4、檔案表現(xiàn)形式：即都什么東西算檔案？大家記住，檔案絕不是文字一種形式，而是不同形式。文字、圖表、聲像、電子等等。檔案有文書、財會、人事、科研、基建、聲像、電子、實物等門類。1、檔案形成范圍：即都是什么樣的單位、組織和人員才可形成檔案文件轉(zhuǎn)化為檔案 ，一般應(yīng)具備三個條件： 第一，只有辦理完畢的文件，才能轉(zhuǎn)化為檔案；第二，只有對日后有查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存；第三，只有按照一定規(guī)律集中保存起來的文件，才能最終成為檔案。文件轉(zhuǎn)化為檔案 ，一般應(yīng)具備三

3、個條件： 二、檔案的種類1、按檔案來源劃分：國家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等；2、按檔案內(nèi)容劃分：黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科技檔案、會計檔案等；3、按檔案載體劃分：金石檔案、甲骨檔案、羊皮檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、磁帶檔案、電子檔案等；4、按檔案時間劃分：古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案；5、按檔案所有權(quán)劃分：國家所有、集體所有、個人所有；6、常見的檔案分類：文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案（基建、產(chǎn)品、設(shè)備、科研、項目等）、專門檔案（訴訟、會計、審計、教學(xué)、社保、房產(chǎn)等）。國家基本專業(yè)檔案目錄分為人事類、民生類、政務(wù)類、經(jīng)濟(jì)類、文化類等五大類50個項

4、目。二、檔案的種類1、按檔案來源劃分：國家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案三、檔案的作用真憑實據(jù)不可再生的資源無形資產(chǎn)軟實力三、檔案的作用真憑實據(jù)“有檔能佐證千年歷史，無檔說不清古往今來”“有檔能佐證千年歷史，無檔說不清古往今來”1、是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位行使職權(quán)，管理公務(wù)活動主要參考和憑據(jù)2、維護(hù)國家、集體及個人利益及合法權(quán)益的法律憑證3、檔案是業(yè)務(wù)活動的可靠資料4、維護(hù)國家主權(quán)，領(lǐng)土完整、國家聲譽(yù)、外交主動權(quán)等方面發(fā)揮了重要作用，是政治斗爭的工具5、檔案是宣傳教育的生動素材1、是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位行使職權(quán)，管理公務(wù)活動主要參考和憑第二章 檔案工作第二章 檔案工作檔案工作就是指管理檔案的業(yè)務(wù)工作即通

5、常說的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用和編研等八大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。檔案工作就是指管理檔案的業(yè)務(wù)工作一、檔案工作性質(zhì)1、管理性2、服務(wù)性3、科學(xué)性4、文化性5、政治性一、檔案工作性質(zhì)1、管理性二、檔案工作基本原則檔案法規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用?！倍?、檔案工作基本原則檔案法規(guī)定：“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，（一）全國檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則1、國家檔案按規(guī)定分別由各級、各類檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理2、全國檔案工作在各級人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理3、對黨政檔案和黨政檔案工作實行統(tǒng)一管理（一）全國檔

6、案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則1、國家檔案按（二）維護(hù)檔案的完整與安全1、維護(hù)檔案的完整檔案的完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個方面2、維護(hù)檔案的安全檔案的安全包括檔案的實體安全和檔案的內(nèi)容安全（二）維護(hù)檔案的完整與安全1、維護(hù)檔案的完整（三）便于社會各方面的利用便于社會各方面的利用，滿足社會對檔案的需求，這是檔案工作的根本目的。是否便于利用，是檢驗檔案工作效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。（三）便于社會各方面的利用便于社會各方面的利用，滿足社會對檔二、檔案室（一）作用和地位檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位中負(fù)責(zé)管理本單位檔案并主要為本單位提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，屬于國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的基層組織。它是一個單位

7、的服務(wù)部門，為領(lǐng)導(dǎo)決策、處理工作、組織生產(chǎn)、進(jìn)行科研等活動提供依據(jù)和參考材料。二、檔案室（一）作用和地位檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位（二）檔案室主要職責(zé)檔案法實施辦法第九條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)依照檔案法第七條之規(guī)定，履行下列職責(zé)： 1、貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，擬定本系統(tǒng)本單位的檔案工作規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行歸檔制度、檔案保管制度、檔案資料查閱利用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案移交制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度、檔案室安全管理制度、檔案安全應(yīng)急處置方案、檔案數(shù)字信息安全管理利用與備份制度（二）檔案室主要職責(zé)檔案法實施辦法第九條

8、規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體（二）檔案室主要職責(zé)2、指導(dǎo)和監(jiān)督本單位文書和業(yè)務(wù)部門文件材料的立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料的完整系統(tǒng)，并按時向檔案部門移交3、統(tǒng)一管理本單位全部檔案，為單位各項工作提供服務(wù)，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案4、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、培訓(xùn)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作及從業(yè)人員監(jiān)督指導(dǎo)方式：召開會議、檢查督促、文件指導(dǎo)、咨詢指導(dǎo)（二）檔案室主要職責(zé)2、指導(dǎo)和監(jiān)督本單位文書和業(yè)務(wù)部門文件材第三章 檔案保管與利用第三章 檔案保管與利用一、檔案保管主要任務(wù)有兩項：保持檔案秩序、保護(hù)檔案壽命檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散）不亂（不使檔案混亂）不丟（檔案不丟失不泄密）不壞（不使檔案遭到損壞）

9、一、檔案保管主要任務(wù)有兩項：（一）檔案庫房的管理具體內(nèi)容包括：檔案庫房與裝具的編號、檔案排架、庫房溫濕度控制與調(diào)節(jié)，庫房的防火、防水、防盜、防塵、防有害氣體、防蟲、防鼠、防磁等。（一）檔案庫房的管理具體內(nèi)容包括：檔案庫房與裝具的編號、檔案（一）檔案庫房的管理1、檔案庫房要滿足的最基本條件： 檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，做到庫房、辦公室、閱覽室三室分開。2、檔案庫房管理制度 檔案進(jìn)出庫制度檔案庫房安全管理制度突發(fā)事故及災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案（一）檔案庫房的管理1、檔案庫房要滿足的最基本條件： （一）檔案庫房的管理3、溫濕度標(biāo)準(zhǔn)較為適宜的庫房溫濕度應(yīng)為：溫度 1424，相

10、對濕度 45%60%4、八防： 防光、防蟲、防有害氣體、防鼠防磁、防潮（水）、防盜、防火5、檔案裝具的排列與編號6、編制檔案存放位置索引（一）檔案庫房的管理3、溫濕度標(biāo)準(zhǔn)（二）檔案流動過程中安全防護(hù)1、檔案使用登記與交接制度2、檔案使用行為的管理與限制制度（二）檔案流動過程中安全防護(hù)1、檔案使用登記與交接制度（三）各種保護(hù)和修復(fù)檔案的專門技術(shù)修裱、去酸、消毒、滅菌等技術(shù)（三）各種保護(hù)和修復(fù)檔案的專門技術(shù)修裱、去酸、消毒、滅菌等技二、全宗卷（一）概念全宗卷是檔案館室在管理某一全宗的過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。二、全宗卷（一）概念全宗卷是檔案館室在管理某一全

11、宗的過程中形（二）作用1、全宗卷是管理全宗的工具2、全宗卷是綜合利用全宗的輔助材料3、全宗卷有助于管理人員特別是新管理人員熟悉檔案情況，迅速接手，勝任工作（二）作用1、全宗卷是管理全宗的工具（三）內(nèi)容1、在收集工作中產(chǎn)生的移交和接收檔案的文據(jù)等；2、在整理工作中形成的立檔單位和全宗歷史考證、檔案整理工作方案、檔案分類大綱等；3、在鑒定工作中形成的鑒定小組成員名單、鑒定分析報告、檔案保管期限表、檔案銷毀清冊等；4、在保管工作中形成的檔案安全檢查記錄、檔案修裱、殺蟲等記錄、為重點檔案采取的特殊保護(hù)措施等；5、在統(tǒng)計工作中形成全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊等；（三）內(nèi)容1、在收集工作中產(chǎn)生的移交

12、和接收檔案的文據(jù)等；（三）內(nèi)容5、在統(tǒng)計工作中形成全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊等；6、在檢索工作中形成的全宗指南、全宗內(nèi)檔案編目情況記錄；7、在利用工作中形成的開放利用和控制使用范圍說明、利用情況及反饋、利用效益的情況記錄；8、在編研工作中形成的機(jī)關(guān)工作大事記等；9、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用、各種設(shè)備隨機(jī)文件，各種設(shè)備運(yùn)行、保養(yǎng)、維修情況的記錄等。（三）內(nèi)容5、在統(tǒng)計工作中形成全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記（四）建立完善 積累 補(bǔ)充（四）建立完善 積累 補(bǔ)充二、檔案利用1、檔案利用服務(wù)工作的含義通過一定的方式方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業(yè)服務(wù)的一項業(yè)務(wù)活動。2、檔案提供利用的基本途徑提

13、供檔案原件提供檔案副本或復(fù)制品提供檔案信息加工品二、檔案利用1、檔案利用服務(wù)工作的含義3、檔案提供利用的方式閱覽服務(wù)（要求各單位單獨設(shè)置閱檔室）展覽與陳列服務(wù)（省級以上標(biāo)準(zhǔn)要求）制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)檔案信息咨詢服務(wù)網(wǎng)上查詢服務(wù)信函郵遞服務(wù)檔案信息發(fā)布與發(fā)行服務(wù)3、檔案提供利用的方式4、意義集中體現(xiàn)檔案工作的目的、方向、作用體現(xiàn)檔案與檔案工作的價值檢驗檔案工作成果與管理水平社會與民眾分享檔案及成果實現(xiàn)檔案服務(wù)屬性的途徑4、意義5、注意事項公布查閱制度規(guī)定、流程、服務(wù)指南等。查驗證件并留底。查閱登記表姓名、性別、單位、證件號碼、聯(lián)系電話、查閱內(nèi)容及檔號、復(fù)制張數(shù)及檔號，審批人簽字等。查閱過程實時監(jiān)控。復(fù)印做好登記，涉密檔案嚴(yán)禁復(fù)印，查檔專用章予以證明出處及效力。案卷原件檢查清點數(shù)量是否缺失、檢查是否有折皺、污損、撕毀、畫線、圈點、涂改、拆散等，檢查無誤后方允許離開。出借嚴(yán)格履行手續(xù)，登記并留底，及時催還。及時上架歸庫嚴(yán)禁隨手?jǐn)[放，臨時擱置。5、注意事項第四章 如何做好檔案工作第四章 如何做好檔案工作一、增強(qiáng)意識1、要樹立檔案意識2、要樹立法律意識3、要樹立責(zé)任意識一、增強(qiáng)意識1、要樹立檔案意識二、注意積累國家有8、9、1