綜合檔案管理規(guī)定

1、 綜合檔案管理規(guī)定一、總則為了更好地按照國家檔案管理的有關規(guī)定保護、 利用我公司的文書、 財務會計和技術(shù)檔 案，特制定本規(guī)定。二、范圍凡本公司在業(yè)務工作中的收文、 發(fā)文，公司章程規(guī)定應保持的各種記錄；人事勞資、工 傷保險、職業(yè)健康檔案；財務會計帳冊、憑證、報表；重大設備、特種設備、關鍵設備的購 置合同、發(fā)票、驗收資料、技術(shù)文件；承擔的施工項目的投標文件、中標通知、合同、全部 施工文件資料、圖、表、水下驗收、完工驗收、竣工驗收、工程回訪的有關文件、資料以及 其他途徑收集的技術(shù)資料等；工法、三新技術(shù)應用及技術(shù)資料；安全資料；公司各種證照、 產(chǎn)權(quán)證書、資質(zhì)證書等均應及時歸檔。公司綜合檔案管理職能部門

2、為經(jīng)營科綜合檔案室。三、檔案資料的收集1、有關收文、發(fā)文和公司章程規(guī)定的各種文件、記錄應由董事長、董事會秘書或由其 督促綜合科在次年 5 月份前送交綜合檔案室歸檔。2、有關財務帳冊、憑證、報表等應由財務處在下年度末送交綜合檔案室歸檔。3、施工項目的檔案資料由項目部負責人按照公司的管理體系文件的規(guī)定填寫清單后送 綜合檔案室歸檔。4、人事勞資、工傷保險、職業(yè)健康檔案由綜合科負責人收集并填寫清單后送交綜合檔 案室歸檔。5、財務會計帳冊、憑證、報表；重大設備、特種設備、關鍵設備的購置合同、發(fā)票、 驗收資料、技術(shù)文件；由財物科收集并填寫清單后送交綜合檔案室歸檔。6、工法、三新技術(shù)應用及技術(shù)資料由總工辦負

3、責人收集并填寫清單后送交綜合檔案室歸檔。7、安全資料由安全技術(shù)科負責人收集并填寫清單后送交綜合檔案室歸檔。8、各種證照、產(chǎn)權(quán)證書、資質(zhì)證書由各相關部門負責人收集并填寫清單后送交綜合檔 案室歸檔。四、整理1、檔案管理人員應將收到的技術(shù)資料及時登記、整理。按國家有關檔案管理的規(guī)定進行分類、編目、入庫、上架，力求簡明，方便檢索。2、綜合科、財物科應分別對文書資料、財務會計資料按照現(xiàn)行的國家或省有關規(guī)定進行預立卷， 做到分類準確、立卷規(guī)范、立卷手續(xù)齊全。在次年 5 月份前將全息電子檔案和紙 質(zhì)檔案一并移交綜合檔案室歸檔，綜合檔案室應及時辦理接受手續(xù)和入庫、上架等工作。3、項目部工程資料按建設工程文件歸

4、檔整理規(guī)范GB/T50328-2001 要求進行整理歸檔，在項目完工后交綜合檔案室。五、保管維護檔案管理人員應認真做好以下保管維護工作：1、必須采取防火、防潮、防霉、防蛀等有效措施，配備必要設備、器具，并應定期檢 查，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整。2、檔案庫房應采取必要的保安措施，確保檔案、技術(shù)資料的安全。3、應嚴格執(zhí)行國家和本公司有關保密的規(guī)定。對有密級要求的檔案應定期檢查，及時 按有關規(guī)定對密級提出調(diào)整意見。4、應保持庫內(nèi)和檔案資料的整潔和適宜的溫度、濕度。六、檔案的利用1、檔案管理人員應按用戶需要，準確迅速地提供資料和咨詢服務。對文檔和財檔的調(diào) 閱，不得超過閱文范圍人員外。 一般應在檔案室范圍內(nèi)查閱， 特殊情況確需借出時，應征得 經(jīng)營科負責人的同意。2、借閱檔案資料應按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借閱者不得轉(zhuǎn)借給任何外單位人員；借出和 歸還資料時，管理人員必須詳細清點和檢查。3、本公司外的人員需借閱檔案資料或索取資料復印件，必須持有效介紹信，經(jīng)經(jīng)營科 負責人批準后，方可辦理借閱、索取手續(xù)。七、檔案資料的鑒定1、技術(shù)檔案資料的保存期限按相關的規(guī)定執(zhí)行，一般劃分為永久、長期和短期三種。2、綜合檔案室應對檔案資料進行及時清理，組織做好鑒定工作。具體按檔案鑒定管 理規(guī)定執(zhí)行。八、檔案資料的銷毀綜合檔案室負責將失去利用價值的檔案資料的名稱、 數(shù)量、 鑒定意見等編列清單， 送經(jīng) 營科負責人審