企業(yè)供應(yīng)商檔案管理要求

1、采 購 管 理 規(guī)規(guī) 范目 錄TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc74677638 一、目的的 PAGEREF _Toc74677638 h 3 HYPERLINK l _Toc74677639 二、適用用范圍 PAGEREF _Toc74677639 h 3 HYPERLINK l _Toc74677640 三、定義義 PAGEREF _Toc74677640 h 3 HYPERLINK l _Toc74677641 四、采購購管理制制度 PAGEREF _Toc74677641 h 3 HYPERLINK l _Toc74677642 五、供應(yīng)應(yīng)商選擇擇標(biāo)準(zhǔn) PAG

2、EREF _Toc74677642 h 4 HYPERLINK l _Toc74677643 六、供應(yīng)應(yīng)商選擇擇、評價(jià)價(jià)和終止止辦法 PAGEREF _Toc74677643 h 4 HYPERLINK l _Toc74677644 1、供應(yīng)商商檔案管管理要求求 PAGEREF _Toc74677644 h 4 HYPERLINK l _Toc74677645 2、供應(yīng)商商選擇流流程 PAGEREF _Toc74677645 h 5 HYPERLINK l _Toc74677646 3、供應(yīng)商商選擇考考察表 PAGEREF _Toc74677646 h 6 HYPERLINK l _Toc74

3、677647 4、合格供供應(yīng)商名名錄 PAGEREF _Toc74677647 h 7 HYPERLINK l _Toc74677648 5、供應(yīng)商商資料卡卡 PAGEREF _Toc74677648 h 8 HYPERLINK l _Toc74677649 6、供應(yīng)商商考核辦辦法及考考核表 PAGEREF _Toc74677649 h 9 HYPERLINK l _Toc74677650 7、終止供供應(yīng)商的的報(bào)告 PAGEREF _Toc74677650 h 10 HYPERLINK l _Toc74677651 七、采購購流程 PAGEREF _Toc74677651 h 11 HYPER

4、LINK l _Toc74677652 1、采購原原則 PAGEREF _Toc74677652 h 11 HYPERLINK l _Toc74677653 2、常規(guī)采采購 PAGEREF _Toc74677653 h 11 HYPERLINK l _Toc74677654 3、小額應(yīng)應(yīng)急采購購 PAGEREF _Toc74677654 h 12 HYPERLINK l _Toc74677655 八、貨物物檢驗(yàn) PAGEREF _Toc74677655 h 13 HYPERLINK l _Toc74677656 1、抽貨檢檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn) PAGEREF _Toc74677656 h 13 HYPE

5、RLINK l _Toc74677657 2、貨物檢檢驗(yàn)報(bào)告告 PAGEREF _Toc74677657 h 14 HYPERLINK l _Toc74677658 九、采購購中心職職責(zé)與績績效考核核 PAGEREF _Toc74677658 h 15 HYPERLINK l _Toc74677659 1、采購中中心工作作職責(zé) PAGEREF _Toc74677659 h 15 HYPERLINK l _Toc74677660 2、采購主主管績效效考核標(biāo)標(biāo)準(zhǔn) PAGEREF _Toc74677660 h 15 HYPERLINK l _Toc74677661 十、采購購報(bào)告必必須具備備要素及及

6、分析圖圖表 PAGEREF _Toc74677661 h 16目的規(guī)范采購操操作步驟驟和方法法，確保保采購的的質(zhì)量和和采購要要求的適適用性，符符合公司司整體的的日常管管理規(guī)定定要求。適用范圍本規(guī)范適用用于公司司的設(shè)備備、工具具、成型型軟件和和固定資資產(chǎn)（不不含公司司長期代代理產(chǎn)品品）等采采購的控控制。定義供應(yīng)商：是是指能向向采購者者提供貨貨物、工工程和服服務(wù)的法法人或其其他組織織。合格供應(yīng)商商：是指指經(jīng)過公公司一定定程序評評審確定定可以與與公司合合作的供供應(yīng)商。購物申請單單：是需需求部門門根據(jù)需需要采購購的項(xiàng)目目所填寫寫并提交交給采購購中心的的單據(jù)，此此單據(jù)須須有部門門經(jīng)理和和其他審審核權(quán)限限

7、必須簽簽批。供應(yīng)商選擇擇考察表表：是確確立為公公司供應(yīng)應(yīng)商前對對供應(yīng)商商進(jìn)行評評估的表表格，一一般由采采購主管管對供應(yīng)應(yīng)商進(jìn)行行考察并并填寫此此表，填填寫完畢畢后交商商務(wù)經(jīng)理理與運(yùn)作作中心總總監(jiān)時(shí)行行審批。供應(yīng)商考核核表：是是每財(cái)年年度對供供應(yīng)商交交貨準(zhǔn)時(shí)時(shí)率、品品質(zhì)和售售前售后后服務(wù)等等進(jìn)行考考察的的的表格，根根據(jù)考核核決定是是否與該該供應(yīng)商商繼續(xù)合合作。終止供應(yīng)商商的報(bào)告告：是指指供應(yīng)商商發(fā)生惡惡劣服務(wù)務(wù)、嚴(yán)重重品質(zhì)情情況或考考核不合合等提出出與其終終止合作作的報(bào)告告，此報(bào)報(bào)告由相相關(guān)權(quán)責(zé)責(zé)部門向向采購中中心提出出，由采采購主管管填寫逐逐級上報(bào)報(bào)審批。抽貨檢驗(yàn)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：此此標(biāo)準(zhǔn)是是對采購購物

8、品進(jìn)進(jìn)行檢驗(yàn)驗(yàn)的參照照標(biāo)準(zhǔn)，由由技術(shù)部部門或其其他相關(guān)關(guān)權(quán)責(zé)部部門編寫寫交采購購中心匯匯總成冊冊。貨物檢驗(yàn)報(bào)報(bào)告：是是貨物驗(yàn)驗(yàn)收部門門和人員員對貨物物進(jìn)行驗(yàn)驗(yàn)收后對對所采購購貨物給給出驗(yàn)收收報(bào)告和和處理意意見。采購管理制制度潔自律，嚴(yán)嚴(yán)守工作作紀(jì)律。不不接受供供應(yīng)商禮禮金、禮禮品和宴宴請；嚴(yán)格遵守采采購規(guī)范范流程，按按流程辦辦事；能及時(shí)按質(zhì)質(zhì)按量地地采購到到所需物物品；嚴(yán)格供應(yīng)商商選擇、評評價(jià)、甑甑選以保保證供應(yīng)應(yīng)商供貨貨質(zhì)量；加強(qiáng)采購的的事前管管理，建建立完善善的設(shè)備備價(jià)格信信息檔案案，以有有效地控控制和降降低采購購成本 并保證證采購質(zhì)質(zhì)量；科學(xué)、客觀觀、認(rèn)真真地進(jìn)行行收貨質(zhì)質(zhì)量檢查查；處理

9、好與供供應(yīng)商的的關(guān)系，幫幫助供應(yīng)應(yīng)商解決決一定的的問題；認(rèn)真分析采采購工作作，改進(jìn)進(jìn)流程、規(guī)規(guī)范和采采購標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，提出出有助改改進(jìn)公司司和供應(yīng)應(yīng)商服務(wù)務(wù)水平的的建議；做好采購相相關(guān)文檔檔的存檔檔、備份份工作；在滿足公司司需求的的基礎(chǔ)上上最大限限度降低低采購成成本；所有采購, 必須須事前獲獲得批準(zhǔn)準(zhǔn). 未未經(jīng)計(jì)劃劃并報(bào)審審核和批批準(zhǔn), ，除急急購?fù)獠徊坏貌少徺?，急購購需在申申請單上上注時(shí)“急購”，并由由總經(jīng)理理補(bǔ)批；凡具有共同同特性的的物品，盡盡最大可可能以集集中計(jì)劃劃辦理采采購，可可以核定定物品項(xiàng)項(xiàng)目，通通知各請請購部門門依計(jì)劃劃提出請請購，然然后集中中辦理采采購；采購物品在在條件相相同的前前提

10、下應(yīng)應(yīng)在正在在發(fā)生業(yè)業(yè)務(wù)或已已確認(rèn)的的供應(yīng)商商處購買買， 不不得隨意意變更供供應(yīng)商；供應(yīng)商選擇擇標(biāo)準(zhǔn)具有良好的的市信用用和良好好的售前前、售后后服務(wù)能能力和服服務(wù)意識識；注冊資金達(dá)達(dá)到500萬以上上的一般般納稅人人；健全的商務(wù)務(wù)管理流流程和制制度；良好的財(cái)務(wù)務(wù)狀況，至至少可以以給予七七天以上上帳期；具有優(yōu)勢的的產(chǎn)品資資源；相對有利于于我公司司的供配配貨地理理區(qū)位；積極的合作作態(tài)度；供應(yīng)商選擇擇、評價(jià)價(jià)和終止止辦法供應(yīng)商的資資質(zhì)水平平直接關(guān)關(guān)系到供供貨的質(zhì)質(zhì)量、售售后服務(wù)務(wù)水平和和重大產(chǎn)產(chǎn)品問題題的處理理等儲多多問題，更更有重大大品質(zhì)、售售后事件件等的處處理態(tài)度度、反應(yīng)應(yīng)的及時(shí)時(shí)性都與與供應(yīng)商商

11、本身的的資質(zhì)、能能力有關(guān)關(guān)。因此此有必要要嚴(yán)格地地篩選、考考核供應(yīng)應(yīng)商，對對不合格格供應(yīng)商商制訂相相關(guān)終止止辦法。對供應(yīng)商資資信由高高到低分分為A、BB、C、DD四類。具具體定類類辦法參參見供供應(yīng)商考考核辦法法及考核核表。1、供應(yīng)商商檔案管管理要求求對于供應(yīng)商商的管理理，要求求建立存存檔文檔檔表格和和電子表表格，存存檔文件件包含供供應(yīng)商選選擇考察察表、供供應(yīng)商名名錄、供供應(yīng)商資資料卡供供應(yīng)商考考核表、詢詢價(jià)記錄錄、采采購記錄錄、到到貨檢驗(yàn)驗(yàn)報(bào)告和和終止止供應(yīng)商商的報(bào)告告，以以及其它它和往來來單據(jù)等等資料文文檔。電電子文檔檔、表格格按公司司要求進(jìn)進(jìn)行統(tǒng)一一備份存存檔管理理。供應(yīng)商選擇擇流程專業(yè)媒

12、體市場走訪專業(yè)網(wǎng)站各種名冊客戶專業(yè)媒體市場走訪專業(yè)網(wǎng)站各種名冊客戶介紹展覽會和行業(yè)活動名片篩選待選擇的供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查考 察上門了解經(jīng)濟(jì)實(shí)力信譽(yù)財(cái)務(wù)狀況優(yōu)勢產(chǎn)品資源管理水平營業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證考察結(jié)果報(bào)告商務(wù)經(jīng)理審批運(yùn)作中心總監(jiān)審批正式洽談選擇供應(yīng)商的程序流程圖供應(yīng)商選擇擇考察表表考察人： 年年 月 日待選供應(yīng)商商基本資資料名稱法人代表：地址：郵 編：電話：聯(lián)系人：傳真：經(jīng)營性質(zhì)：主營產(chǎn)品：詳細(xì)評價(jià)指指標(biāo)經(jīng)濟(jì)實(shí)力序號評價(jià)辦法結(jié)果備注1注冊資金數(shù)數(shù)額是多多少2是不是一般般納稅人人3上年度銷售售額是多多少4給其他商家家賬期一一般是多多久5一共有多少少員工市場信譽(yù)序號評價(jià)辦法結(jié)果備注1被媒體曝光光次

13、數(shù)2業(yè)內(nèi)口碑3有哪些假貨貨/水貨貨4售后服務(wù)水水平怎么么樣優(yōu)勢資源序號評價(jià)辦法結(jié)果備注1與主營產(chǎn)品品廠家的的關(guān)系（代代理/經(jīng)經(jīng)銷/總總代）2給不同渠道道的價(jià)格格結(jié)構(gòu)及及毛利3相關(guān)產(chǎn)品線線是否齊齊全4最短送貨時(shí)時(shí)間是多多久管理水平序號評價(jià)辦法結(jié)果備注1業(yè)務(wù)人員有有沒有怠怠慢顧客客現(xiàn)象2對售前咨詢詢有沒有有耐心講講解3有沒有完善善的貨物物進(jìn)出流流程4員工是不是是大小事事情都要要請示批示意見商務(wù)經(jīng)理意意見 簽簽名： 運(yùn)作中心總總監(jiān)意見見 簽名名： 考察結(jié)果推薦為CC類認(rèn)可可供應(yīng)商商 推薦為為D類認(rèn)認(rèn)可供應(yīng)應(yīng)商 不能推推薦為供供應(yīng)商4、合格供供應(yīng)商名名錄合格供應(yīng)商商名錄表格更新日日期： 年 月 日日序

14、號編號企業(yè)名稱等級地址提供的產(chǎn)品品及折扣扣聯(lián)系人電話備 注5、供應(yīng)商商資料卡卡供應(yīng)商商資料卡卡供應(yīng)商編號號： 建卡卡日期：產(chǎn)品類別： 建建卡人：公司名稱聯(lián)系人/職職務(wù)公司地址電 話傳 真?zhèn)}庫地址電 話傳 真開戶行帳 號公司類別代理商 代理級級別： 生產(chǎn)商創(chuàng)立時(shí)間注冊資本法人代表公司性質(zhì)公司規(guī)模人 員員構(gòu) 成成管理層技術(shù)人員普通員工合計(jì)人數(shù)比例經(jīng)營范圍序號考 核年 度準(zhǔn)時(shí)交貨率率品質(zhì)服務(wù)總分評等考核表編號備注6、供應(yīng)商商考核辦辦法及考考核表供應(yīng)商的考考核采取取財(cái)年度度考核辦辦法，由由采購中中心征集集各方意意見匯總總成考核核評語，再再由相關(guān)關(guān)權(quán)責(zé)部部門給出出評審意意見，最最終由運(yùn)運(yùn)作總監(jiān)監(jiān)決定是是

15、否終止止供應(yīng)資資格。供應(yīng)商考核核表NO：PUUR-KKS-流流水號供應(yīng)商名稱稱考核日期主要考核人人產(chǎn)品名稱考 核 評 語評分等級考核內(nèi)容準(zhǔn)時(shí)交貨率品質(zhì)服務(wù)其它綜 合合評 價(jià)價(jià)意 見見是否取消其其資格各權(quán)責(zé)部門審批意見7、終止供供應(yīng)商的的報(bào)告終止供應(yīng)商商的報(bào)告告年 月 日日供應(yīng)商編號號：供應(yīng)商名稱稱：建立聯(lián)系時(shí)時(shí)間：最初聯(lián)系人人：目前聯(lián)系人人：來往主要業(yè)業(yè)務(wù)：終止原因：目前來往財(cái)財(cái)、物、帳帳等情況況：終止該供應(yīng)應(yīng)商可能能造成的的影響：終止供應(yīng)商商的步驟驟：終止供應(yīng)商商申請人人簽字：商務(wù)經(jīng)理簽簽字：運(yùn)作總監(jiān)批批示：采購流程1、采購原原則采購經(jīng)辦人人員接獲獲請購購單后后應(yīng)依請請購的緩緩急，并并參考市

16、市場行情情及過去去采購記記錄或廠廠商提供供的資料料，需精精選三家家以上的的供應(yīng)商商進(jìn)行詢詢價(jià)、比比價(jià)并經(jīng)經(jīng)分析后后議價(jià)。采購申請人人在采購購過程提提出撤消消采購申申請時(shí)，采采購經(jīng)辦辦人員要要及時(shí)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)入撤消消程序，即即中止本本次采購購作業(yè)，并并在相關(guān)關(guān)單據(jù)上上加蓋“撤消”章。采購經(jīng)辦人人員詢價(jià)價(jià)完成后后，于請購單單詳填填詢價(jià)或或議價(jià)結(jié)結(jié)果及擬擬訂訂訂購廠商商交交貨期限限與報(bào)價(jià)有有效期限限經(jīng)主主管審核核，并依依請購核核決權(quán)限限呈核2、常規(guī)采采購業(yè)務(wù)人員采購中心商務(wù)部經(jīng)理理財(cái)務(wù)部門詢價(jià)請求是結(jié)束部門經(jīng)理審批填寫購物申請表詢價(jià)請求是結(jié)束部門經(jīng)理審批填寫購物申請表詢價(jià)詢價(jià)議價(jià)議價(jià)否是否A類供應(yīng)商否是否A

17、類供應(yīng)商是是采購采購確定最終供應(yīng)商確定最終供應(yīng)商應(yīng)付款應(yīng)付款3、小額應(yīng)應(yīng)急采購購需求人采購中心商務(wù)部經(jīng)理理總經(jīng)理室財(cái)務(wù)部提出采購需求提出采購需求補(bǔ)簽字補(bǔ)簽字主管補(bǔ)簽主管補(bǔ)簽實(shí)施采購填寫購物申請單（注明應(yīng)急采購）詢價(jià)/議價(jià)實(shí)施采購填寫購物申請單（注明應(yīng)急采購）詢價(jià)/議價(jià)補(bǔ)簽字補(bǔ)簽字補(bǔ)簽字補(bǔ)簽字應(yīng)付款應(yīng)付款貨物檢驗(yàn)1、抽貨檢檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)來料名稱抽樣數(shù)驗(yàn)收準(zhǔn)則接收數(shù)量計(jì)算機(jī)主機(jī)機(jī)100%運(yùn)行測試正正常，配配置正確確機(jī)箱無破損損、變形形全新設(shè)備不合格拒收收CPU100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收內(nèi)存100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀

18、無破損損、變形形不合格拒收收主板100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收硬盤100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收板卡（顯示示卡、網(wǎng)網(wǎng)卡、聲聲卡等）100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收軟盤驅(qū)動器器100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收光盤驅(qū)動器器100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收鍵盤50%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收

19、鼠標(biāo)50%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收顯示器100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 外觀觀無破損損、變形形不合格拒收收UPS100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 機(jī)箱箱無破損損、變形形不合格拒收收網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)機(jī)100%運(yùn)行測試正正常，配配置正確確機(jī)箱無破損損、變形形不合格拒收收路由器100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 機(jī)箱箱無破損損、變形形不合格拒收收集線器100%1) 運(yùn)行行測試正正常，配配置正確確2) 機(jī)箱箱無破損損、變形形不合格拒收收網(wǎng)線30%機(jī)箱無破損損、變形形原廠包裝和和無開箱箱痕跡3) 全新新產(chǎn)品不合

20、格拒收收接插件（面面板、模模塊等）30%1) 機(jī)箱箱無破損損、變形形2) 原廠廠包裝和和無開箱箱痕跡3) 全新新產(chǎn)品不合格拒收收2、貨物檢檢驗(yàn)報(bào)告告NO：供應(yīng)商： 檢驗(yàn)日日期： 年 月月 日產(chǎn)品名稱型號規(guī)格來貨數(shù)量來貨日期抽樣數(shù)量驗(yàn) 證 記記 錄序號驗(yàn)證項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)測結(jié)果結(jié)論驗(yàn)證結(jié)論： 檢檢驗(yàn)人： 復(fù)核核：不合格批處處理意見見： 可用 挑選 囗換換貨 囗退退貨 審批批： 采購中心職職責(zé)與績績效考核核1、采購中中心工作作職責(zé)建立供應(yīng)廠廠商與價(jià)價(jià)格記錄錄；采購方式設(shè)設(shè)定及市市場行情情調(diào)查；詢價(jià)、比價(jià)價(jià)、議價(jià)價(jià)、訂購購工作；送貨進(jìn)度控控制與逾逾送督促促；來貨質(zhì)量、數(shù)數(shù)量異常常處理；付款整理、審審查；提交采購工工作報(bào)告告。2、采購主主管績效效考核標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)采購主管的的績效標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)工作職責(zé)績效指標(biāo)績效標(biāo)準(zhǔn)完成項(xiàng)目所所需的采購工工作使申請部門門得到所所需的設(shè)備和材材料1.一個(gè)月月內(nèi)各部部門投訴訴沒有在在承諾的的期限內(nèi)內(nèi)得到設(shè)