記錄控制程序

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)專心-專注-專業(yè)精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上專心-專注-專業(yè)1目的對管理體系記錄進行控制和管理，為貿(mào)易、過程和活動及其績效符合要求并有效運行提供客觀證據(jù)和可追溯性；為保持和持續(xù)改進管理體系提供信息。2 范圍適用于公司管理體系運行所有記錄的控制和管理。3職責3.1 行政人力資源部負責管理體系有關記錄的控制。3.2公司各職能部門負責對其實施活動進行記錄和管理，并保持記錄真實、可靠和完整。4工作程序4.1記錄的分類4.1.1與管理體系運行有關的記錄內(nèi)部審核、管理評審全套資料；合同評審報告、記錄；供方評定報告、記錄；職工教育培訓記錄；環(huán)

2、境因素識別與評價記錄；經(jīng)過評價，需要制定的管理方案和運行控制記錄；不符合、不合格品評審報告、記錄；糾正和預防措施報告、記錄；其它與管理體系運行有關的記錄。4.1.2 與貿(mào)易質量有關的控制記錄銷售記錄；資料檢驗、審核記錄；采購物資檢驗記錄；采購設備驗收記錄；貿(mào)易過程記錄；顧客反饋信息處理記錄；其它與貿(mào)易質量有關的記錄。4.1.3日常運行中環(huán)境管理要求的記錄環(huán)境績效檢查記錄；其它與環(huán)境管理運行有關的記錄。4.2 記錄編號4.2.1記錄編碼/JL 記錄序號標準條款號記 錄公司代碼 4.2.2 編碼說明JL“記錄”拼音縮寫。標準條款號所有記錄按標準條款號對應編制。4.3記錄的實施4.3.1記錄的管理公

3、司管理體系運行有關的記錄由公司相關職能部門控制與管理。4.3.1.1記錄格式的管理公司應使用統(tǒng)一規(guī)定的記錄格式；與管理體系運行過程有關的記錄（包括各類評價報告、管理方案等）應由相關主管部門統(tǒng)一設計格式后進行編制；日常生產(chǎn)運行中要求的記錄，由相關部門統(tǒng)一格式進行實施；行政人力資源部管理所有記錄，匯總所有記錄表式，建立記錄明細表，便于檢查和追溯。4.3.1.2記錄的編寫與管理體系運行有關的各類報告（記錄），由公司相關職能部門按要求組織編寫；日常運行中管理要求的記錄和與質量有關的控制記錄由操作人員在現(xiàn)場工作中填寫，其填寫的記錄字跡要工整、清晰、便于查閱。4.4 記錄的檢查4.4.1公司的各類檢查，應

4、將記錄的檢查作為一項檢查內(nèi)容。4.4.2行政人力資源部每半年對各部門的記錄組織一次檢查，并做好檢查記錄。4.5記錄的收集與管理4.5.1與管理體系運行有關的各類報告（記錄）的收集與管理合同評審報告（記錄）由市場管理部收集并保存三年；職工培訓記錄由行政人力資源部收集并保存三年；供方評定報告（記錄）由財務管理部收集并保存三年；與貿(mào)易有關的各類報告（記錄）由市場管理部收集并保存三年；與環(huán)境管理有關的識別、評價記錄及相應的管理方案、運行措施等由行政人力資源部收集并保存三年；其它與體系運行有關的記錄由各主管部門收集并保存三年。4.5.2采購物資的檢驗記錄物資的檢驗記錄由市場管理部分類保存三年；4.6 記

5、錄的歸檔每年年底，公司各主管部門對各自收集的記錄進行分類、編號和標識后存檔。4.7 記錄保存的環(huán)境及條件記錄保存環(huán)境應做到防潮、防火、防盜、防蟲蛀、鼠害等。4.8 記錄的借閱4.8.1需借閱記錄時，應填寫記錄“借閱登記表”，經(jīng)記錄保存部門負責人同意后方可借閱。借閱者應在指定日期歸還，到期不歸還由記錄保存部門負責追回。4.8.2當合同有要求時，記錄可提供給顧客查閱。顧客查閱記錄需經(jīng)市場管理部批準。4.9記錄的處理4.9.1與管理體系運行有關的記錄超過保存期限后，由記錄保存部門填寫“記錄處理登記表”，經(jīng)公司管理者代表批準后，由行政人力資源部予以銷毀處理。4.9.2生產(chǎn)過程中的記錄超過保存期限后，由記錄保存部門