公司公文處理辦法

1、公司公文處理辦法第一章 總 則第一條 為提高xxxx公司（以下 簡稱“公司”）公文處理工作的效率和質(zhì)量，促進公文辦理的規(guī)范化、制度化，根據(jù)國家行政機關(guān)公文處理辦法等相關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條 公司的公文是在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是公司進行規(guī)范化經(jīng)營和管理的重要工具。第三條 公文處理是指對公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定，確保公司秘密的安全。第五條 公司公文處理工作實行責(zé)任制。公司綜合部是公文處理的管理部門，主管公司的公文處理工作并負責(zé)對各部門進行指

2、導(dǎo)。第六條 公司公文處理，必須堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。公文由公司綜合部統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。第七條 公司各部門負責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作，模范遵守公司公文處理辦法規(guī)定的事項，加強本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。行政公文由綜合部負責(zé)把關(guān)，對不符合規(guī)定的公文一律退回重處。第二章 公文種類第八條 公司的公文種類主要有：（一）決定適用于對重要事項或重大行動做出決策和安排，獎懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（二）通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。（三）通知適用于批轉(zhuǎn)下屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬單位的公文，

3、傳達要求下屬單位辦理和有關(guān)單位需要周知或執(zhí)行的事項，發(fā)布公司各項制度、辦法、規(guī)定，任免人員等。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或情況。（五）報告適用于向上級部門匯報工作，反映情況，答復(fù)上級部門詢問。（六）請示適用于向上級部門請示指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)適用于答復(fù)下屬單位的請示事項。（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問問題、通報情況、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（十）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要主要側(cè)重于要求下級部門貫徹執(zhí)行會議確定事項。（十一）會議備忘（會議記錄）適用于記載會議情況，說明某一問題事實經(jīng)過

4、。會議備忘（會議記錄）主要側(cè)重于存檔備查。（十二）工作簡報適用于定期或不定期反映公司日常工作或問題。第三章 公文格式第九條 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色分隔線、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、版記分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。（一）涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程序分別標(biāo)明“特急”、“加急”。（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱； 聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。（

5、四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文， 只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（六）公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，正確選用文種。3個（不含）以上機關(guān)聯(lián)合行文時，標(biāo)題中發(fā)文機關(guān)名稱可省略。正文（或附件說明）之后不落發(fā)文機關(guān)署名的公文，標(biāo)題中發(fā)文機關(guān)名稱不可省略。一般用2號小標(biāo)宋體字?；匦袝r，要做到詞意完整。多行標(biāo)題排為梯形（正寶塔型或倒寶塔型）或者菱形，不排長方形、 沙漏形。（七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（八）正文是公文的主

6、體，用于表述公文的內(nèi)容。一般每面排22行，每行排28個字。段首前空2個字，段末單字不成行。一般用3號仿宋體字。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次一般可“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。公文首頁必須顯示正文，公文的首個蓋章頁也應(yīng)當(dāng)同時顯示正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章。正文應(yīng)當(dāng)規(guī)范使用結(jié)束語。（九）附件說明。公文附件的順序號和名稱。單個附件不標(biāo)注順序號。公文中被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的部分不是附件。附件名稱較長需回行時，回行首字應(yīng)與上行首字對齊。附件名稱后不加標(biāo)點。（十）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)當(dāng)與標(biāo)題中

7、的發(fā)文機關(guān)名稱相一致。（十一）成文日期以會議通過或者公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。不標(biāo)明主送機關(guān)的公文，成文日期加圓括號編排于公文標(biāo)題下一行居中位置。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全年、月、日。（十二）印章是公文生效的標(biāo)志。公文除會議紀要、會議備忘（會議記錄）、工作簡報、議案以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合行文時，應(yīng)加蓋所有聯(lián)署發(fā)文機關(guān)印章。有特定發(fā)文機關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。公文所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r，調(diào)整行距、字距，務(wù)必使印章與正文同處一面。（十三）附件是公文正文的說明、補充或者參考資料，與公文正文具有同等效力。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與正文一起裝

8、訂。“附件”二字及順序號用3號黑體字，排在附件首頁版心左上角。附件標(biāo)題居中編排。附件序號和標(biāo)題應(yīng)與附件說明的表述一致。（十四）版記分隔線。版記位于公文末頁（偶數(shù)頁）。版記中的分隔線與版心等寬，首條、最末一條用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的用細線（推薦高度為0.25mm）。（十五）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱；抄送機關(guān)一般按單位性質(zhì)和隸屬關(guān)系確定排列次序，對于不同級別的單位，應(yīng)按先上級機關(guān)、再平級機關(guān)、后下級機關(guān)的次序排列；用4號仿宋體字。各層級最后一個抄送機關(guān)名稱后標(biāo)句號。 （十六）印發(fā)機關(guān)應(yīng)為公司全稱，印發(fā)日期以公文付印的日期為

9、準(zhǔn)。年、月、日后統(tǒng)一加“印發(fā)”二字，用4號仿宋體字。翻印公文時，應(yīng)標(biāo)注翻印機關(guān)和翻印日期。 （十七）頁碼是公文頁數(shù)順序號，一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，其左右各放一條一字線；單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。第十條 公文的版式按照黨政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T97042012）執(zhí)行。第十一條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第十二條 公司公文的版頭及字號為：“xxxx公司文件”，按部門簡稱、年份、序號編“簡稱-年度-序號”

10、（例如：昆軌四土建20161 號）；公司會議紀要分別按序號編“第期”。“工作簡報”等按序號編“第期”?！肮颈愫灐庇糜诓恍枰幪柕娜粘Ｊ聞?wù)性工作，可以公司名義發(fā)文。部門工作聯(lián)系單由各部門自行編號。第十三條 行政公文的公文格式統(tǒng)一由綜合部負責(zé)把關(guān)，行文內(nèi)容由各部門負責(zé)，文件版頭要統(tǒng)一符合第十三條所規(guī)定的范圍，需要增加必須由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，部門不得擅自印制版頭發(fā)文。第四章 行文規(guī)則第十四條 各部門要嚴格發(fā)文管理，大力精簡文件。行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。承辦部門負責(zé)人應(yīng)對是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則，是否符合擬制要求，文稿內(nèi)容

11、是否正確，是否符合公文體例格式規(guī)范等進行認真審核。第十五條 公司內(nèi)行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，除重大、特殊、緊急情況外，原則上不得越級請示和報告。第十六條 對外發(fā)文一律以公司名義按照審批程序同意后方可行文。各部不得直接以部門的名義對外行文。第十七條 各種公文基本要求：（一）決定的文字要準(zhǔn)確、鮮明、簡潔，以便于領(lǐng)會和執(zhí)行。通告中的周知事項要條理分明，層次清晰；執(zhí)行要求明確具體，需清楚說明受文對象應(yīng)執(zhí)行的事項，以便于理解和執(zhí)行。（二）通知屬下行文，文中要明確做什么、怎么做、何時完成等，要具有操作性。（三）通報可分為表彰性通報、批評性通報、情況性通報。寫作應(yīng)注意事例典型、事實準(zhǔn)確、要求可行

12、、行文及時。（四）報告應(yīng)當(dāng)陳述事實清楚扼要、表述觀點精練清晰、語言簡潔樸實。報告不作批復(fù)，故“報告”不得夾帶請示事項。（五）請示應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得抄送其下級機關(guān)。需要給予批復(fù)的事項必須用“請示”。（六）批復(fù)應(yīng)當(dāng)具有針對性和指導(dǎo)性，態(tài)度要鮮明，措辭要明確，要及時批復(fù)。（七）意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對下級部門的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。（八）函的寫作要注意直陳其事,語言要平實、親切，自然。（九）會議紀要具有指導(dǎo)性、紀實性、概括性的效果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，

13、準(zhǔn)確地概述清楚。（十）會議備忘（會議記錄）應(yīng)當(dāng)記錄會議的時間和地點，與會者的姓名，提出的全部項目以及作出的全部決定、協(xié)議和任命。備忘內(nèi)容必須客觀，風(fēng)格簡明、清晰而準(zhǔn)確。會議備忘（會議記錄） 一般不公開，只作資料存檔。（十一）工作簡報要求內(nèi)容要真實準(zhǔn)確；篇幅要短?。会槍π?、指導(dǎo)性要強。第十八條 除特殊專報外，不得以部門名義向公司領(lǐng)導(dǎo)個人報送“請示”、和“報告”。署名的材料原則不按照公文進行處理，直接交本人進行閱處。第五章 發(fā)文辦理第十九條 發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。第二十條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家的法律、法規(guī)及云南省、xx

14、市有關(guān)規(guī)定。（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（六）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。（七）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（八）公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮

15、略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十一條 按照“誰主管，誰擬稿”的原則擬制公文，公文草擬過程中要加強會商和會簽。（附件1）對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，報請主辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)召集相關(guān)部門進行研究，統(tǒng)一意見后再行文。第二十二條 需要發(fā)文時，承辦部門公文承辦人按照流程填寫基本內(nèi)容后，將擬發(fā)公文上報承辦部門負責(zé)人審核簽字后（如需其他部門會簽，則由承辦人轉(zhuǎn)送涉及部門會簽），由承辦人送綜合部進行審核。綜合部公文審核人在綜合部審核意見一欄簽報該文件主辦部門隸屬的公司分管領(lǐng)導(dǎo)，由分管領(lǐng)導(dǎo)決定是否需

16、要報其他領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。報市委、市政府以及涉及質(zhì)量安全、公司內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容的公文，必須最終由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十三條 正式公文（編號文件）報公司領(lǐng)導(dǎo)審批前，應(yīng)當(dāng)由綜合部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。主辦部門對公文的內(nèi)容負責(zé)。第二十四條公文在辦理過程中必須單向報送，不能在領(lǐng)導(dǎo)個人之間、部門之間直接傳遞、橫傳，以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。第二十五條 要合理確定公文的密級和急緩程度。承辦人應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容或領(lǐng)導(dǎo)要求，明確密級、急緩程度和發(fā)送范圍。要求在1日之內(nèi)辦結(jié)的公文標(biāo)“特急”

17、，要求在2日之內(nèi)辦結(jié)的公文標(biāo)“急件”，用3號黑體字。部門負責(zé)人要嚴格審核，避免人為提高密級、急緩程度和隨意擴大發(fā)送范圍。第二十六條 上報上級單位的請示和報告必須為紅頭文件， 由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，隨后送公司綜合部統(tǒng)一上報。第二十七條 公文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后，由承辦部門擬稿人將公司領(lǐng)導(dǎo)簽批公文送綜合部登記，綜合部核對審批、簽發(fā)手續(xù)完備后編發(fā)發(fā)文字號、用印。綜合部編號用印后由承辦部室嚴格按照文件確定的主送、抄送單位進行分發(fā)。對外需通過xx市黨政機關(guān)電子公文交換系統(tǒng)發(fā)送的文件，上報xx軌道交通4號線投資管理有限公司綜合部處理；需紙質(zhì)送出的文件則由承辦部門自行送出，必須做好簽收記錄。第二十八條 公文正式用

18、印前，由主辦部門負責(zé)校對。公文擬稿承辦人要對公文內(nèi)容、文字等負責(zé)，加強校對，確保公文規(guī)范、無誤。為保證校對質(zhì)量，一般應(yīng)校對2次以上。第六章 收文辦理第二十九條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批示、分辦、承辦、催辦等程序。第三十條 各部門不得直接收文辦理，凡外部來文統(tǒng)一由綜合部簽收后，上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱示，公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，由綜合部按分管領(lǐng)導(dǎo)的具體工作要求，轉(zhuǎn)具體部門承辦。(附件2)有時限要求的，由綜合部進行事先提醒和督辦。重要的文件在呈報分管領(lǐng)導(dǎo)的同時，分報公司主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知。 第三十一條 節(jié)假日和非上班時間，涉及突發(fā)事件、領(lǐng)導(dǎo)交辦事項等緊急公文，由

19、公司值班人員或承辦部室直接簽收，辦結(jié)后按規(guī)定存檔。第三十二條 承辦部門收到公司領(lǐng)導(dǎo)批示件后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤推諉，由部門負責(zé)人確定具體承辦人，根據(jù)公文處理時限要求或急緩程度，及時跟蹤，按時辦結(jié)。第三十三條 各部門應(yīng)加強部門公文管理工作，應(yīng)確定專人負責(zé)部門文件收發(fā)和管理工作，建立部門內(nèi)部的傳閱制度，公司下發(fā)到各部門的文件要在部門內(nèi)進行傳閱、學(xué)習(xí)。第七章 公文歸檔第三十四條 公文辦理完畢，由綜合部統(tǒng)一負責(zé)文件材料的歸檔立卷。辦文部門于公文辦結(jié)當(dāng)日及時交綜合部進行歸檔，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第三十五條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進行整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，便于保管和利用。第三十六條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理、歸檔，其他單位保存復(fù)制或其他形式的公文副本。第三十七條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。第八章 公文管理第