時間管理培訓(xùn)-焦莉麗(牛商網(wǎng))課件

1、時間管理法焦莉麗 2013.7.30什么是時間？有人說，“時間就是效率”、“時間就是金錢”、“時間就是生命”假設(shè)：有家銀行，每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也無任何規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天用，也不能節(jié)余歸自己。也就是說，前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何對待這筆錢？ 那么，時間到底是什么時間是一種供給毫無彈性、無法積蓄、無可取代、無法失而復(fù)得的寶貴資源你的時間,每分每秒都在消亡,包括此刻區(qū)別僅在于，這一刻是否有意義，怎樣讓它有意義。如果，我們平均80歲壽命？1-20、60-80忽略不計，余

2、40 項目 每天耗時 40年耗時 結(jié)余我們剩下多少年的時間去創(chuàng)造生命的價值？一日三餐 小時 年 年 交通 小時 年 年電話 小時 年 年看電視、上網(wǎng) 小時 年 年 看報、聊天 小時 年 年刷牙、洗臉、洗澡 小時 年 年休假、白日夢 鬧情緒、身體不適 小時 年 年 ?1-20、60-80忽略不計，余40 項目 每天耗時 40年耗時 結(jié)余我們只有3.3年的時間去創(chuàng)造價值！我們?nèi)绾喂芾硭?？睡?8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網(wǎng) 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗

3、臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適 2小時 3.3年 3.3 人的一生應(yīng)該這樣來度過的：當他回首往事時，不因虛度年華而悔恨，也不因過去的碌碌無為而羞恥。 保爾柯察金問問自己你經(jīng)常來不及吃早餐嗎？每周你不止一次要加班工作嗎？會出現(xiàn)忙碌了一天，卻又不知道忙了多少事情嗎？會出現(xiàn)偶爾時間很緊張，偶爾又閑的悶得慌嗎？你需要5分鐘甚至更多的時間在電腦里找一份文件嗎？你是否總覺得計劃趕不上變化？你是否覺得不受打擾，專心工作的時間越來越短了？你在某件工作上耗費的時間總是大于之前的預(yù)計？“沒時間”是你的口頭禪嗎？你忘記了重要承諾和約會。 如果你有5個問題回答是肯定的！你就需要學(xué)習(xí)如

4、何有效地進行時間管理！耗時因素分析1、電話11、沒有溝通或溝通不準確2、不速之客的干擾12、下屬的訓(xùn)練和發(fā)展不充分3、會議（預(yù)約、沒預(yù)約）13、拖延、猶豫、做白日夢4、爭吵、發(fā)火14、不會說“不”5、缺乏目標、時間計劃、優(yōu)先計劃15、做事不能善始善終6、雜亂的辦公室和辦公桌、個人的無序性16、很少交派下屬辦事7、無效率的代表、委托人17、員工不足或工作不力8、做無用的嘗試18、閑談私事過多9、同一時間，想法、嘗試過多19、缺乏自我約束10、不現(xiàn)實的時間期望20、缺乏協(xié)調(diào)和團隊精神 請在上述耗時因素清單中找出您在時間損失中最經(jīng)常出現(xiàn)、最浪費時間的5個因素！1. 2.3.4.5.時間管理誤區(qū) 之

5、組織工作不當惡性循環(huán)忙人的惡性循環(huán)時間管理誤區(qū) 之 時間控制不夠時間管理誤區(qū) 之 整理整頓不足時間管理誤區(qū) 之 進取意識不強如何做好時間管理？ 時間管理六項基本原則原則一 明確目標目標是指你想或期望通過努力而取得的一個確切的、明確的結(jié)果。SMART原則S-Specific 具體的，不能籠統(tǒng)M-Measurable 可衡量的A-Attainable 可達到的，指付出努力的情況下可以實現(xiàn)，避免過高或過低的目標R-Relevant 相關(guān)的，指目標的制定應(yīng)考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性T-Time based 基于時間的，指完成目標的期限有效的目標沖洗并清潔這輛汽車經(jīng)常溫習(xí)學(xué)校功課對所有客戶提供

6、更好的服務(wù)需大大減少投訴的數(shù)量今天下班以前盡快處理不具體不可衡量時間約束不清楚每周沖洗并清潔這輛汽車的里里外外每天至少花一小時溫習(xí)數(shù)學(xué)功課在24小時內(nèi)回復(fù)每位客戶的電子郵件在目前的基礎(chǔ)上，將客戶投訴數(shù)量減少50%今天下午18：00以前明天到公司第一件要做的事情所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃通過采取適當?shù)牟襟E和方法最終達成有效的結(jié)果 原則二 有計劃、有組織地進行工作目標任務(wù)描述輸入方法、步驟、工具輸出完成考核標準開始時間結(jié)束時間原則之三 分清工作的輕重緩急緊急不緊急重要不重要 重要且急迫 重要不急迫 緊急但不重要 不緊急也不重要緊急不緊急重要不重要 危機急迫的問題有

7、限期的任務(wù)，會議的 準備事項 準備及預(yù)防工作計劃關(guān)系的建立培訓(xùn)，授權(quán)，創(chuàng)新 細瑣的工作浪費時間的閑聊無關(guān)緊要的信件看太多的電視 干擾，一些電話一些會議一些緊急事件湊熱鬧的活動偏重于第三象限結(jié)果： 短視近利 缺乏自制力，怪罪他人 危機處理 輕視目標與計劃偏重于要第四象限結(jié)果： 全無責(zé)任感 依賴他人或社會機構(gòu)維生 危機處理 忙于收拾殘局結(jié)果：有遠見，有理想 平衡，紀律，自制 少有危機 運用四象限法則 在正確的時間做正確的事！案例小故事：穆爾于1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心

8、應(yīng)手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶。 結(jié)果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事長。 原則之四 合理地安排時間這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現(xiàn)了帕累托定律（也稱80/20定律）：總結(jié)果

9、的80%是由總消耗時間中的20%所形成的，按事情的重要程度編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)的原理的基礎(chǔ)上。80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品； 80%的財富集中在20%的人手中；80/20原則啟示啟示：20%的工作事項創(chuàng)造80%的工作價值；抓住工作的關(guān)鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保證80%的工作結(jié)果；改進這20%的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。誤區(qū)：面面俱到都想做好；完全主義都想做完；平均分配時間和精力。80/20法則團體中的重要項目，是由全體中小部分的比例造成的當你面臨很多工作而

10、不知所措時，應(yīng)該想到帕累托原則鍛煉自己尋找20重要工作，并解決它。因為我們不是全能，也不想做完美主義者，能力、時間、空間總是會受到限制的。所以另80的工作沒有完成，就不再顯得那么重要了。 把時間用于少數(shù)重要的事。掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。原則五 與別人的時間取得協(xié)作團 隊尊 重協(xié) 作時間安排原則六 制定規(guī)則、遵守紀律在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應(yīng)于何時截止。 即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 由于不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。分析自己使用時間的方式和狀況1、實施步驟熟悉并準備一份“時間使用清單

11、表”（如表一）在表一中列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類在列出在所有活動并予以分類后，將每一活動按順序編號，如表一準備一份的“一星期日志與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應(yīng)地列在表二中在下周一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼該星期結(jié)束時，表二的所有空格都應(yīng)該有一個號碼?，F(xiàn)在統(tǒng)計每一項活動出現(xiàn)的次數(shù)然后把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間”上將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的余數(shù)填在表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數(shù)，表示你花費在該活動上的時間多于你的估計；如果是正數(shù)，則正好相反為每項活動算出“

12、占每星期總時間的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期實際花費時間168）100檢查數(shù)目字。“每星期實際花費時間”的總計應(yīng)該等于168，而“占每星期總時間的百分比”的總計應(yīng)該是100%。若有些微差異，不必擔心。本項練習(xí)的目的在于顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習(xí)再把每一類所有活動的數(shù)目字相加，并分門別類制成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。如表三表一：時間使用清單表 時間統(tǒng)計 表二：一星期時間日志與簡略分析表時間表三 一星期時間總結(jié)表 時間統(tǒng)計拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮后，寫出你對下列問題的答案： 1、我如何浪費我的時間？未來有何途徑可預(yù)防或減低時

13、間的浪費？ 2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應(yīng)如何預(yù)防不使其發(fā)生？ 3、哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？ 5、我做的哪些事既重要又緊急？ 6、我做的哪些事對我的目標很重要？ 7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？這些問題的答案應(yīng)能提供許多使你將時間使用得更理想的構(gòu)想。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構(gòu)想，第二次做的時候就輕松多了。新的壞習(xí)慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾約翰生所言：“習(xí)慣的束縛平常是感覺不出來的

14、，等到發(fā)現(xiàn)時又已經(jīng)變得難以破除了?！倍ㄆ谑褂们鍐?，使你有一個更好的機會打破那些束縛。 時間管理并沒有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。1、認識計劃戰(zhàn)略計劃應(yīng)用于組織，為之設(shè)立總體目標和尋求組織在環(huán)境中地位的計劃。戰(zhàn)略計劃趨向于覆蓋較久的時間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規(guī)定具體的目標；作業(yè)計劃規(guī)定目標如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃。作業(yè)計劃趨向于覆蓋較短的時間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實現(xiàn)的方法。如何制定計劃2、計劃注意事項 事先的了解： 所在部門的業(yè)務(wù)定位 所在崗位的業(yè)務(wù)定位 上級主管的業(yè)務(wù)目標 上級主管對你的期望和要求 與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 遵循5W2H原則 W

15、hy: 為什么要做這項任務(wù)，對工作目標是否有支持 What： 任務(wù)的內(nèi)容和達成的目標 When： 在什么時間段進行 Where： 任務(wù)發(fā)生的地點 Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰負責(zé) How to： 用什么方法進行 How much：需要多少成本 如何制定計劃設(shè)置控制點（milestone）在目標或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。比方說，我們計劃在3天之內(nèi)給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設(shè)立控制點，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期完成。 堅持工作周記和工作日記，對計劃的

16、執(zhí)行情況進行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時對計劃進行調(diào)整和滾動。另外，還可以對前期的工作時間分配進行分析，不斷改進時間管理。如何制定計劃計劃管理WBS（工作任務(wù)分解）WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng)造出產(chǎn)品所必須進行的全部活動的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及預(yù)算和人員分配的基礎(chǔ)。PERT （網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)） PERT（網(wǎng)絡(luò)計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò)圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據(jù)以組織和控制開發(fā)進程，達到預(yù)定目標的一種科學(xué)管理方法。利用計劃工具不要讓別人浪費你的時間1、打電話的藝術(shù)事先的約定與準備保持簡短而明確的開場白控制通話時間、保持通話主題過濾電話2、當你被打斷時來自上司的打

17、斷有一位職員，每當他應(yīng)召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務(wù)處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結(jié)束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。不要讓別人浪費你的時間來自下屬的打斷你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或每星期一次地向你匯報？ 你是不是盡可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？ 你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題，同時在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ 你是不是曾經(jīng)鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ 你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？來自同事的打擾雙方應(yīng)事先達成共識。你應(yīng)該力求對他們的要求保持熱心、同情及隨時愿意協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會影響到你的工作效率。 不要隨意打擾對方。你可以從容、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時間等。 想想為什么你的中斷情形