如何高效組織跨部門需求溝通會(huì)議(橫向篇)

1、如何高效組織跨部門需求溝通會(huì)議（橫向篇） /“會(huì)議”是產(chǎn)品經(jīng)理工作中最常見 1 對(duì)多溝通形式，會(huì)議溝通的效率輕則影響 日常工作的進(jìn)度，重著決定著項(xiàng)目的發(fā)展方向。所以組織一次有目的、有準(zhǔn)備 的高效會(huì)議就顯得尤為重要。所以本文將以“跨部門需求溝通會(huì)議”為切入 點(diǎn)，聊聊如何將一場(chǎng)跨部門需求溝通會(huì)議組織得“高效”01 先聊“橫向跨部門求溝通議參與過中后臺(tái)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的產(chǎn)品同學(xué)或多或少會(huì)有同時(shí)對(duì)接多個(gè)需求方的經(jīng)歷， 一旦需求覆蓋到多個(gè)部門，需要多部門協(xié)同完成某個(gè)事項(xiàng)亦或是對(duì)某件事項(xiàng)達(dá) 成統(tǒng)一認(rèn)知，就勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)“跨部門”的需求溝通會(huì)議。其中我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有一 種跨部門的需求溝通會(huì)尤為常見，即本文的重點(diǎn)介紹的“橫向

2、”跨部門需求溝 通會(huì)議。 何為“橫向”跨部門首先，先帶入這樣一個(gè)案例進(jìn)行理解：公司 A 是一家常年從事數(shù)碼類交易業(yè)務(wù)的公司，目前同時(shí)運(yùn)營(yíng)了 條獨(dú)立業(yè)務(wù) 線：B2C（企業(yè)面向普通消費(fèi)者）數(shù)碼交易業(yè)務(wù)與 （企業(yè)面向企業(yè)顧客）數(shù) 碼交易業(yè)務(wù)，而這兩條業(yè)務(wù)線同時(shí)配備的獨(dú)立的運(yùn)營(yíng)部門 與 B，隸屬于兩條 業(yè)務(wù)線，負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)。部門 A 與部門 B 在業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)過程中都缺少一些營(yíng)銷的運(yùn)營(yíng)工具能力，并且先后 向你提出了需要開發(fā)營(yíng)銷工具的需求。此時(shí)我們作為需求溝通組織方同時(shí)邀請(qǐng) A/B 部門相關(guān)人參會(huì)進(jìn)行需求溝通， 而這個(gè)會(huì)議的部門跨越方式則為“橫向”跨越：“橫向”跨越就是：跨越多條獨(dú)立業(yè)務(wù)線，組織相同職能

3、（職能：承擔(dān)的任 務(wù)、職權(quán)、作用）部門參會(huì)的方式。 “橫向”跨部門需求溝通的點(diǎn)“橫向”跨部門的組織方式，回歸到組織會(huì)議的目的是為了需求溝通，而這樣 的需求溝通方式會(huì)有哪些特點(diǎn)呢？1有共性這是一場(chǎng)會(huì)議邀請(qǐng)了多個(gè)相同職能、不同業(yè)務(wù)線需求溝通，而同時(shí)邀請(qǐng)這些部 門的目的其實(shí)是為了提高需求溝通效率，如何提高呢？就是在單位時(shí)間內(nèi)同時(shí) 收集并分析多個(gè)相似需求，進(jìn)而得到多個(gè)相似需求的通用解決方案。所以“共 性”便成為了這種需求溝通會(huì)議的一個(gè)特點(diǎn)。部門 1 負(fù)責(zé) B2C 電商業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)職能，而部門 負(fù)責(zé) B2B 電商業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)職 能，他們都需要一些常見的營(yíng)銷工具配合運(yùn)營(yíng)手段做適當(dāng)促銷活動(dòng)。此時(shí)對(duì) “營(yíng)銷工具”

4、的需求則屬于共性需求。但營(yíng)銷工具的需求范圍太大，此時(shí)我們 繼續(xù)調(diào)研，兩個(gè)部門分別需要怎樣的營(yíng)銷工具呢？部門 1 屬于項(xiàng)目冷啟動(dòng)階段，需要優(yōu)惠券類的營(yíng)銷獎(jiǎng)品，特別是新人專屬券做 新用戶的拉新及留存轉(zhuǎn)化。部門 2 屬于項(xiàng)目增長(zhǎng)階段，需要開始通過對(duì)部門業(yè)務(wù)的讓利行為提高自己的價(jià) 格優(yōu)勢(shì)，具體的讓利方式是商家返現(xiàn)、商家專屬紅包亦或是商家抵扣券。通過進(jìn)一輪的需求溝通我們發(fā)現(xiàn)，兩個(gè)業(yè)務(wù)部門對(duì)“改價(jià)類營(yíng)銷工具”是共性 的需求。2易配合在需求溝通會(huì)上，多部門的配合度往往取決于兩點(diǎn)：部門利益、部門資源。 部門利益：業(yè)務(wù)部門在向產(chǎn)品經(jīng)理提出某個(gè)需求時(shí)，其背后的原因是為了解決或改善某個(gè) 問題，通過問題的解決與改善產(chǎn)

5、生收益，進(jìn)而獲取部門工作業(yè)績(jī)即“利益”。所以一旦需求方們主動(dòng)向產(chǎn)品同學(xué)提出需求，勢(shì)必背后存在各自的部門利益。 這一點(diǎn)是橫向跨部門溝通方式自帶的屬性，也為需求方的配合度提供了一定保 障。部門資源：我們知道在提供一些通用需求的解決方案時(shí)往往需要一定程度的業(yè)務(wù)產(chǎn)研資源 投入，而每個(gè)部門在一定時(shí)間周期內(nèi)可以投入的配合資源是有限的，但也是可 調(diào)度的。而調(diào)度的前提就是部門利益高低的權(quán)衡，如果利益足夠高，那在提出 需求之前資源狀態(tài)大概率就已經(jīng)就緒了。所以綜合以上兩點(diǎn)來(lái)看，主動(dòng)提出需求的多個(gè)部門在配合度上也是比較高的。 主動(dòng)意味著有較高的收益，而較高的收益意味著部門資源的易調(diào)度性。02 何為向跨部需求溝會(huì)的“

6、效”在準(zhǔn)備組織一場(chǎng)跨部門需求溝通會(huì)議前需定義一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，何為“高效”？這里 先拋磚談?wù)劰P者認(rèn)為要做到“高效”，即“在合理的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)得出高度統(tǒng)一的 會(huì)議結(jié)論”。 合理的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)1為何強(qiáng)調(diào)時(shí)的合理？我們發(fā)起組織一場(chǎng)跨部門需求溝通會(huì)議的行為，本質(zhì)上是在調(diào)用企業(yè)人力資源 參與業(yè)務(wù)需求解決方案溝通，通過用戶需求滿足獲取商業(yè)價(jià)值的行為。而為了保證較高收益，成本控制便成為了重要的環(huán)節(jié)之一，所以如何高效利用 人力資源便客觀約束了跨部門需求溝通會(huì)議的時(shí)長(zhǎng)必須是合理的。2如何判斷時(shí)是合理？會(huì)議時(shí)長(zhǎng)的“合理”意味著在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)上調(diào)動(dòng)參會(huì)者足夠高的注意 力，進(jìn)而為會(huì)議產(chǎn)生高質(zhì)量的會(huì)議結(jié)論提供客觀條件。相信大家多少

7、都參與過那種漫長(zhǎng)且無(wú)休止的會(huì)議，會(huì)議主題不明確，會(huì)議內(nèi)容 太發(fā)散，參會(huì)者注意力未集中等種種原因?qū)е碌臅?huì)議延長(zhǎng)，明明半小時(shí)本可以 結(jié)束的會(huì)議足足拖延至 2 個(gè)小時(shí)。所以會(huì)議組織者在制定會(huì)議時(shí)長(zhǎng)時(shí)，可以選 擇遵守以下兩個(gè)原則：?jiǎn)挝粫r(shí)長(zhǎng)-遵循注意力優(yōu)先原則：如果橫向跨越的部門眾多亦或是會(huì)議溝通需求較多，往往可以通過將會(huì)議拆分 成多個(gè)子議題進(jìn)行討論，那么每一個(gè)議題討論時(shí)長(zhǎng)則是一個(gè)“單位時(shí)長(zhǎng)”。而 這樣的時(shí)長(zhǎng)可以遵循注意力優(yōu)先原則。人的注意力集中分布在 40-60 分鐘，所以一旦會(huì)議持續(xù)時(shí)間過長(zhǎng)則會(huì)因?yàn)閰?huì) 者注意力的下降導(dǎo)致會(huì)議效率的降低。所以會(huì)議組織者可根據(jù)會(huì)議議題將會(huì)議拆分成 個(gè) 60 分鐘，并提

8、供 5-10 分鐘 的中場(chǎng)休息時(shí)間。通過這種方式去緩沖持續(xù)集中注意力帶來(lái)的生理疲憊。累計(jì)時(shí)長(zhǎng)-遵循有效時(shí)長(zhǎng)占比優(yōu)先原則：如果將會(huì)議時(shí)長(zhǎng)按照與會(huì)議主題關(guān)聯(lián)程度高低可以拆分為 類，有效時(shí)長(zhǎng)以及 無(wú)效時(shí)長(zhǎng)。無(wú)效時(shí)長(zhǎng)指占用會(huì)議時(shí)間進(jìn)行會(huì)議主題外的內(nèi)容發(fā)散所占用的時(shí)間。例如，在討論本期優(yōu)先使用什么營(yíng)銷工具為議題的需求溝通會(huì)上引申出最近用 戶創(chuàng)建訂單時(shí)遇到了什么系統(tǒng) BUG，引發(fā)一系列的吐槽。這類時(shí)間實(shí)質(zhì)上對(duì)形 成本次會(huì)議結(jié)論并無(wú)直接價(jià)值，會(huì)議組織者應(yīng)該盡量杜絕這類時(shí)長(zhǎng)占比超過 5%。有效時(shí)長(zhǎng)圍繞會(huì)議議題所開展的一系列會(huì)議商討占用的時(shí)間。這類時(shí)間是有針對(duì)性的、具體的圍繞需求溝通議題展開，有助于形成會(huì)議結(jié)論

9、 的時(shí)長(zhǎng)，是我們重點(diǎn)應(yīng)該保證的。 高度統(tǒng)一的會(huì)議結(jié)論跨部門溝通會(huì)議的組織最終的目的是形成統(tǒng)一的需求溝通會(huì)議結(jié)論，而何為統(tǒng) 一以及為何要統(tǒng)一呢？我們分別進(jìn)行說(shuō)明：1認(rèn)知上的統(tǒng)認(rèn)知上的統(tǒng)一是指對(duì)會(huì)議結(jié)論的客觀理解一致的。即經(jīng)過一場(chǎng)需求溝通會(huì)議 后，通過多部門視角的綜合商討，大家對(duì)需求解決方案產(chǎn)生的背景以及最終解 決方案的理解是同頻的。保證了認(rèn)知的一致性，才會(huì)為下文的“認(rèn)同一致”建立前置條件。若沒有達(dá)成 認(rèn)知一致，那么基于一定程度的認(rèn)知缺失，無(wú)形為下一步“統(tǒng)一的認(rèn)同”埋下 了隱患：假設(shè)你作為公司預(yù)算管理項(xiàng)目的推進(jìn)負(fù)責(zé)人，現(xiàn)在需要組織多業(yè)務(wù)線運(yùn)營(yíng)部門 進(jìn)行議題為“營(yíng)銷預(yù)算管理流程對(duì)齊會(huì)議”，會(huì)中你講述

10、了公司要推行預(yù)算管 理的背景、目的并且詳細(xì)描述預(yù)算管理的定義以及預(yù)算管理的執(zhí)行流程，經(jīng)過 幾輪多部門業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的商討，終于 80%的參會(huì)者理解了預(yù)算管理的目的、價(jià) 值以及管理流程，而剩余 20%參會(huì)者未完全參與會(huì)議討論并理解，在認(rèn)知環(huán)節(jié) 就開始出現(xiàn)認(rèn)知缺失的現(xiàn)象。2統(tǒng)一的認(rèn)同統(tǒng)一的認(rèn)同是對(duì)會(huì)議結(jié)論的主觀認(rèn)可，而建立在統(tǒng)一認(rèn)知的基礎(chǔ)上的認(rèn)同才是 我們想達(dá)到的認(rèn)同感。形成一致認(rèn)同的會(huì)議結(jié)論其目的是為了保證更佳的執(zhí)行 效果，而未達(dá)成統(tǒng)一認(rèn)同或則“無(wú)腦認(rèn)同”（就是一種無(wú)所謂認(rèn)不認(rèn)同，只管 執(zhí)行的工具人思維）往往會(huì)出現(xiàn)以下問題：執(zhí)行過程的負(fù)面情緒：試想非主觀意志認(rèn)同且迫于公司等級(jí)去執(zhí)行某項(xiàng)工作的行為模式

11、，從心理上就 會(huì)有一種受壓迫帶來(lái)的負(fù)面情緒？而一旦產(chǎn)生類似的情緒也會(huì)間接影響到其他 同事，勢(shì)必從心理上就丟失了主動(dòng)位置。執(zhí)行結(jié)果的變形：出于客觀認(rèn)知以及主觀認(rèn)同心理缺乏的因素，主觀上“不愿意做”以及客觀上 “做不好”往往會(huì)導(dǎo)致“例行公事，草草了事”的執(zhí)行結(jié)果。執(zhí)行者出于應(yīng)付心理，選擇低配合度、被動(dòng)地執(zhí)行，一旦缺斤少兩或則直接不 按既定結(jié)論執(zhí)行勢(shì)必會(huì)帶來(lái)執(zhí)行結(jié)果的變性，而這種變形也將成為影響項(xiàng)目最 終收益的因素。沒有積極情緒并加之應(yīng)付了解的工作，持續(xù)消耗執(zhí)行者耐心的結(jié)局導(dǎo)向大概率 就是團(tuán)隊(duì)渙散，所以獲取一致的認(rèn)同感是極其重要的，也是高效需求溝通會(huì)議 的重要要點(diǎn)。所以，會(huì)議形成高度統(tǒng)一的會(huì)議結(jié)論實(shí)

12、質(zhì)上是為會(huì)議之后項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行的有效 保證，因此作為高效跨部門需求溝通會(huì)議的標(biāo)準(zhǔn)之一。03 如何織一場(chǎng)高效”跨部門求溝通 如何把握合理的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)1合理拆分會(huì)單位時(shí)我們知道人們注意力集中的規(guī)律，所以我們?cè)诎l(fā)布會(huì)議議程前可以預(yù)判有哪些 核心議題，以及每個(gè)議題預(yù)計(jì)的耗時(shí)，通過整體會(huì)議時(shí)長(zhǎng)的判斷來(lái)拆分會(huì)議的 “單位時(shí)長(zhǎng)”。以上述營(yíng)銷工具的需求溝通會(huì)議為例：在單向匯報(bào)環(huán)節(jié)（如上例中 1、2）我們可以基于會(huì)前準(zhǔn)備內(nèi)容篇幅以及問答環(huán) 節(jié)預(yù)判大致耗時(shí)，所以會(huì)議時(shí)長(zhǎng)相對(duì)可控。但對(duì)于討論相對(duì)自有的環(huán)節(jié)（如上 例中 4、6）一旦無(wú)限制地發(fā)散討論就會(huì)產(chǎn)生較多“無(wú)效時(shí)長(zhǎng)”帶來(lái)會(huì)議低效的 現(xiàn)象。所以為了在討論環(huán)節(jié)盡量符合預(yù)

13、期，我們可以嘗試以下幾點(diǎn) ：2自由討論環(huán)的時(shí)長(zhǎng)理而在實(shí)際需求溝通會(huì)議的討論環(huán)節(jié)，或多或少會(huì)出現(xiàn)論點(diǎn)發(fā)散的場(chǎng)景。為了達(dá) 到第二個(gè)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)原則“有效時(shí)長(zhǎng)占比優(yōu)先原則”，可以通過以下兩點(diǎn)進(jìn)行調(diào) 整：會(huì)議正式開始：強(qiáng)調(diào)議程：在會(huì)議進(jìn)入正式環(huán)節(jié)時(shí)，產(chǎn)品同學(xué)可以優(yōu)先介紹本次需求溝通會(huì)議的基本議程 以及各議程時(shí)間范圍。讓參會(huì)者了解整體會(huì)議安排，并且為自由討論環(huán)節(jié)預(yù)設(shè) 一個(gè)時(shí)間初印象。自由討論環(huán)節(jié)：2 個(gè)要點(diǎn)：在自由討論環(huán)節(jié)需要產(chǎn)品同學(xué)參與需求溝通的同時(shí)保持兩 個(gè)關(guān)注點(diǎn)：“話題 準(zhǔn)確度”以及“議題討論進(jìn)度”，任一出現(xiàn)偏差則需要我們執(zhí)行相應(yīng)的措施：話題準(zhǔn)確度：討論話題與會(huì)議議題的重合度如上例，在第 4 提議“需

14、求價(jià)值自由討論”中，參會(huì)者討論核心是在于需求能 解決目前各業(yè)務(wù)線營(yíng)銷能力薄弱的問題，并且評(píng)估營(yíng)銷能力提升預(yù)計(jì)能給各業(yè) 務(wù)線帶來(lái)的逐條收益。但有部分參會(huì)者依舊在吐槽現(xiàn)狀以及給業(yè)務(wù)帶來(lái)的負(fù)面 影響，此時(shí)會(huì)議的“話題準(zhǔn)確度”就開始降低。所以一旦發(fā)現(xiàn)此類跡象我們不 應(yīng)被帶入無(wú)關(guān)緊要的話題，有意識(shí)地將話題引向既定主題，或則直接終止當(dāng)前 話題并說(shuō)明原因，重新回到議題中。議題討論進(jìn)度：議題討論的實(shí)際時(shí)間進(jìn)度，是否跟得上預(yù)期時(shí)間進(jìn)度在話題準(zhǔn)確度足夠高的情況下，議題討論進(jìn)度依然未能趕上原計(jì)劃，則說(shuō)明評(píng) 估會(huì)議時(shí)長(zhǎng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)明顯偏差。此時(shí)則需要評(píng)估進(jìn)度延遲程度：程度一般：可以通過調(diào)整當(dāng)前以及后續(xù)議題節(jié)奏追趕時(shí)間，則

15、可通過告 知參會(huì)者的方式讓參會(huì)者知悉進(jìn)度并配合我們一起調(diào)整實(shí)際進(jìn)度。 程度嚴(yán)重：由于議題客觀需要更多的時(shí)間商討，此時(shí)可以預(yù)判超時(shí)時(shí)長(zhǎng) 并征求參會(huì)者的意見，如大家能接受延期則可以按計(jì)劃進(jìn)行接下來(lái)的會(huì) 議議題，如部分參會(huì)者已有安排則建議將后續(xù)議題拆分在新的會(huì)議中再 進(jìn)行溝通。 如何讓會(huì)議結(jié)論高度統(tǒng)一1會(huì)議結(jié)論的知統(tǒng)一要達(dá)到會(huì)議結(jié)論的認(rèn)知統(tǒng)一，可以拆解成兩個(gè)命題進(jìn)行分析，即“如何讓參會(huì) 者理解會(huì)議結(jié)論”，“如何驗(yàn)證參會(huì)者理解了”，我們回到營(yíng)銷工具需求的案 例中來(lái)：如何讓參會(huì)者理解“會(huì)議結(jié)論”：假設(shè)案例中的會(huì)議結(jié)論是“優(yōu)先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金券的功能開發(fā)，來(lái)滿足兩個(gè)業(yè)務(wù)的需 求”，而“現(xiàn)金券”的定義則是結(jié)論理解的

16、關(guān)鍵點(diǎn)。此時(shí)可以通過關(guān)鍵詞定義 并結(jié)合案例進(jìn)行綜合說(shuō)明：“現(xiàn)金券”的定義：消費(fèi)者可持券消費(fèi)可抵扣部分現(xiàn)金，不可直接提現(xiàn)的有效 期獎(jiǎng)品。結(jié)合市面上常見的淘寶優(yōu)惠券、津貼就屬于這類獎(jiǎng)品。如何驗(yàn)證“理解了”：為了確認(rèn)“認(rèn)知統(tǒng)一”，筆者常用的方法就是在會(huì)議上邀請(qǐng)任一參會(huì)者回答問 題，結(jié)合上例“什么是現(xiàn)金券？”，通過答案基本就可以驗(yàn)證會(huì)議結(jié)論的認(rèn)知 是否能達(dá)到預(yù)期的統(tǒng)一性。2會(huì)議結(jié)論的同統(tǒng)一為了會(huì)議結(jié)論的認(rèn)同統(tǒng)一，其實(shí)就是一個(gè)說(shuō)服別人獲取認(rèn)同的過程，本質(zhì)上是 回答“為什么”這么做的過程。所以我們可以通過以下兩個(gè)方式來(lái)努力：形式上，人們更愿意做選擇題：可以想象一下這個(gè)場(chǎng)景：你面前有兩道分?jǐn)?shù)一樣的題目：一道

17、選擇題和一道問 答題，你會(huì)選擇做哪一題呢？我相信大部分人會(huì)更愿意選擇解題成本較低的題 目，即那一道選擇題。所以從形式上我們可以提供一道選擇題給大家：回到上文案例，經(jīng)過分析部門 1 與部門 2 有“改價(jià)類營(yíng)銷工具”的共性需求， 而實(shí)現(xiàn)這種改價(jià)需求市面上常見兩種方案：1. 方案一：現(xiàn)金券功能，通過現(xiàn)金券的領(lǐng)取，在券有效期內(nèi)創(chuàng)建商品訂 單，對(duì)訂單價(jià)格進(jìn)行更改的功能2. 方案二：秒殺功能，通過創(chuàng)建商品改價(jià)活動(dòng)，在活動(dòng)期間內(nèi)創(chuàng)建特價(jià)商 品訂單，達(dá)到改價(jià)目的的功能提供了選擇，我們可以提供幾個(gè)維度的分析，來(lái)論證選擇最終方案背后的原 因：1. 需求匹配度：兩種方案都可以按指定用戶身份進(jìn)行改價(jià)權(quán)益分配，一種 是

18、基于訂單金額的改價(jià)，一種是基于商品價(jià)格的改價(jià)，最終都實(shí)現(xiàn)了改 價(jià)的需求目的；2. 開發(fā)成本：由于券類的獎(jiǎng)品在目前系統(tǒng)已經(jīng)有了底層能力，所以基于已 有底層能力進(jìn)行開發(fā)的周期明顯會(huì)快于重新搭建。所以從這個(gè)維度來(lái) 看，方案一略勝于方案二；3. 運(yùn)營(yíng)成本：兩種方案的運(yùn)營(yíng)工作核心都是在圍繞兩點(diǎn)及“改價(jià)金額”以 及“改價(jià)數(shù)量”，所以站在運(yùn)營(yíng)成本角度考慮，兩個(gè)方案相差無(wú)幾。所以基于以上 3 點(diǎn)的分析，站在產(chǎn)品經(jīng)理的角度上看，選擇有技術(shù)沉淀的方案 一相較于方案二會(huì)是更優(yōu)解。提前尋求方案的認(rèn)可度：雖然我們經(jīng)過了分析拿到了自我相對(duì)認(rèn)可的方案，為了盡量降低會(huì)議噪音（會(huì) 議中反對(duì)我們核心觀點(diǎn)的聲音），我們可以對(duì)傾向方案提前尋求“認(rèn)可”驗(yàn) 證，即在會(huì)前邀請(qǐng)需求干系人的來(lái)判斷方案是否得到一致認(rèn)同。在開始前需做 好 2 點(diǎn)準(zhǔn)備：“找對(duì)的人”與“說(shuō)對(duì)的事”找對(duì)的人：尋找恰當(dāng)?shù)娜诉x，我們盡量遵循需求關(guān)聯(lián)度高的部門