銷售訂單管理程序12-13

1、文件名稱銷售訂單管理程序文件編號LQ-PD-004-2017-A0制/修訂部門營銷部制/修訂日期2017-11-14頁數(shù)/總頁數(shù)1/6分發(fā)部門：修訂記錄：版序幸-H?章節(jié)修訂內(nèi)容修訂日期編制：審核：批準(zhǔn)：文控發(fā)行章文件名稱銷售訂單管理程序文件編號LQ-PD-0042017A0制/修訂部門營銷部制/修訂日期2017-11-14頁數(shù)/總頁數(shù)2/6.目的規(guī)范銷售訂單管理的流程，明確各相關(guān)部門、人員職責(zé)，理清權(quán)責(zé)關(guān)系；提升工作效率、提高工作質(zhì)量，降低訂單處理成本；1.3加強(qiáng)訂單審核力度，控制應(yīng)收賬款。.4加強(qiáng)退換貨及樣機(jī)管理，降低庫存資金的占用。.適用范圍本管理制度適用于力麒公司所有銷售的生產(chǎn)服務(wù)單管

2、理。.工作職責(zé)本管理制度涉及到的各相關(guān)部門包括：營銷中心、產(chǎn)品中心、供應(yīng)中心、財務(wù)中心。各相關(guān)人員的分工和具體職責(zé)如下：銷售人員：將銷售合同提供給商務(wù)中心進(jìn)行審核；2未簽訂銷售合同需下生產(chǎn)服務(wù)單時必須填寫未簽合同發(fā)貨申請單（見附表2）并提交給商務(wù)中心主管進(jìn)行報備；3.1.3規(guī)范、完整、準(zhǔn)確地在OA系統(tǒng)填制生產(chǎn)服務(wù)單；3.1.4及時核對合同與OA系統(tǒng)中生產(chǎn)服務(wù)單等訂單錄入的信息是否一直（信息錄入有誤的訂單將無法執(zhí)行）；3.1.5積極與各職能部門配合，同時對各職能部門的工作進(jìn)行監(jiān)督，必要時提出合理的意見或建議。3.2商務(wù)中心商務(wù)專員：3.2.1對銷售人員提供的銷售合同進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核內(nèi)容主要包括

3、合同條款、產(chǎn)品名稱、付款方式等，并及時將審核意見反饋至銷售人員；3.2.2對合同進(jìn)行規(guī)范編號、蓋章、歸檔，并及時準(zhǔn)確地登記到合同登記表中；文件名稱銷售訂單管理程序文件編號LQ-PD-0042017A0制/修訂部門營銷部制/修訂日期2017-11-14頁數(shù)/總頁數(shù)3/63.2.3根據(jù)銷售合同嚴(yán)格審核訂單；3.2.4及時準(zhǔn)確地將每天的訂單明細(xì)登記到訂單總表（見附表4）中；3.2.5將簽訂的新合同及時備份提供給財務(wù)部相關(guān)人員；3.2.6根據(jù)倉管提供的出倉表每天按時提供出貨明細(xì)表給財務(wù)部相關(guān)人員；3.2.7根據(jù)財務(wù)提供的回款明細(xì)準(zhǔn)確沖減應(yīng)收賬款，擬制累計應(yīng)收賬款報表，并定期與財務(wù)及各分公司進(jìn)行核對，積

4、極催收應(yīng)收賬款；3.2.8每月按時提供當(dāng)月的銷售及回款、未收款報表給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；3.2.9對訂單管理的相關(guān)制度進(jìn)行擬制、修訂和完善；3.3商務(wù)中心經(jīng)理：3.3.1協(xié)助解決訂單處理過程中的疑難問題；3.3.2對訂單管理工作提出合理的意見和建議。3.4計劃總評估：3.4.1及時為各銷售人員提供準(zhǔn)確合理的貨期；3.4.2對審批通過的生產(chǎn)服務(wù)單、未簽合同發(fā)貨申請單進(jìn)行統(tǒng)籌安排。3.5ODM主管：根據(jù)銷售人員的需求選擇合適的產(chǎn)品，提供合理的成本報價。3.6生產(chǎn)部：按照生產(chǎn)服務(wù)單的各項要求安排采購、生產(chǎn)、安裝等相關(guān)工作。3.7產(chǎn)品中心：按照生產(chǎn)服務(wù)單的各項要求安排軟硬件的研發(fā)、設(shè)計等相關(guān)工作。3.8倉庫管理

5、員：按時提供每天的出貨明細(xì)表給訂單主管。3.9物流專員：3.9.1及時將貨物的的收發(fā)信息錄入OA系統(tǒng)；3.9.2跟進(jìn)貨物的運(yùn)輸及簽收。3.10財務(wù)部：文件名稱銷售訂單管理程序文件編號LQ-PD-0042017A0制/修訂部門營銷部制/修訂日期2017-11-14頁數(shù)/總頁數(shù)4/6根據(jù)發(fā)票開具申請單（見附表3）的要求開具發(fā)票；每天將已收賬款信息發(fā)送給訂單主管，積極配合其查實賬款;.10.3定期與訂單主管進(jìn)行應(yīng)收賬款的核對。4.工作流程填制生產(chǎn)服務(wù)單銷售人員根據(jù)銷售合同在OA系統(tǒng)填制生產(chǎn)服務(wù)單（見附件1）。生產(chǎn)服務(wù)單分硬件和軟件分別填寫，各項參數(shù)均須規(guī)范、完整、準(zhǔn)確。填制完畢之后，第一步流轉(zhuǎn)至產(chǎn)品

6、中心審核專員，對生產(chǎn)服務(wù)單中的硬件配置進(jìn)行審核。生產(chǎn)服務(wù)單的客戶名稱必須與銷售合同的客戶名稱完全一致，以方便查詢和管理。2審核生產(chǎn)服務(wù)單產(chǎn)品中心審核專員及時審批生產(chǎn)服務(wù)單，認(rèn)真核對產(chǎn)品硬件配置，如有特殊情況，如型號更改等問題，需及時與銷售人員溝通。審批后下一環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)至財務(wù)中心。財務(wù)中心主管核對合同款項是否支付合同約定的款項，如遇特殊情況，應(yīng)與銷售人員溝通確認(rèn)。如無異議，將生產(chǎn)服務(wù)單流轉(zhuǎn)至商務(wù)中心。商務(wù)中心訂單主管應(yīng)嚴(yán)格審核生產(chǎn)服務(wù)單的各項內(nèi)容，主要包括：是否有銷售合同；合同編號是否正確；各項要素填寫是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范；OA系統(tǒng)客戶管理模塊中是否有相應(yīng)的客戶資料；如有異議，應(yīng)及時與銷售人員溝通

7、；如無異議，將生產(chǎn)服務(wù)單流轉(zhuǎn)至倉管中心并著手進(jìn)行排單、備貨。銷售人員銷售產(chǎn)品，均須簽訂銷售合同（虛擬合同僅限在不含稅的情況下使用），如因特殊情況無法簽訂銷售合同且必須下單發(fā)貨時，必須填制未簽合同發(fā)貨申請單（見附件2）,經(jīng)所屬部門主管和總經(jīng)理審批通過之后方可下單出貨。各中心原則上當(dāng)天的生產(chǎn)服務(wù)單當(dāng)天完成審批，17：00后送審的生產(chǎn)服務(wù)單最遲不得晚于第二個工作日18：00完成審批。文件名稱銷售訂單管理程序文件編號LQ-PD-0042017A0制/修訂部門營銷部制/修訂日期2017-11-14頁數(shù)/總頁數(shù)5/6在填制生產(chǎn)服務(wù)單之前，如屬新客戶，必須先將客戶資料登記到OA系統(tǒng)的客戶管理模塊中，否則訂單

8、主管有權(quán)退回。應(yīng)收賬款超期一個月及以上的客戶，不論欠款金額大小，公司不再予以下單；凡訂購定制型單機(jī)柜，簽訂合同時必須支付至少50%的定金后方可下單生產(chǎn)；訂購除定制型單機(jī)柜之外的其他產(chǎn)品，簽訂合同時一般須支付至少30%定金后方可下單生產(chǎn)。3根據(jù)生產(chǎn)服務(wù)單備貨計劃總評估應(yīng)對于經(jīng)審批通過的生產(chǎn)服務(wù)單以專業(yè)知識再次進(jìn)行審核，對于有疑問或者不確定之處，應(yīng)及時與銷售人員溝通，待明確之后再進(jìn)行下一步操作。計劃總評估應(yīng)綜合考慮庫存、采購及生產(chǎn)狀況，合理排單，盡量縮短供貨周期。對于具體的采購、生產(chǎn)、研發(fā)、測試等環(huán)節(jié)，由相關(guān)各部門自行安排和監(jiān)控，但是必須保證按期交貨。如因特殊原因需要延遲交貨的，計劃總評估應(yīng)及時告知相關(guān)銷售人員溝通解決，最遲不得晚于送貨日期前五天通知。.4按照生產(chǎn)服務(wù)單出貨物流專員應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)服務(wù)單的要求準(zhǔn)確發(fā)送貨物，對于不確定之處應(yīng)及時與銷售人員溝通。貨物發(fā)出之后，應(yīng)及時、準(zhǔn)確地將所出貨物的基本信息錄入OA系統(tǒng)，方便銷售人員和訂單管理人員查詢。.相關(guān)文件無.相關(guān)記錄生產(chǎn)服務(wù)單附表1未簽合同發(fā)貨申請單附表2合同登記表附表3訂單總表附表4文件名稱銷售訂單