檔案管理規(guī)定制度（萬能版）

1、檔案管理規(guī)定制度第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性, 杜絕資料流失，特制定本規(guī)定。第二條公司檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營和管理過程中形成的、辦理 完畢的、具有保存價(jià)值的各種文字材料、圖表、實(shí)物、音頻、影像等 不同形式的歷史記錄總和，包括園區(qū)開發(fā)、建筑設(shè)計(jì)、運(yùn)營等各項(xiàng)業(yè) 務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。第三條檔案管理職責(zé)（-）公司的檔案管理工作以集團(tuán)綜合管理中心為核心，集團(tuán)公司 各部門、各子公司授權(quán)專（兼）職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門、本公司 檔案文件（紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物等）的收集、整理、并填寫檔 案匯總表定期向集團(tuán)檔案室移交歸檔。（二）集團(tuán)公司各部門、直接管理的子公司在經(jīng)營管理中形成的綜

2、 合性文件材料、證件/照資料、園區(qū)開發(fā)建設(shè)檔案、設(shè)備采購檔案、 法務(wù)檔案、銷售（招商）檔案、租賃檔案由集團(tuán)公司綜合管理中心統(tǒng) 一管理；人事檔案、財(cái)務(wù)檔案分別由人資管理中心、財(cái)務(wù)管理中心獨(dú) 立管理。（三）其他下屬子公司在工作中形成的綜合性文件材料（證件、行 政管理、經(jīng)營管理）由本公司綜合管理部統(tǒng)一管理，其他檔案由集團(tuán) 綜合管理中心管理。第四條檔案立卷范圍集團(tuán)公司各部門、各子公司在經(jīng)營管理中形成的綜合性文件材料（證 照資料、規(guī)章制度、收發(fā)文件園區(qū)開發(fā)建設(shè)檔案、設(shè)備采購合同 檔案、法務(wù)檔案、銷售（招商）檔案、租賃檔案、照片影像資料（發(fā) 展歷程和重大活動(dòng)）、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等文件資料屬于歸檔范圍。

3、第五條檔案歸檔時(shí)間（-）集團(tuán)公司各部門、各子公司在經(jīng)營管理過程中形成的綜合性文 件、合同等材料，一般應(yīng)在辦理完畢后于7個(gè)工作日內(nèi)由檔案管理員 組織收集、整理、歸檔。（-）銷售（招商）檔案、租賃檔案應(yīng)在辦理完成相關(guān)手續(xù)后，15 個(gè)工作日之內(nèi)交集團(tuán)公司綜合管理中心歸檔。（三）工程檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案應(yīng)于次年3月底前整理完成上 一年度的，并分別將整理清冊交綜合管理中心備案。（四）照片、聲像實(shí)物檔案，由公司各部門按照聲像檔案的整理要 求整理完成后于移交綜合管理中心。（五）子公司檔案應(yīng)于每年12月30日前將檔案清冊交集團(tuán)公司備 案。（六）以下文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔.原沒有及時(shí)歸檔的零散文件材料；.公司籌

4、備、設(shè)立、運(yùn)營、合并、重組、年檢、變更、修改、 補(bǔ)充等證照資料或文件材料；.設(shè)備儀器的維修、更換零部件等文件材料；4、應(yīng)歸檔的非紙質(zhì)載體材料；5、其它臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。第六條檔案歸檔形式應(yīng)歸檔的文件材料一般歸檔一份原件，重要的和使用頻繁的文件 材料可根據(jù)需要確定歸檔份數(shù)。錄音、錄像和計(jì)算機(jī)盤片應(yīng)歸檔一式 二份，各子公司重要的相關(guān)證件、材料需復(fù)印一份交到集團(tuán)綜合管理 中心。第七條檔案移交文件材料歸檔時(shí)，由承辦部門填寫歸檔材料移交清單，重要工程 文件材料歸檔時(shí)還應(yīng)編寫歸檔說明，并經(jīng)過負(fù)責(zé)人審核簽字。交接雙 方根據(jù)文件材料移交清單清點(diǎn)，核對(duì)無誤后，由交接雙方和監(jiān)交人在 檔案移交清單上簽字，檔

5、案移交清單由三方各保存一份。第八條檔案借閱（一）借閱檔案必須在辦理借閱登記手續(xù)，填寫檔案借閱登記表 后方可借閱，秘級(jí)以上檔案文件須綜合管理中心經(jīng)理以上級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)方可借閱。復(fù)印公司檔案資料時(shí)，須填寫檔案復(fù)印登記表。Q檔案不許借出，只供在檔案室查閱。（三）借閱檔案的人員必須保護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案上劃、涂、改，不 得擅自復(fù)制、拆散、損壞，不得轉(zhuǎn)借他人或外單位，檔案利用后及時(shí) 歸還，如有遺失，要追究責(zé)任。（四）借閱檔案期限一般不超過一天，必須當(dāng)天歸還到期后仍需查閱 的，應(yīng)向檔案室說明情況，補(bǔ)辦公司證件檔案外借手續(xù)。退還檔案時(shí)， 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點(diǎn)，確認(rèn)無誤后方可做歸還登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理第九條檔案保密及責(zé)任檔案管理員及負(fù)責(zé)人、使用人損毀、喪失或擅自泄露機(jī)密的，應(yīng) 根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重應(yīng)追究相應(yīng)的法律責(zé)任。 第十條檔案的銷毀（一）對(duì)超過保存期限，失去保存價(jià)值的檔案，由檔案室提出銷毀 申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，編制檔案銷毀清冊后方可銷毀。（二）