品質(zhì)管理相關文件的制定與管理

1、1文件、記錄管理教材Quality Assurance DivisionQuality Planning Part2文件、記記錄的理理解文件管理理體系標準文件件的制定定與管理理記錄的管管理內(nèi)容概要要3一、文件件、記錄錄概念理理解4文件：作作為業(yè)務務執(zhí)行中中必須遵遵守的事事項，根根據(jù)需要要及適當當?shù)某绦蛐蚱鋬?nèi)容容可以修修改。(例：標標準、圖圖紙、業(yè)業(yè)務計劃劃、組織織圖、合合同書、國/內(nèi)內(nèi)外規(guī)格格及法規(guī)規(guī)、方針針等)(1)質(zhì)質(zhì)量文文件：為為了執(zhí)行行有關質(zhì)質(zhì)量的業(yè)業(yè)務所規(guī)規(guī)定的程程序及基基準文件件。(2)環(huán)環(huán)境文文件：為為了執(zhí)行行有關環(huán)環(huán)境的業(yè)業(yè)務所規(guī)規(guī)定的程程序及基基準文件件。(3)一一般文文件：

2、是是與質(zhì)量量及環(huán)境境系統(tǒng)的的運營無無關的文文件，它它是為了了運營公公司內(nèi)部部管理體體系而產(chǎn)生的的。記錄：作作為依據(jù)據(jù)文件實實施業(yè)務務的結果果，以客客觀性的的證據(jù)活活用，其其內(nèi)容禁禁止更改改。(例：報告告書、各各種業(yè)務務協(xié)助申申請書、通訊文文、稟議議、通知知書、會會議錄、已失效效文件等等）(1)質(zhì)質(zhì)量記記錄：是是執(zhí)行質(zhì)質(zhì)量相關關業(yè)務時時所發(fā)生生的記錄錄，它可可作為實實行活動動或達成成的結果果的一種客觀性性的證據(jù)據(jù)。(2)環(huán)環(huán)境記記錄：在在執(zhí)行環(huán)環(huán)境有關關業(yè)務時時所發(fā)生生的記錄錄，它可可作為實實行活動動或達成成的結果果的一種客觀性性的證據(jù)據(jù)。(3)一一般記記錄：與與質(zhì)量及及環(huán)境系系統(tǒng)運營營無關，而

3、是公公司內(nèi)部部管理體體系的運運行所產(chǎn)產(chǎn)生的記記錄。1.1文件、記記錄的定定義什么是文文件？什么是記記錄？51.2文件與記記錄的區(qū)區(qū)分檢查報告書、實驗數(shù)據(jù)、認證實驗結果書、檢校正資料、質(zhì)量費用報告書、開發(fā)結束報告書等根據(jù)起點區(qū)分 現(xiàn)在使用中(進行) 使用終止(完了)能否變更根據(jù)修改可以變更 不可修改用途 基準用，抄送用 證據(jù)用，保存用管理事項檢查、承認、發(fā)行、抄送、登記、修正、回收、廢除收集、彩印、裝訂、保管、保存、廢除按標準類別賦予標準編號部門代碼 - 分類編號 -系列號(5位) (4位) (3-4位) 區(qū) 分文 件記 錄使用例圖紙、規(guī)格變更(登記)通報書、規(guī)格書、指導書、標準管理編號賦予方法

4、6二、文件件管理體體系7管理標準準:質(zhì)量經(jīng)營營手冊、規(guī)則、基準技術標準準:規(guī)格、作作業(yè)標準準、作業(yè)業(yè)指導書書LPLNJ質(zhì)量經(jīng)營營體系文文件結構構2.0文件管理理體系結結構水平水平水平質(zhì)量手冊程序文件：規(guī)則、基準等SOP（作業(yè)指導書）、WI、記錄表單8為有效執(zhí)執(zhí)行公司司運營上上所需的的管理人人員的活活動及業(yè)業(yè)務程序等等必需的的基本事事項而設設定的各各項制度度。分為為手冊、規(guī)規(guī)則和基基準。并并且是根根據(jù)質(zhì)量量/環(huán)境管理理體系及經(jīng)營管管理體系系的要求求而形成成的文件件。為有效達達成生產(chǎn)產(chǎn)業(yè)務而而對所需需的部品品、材料料、生產(chǎn)產(chǎn)設備等的的配置、狀態(tài)、性能、能力、工作水水準、方方法等設定定的制度度。分為

5、為規(guī)格和和作業(yè)標標準。管理標準準技術標準準LG.Philips(Nanjing)LCD標準體系系管理標準準技術標準準規(guī)格作業(yè)標準準QAManualESM* Manual規(guī)則基準一般業(yè)務務(A)生產(chǎn)業(yè)務務(B)業(yè)務手冊冊(M)一般作業(yè)業(yè)標準(G1)檢查作業(yè)業(yè)標準(G2)實驗測定定作業(yè)標標準(G3)維持保修修作業(yè)標標準(G4)產(chǎn)品規(guī)格格(C)包裝規(guī)格格(D)材料規(guī)格格(E)檢查規(guī)格格(F)*ESM:Environment&SafetyManagementProcedureInstructionSpecification9從規(guī)則等等內(nèi)容中中規(guī)定的的詳細易易懂的實實行方法法和程序序，以及及規(guī)定業(yè)業(yè)務執(zhí)

6、行行中必要要的處理理要領。管理程序序文件為有效執(zhí)執(zhí)行公司司運行上上所需的的管理人人員的活活動及業(yè)業(yè)務程序序等必需需的基本本事項而而設定的的各項制制度。分分為手冊冊、規(guī)則則和基準準。為了公司司的LCD產(chǎn)品能夠夠滿足顧顧客，在在產(chǎn)品的的設計到到銷售、服務的的全過程程中繼續(xù)續(xù)維持為為滿足顧顧客滿意意而設定定的質(zhì)量量水準和和事前預預防不適適合事項項，并且且是根據(jù)據(jù)ISO9001必要條件件而設定定的質(zhì)量量系統(tǒng)。它是程程序書的的最上層層程序文文件。根據(jù)公司司基本組組織、職職工的職職責與權權限及管管理運行行為基本本方針所所規(guī)定的的，并符符合質(zhì)量量保證管管理系統(tǒng)統(tǒng)范圍內(nèi)內(nèi)組織特特性的具具體事項項。質(zhì)量經(jīng)營營手

7、冊規(guī)則則基準準10技術程序序文件為有效達達成生產(chǎn)產(chǎn)業(yè)務而而對所需需的的配配件、材材料、生生產(chǎn)設備備等的配配置、狀狀態(tài)、性性能、能能力、工工作水準準、方法法等而設設定的制制度。分分為規(guī)格格和作業(yè)業(yè)標準。規(guī)格格為記錄業(yè)業(yè)務需要要內(nèi)容而而設計的的具備一一定形態(tài)態(tài)的用紙紙，包括括合同書書。作 業(yè)標標準準作業(yè)/檢查指導導書公 文格格式式統(tǒng)一對產(chǎn)產(chǎn)品、半半成品、部品、原材料料等所需需的各種種特征、性能、尺寸、包裝、標志及及各種單單位、記記號、符符號、格格式的技技術性事事項而規(guī)規(guī)定的文文件。為了裝備備運行擔擔當者能能有效生生產(chǎn)及操操作而詳詳細規(guī)定定的作業(yè)業(yè)條件、使用材材料、使使用設備備、作業(yè)業(yè)方法、檢查、試

8、驗方方法、管管理方法法。為了操作作人員有有效執(zhí)行行作業(yè)/檢查，對對各單位位工程的的作業(yè)順順序、使使用工具具、作業(yè)業(yè)方法、檢查方方法和其其他注意意事項進進行詳細細化的文文件。11三、標準準文件的的制定與與管理12標準文件件管理方方法(1)程程序文文件1)是全面管管理公司司內(nèi)標準準的主管管部門，即QPPart；2)明確標準準體系及及建立實實施標準準化管理理，并制制定/管理標準準編號體體系，3)執(zhí)行標準準必要條條件的審審核、登登錄、確確認、抄抄送、舊舊文件廢廢除、原原件的管管理及各項業(yè)業(yè)務。4)管理標準準的制定定、修改改、廢除除相關記記錄。5)對對已廢除除程序文文件的原原件以文文件夾管管理/保保管。

9、6)有有權向制制定部門門及其他他有關部部門確認認及指示示標準的的制定、修改、廢除等等的有效性。7)制制定標準準相關的的公文格格式，并并公告于于標準電電算系統(tǒng)統(tǒng)上。8)對對已制定定標準中中錯誤部部分進行行審核、確認，以便修修改。(2)公文格式式1)全面管理理公司內(nèi)內(nèi)公文格格式的部部門，即即QPPart2)管理公文文格式編編號體系系。3)檢檢查所有有部門的的公文格格式管理理狀態(tài)。管理部門門13制定部門門(1)程程序文文件1)最最初制定定程序文文件的部部門。2)標標準發(fā)生生制定、修改、廢除事事由時，進行制制定、修修改及廢廢除。3)登登錄標準準(程序序文件/公文格格式)時時，應使使用最新新的標準準公文

10、格格式，不不能使用舊公文文格式和和舊程序序文件。4)最最初制定定人(部部門)與與修改時時制定人人(部門門)的內(nèi)內(nèi)容互不不相同時時，應相相互協(xié)商后修改改。(2)公文格式式1)制定、修修改、廢廢除并申申請登錄錄公文格格式的部部門。2)制制定、修修改、廢廢除公文文格式時時，通過過標準電電算系統(tǒng)統(tǒng)確認有有無相同同的公文文格式，并并考慮公公文格式式的統(tǒng)一一化后登登錄到管管理部門門。3)完完成公文文格式登登錄部門門在相關關公文格格式與其其他部門門業(yè)務有有關的情情況下，為防止舊舊公文格格式的使使用，應應給相關關部門分分發(fā)已修修改公文文格式并并通知修修改。14使用部門門(1)程程序文文件1)根據(jù)有關關標準，執(zhí)

11、行有有關業(yè)務務的部門門。2)必必須使部部門人員員隨時可可以閱覽覽管理部部門登錄錄/抄送送的最新新文件，并使業(yè)業(yè)務執(zhí)行者按按文件有有效執(zhí)行行業(yè)務。3)該該部門Team長及Part長應任任命標準準擔當來來管理文文件,以以防程序序文件的的丟失等各項管管理。4)根根據(jù)程序序文件執(zhí)執(zhí)行業(yè)務務。(2)公公文格格式1)僅僅使用已已登記公文格式式2)確確保使用用最新版版本公文文格式。15標準文件件制定方方法程序文件件書的構構成及制制定方法法(1)程程序文文件主要要以標準準登錄書書(電算算系統(tǒng))、標準準制定書書構成。(3)標標準制制定書的的紙張大大小為A4(210mm297mm)紙紙并豎放放，不得得已的情情況下

12、也也可以橫橫放。(4)標標準制制定書頁頁碼賦予予如下：n/mn:頁碼次次數(shù)m:頁碼碼總數(shù)(5)標標準制制定書的的字體為為宋體，大小規(guī)規(guī)定如下下：16(6)標標準內(nèi)內(nèi)容的記記述1)內(nèi)內(nèi)容要以以通俗易易懂的文文字記述述,以便便使用相相關程序序的人員員可充分分明確地地理解。2)使使用漢字字，其它它技術用用語及固固有名詞詞可照舊舊使用。3)使使用阿拉拉伯數(shù)字字。4)與與程序文文件有關關的公文文格式應應在內(nèi)容容條款中中明確指指出相關關公文格格式名稱稱和公文文格式編編號,可以不附附加表格格。(7)標標準制制定書的的編號賦賦予順序序編 號 格 式1.0 ( ) 例: “_”為空格數(shù)._ 1.1 000000

13、_ _(1) 000000_ _ _1) 000000_ _ _ _ 000000 _ _ _ _ _a 00000017內(nèi)容構成成及排列列順序（1） 管理理程序文文件適用范圍圍目的的術語定義義職責與權權限內(nèi)容及業(yè)業(yè)務程序序其它它附件件作為制定程序文件時的必須項目，要在程序文件的本文內(nèi)容前銘記。只要符合相關程序文件特性可自由記述本文的內(nèi)容及程序。有關程序文件、公文格式、附表(圖表)等相關部分的程序文件名與編號、公文格式可以不另行附加。填寫不便記入到本文內(nèi)容的事項，或者不必要時可以省略18（2） 技術術程序文文件 適用用范圍 術語語定義 正文文內(nèi)容 其它它 附則則 作為程序文件的必需項目，在程序

14、文件的正文內(nèi)容前明確提出。只要符合相關程序文件特性可自由記述本文的內(nèi)容及程序。(例： 種類、等級、成分、性能、結構、模樣、尺寸、外表 、視察的特性、材料、原料、附屬品、預備品、試驗 、檢查方法等技術上的事項記述)與管理程序文件的內(nèi)容相同19裁決權限限的規(guī)定定20標準文件件的電算算管理21 管理理標準標準編號號(分類體體系)賦賦予22 技術術標準標準編號號(分類體體系)賦賦予23四、記錄錄的管理理24記錄管理理業(yè)務流流程25(1)將將情報報編號及及保存年年限的記記入形成成日常化化，以構構筑情報報共享的的基礎；(2)使使用目目的在于于對同一一技能的的記錄進進行全公公司管理理及整理理的簡單單活用和和

15、謀求搜搜索，并進一步步引導有有效進行行保存、廢棄；(3)情情報編編號使用用方法1)制制定或收收集記錄錄時 對首首次產(chǎn)生生或接收收時的情情報編號號使用形形成義務務化。對稟議書書、報告告書、通通訊文等等我公司司發(fā)行的的所有記記錄的情情報編號號，應如下方方法記載載：情報編號號及保存存年限情報編號00000-0000-0000寫部門代碼記入與分類編號無關的部門內(nèi)發(fā)生文件的系列號 (年度別)先核對目前要制定的文件內(nèi)容符合哪個分類的項目，之后記入該分類編號26例1） 情報報編號的的制定情報編號號4 031 0-6 500 -00 01部門代碼(例例：質(zhì)量量策劃40310)從記錄分分類獨立立部門單單位中生生

16、成文件件的第一一個文件件（例；部門代代碼為40310的質(zhì)量策策劃中發(fā)發(fā)生的第第一個文文件)質(zhì)量管理理一般（分類編編號為6500）記錄分類類code(NJ-B-2111記錄管理理規(guī)則)27(1)裝裝訂使用用方法1)原則上使使用A4紙；2)一一件裝訂訂釘150張以以內(nèi)的文文件，釘釘檢查目目錄；3)可可檢查查目錄為為了容易易區(qū)分業(yè)業(yè)務的區(qū)區(qū)分。在在速查表表部分粘粘付使用用10個個以內(nèi)各色色標貼（紅色、黃色、草綠色色、藍色色、紫色色、綠色色、粉紅紅色、灰色、褐褐色、淡淡綠色。）4)公公司按業(yè)業(yè)務技能能別統(tǒng)一一規(guī)定顏顏色，公公司份技技能別分分10種種。紅色色經(jīng)營營紫色色生產(chǎn)產(chǎn)褐色色總務務粉紅紅色物流流藍

17、色色采購資材材黃色色人事事草綠綠色國內(nèi)營業(yè)業(yè)綠色色海外營業(yè)業(yè)灰色色財務務淡綠綠色研究開發(fā)發(fā) 賦予予色時可可以按照照文件單單位別（小組，Part）統(tǒng)統(tǒng)一賦予予，個人人不可任意賦賦予顏色色。裝訂的制制定記錄的分分類體系系28記錄的分分類體系系裝訂的速速查表(標簽) 記載載要領1)記記載對記記錄分類類體系的的最終分分類編號號（包含含補充分分類）可可是，在在文件夾正面面寫入部部門名成成及擔當當姓名；2)記記入記錄錄的生產(chǎn)產(chǎn)年度，并以年年度別做做1個文文件為原原則；3)文文件名應應使用簡簡略、通通俗易懂懂的術語語記載，且不能能用“裝訂訂”、“有關裝裝訂”、“混合合裝訂”、“參參考裝訂訂”；4)記記載裝訂

18、訂的保存存年限；5)記記載裝訂訂的廢棄棄年度；6)記載保管管時位置置編號(n/m,共有有m個文文件夾,第n個個)。分類編號號172002一般教育育訓練位置編號號02/06保存廢棄04129裝訂的設設定即編編釘1)裝裝訂的設設定以分分類編號號別為原原則(例例1)按按4次分分類技能能構成的的裝訂2)一一個裝訂訂跟著記記錄的增增加而增增加時“形態(tài)別”、“以資別”、“地區(qū)別”、“對方別”、“ITEM”等設定裝裝訂，單單純的根根據(jù)文件件量分別別的時候在裝裝訂后面面標上（I),(II),(III)等。3)記記錄的量量少的情情況下，把各技技能的文文件合起起來構成成裝訂時時，裝訂訂上使用包含所所有技能能的上位位分類編編號(例例2)以以1次次分類技技能構成成的裝訂訂4)最最