淺談水利工程檔案管理問題與對策

淺談水利工程檔案管理問題與對策水利工程檔案是在水利工程建立活動中直接形成的，由水利工程建立工程從立項、可研、設(shè)計、決策、施工、驗收到試運行等過程形成的資料組成，是具有保存價值的各種載體的文件材料。這些文件資料不僅是水利工程規(guī)劃與建立的重要根據(jù)，同時也包含著建立過程中的諸多經(jīng)歷教訓(xùn)。完善的水利工程檔案管理體系不僅有利于這些珍貴一手資料的保護，還有助于相關(guān)部門和建立單位做出正確的決策。面對我國水利工程檔案管理工作比較滯后的現(xiàn)狀，針對存在的問題提出相應(yīng)的解決對策，對促進水利事業(yè)的跨越式開展具有重要價值。1水利工程檔案的價值近年來，隨著水利科技進步和水利工程工程建立數(shù)量迅速增加，水利工程在合理利用和分配水資源、預(yù)防洪澇災(zāi)害、促進經(jīng)濟和社會開展等領(lǐng)域發(fā)揮著越來越大的作用。水利工程不僅是水利工作者的智慧與汗水的結(jié)晶，更是重要的根底設(shè)施和國家與人民的珍貴財富。在水利工程工程的立項、建立、管理過程中會不斷產(chǎn)生大量的文件資料，這些一手材料是各個建立環(huán)節(jié)的原始記錄，可以全面、真實、準(zhǔn)確地反映水利工程建立的實際情況。水利工程檔案雖然不能直接轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益，但是其潛在的價值卻不容無視。首先，在水利工程建立過程中，各種檔案資料是所有參建單位制定施工方案、做出正確決策的重要參考根據(jù);其次，在工程施工全部完畢后的開工驗收與質(zhì)量評定過程中，檔案資料是最重要的查考根據(jù)之一;再次，在施工過程中，一旦發(fā)生工程事故，檔案資料是確定事故性質(zhì)、查明事故原因以及進展事故責(zé)任斷定和劃分的重要憑證;最后，水利工程檔案還具有重要的研究價值，是進展水利科技研究、促進水利科技創(chuàng)新的珍貴資源。水利工程是重要的根底設(shè)施，是一種永久性建筑，其建筑質(zhì)量必需要能保證其在幾十年甚至上百年的運行中不發(fā)生或少發(fā)惹事故。鑒于水利工程所處的自然環(huán)境具有顯著的不確定性，必須從工程立項、工程建立以及后期維護等環(huán)節(jié)做好資料搜集、整理和保存工作，確保水利工程檔案的科學(xué)性、真實性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值，為水利工程的建立和運行維護效勞。2水利工程檔案管理存在的問題2.1管理體制層面水工程領(lǐng)域的檔案管理工作開展較晚，在管理體制上仍然存在明顯的缺陷。上世紀(jì)八十年代以前，水利工程領(lǐng)域的檔案管理屬于行政管理的范疇，文件資料由不同單位各自保存。從上世紀(jì)九十年代起，我國的水利工程檔案管理逐步正規(guī)，相關(guān)部門也陸續(xù)出臺了一系列文件，但是水利工程檔案管理建立相對于其它行業(yè)仍然嚴(yán)重滯后，到目前為止仍沒有形成全面、系統(tǒng)、有效的檔案管理制度體系，導(dǎo)致水利工程領(lǐng)域的檔案執(zhí)法力度明顯缺乏。此外，水利工程作為綜合性工程工程，建立管理工作包括為數(shù)眾多的施工企業(yè)，涵蓋了眾多國家機關(guān)和主管部門，這些單位之間關(guān)系不清、權(quán)責(zé)不明也給檔案管理工作帶來不小難度。2.2管理機構(gòu)層面近年來，隨著水利工程建立工程數(shù)量的迅速增加，國家檔案行政管理部門加大了水利工程檔案管理力度，加強了對水利工程檔案管理的指導(dǎo)與監(jiān)視。但是各參建單位對檔案管理的重視程度還遠遠不夠，大多數(shù)單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門。部分單位工程檔案管理仍由單位的平安、財務(wù)、人力資源等部門的行政人員兼職管理，這直接影響到建立單位的檔案管理程度。此外，由于基層單位的檔案管理機構(gòu)缺乏專業(yè)性，而國家層面的檔案管理機構(gòu)又沒有條件全程參與水利工程建立，兩層管理機構(gòu)之間無法銜接也直接影響到水利工程的檔案管理質(zhì)量。2.3管理技術(shù)層面隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速開展，正在逐步進入信息社會。在這一時代背景下，檔案管理信息化已經(jīng)成為大勢所趨。應(yīng)該注意到水利工程建立管理與普通企事業(yè)單位的行政管理不同。水利工程建立涉及到眾多的建立單位，這些單位因為工程建立臨時聚集，并隨著施工完畢而再次分散。不同性質(zhì)、不同規(guī)模的水利工程工程，其建立與管理的復(fù)雜程度往往也有所不同。因此，一般的管理軟件并不適宜水利工程檔案管理，而開發(fā)適宜的管理軟件不僅難度較大而且會增加投資本錢。在這種情況下，各單位之間文件與信息傳輸仍以紙質(zhì)文件為主，嚴(yán)重制約了檔案管理的信息化進程。2.4管理人員層面由于水利工程參建單位對檔案管理重要性的認(rèn)識缺乏，有些未設(shè)置專門的檔案管理部門和專職檔案管理人員。即使部分規(guī)模較大的水利工程建立企業(yè)設(shè)有專職檔案管理員，也大都是臨時抽調(diào)來的行政人員，這些人員往往沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)。在檔案管理工作中均處于被動承受地位，缺乏主動搜集與整理檔案的意識，難以保證檔案的系統(tǒng)性與完好性。特別是檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化，可以將檔案專業(yè)與計算機、工程技術(shù)結(jié)合起來的復(fù)合型人才就更為缺乏，造成水利工程檔案管理程度有限。3完善水利工程檔案管理的建議3.1健全水利工程檔案管理制度各水利工程參建單位要根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立符合水利工程建立實際的檔案管理工作制度。特別是要建立健全檔案管理人員崗位責(zé)任制度、檔案材料的搜集整理制度、檔案材料的使用管理制度等一系列檔案管理的規(guī)章制度。通過制度約束，使水利工程檔案的搜集、整理、保管、使用等有章可循，促進水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。管理層面的重視是建立健全檔案管理制度的根本保證，要建立水利工程檔案管理的指導(dǎo)責(zé)任制。將水利工程檔案管理作為水利工程建立的重要組成部分，納入工程管理程序，明確各單位指導(dǎo)在檔案管理中的責(zé)任，做到分工明確、職責(zé)明晰。層層把關(guān)，將檔案管理工作落實到詳細(xì)工作中，改變水利工程檔案管理流于形式的場面，充分發(fā)揮檔案管理的實際作用。3.2健全基層檔案管理機構(gòu)水利工程參建單位在其工程部內(nèi)設(shè)立檔案管理部門，配齊所需設(shè)備和專職檔案管理人員。對于重特大水利工程，各參建單位要建立由直接指導(dǎo)參與的檔案管理指導(dǎo)小組，對本工程的檔案管理工作負(fù)責(zé)。通過建立基層檔案管理機構(gòu)，實現(xiàn)指導(dǎo)統(tǒng)籌、各單位分管、檔案部門詳細(xì)負(fù)責(zé)、全員參與的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)，為水利工程檔案管理系統(tǒng)化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化提供有力的組織保障。水利工程檔案管理是貫穿工程建立全過程的復(fù)雜工作，僅僅依靠建立單位加強檔案管理是不夠的。需要國家檔案部門以及水務(wù)部門加強對建立單位檔案管理的監(jiān)視和指導(dǎo)，進步檔案材料的搜集管理質(zhì)量，確保檔案材料的準(zhǔn)確性和完好性，進步基層檔案管理工作質(zhì)量。3.3加強檔案管理的信息化建立信息科技的高速開展，信息技術(shù)已廣泛的運用到現(xiàn)代管理中，水利工程檔案管理也需要實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理。當(dāng)前水利工程領(lǐng)域的檔案管理信息化程度仍然較低的原因主要是檔案管理的投入缺乏以及尊重紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)心理。要促進水利工程檔案的信息化建立，首先要改變傳統(tǒng)觀念，并加大檔案管理領(lǐng)域的資金投入。國家相關(guān)部門要重視水利工程檔案的信息化建立，積極與高校和相關(guān)科研機構(gòu)合作，開發(fā)適宜水利工程的信息化管理系統(tǒng)。要從水利工程檔案利用入手，提升檔案管理的信息化程度。例如，在水利工程檔案管理工作中大力推行電子文件、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案等多種新型檔案形式，加大對檔案資料的加工和利用途徑，真正表達檔案資料的價值。3.4加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍是提升水利工程檔案管理程度的根本保證。要加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度，為水利工程檔案管理工作提供充足的高素質(zhì)人才。在綜合性檔案人才的培養(yǎng)上應(yīng)該注意以下幾點:首先要進步檔案人員的法律意識，做到依法治檔。其次，要培養(yǎng)水利工程檔案管理人員的職業(yè)道德。只有基于良好的職業(yè)意識對待每一件檔案材料，才能做到對檔案材料的主動、及時搜集，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完好性;再次是加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)才能;要進步水利工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)，特別是計算機和管理軟件操作才能，確保檔案管理人員的知識專業(yè)化、技能多樣化和管理現(xiàn)代化，更好地為水利工程檔案管理事業(yè)效勞。4結(jié)語檔案管理是水利工程管理領(lǐng)域的一項根底性工作。做好水利工程檔案管理，不僅可進步水利工程質(zhì)量管理程度，還可為水利工程的維護和水利工程技術(shù)