會議管理四種基本會議的開法

I種基本會議的^法”如果可以不用開會，我會更喜歡我的工作?！毕嘈胚@是每天有開不完會議的人經(jīng)常有的想法。不過，這就好象一位外科醫(yī)師在手術(shù)前對護(hù)士說，”如果不用開刀,我會更喜歡這份工作。”當(dāng)員工把企業(yè)的核心活動當(dāng)成是痛苦、毫無生產(chǎn)力的事情時(shí)，說明公司潛藏著經(jīng)營危機(jī)。事實(shí)上,開一個(gè)沒效率的會議，小則浪費(fèi)時(shí)間,大則丟掉一家公司!這是暢銷書作家派屈克?藍(lán)奇歐尼在其最新力作《開會開到死》中提出的警告。開會本身并不無聊。從定義來看，開會就是一群人討論攸關(guān)他們身邊事物的一種動態(tài)交流過程。那為什么會議開起來總是那么乏味呢?作者認(rèn)為，主要有兩個(gè)原因。一是，我們把會議中一項(xiàng)令人感興趣的要素拿掉了，那就是沖突。一群聰明人聚在一起討論重要大事時(shí)免不了會有一些歧見，如果假裝問題不存在或在私底下發(fā)牢騷,比把事情攤開來講讓人難受得多。二是想把所有需要討論的議題全丟到一個(gè)會議中討論就好象隨意添加各種佐料燉煮一道大雜始一樣。但這么做只是保證這個(gè)會議沒什么用，也沒有人滿意罷了。為什么?因?yàn)橛行┤讼Ｍ麜h內(nèi)容充實(shí)一點(diǎn)、快一點(diǎn)。但另一些人覺得開會應(yīng)該要多一點(diǎn)互動、討論戰(zhàn)略性的東西。有人則希望退一步，吸口氣，大家用心談?wù)劰疚幕叭说膯栴}。有人只想做出明確決策后馬上執(zhí)行。到底誰對呢?每個(gè)人都對，這就是問題所在。作者認(rèn)為，公司應(yīng)該為不同目的開不同類型的會議讓各種會議都有它特定的功能，作者建議每個(gè)公司采用下面所提的架構(gòu)，開四種基本會議?！鯐h一：每日報(bào)備會每日報(bào)備會就是要團(tuán)隊(duì)成員聚在一起,每天早上站著5分鐘，各自報(bào)告當(dāng)天的活動。目的是要讓大家可以清楚知道，每天事情的輕重緩急如何化成實(shí)際行動加以執(zhí)行，讓大家可以借著這個(gè)簡短的會議確保當(dāng)天沒遺漏任何事，沒有人會不小心得罪其他人，同時(shí)也幫大家省掉很多時(shí)間，不用再寫一些沒必要的電子郵件來安排討論時(shí)間。必然的考驗(yàn)。要實(shí)行每日報(bào)備的最大困難，就是一開始要讓所有成員都照著做。要解決這個(gè)問題的關(guān)鍵就是開這些會議時(shí),地點(diǎn)、時(shí)間上要一致，更重要的是，即使只有兩個(gè)人進(jìn)辦公室，也絕對不能取消會議?！鯐h二：每周戰(zhàn)略會每個(gè)團(tuán)隊(duì)都必須定期開一個(gè)會，專門用來討論一些最近的戰(zhàn)略議題。這樣的會議不管是每周開或是隔周開一次都沒關(guān)系最重要的是，大家一定都要參加，而且開會時(shí)要有規(guī)矩、方式要一致。每周戰(zhàn)略會每次大概開45分鐘到90分鐘左右，視開會頻率而定，而且應(yīng)該包含下面幾個(gè)要素：輪流搶答。讓大家很快地輪流報(bào)告這一周所要處理的兩三件要事。這樣的輪流搶答很重要，因?yàn)樗笾聻檎麄€(gè)會議設(shè)定了一個(gè)調(diào)性,讓每個(gè)與會者都可以掌握公司內(nèi)部實(shí)際上發(fā)生了哪些事。過程評估。每周戰(zhàn)略會的下一個(gè)要素就是要針對一些重要的信息或評估標(biāo)準(zhǔn)做慣例性的報(bào)告，重點(diǎn)是要針對一些攸關(guān)公司營運(yùn)成敗的指針做定期的評估，不需要每個(gè)指針都加以檢討，可能只要4到6個(gè)指針左右。實(shí)時(shí)議題。和一般開會的方式不同，每周戰(zhàn)略會的議程不應(yīng)該事先設(shè)好，而是在大家輪流搶答及例行報(bào)告后才開始討論。這其實(shí)很合邏輯，因?yàn)樽h題的決定應(yīng)該要根據(jù)大家目前真正在做什么事，以及公司績效與實(shí)際目標(biāo)比較后再決定，而不是光靠主席自己在會前48小時(shí)的猜測就定下來。所以主席應(yīng)該有所謂的自律控制自己在事前就擅自擬好議題的沖動，讓議題自然而然在會議中成型。必然的考驗(yàn)。開每周戰(zhàn)略會時(shí)可能會碰到一些障礙。其一就是有股沖動想事先擬好討論議題,這是不智之舉。因?yàn)槲覀兿Ｍ_每周戰(zhàn)略會時(shí)，先沒有任何預(yù)設(shè)的立場。另一個(gè)問題就是大家在輪流搶答時(shí)，很容易討論得太深入，讓其他人失去興趣。解決這個(gè)問題的關(guān)鍵在于，要求大家在輪流搶答時(shí)一定要遵守60秒規(guī)定，真這么做時(shí)，你會發(fā)現(xiàn)其實(shí)60秒似乎比真正需要的時(shí)間多出許多，而且,其中很多信息是可以留著待會兒再討論的。除了上面的兩個(gè)問題外，每周戰(zhàn)略會中最常見的挑戰(zhàn)還是大家討論長期戰(zhàn)略性議題的沖動。解決這個(gè)問題的關(guān)鍵一是大家要守規(guī)矩，二是，當(dāng)有人提出長期戰(zhàn)略性問題時(shí),主席必須把問題先挪開擱置在一個(gè)議題名單上，留待不同的會議再討論:例如每月戰(zhàn)略會?？跁h三:每月戰(zhàn)略會這是團(tuán)隊(duì)開的會議中最有趣、在很多方面都最重要的會而且也是最好玩的。每月戰(zhàn)略會讓主管可以在不受期限及戰(zhàn)略因素的約束下，深入探討一、兩個(gè)既定的主題。每月戰(zhàn)略會的長短視討論的主題而定,但每個(gè)主題最好至少安排兩個(gè)小時(shí)，讓與會者覺得可以安心地做開放式的對話及辯論。定期開這樣的戰(zhàn)略會，讓大家可以有機(jī)會適時(shí)解決每周戰(zhàn)略會中提出的戰(zhàn)略性議題。這樣，主管們在每周戰(zhàn)略會中遇到重要的戰(zhàn)略性議題時(shí)，也能安心地把問題留著以后再談因?yàn)樗麄冎?，事情終究會再拿出來討論。有時(shí)候，在每周戰(zhàn)略會上提出的某個(gè)戰(zhàn)略性議題，不能等到下一次的每月戰(zhàn)略會再討論。主管們應(yīng)該為了討論這個(gè)議題而另外召開一個(gè)機(jī)動式的戰(zhàn)略會。必然的考驗(yàn)。安排每月戰(zhàn)略會（或是臨時(shí)戰(zhàn)略會）的最大考驗(yàn)就是沒辦法排出足夠的時(shí)間。另一個(gè)考驗(yàn)就是，一次塞進(jìn)太多的討論議題。我們可以理解主管想要討論每件重要議題的沖動,但這樣只會影響真正重要議題的討論品質(zhì)。要避免這兩個(gè)問題，關(guān)鍵在于每件議題要安排足夠的時(shí)間。這就是說，如果這次有3個(gè)議題要解決，那么討論所需要的時(shí)間就比討論一個(gè)議題的時(shí)間還要長，如果這意味著大家可能需要挪出一整天的時(shí)間，那就這樣辦吧。每月戰(zhàn)略會的第三個(gè)挑戰(zhàn)是，無法事先做研究及準(zhǔn)備。要確保準(zhǔn)備妥當(dāng)，就要讓與會者可以盡早知道每月戰(zhàn)略會或是臨時(shí)戰(zhàn)略會所要討論的議題，當(dāng)然，主席也要負(fù)責(zé)監(jiān)督與會者，在開會前要做好準(zhǔn)備?！鯐h四:每季場外檢討會主管的場外會議向來被批評浪費(fèi)時(shí)間，盡聊些風(fēng)花雪月。事實(shí)上，大多數(shù)的情況也基本上是這樣，實(shí)在很可惜。場外會議相對于組織內(nèi)的其它各種會議,其實(shí)扮演著很重要的角色。成功的場外會議讓主管們有機(jī)會跳脫每天、每周甚至是每月忙碌的議題，讓他們能夠以更全面、長期的觀點(diǎn)來評估整個(gè)事業(yè)。效果好的場外檢討會可能涵蓋下面幾種討論議題：全面性的戰(zhàn)略評估。主管須重新評估戰(zhàn)略方向。產(chǎn)業(yè)變化及新競爭威脅都需要有新的戰(zhàn)略加以因應(yīng)，如果只是每年或每半年評估一次，不夠?qū)崟r(shí)。隊(duì)評估。大家必須經(jīng)常從團(tuán)隊(duì)的觀點(diǎn)自我評估，找出不適合組織的趨勢及行為傾向這種評估通常需要換個(gè)場景，讓主管們可以在比較私密的場合中彼此互動，并提醒自己對整個(gè)團(tuán)隊(duì)的共同使命負(fù)責(zé)。人員評估。每年主管應(yīng)該跨部門討論三、四次有關(guān)組織內(nèi)主要員工的情況同隊(duì)內(nèi)的每個(gè)主管都應(yīng)該知道他們的同事認(rèn)為部門中哪些人是明日之星，哪些人表現(xiàn)欠佳。這樣可以提供主管一些不一樣的看法。競爭狀況與產(chǎn)業(yè)評估。有關(guān)競爭者及產(chǎn)業(yè)的信息會隨時(shí)間的經(jīng)過慢慢地影響一個(gè)組織，主管如果可以退一步好好看清整個(gè)周遭的變化，就能發(fā)掘出一些片面信息所無法傳達(dá)的趨勢變化。必然的考驗(yàn)。每季場外檢討會開不好的問題有很多種,每種問題單獨(dú)看來都不是那么嚴(yán)重，合起來卻足以影響會議的效力，使會議以失敗收場。其中一項(xiàng)挑戰(zhàn)就是，大家可能會過度規(guī)劃整個(gè)會議把行程排滿了演說及冗長的信息介紹。每季場外檢討會的目的，是讓大家反省及討論公司的狀況，而不是要這些主管聽演講、看白皮書。另外一個(gè)挑戰(zhàn)就是，大家很容易大費(fèi)周章地安排行程，安排太多社交活動。還有一個(gè)問題是，為了增加會議的包容性，邀請外面的人參與會議。雖然這個(gè)想法看似不錯(cuò)，但是，有一個(gè)原因卻會讓整個(gè)會議因此失敗:因?yàn)?，這樣會改變