文案管理制度

歡迎下載內(nèi)容僅供參考文案管理制度辦公用品管理的由公司辦統(tǒng)計(jì)匯總后出具采購(gòu)申請(qǐng)單，日常消耗類辦公用品經(jīng)公司辦負(fù)二、辦公用品的采購(gòu)原則上由公司辦負(fù)責(zé)，批量較大或特別貴重的辦品,在部門工作便利情況下，經(jīng)公司辦同意部門可代為采購(gòu)。三、采購(gòu)工作要科學(xué)、合理，透明，自覺(jué)接受公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。采購(gòu)時(shí)采辦人員必須充分掌握欲購(gòu)物品的性能、價(jià)格 及附加優(yōu)惠條件.確所采購(gòu)物品貨真價(jià)實(shí)，物美價(jià)廉。四、辦公用品由公司辦安排專人負(fù)責(zé)保管。辦公用品的保管與采購(gòu)應(yīng)手續(xù),采購(gòu)人員和保管人員要切實(shí)做好驗(yàn)收、交接、與收儲(chǔ)工作。五、辦公用品保管人員要定期做好辦公用品庫(kù)房盤點(diǎn)，實(shí)時(shí)掌握庫(kù)存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的學(xué)確定，合理控制。必須避免不必要的儲(chǔ)存或過(guò)量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。閑置的辦公用品要及時(shí)回收登記、修舊利廢、妥善保管、隨時(shí)待用。七、公司各部門負(fù)責(zé)人為本部門辦公用品的第一管理責(zé)任人，部門負(fù)責(zé)人必須切實(shí)做好本部門的辦公用品管理工作，確保辦公用品為辦公所用 不得據(jù)為已有，擅作私用；辦公用品使用要物有所值 ,物盡其用,不要大材小用,貴材賤用。日常耗材盡量重復(fù)使用，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。杜絕隨意丟棄、廢置等浪費(fèi)辦公用品的事件發(fā)生。八、日常消耗類辦公用品的領(lǐng)用由需用人出具辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后領(lǐng)用.非耗材類辦公用品由部門負(fù)責(zé)人出具辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后領(lǐng)用 ,批量較大或比較較貴重的辦公用還需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。九、辦公用品保管人員，發(fā)放辦公用品時(shí)必須堅(jiān)持原則，照章辦事，詳細(xì)核實(shí)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表。 嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)擅自發(fā)放,對(duì)于明顯超出常的申領(lǐng),應(yīng)及時(shí)向相關(guān)批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí) ,原因不明的保管人員有權(quán)拒付。十、大件或高檔耐用辦公用品，部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)使用，一般不得重復(fù)購(gòu)置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障 ,由原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、修、維修事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的 ,直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償任。十一所有辦公用品在領(lǐng)用時(shí)，發(fā)放人都必須根據(jù)所領(lǐng)用的具體物品詳細(xì)填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用登記表并經(jīng)領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后造冊(cè)備查 .工具、資料管理卡，以作為員工離職或調(diào)崗時(shí)的交接依據(jù)。工具、資料管理卡由公司辦安排專人管理。文檔管理一、公司級(jí)文件（材料）內(nèi)部文件（材料）部門自行安排起草。公司級(jí)文件（材料）由公司辦負(fù)責(zé)人閱報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)審后經(jīng)公司總經(jīng)理簽批實(shí)施。部門級(jí)文件 (材料）所在部門負(fù)責(zé)人簽批施行，牽涉到關(guān)聯(lián)部門的由部門負(fù)責(zé)人通報(bào)公司辦負(fù)簽批實(shí)施。二、公司經(jīng)營(yíng)性文件（材料、合同等 )由相關(guān)專業(yè)部門安排起草后經(jīng)司總經(jīng)理簽批實(shí)施.有關(guān)特殊文件，如：牽涉到外聯(lián)方面的函報(bào)、協(xié)議、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等還需經(jīng)公司辦會(huì)審后方可報(bào)總經(jīng)理簽批實(shí)施。三、公司內(nèi)部非制度性文件 (材料）如：通知、告示、報(bào)告、請(qǐng)示等公司辦安排起草經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人簽批后實(shí)施 .四、公司級(jí)的會(huì)議紀(jì)要、材料、報(bào)告、總結(jié)、發(fā)言等由公司辦安排?？偨Y(jié)、發(fā)言等由部門負(fù)責(zé)人安排專人專人負(fù)責(zé)起草或記錄后由部門負(fù)責(zé)人閱批。牽涉到關(guān)聯(lián)部門的由主辦部門安排起草或記錄后相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同閱批。五、公司及公司各部門除不具查閱借鑒功能的臨時(shí)性文件（材料）外，都必須統(tǒng)一收檔保存.公司級(jí)文件(材料）由公司辦安排專人負(fù)責(zé)收集整理后經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人閱批后歸檔.部門級(jí)文件(材料）由部門安排專人收集整理后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人閱批后歸檔.公司級(jí)文件(材料）或部門非專項(xiàng)性文件由公司辦統(tǒng)一安排收檔保管.公司各部門內(nèi)部的專項(xiàng)性文件（材料）如：財(cái)務(wù)賬冊(cè)、報(bào)表、銷售合同及生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)類文件材料由各部門安排專人負(fù)責(zé)收檔保管。牽涉到關(guān)聯(lián)部門的文件(材料）由公司辦安排按公司級(jí)文件(材料）收檔保管。六、檔案管理員對(duì)所有歸檔文件（材料）都必須按規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)、分類存放、定期檢查、梯級(jí)清理。確保公司的所當(dāng)歸檔文件 (材料）清晰、楚安全。須祥細(xì)填寫(xiě)《借閱單》，借閱公司級(jí)文件（材料）經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，借閱部門級(jí)文件（材料 )經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱 ,牽涉到公司機(jī)的文件(材料）或因特殊原因有公司外人員借閱的一律經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱.八、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為一周，用畢按時(shí)歸還 ，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。九、對(duì)于借出檔案,檔案管理人員要定期催還 ,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)及時(shí)書(shū)面逐級(jí)上報(bào)至總經(jīng)理處理 .借閱者必須嚴(yán)格保密.不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容；不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等 ;不任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容；不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等；不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專借專用.如發(fā)現(xiàn)借出檔案有遺失、污損、泄密等情況，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任。章印管理一、公司印章的刻制經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由辦公室開(kāi)具介紹信 ,報(bào)到關(guān)機(jī)關(guān)部門辦理刻制手續(xù)。印章的形體和規(guī)格，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。新批準(zhǔn)并做好相關(guān)文案存檔備查。二、公司印章由公司辦安排專人保管 ,公司各部門印章由各部門安排人保管,各保管人員對(duì)印章的規(guī)范使用負(fù)管理責(zé)任。公司各類印章的保管必須安全可靠，各印章保管人員不可私自委托他人代管。印章保管人員因事離崗時(shí)，須由部門主管指定人員暫時(shí)代管，以免貽誤工作 .印章保管出現(xiàn)常或遺失、損毀等現(xiàn)象的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并做好相關(guān)防范措施。印章保管人員接受印章時(shí)必須同時(shí)在“工具、資料管理卡 "上做好詳細(xì)登記，崗交接印章時(shí)還需另行簽署移交證明。啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。四、公司各印章保管人員嚴(yán)禁私藏私用 ,嚴(yán)禁員工私自將印章帶出公使用。確因工作需要的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。印章外出期果及責(zé)任全部由具體責(zé)任人承擔(dān)。五、當(dāng)出現(xiàn)公司名稱變動(dòng)、印章使用損壞、印章遺失或被竊、聲明作廢等情況的，印章必須立即停用。停用印章應(yīng)及時(shí)上交 ,經(jīng)公司總經(jīng)理批后由公司辦負(fù)責(zé)封存或銷毀 ,并建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案 .六、公司各部門內(nèi)部文件一律加蓋部門章 ,凡屬公司級(jí)文件或以公司義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司公章。公司各部門章對(duì)外不具代表公司的法律效用 .七、公司各部門內(nèi)部文件（材料）需要加蓋部門章的必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，各部門牽涉到經(jīng)營(yíng)、金融、稅務(wù)、法律等內(nèi)容的文件（材料)，在加蓋部門章時(shí)還須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。需加蓋公司印章的非經(jīng)營(yíng)性、承諾性、法規(guī)性且對(duì)公司不具任何約束力的一般性文件(材料），經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可辦理。凡公司級(jí)制度性文件（材料)、公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的承諾性文件（材料）、對(duì)公司具備約束性的文件（材料)等在加蓋公司公章時(shí)必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。八、公司各印章的使用必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，需蓋印的文件(材料），一律由需蓋印人填寫(xiě)用印單后根據(jù)文件（材料）的層次逐級(jí)上報(bào)審批。各印章保管人