商務(wù)信函的構(gòu)成要素及格式

商務(wù)信函的構(gòu)成要素及格式商務(wù)信函的構(gòu)成要素及格式商務(wù)信函的構(gòu)成要素及格式英文商務(wù)信函是商務(wù)活動(dòng)中一種常用的商業(yè)交流媒計(jì)算機(jī)或打印機(jī)“書(shū)寫(xiě)”一個(gè)觀念，甚至是樹(shù)立自己所在企業(yè)或機(jī)構(gòu)的形象等。書(shū)寫(xiě)形式和行文要求。在商業(yè)活動(dòng)中，時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命。因此，簡(jiǎn)潔的表達(dá)語(yǔ)言與掌握分寸是重要的。有趣、有吸引力;內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、具體;行文正確、完整、不花哨。商務(wù)信函的構(gòu)成大體上可分為兩部分:必要部分和附加部分。必要部分是指在一般情況下不可缺少的部分;附加部分是指根據(jù)具體對(duì)象、情況、內(nèi)容的實(shí)際需要而增加的部分，這些部分可視情況而定，不是必須都有。Letterhead/Heading(信頭)Address)、郵政編碼、電SerialNumber/ReferenceNumber(參考編號(hào))EH/sr,EH/SR,EH/SR168等。Date(發(fā)信日期)如全部使用數(shù)字表示日期，容易引起誤解。日期有兩種寫(xiě)法:英式為“25April,2010”，美式為“April25,2010”.在非正式信函中，月份可以縮寫(xiě)。InsideAddress(信內(nèi)收信人地址)角(日期下方(碼)。由于不同國(guó)家書(shū)寫(xiě)地址的習(xí)慣不同，收件人的地址應(yīng)按照對(duì)方公司信紙中SPECIALDELIVERY(郵件快遞)、CERTIFIEDMAIL(確保郵件)、AIRMAIL(航空郵件)，PERSONAL(私人信函)CONFIDENTIAL(機(jī)密信函)Nameoftheaddressedperson(收件人姓名)Titleoftheaddressedperson(收信人職位、頭銜)Nameoftheorganization(單位名稱)Streetnumberandname(門(mén)牌號(hào)碼、街道名稱)City,stateandpostalcode(城市、州/省、郵編)Countryofdestination(所達(dá)國(guó)家的名稱)例如:ProfessorZhaoLiBusinessCollegeofShanxiUniversityTaiyuan,Shanxi,PRC030031AttentionLine(指定收信人姓名)“指定收信人”即“經(jīng)辦人”“某人查閱”。商務(wù)信函雖然是寫(xiě)給某公司或機(jī)構(gòu)的，但具體事務(wù)得由某個(gè)部門(mén)或個(gè)人來(lái)負(fù)責(zé)，所以注明收信人可加快信函的辦理。指定收信人姓名的寫(xiě)法如“Attention:Mr.ThomasGreen”,"Attention:Mr.”ThomasGreen,SalesManager”,“AttentionPersonnelManager”，或“AttentionofPersonnelManager”.Salutation(稱呼):DearMr./Ms./Mrs./Miss+MrsWhite”“Ms.”.非正式稱謂:如果是熟人，也可以相互直呼其名字，如“DearTom”.如果發(fā)信人不知道收信人的具體名字或不必要寫(xiě)明時(shí)，可以稱呼為“DearSir”,“DearMadam”,“DearSirorMadam”,“DearHumanResourceManager”。如果同時(shí)發(fā)送給多位收信人，也可以稱呼“LadiesandGentlemen”,“DearCustomer（s）”,“DearReader(s)”等。SubjectLine(主題欄事由)事由或主題欄的目的是便于收信人迅速了解信文的主要內(nèi)容，有利于迅速處理信函，同時(shí)也便于存檔或查閱。這部分可用大寫(xiě)、斜體、下劃線。有些人在主題前加上“Re:”，意思是“關(guān)于”，即事由。例如:Re:YourOrderNo.568for60JapaneseCarsLetterBody(正文)必須分好段落認(rèn)真撰寫(xiě)(一個(gè)段落一個(gè)話題)。除推銷函外，商務(wù)信函通常只有一頁(yè)的長(zhǎng)度。如果內(nèi)容超過(guò)一頁(yè)，就要使用續(xù)頁(yè)。注意，第二頁(yè)上的收信人姓名和ComplimentaryClose(客套結(jié)束語(yǔ)結(jié)尾敬語(yǔ))結(jié)尾敬語(yǔ)相當(dāng)于中文書(shū)信信末的“……敬上”行處書(shū)寫(xiě)，可加逗號(hào)，但為了打字更加便捷，如今的商務(wù)信函常常省略逗號(hào)(寬式/開(kāi)放式標(biāo)點(diǎn))據(jù)發(fā)信人和收信人的關(guān)系，常見(jiàn)結(jié)尾敬語(yǔ)有:Bestregards YoursWithkindregards Cordiallyyours SincerelySincerelyyours YourssincerelyTrulyyours YourstrulyFaithfullyyours RespectfullyYoursrespectfully VeryrespectfullySignature(簽名署名)親切，便于溝通。例如:(Signature)(Signature)RichardOwenM