2023行政管理制度范本

2023企業(yè)最新行政管理制度PAGE 第23頁共23頁行政管理制度〔草案〕行政部2023年目錄一、日常事務(wù)管理規(guī)定考勤制度辦公環(huán)境及著裝管理規(guī)定公關(guān)事務(wù)管理制度接待費用的管理二、辦公物品管理制度辦公物品的購置辦公用品的申報及領(lǐng)用辦公用品的報廢處理辦公用品的保管公司固定資產(chǎn)的管理公司辦公設(shè)備的使用使用標準電腦及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定辦公室鑰匙的管理三、文書資料管理規(guī)定文書管理體系圖總那么文件收發(fā)文件管理文件的郵寄的管理文件的領(lǐng)取重要文件管理帶有公司標識的信紙、信封的使用：公章及營業(yè)執(zhí)照的使用四、保密規(guī)定五、出差管理制度六、平安管理制度一、日常事務(wù)管理規(guī)定考勤制度：1員工享受國家規(guī)定的假期。如五一、十一、春節(jié)等，按國家規(guī)定休假。2除公司高管成員外，全體員工均要求打卡，嚴禁代打卡3工作時間周一至周五9：00——18：00周六/周日休息4曠工4.1以下情況為曠工:無故不到崗或擅自延長假期；未按程序請事假；未經(jīng)批準的假期；因私未打卡并未進行考勤記錄；當月遲到或早退累計三次的，記為曠工一天；其他按考勤規(guī)定應(yīng)列為曠工的行為；曠工缺乏2小時按2小時計算,超過2小時按半天計算。5員工要按時上班，并簽到。如在工作時間因故遲到或早退，須提前向本部門的負責人批準。并至行政部進行考勤說明。6門卡喪失、損壞、忘帶等不能打卡時，應(yīng)以登記進行考勤，但不可作為理由，事后進行考勤說明。7午餐時間為12：00——13：00，如有因故不能按時須提前或延遲用餐，須經(jīng)本部門的經(jīng)理批準。8如果因個人原因有可能遲到或早退，須提前通知行政部。如果因急事或因病，須在9：30之前通知前臺，以便及時通知到部門，便于各部門工作的安排。未經(jīng)批準擅自不到視為曠工?！彩录?病假需至行政部填寫請假單進行考勤說明〕。9如果因工外出，需經(jīng)部門負責人批準并通知前臺同時在外出登記表登記，以便公司可以及時聯(lián)系到，并可做好考勤記錄。10加班1員工加班單需交至行班部，以便行政部的考勤記錄。2特殊情況員工超長加班，可由部門經(jīng)理安排補休?！残鑸笮姓總浒?，以便考勤記錄〕11下班后，員工不得因私人事物而滯留在公司，并使用公司辦公設(shè)備。辦公環(huán)境及著裝管理規(guī)定公共環(huán)境：1禁止在指定區(qū)域內(nèi)吸煙。2禁止以涂抹、刻畫、張貼等任何方式破壞公司辦公環(huán)境。3員工需將廢紙、廢物入簍，剩水、剩茶倒入指定地點。4禁止在辦公環(huán)境內(nèi)扎堆、聊天、大聲喧嘩。辦公環(huán)境：1員工需維護個人辦公區(qū)域衛(wèi)生，辦公桌椅、辦公設(shè)備外表不得附著塵土并且擺放合理整齊，衣柜上方不得擺放物品。2辦公區(qū)內(nèi)不得堆放大宗資料、紙箱等物品，該類物品應(yīng)放置庫房保存。3下班離開辦公室前，員工需關(guān)閉辦公位所用設(shè)備的電源并將臺面的物品歸位，鎖好個人物品。4禁止在辦公區(qū)域內(nèi)用餐。特殊情況下員工用餐可在指定的公共區(qū)域。5前臺要時刻保持安靜。員工不可以在前臺、會議室及在客人面前吃東西。著裝：市場部及銷售部人員必須注意著裝。男士需著西裝，佩戴領(lǐng)帶。夏季男士可著襯衫，西褲，需佩戴領(lǐng)帶，女士需著職業(yè)裝，要做到大方得體。1員工在周一至周四的工作時間內(nèi)必須著正裝。2員工需著莊重、大方、得體的職業(yè)套裝。夏季不得著過露的服裝。3假設(shè)無接待任務(wù)，每周五可著便裝，但不得穿短褲、超短裙(超過膝上10CM)過露服裝。公關(guān)事務(wù)管理制度：應(yīng)接：1響鈴時，應(yīng)盡快拿起話筒接聽來電。2對方說話聲音小時，不能大聲音叫嚷，而要有禮貌地告訴對方。3找人時，來指明找人，應(yīng)迅速把轉(zhuǎn)給要找的人。如果不在，應(yīng)明確告訴對方，如果需要留言，應(yīng)做好紀錄并即時將來電轉(zhuǎn)告。4通話時，如果有其他客戶進來，不得置之不理，應(yīng)該點頭致意。如果需要與同事講話，應(yīng)有禮貌地說，“請您稍等〞，然后捂住話筒，小聲交談。5通話中突然中斷，應(yīng)該立即掛上再次接通后表示歉意，并說明原因。6打完，不要自己先掛斷，應(yīng)該等對方掛斷之后再輕輕放下。7在業(yè)務(wù)通話頂峰時，盡量不要往外打，不要占線時間太長。公司參觀管理規(guī)定：1欲參觀公司者，必須事先與行政部聯(lián)系，填寫“參觀公司申請單〞，轉(zhuǎn)達相關(guān)負責人審批。審批前方可參觀。2參觀公司需由公司相關(guān)部門的人員陪同。3一般情況下禁止外來參觀者在作業(yè)現(xiàn)場拍照。公司來賓接待管理方法：1外客不得擅自進入公司，前臺要做好來客登記工作及接待工作。2公司內(nèi)如有客人預(yù)約將至我司，請與前臺聯(lián)系將客人的姓名及單位告知，以便前臺做好接待工作。3接待程序：來客登記〔來客姓名，約見人等〕。通知約見人，經(jīng)約見人確認前方可進行公司。接待費用的管理：1必須注意接待費用支出工程與接待用途及目的一致。公司的營業(yè)、采購、融資以及其他經(jīng)營，有其客觀的目的性，任何接待上的開支不得背離經(jīng)營上的目的和要求。2接待費用開支，必須本著最小支出、最大效果的原那么，充分考慮和認清每一次接待的目的和接待方法，合理接待，有效的使用經(jīng)費開支。3各級責任者或主管領(lǐng)導(dǎo)，必須充分審核每一次接待任務(wù)與接待方式，給予接待任務(wù)的擔當者以適當?shù)闹甘尽?每個部門都必須分別進行預(yù)算，并在預(yù)算范圍內(nèi)開支。預(yù)算按過去的平均實績來確定。員工在對外交際應(yīng)酬時，應(yīng)本著節(jié)約務(wù)實的原那么，做到簡單合理，不奢侈浪費。二、辦公物品管理制度辦公物品的購置辦公室所有辦公物品的購置均由行政部統(tǒng)一負責。辦公用品的申報及領(lǐng)用1申報：各部門由負責人將每月之所需辦公用品申報至行政部，由行政部統(tǒng)一購置。各部所需之辦公用品，單價為1000元以上，需特別注明，行政部將報請批準前方可購置。如有急需之辦公用品未能在20日計入申報方案的，請書面報知行政部并注明原因。各部門不得自行購置辦公用品，如無特殊原因，公司將不預(yù)支付。申報日期：每月20日2領(lǐng)?。褐燎芭_處領(lǐng)取辦公用品，要寫清名稱、數(shù)量并簽字。如有辦公用品急需購置，需經(jīng)部門經(jīng)理及行政部經(jīng)理批準，方可購置。前臺要在月未將本月辦公用品的領(lǐng)取情況匯報至行政部，以便行政部制定下一個月的辦公用品之預(yù)算。前臺在月未提交下月辦公用品之購置方案時，也要將本月辦公用品領(lǐng)取情況一并交至行政部。辦公用品的報廢處理：對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。辦公用品的保管1對入庫之辦公用品要進行登帳記錄；2行政部要清楚掌握辦公用品庫的情況；3要在每月月底進行盤存，以便做好下月之預(yù)算。員工領(lǐng)取的辦公用品要節(jié)約使用，防止浪費。公司固定資產(chǎn)的管理1行政部負責公司固定資產(chǎn)的保管：建帳。資產(chǎn)到位后，行政部系統(tǒng)建帳并細化至各部門及個人；建立編號，將資產(chǎn)統(tǒng)一編號歸檔貼固資標簽；定期盤點；2固定資產(chǎn)調(diào)配及新員工辦公用機：固定資產(chǎn)調(diào)配需填寫?固定資產(chǎn)調(diào)配單?由行政部進行固定資產(chǎn)的調(diào)配；新員工辦公用機。由行政部統(tǒng)一根據(jù)人力資源部提供的各部到崗名單進行調(diào)撥或配備；3固定資產(chǎn)的購置：固定資產(chǎn)的購置要經(jīng)公司審批決定前方可購置，由財務(wù)部通知行政部入庫并歸檔。公司辦公設(shè)備的使用：1員工應(yīng)愛惜公司的辦公設(shè)備，珍惜公司的資源。2員工要保護公司的辦公設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)問題請即時與行政部聯(lián)系。3員工如在使用過程中損壞了公司的辦公設(shè)備，公司要依據(jù)情況對員工進行處分情節(jié)嚴重：照價賠償[如造成設(shè)備無法恢復(fù)等給公司造成損失]情節(jié)較輕：100—500元之間[未造成設(shè)備嚴重損壞，還可以修復(fù)使用]視情況而定復(fù)印機的使用；如員工需要復(fù)印大量的文件，需交由前臺處理。如員工對復(fù)印機的使用不了解，可以向前臺處咨詢。如員工發(fā)現(xiàn)復(fù)印機卡紙或有其它問題出現(xiàn)，請與前臺聯(lián)系處理，不要自行修理。機的使用：如員工要向外地或境外發(fā)送，需與前臺聯(lián)系，由前臺協(xié)助發(fā)送并記錄；如發(fā)現(xiàn)缺紙或缺墨，請與前臺聯(lián)系更換，以保證工作如發(fā)現(xiàn)機有問題出現(xiàn)，請與前臺聯(lián)系接收：前臺會將各部門的送至各部門。在將送至各部門時，前臺會請接收人在領(lǐng)取單上簽字。員工不得使用公司的辦公設(shè)備處理與工作無關(guān)的事情。使用標準：公司員工在禁止使用公司聯(lián)系私人業(yè)務(wù)員工在通話時要簡潔扼要，以免耗時占線，浪費資金注重禮貌，表達公司員工良好的文化素養(yǎng)和精神風貌長途使用標準：公司員工在撥打國內(nèi)長途時請使用公司申請的IP業(yè)務(wù)，如需撥打國際長途請通知前臺，由前臺接通并紀錄；禁止因私撥打長途。電腦及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定電腦的使用管理：電腦是公司配給各位員工的工作用具，請勿使用其辦理私人業(yè)務(wù)。員工不得自行對電腦進行修理拆裝等，如有問題請通知行政部處理。手提電腦的領(lǐng)用及保管手提電腦由行政部保管；1領(lǐng)取及退還程序：填寫領(lǐng)取單，經(jīng)批準后至行政部領(lǐng)取退還時需經(jīng)技術(shù)部檢驗簽字技術(shù)部要對手提電腦的外觀、硬件設(shè)備等進行檢查，如歸還后出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)由技術(shù)部檢驗人員負責。辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用辦公網(wǎng)絡(luò)需從結(jié)構(gòu)盡量防止危害性問題的擴散，一些智能性的設(shè)備往往會破壞良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。而撥號設(shè)備的使用從網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)上使外部網(wǎng)絡(luò)的惡意攻擊者有了可乘之機。因此如下規(guī)定應(yīng)嚴格遵守：1.辦公網(wǎng)和測試網(wǎng)要嚴格分開，所有測試用機及測試設(shè)備不得連接到辦公網(wǎng)上；2.辦公網(wǎng)內(nèi)添加任何特殊功能的設(shè)備〔包括防火墻、路由器、交換機、集線器等〕需填寫增加設(shè)備申請表并由網(wǎng)管或技術(shù)部負責安裝。3．嚴禁辦公用機在辦公網(wǎng)上利用辦公撥號上網(wǎng)。4．辦公網(wǎng)內(nèi)計算機名稱應(yīng)與使用者相同〔假設(shè)多臺機器屬同一責任人那么在該ID后添加數(shù)字以區(qū)別〕，計算機說明應(yīng)以**部**人的方式填寫。5．辦公用機的統(tǒng)一標準軟件配置為windowsXP、windows7、Office2007等，以上軟件由技術(shù)部支持維護；其它各類未經(jīng)技術(shù)部同意的軟件，不得安裝，已安裝的應(yīng)主動到技術(shù)部備案或刪除。6．員工不得私自拆卸辦公用機及不可擅自維修公司的電腦設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)問題請與行政部聯(lián)系，由行政部統(tǒng)一處理。7．電腦是公司配備給員工的辦公用具，員工只可以用于工作；8．公司員工不能利用公司的硬件設(shè)施作兼職工9．員工不能利用公司設(shè)備和技術(shù)做私人業(yè)務(wù)。IP地址使用IP地址是一種資源，任何占用他人IP地址的行為將會造成他人無法使用網(wǎng)絡(luò)資源。因此，IP地址的整齊、規(guī)律是辦公網(wǎng)絡(luò)可用、高效的重要保證。請大家嚴格遵守如下規(guī)定：1．公司的IP地址由技術(shù)部統(tǒng)一規(guī)劃、管理、按工位分配IP地址。2．不得非法盜用或私自設(shè)定IP地址；網(wǎng)絡(luò)平安及防病毒目前各種黑客軟件及病毒的瘋狂流行對任何公司來說都是重大的威脅，公司曾投入巨大人力和物力來盡力防范平安問題的發(fā)生和病毒的流行，為了能保證公司網(wǎng)絡(luò)的正常運行下述規(guī)定請大家一定遵守：所有上網(wǎng)計算機必須安裝技術(shù)部指定的防病毒軟件，并及時升級。2．每位員工在給其他員工發(fā)送帶有附件的郵件時，必須對所發(fā)的附件進行查毒工作。以免病毒大規(guī)模擴散。3．辦公網(wǎng)內(nèi)設(shè)備嚴禁安裝、下載、使用各種造成平安隱患的軟件，如：掃描器、端口攻擊程序、木馬程序、郵件炸彈、口令破解工具、嗅包器、鍵盤記錄程序等。由于此類程序?qū)W(wǎng)絡(luò)平安及員工的個人隱私有很大威脅，請大家勿必遵守，如經(jīng)信息管理部檢查發(fā)現(xiàn)違反本規(guī)定的情況，將視情節(jié)對違反者處以通報批評至開除的行政處分。4．嚴禁在未授權(quán)的情況下對辦公網(wǎng)絡(luò)進行試探、掃描、偵聽等行為。為保護網(wǎng)絡(luò)的重要信息及關(guān)鍵設(shè)備的平安，請大家遵守本規(guī)定，對違反本規(guī)定的情況將視情節(jié)對違反者處以直至開除的行政處分。5．為防止病毒侵擾，在安裝、使用任何外來的軟盤和光盤時需經(jīng)網(wǎng)管許可，不得擅自裝載軟件，尤其是盜版軟件。6．公司的軟盤、光盤等不得私自帶出公司；7．員工不得將自用之光盤、軟盤帶入公司，以免感染病毒；處分措施1．辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備的正確使用是公司網(wǎng)絡(luò)環(huán)境得以正常運行的根本保證，請大家勿必遵守辦公網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備使用規(guī)定，如員工違反本規(guī)定者將視情節(jié)處以100-500元罰款，造成破壞性后果的同時考慮一定程度的行政處分。2．IP地址的任意使用將導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)的徹底混亂嚴重影響其他設(shè)備、主機的正常使用，因此請大家嚴格遵守IP地址使用規(guī)定，切勿違反規(guī)定自行設(shè)定、更改IP地址，如員工違反本規(guī)定將視情節(jié)處以300-1000元罰款，對造成破壞性后果的同時考慮一定程度的行政處分。3．公司所有員工有義務(wù)維護辦公網(wǎng)絡(luò)的平安和健康，請大家嚴格遵守網(wǎng)絡(luò)平安及防病毒規(guī)定以防止病毒給整個辦公網(wǎng)絡(luò)帶來災(zāi)害性影響，如員工違反本規(guī)定將視情節(jié)處以100-1000元的罰款，造成破壞性后果的同時考慮一定程度的行政處分。瀏覽帳號使用原那么1．嚴禁利用計算機網(wǎng)絡(luò)從事違反國家現(xiàn)行法律、法規(guī)和政策的活動。任何使用WWW進行違法活動的員工，公司將給予相應(yīng)處分直至除名，同時所引起的法律責任全部由其本人承當。未經(jīng)許可，不得在網(wǎng)上傳播有關(guān)公司管理、技術(shù)和財務(wù)機密的資料。違反者按公司保密規(guī)定予以處分。3．嚴禁利用網(wǎng)絡(luò)從事危害他人信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平安及侵犯他人合法權(quán)益的活動。違反者按危害程度處以100—1000元罰款直至除名。如觸犯法律，那么由當事人承當全部法律責任。4．WWW瀏覽帳號僅限于帳號所有人使用，因借給他人使用而產(chǎn)生的一切后果，由帳號所有人負全部責任。5．員工不得利用公司的internet設(shè)施上網(wǎng)瀏覽有關(guān)色情、反動、暴力等網(wǎng)址，公司技術(shù)部可適當封掉一些IP網(wǎng)址。違反者將處以100-500元罰款，情節(jié)嚴重處以除名。6．員工不得使用公司的電腦在網(wǎng)上使用qq或其它方式進行聊天、網(wǎng)上炒股及網(wǎng)上游戲等活動；違反者將處以100-500元罰款，情節(jié)嚴重處以除名。6.1非指定員工不得進入效勞器設(shè)備間〔機房〕；6.2技術(shù)部任何人不得不經(jīng)允許把公司源代碼和程序帶出公司6.3未經(jīng)批準，任何人不得將公司的程序、源代碼以任何形式進行復(fù)制及進行私人用途6.4公司員工〔非技術(shù)部〕不得隨意向技術(shù)部人員了解相關(guān)的技術(shù)資料〔除培訓(xùn)外〕辦公室鑰匙的管理鑰匙：公司交給員工的建筑物、辦公室鑰匙或任何種類的設(shè)備、必須平安和妥當?shù)谋９?，不得?fù)制、不得借轉(zhuǎn)借他，并在離職是交還行政部。員工遺失鑰匙，需立即報知行政部。下班后請各位員工關(guān)好電腦，最后離開辦公室的員工請關(guān)好燈及門窗。大家請隨時保護及節(jié)約公司的資源！謝謝！三、文書資料管理規(guī)定文書管理體系圖：收寄、制作、整理文書處理處理、分發(fā)、保管、借用文書管理體系分類、編輯、歸檔、廢除文書檔案檢索、調(diào)用文件檔案管理子系統(tǒng)文件檔案管理子系統(tǒng)總那么：1所謂文書是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、報告會議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證、電報、各種帳薄、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。2全部文書歸公司所有并收藏、任何人不得私自占有。3必須嚴格保守文書的機密。4凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達、答復(fù)等等，一律以“文書〞的形式進行，所有文書的處置都必須以“準確〞與“迅速〞為原那么。5在緊急情況下以口頭或形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來。6公司文件的收發(fā)、領(lǐng)用、寄送、入檔及保管均由行政部負責。文件收發(fā)：一般文件予以啟封，分送各部門私人文件不必開啟，直接送收信人分送各部門之文件假設(shè)有過失，必須立即退回行政部文件管理：1行文編號：1.1一般文檔：按公司、部門、文類、年月日、編號的順序進行文檔編號例1：行政部于3月28日的報告或?qū)徟募?部門/文類/年月日-編號EN/Adm/Report/010328-0011.2規(guī)定和通知按部門、文類、字第幾號進行文檔的編號例1：行政部2023年下發(fā)的第一份規(guī)定政規(guī)字2023第001號例2：行政部2023年下發(fā)的第一份通知政通字2023第001號1文檔的統(tǒng)一抬頭：(擬準備，現(xiàn)行政部暫行)文件申報：1請認真填寫公司的文件簽報表，進行文件的上報審批工作。2公司行文、簽報應(yīng)新遵循上呈下達原那么，逐級傳遞，按規(guī)定簽閱。3各部門需將申報單存檔妥善保管，以備查。存檔工作：1文書按內(nèi)容進行事理后，可分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，另一類是可以歸檔的文書。2全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在“文書保存薄〞上做好登記，歸檔保存3各部門將自行管理本部門之文檔。并按月進行歸檔，即將文檔交至行政部進入公司的檔案庫內(nèi)統(tǒng)一保存。以便管理及查找。4各部門要做好會議紀要，平時的例會及一些重要的會議均要有會議紀錄并按月交由行政部封存?zhèn)洳椤?各部門做好資料收集、保存工作，對帶有機密性的廢棄物要及時進行處理銷毀。文件的郵寄的管理：4.1公司的文件的收發(fā)、郵寄由前臺負責。4.2員工如需從公司發(fā)或郵寄物品，須先填寫有關(guān)表格，在寫明主要內(nèi)容并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交行政部登記辦理。4.3員工在郵寄前須將要郵寄之地址及收件人等情況告知前臺，以便前臺協(xié)助辦理。4.4每日郵寄文件需在16：30分前通知前臺辦理，如果在16：30之后交至前臺將安排在次日辦理。文件的領(lǐng)?。盒姓孔龊梦募慕栝喖邦I(lǐng)取的登記工作。1公司的機要文件和技術(shù)資料不得私自復(fù)印，員工借閱、復(fù)印資料，必須征得部門經(jīng)理的同意。2機要文件復(fù)印件的領(lǐng)取，需填寫機要文件復(fù)印件申請單，由本部經(jīng)理批準后，由行政部提供復(fù)印件并記錄備查。3行政部復(fù)印的公司資料需加蓋行政部COPY章，以視區(qū)分。公司文件的領(lǐng)取1員工領(lǐng)取公司相關(guān)的資料：公司的專有資料〔即有關(guān)公司權(quán)益和業(yè)務(wù)的資料〕，不管是屬于技術(shù)的、商業(yè)的、財務(wù)的或其它方面的，亦不管是否特別指明是專有資料的，均不能隨便透露，員工不能使用專用資料謀取私利，不管員工是否由于在公司任職而取得公司和他人的專用資料，不管資料的性質(zhì)是屬于技術(shù)的、商業(yè)的、財務(wù)的或其它方面的，上述規(guī)定一律適用，濫用專用資料的例子如下：出售上述資料，或在未經(jīng)任何授權(quán)的貿(mào)易或交易中使用上述資料，謀取公司的業(yè)務(wù)時機為其個人所有，取得明知是公司利益有關(guān)的財產(chǎn)。2員工領(lǐng)取資料：文件按性質(zhì)和機密性分類，不同級別的文件鄰取資料權(quán)限不同，公司嚴格按此規(guī)定領(lǐng)取資料。至行政部領(lǐng)取，并要簽字登記；保守公司的機密；員工離職時須將資料返還行政部。3公司圖書的借閱：在前臺處填寫借書卡，領(lǐng)取圖書；保護公司的圖書使用完畢后請盡早歸還如有遺失，由責任人照價賠償。重要文件管理：公司的重要文件〔原件〕由行政部負責保管。如下發(fā)之規(guī)定、意項書等。各部門如需要保存，只可保存復(fù)印件〔復(fù)印件需加蓋行政部COPY章〕。帶有公司標識的信紙、信封的使用：9.7.1以公司名義對外行文可使用公司標識的信紙及信封，如對客戶等9.7.2公司內(nèi)部行文〔日常行文〕那么無需使用公司標識的信紙及信封，統(tǒng)一使用公司行文抬頭即可9.7.3員工因私對外之行文那么不允許使用任何帶有公司標識的信紙、信封等公章及營業(yè)執(zhí)照的使用：1公司的公章、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)文件均由行政部保存。2如部門需要使用以上文件，程序如下：2.1填寫申請單2.2經(jīng)部門經(jīng)理、CEO批示前方可使用2.3見公章及營業(yè)執(zhí)照使用簽報單4如員工因個人需要開具介紹信或開具相應(yīng)之證明，可填寫申請單由本部門經(jīng)理及行政部經(jīng)理批示即可。5以上公司文件原那么上不允許外帶出公司，除非經(jīng)過CEO批準。用印原那么：1公司、部門名章及分部、分公司名章，分別用于以各自名義行文時；2職務(wù)名稱印章在分別以職務(wù)名義行文時使用用印方法1公司印章應(yīng)蓋在文件下面；2蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫?。凰?、保密規(guī)定1電子郵件要標密發(fā)出內(nèi)容涉及秘密信息的電子郵件時，應(yīng)在“郵遞選項件選擇〞中同時選擇“加密〞、“禁止拷貝〞、和“機密〞郵戳，并在郵件結(jié)尾加注法務(wù)部統(tǒng)一提供的保密提示。2設(shè)置開機/屏保/共享文件夾口令工作經(jīng)常涉及商業(yè)秘密的員工應(yīng)在自己的辦公用機上設(shè)置開機口令和屏幕保護密碼。共享文件夾必須加設(shè)口令，用戶級共享文件夾必須設(shè)定權(quán)限。3打印/密件要守侯打印密件時應(yīng)跟蹤打印過程。打印錯誤的廢棄密件，應(yīng)用碎紙機銷毀。密件時應(yīng)首先通知收件人，并在收件人在場時發(fā)。對方向我公司密件時，我方收件人應(yīng)在機旁等待接收。4廢棄密件要銷毀少量的廢棄紙質(zhì)密件要用碎紙機銷毀，不得隨意丟棄在廢紙簍中，大量的廢棄密件請交由行政后勤部銷毀。為杜絕泄密可能，其它非密件在丟棄時也應(yīng)撕毀。5密件單獨保管密件應(yīng)與普通文件分開保管，電子密件及其存放目錄應(yīng)采用技術(shù)手段加密。公司重點保密部門應(yīng)逐步設(shè)立專門的保密柜存放密件。6離開辦公位應(yīng)收好密件離開辦公位時，應(yīng)將紙質(zhì)密件收入加鎖抽屜或文件柜，在辦公用機上翻開的電子密件應(yīng)予關(guān)閉。禁止將內(nèi)容涉及商業(yè)秘密的紙張或便條張貼于辦公位。7離崗應(yīng)交還密件員工離職時，其上級負責人應(yīng)負責清點并收回該員工管理、存檔和使用過的密件，在沒有交清有關(guān)涉及商業(yè)秘密的資料前，不得辦理離崗手續(xù)。對于內(nèi)部調(diào)動的員工，應(yīng)清點并收回與其新崗位無關(guān)的密件。8不接觸、不打聽、不傳播與己無關(guān)的秘密只接觸與自己工作有關(guān)的商業(yè)秘密，對與自己工作無關(guān)的商業(yè)秘密不打聽，不收集，不在公共場所談?wù)摴旧虡I(yè)秘密。9接待應(yīng)在辦公區(qū)外公司員工應(yīng)該在接待區(qū)接待來訪人員。未經(jīng)本部門處級經(jīng)理以上干部書面許可，公司員工不得將公司以外人員領(lǐng)入辦公區(qū)。10涉密信息謹慎答復(fù)不得在中高聲談?wù)撋婷軆?nèi)容，禁止向未證實身份者透露公司情況。11涉密會議參會人員要控制對于涉及公司商業(yè)秘密的會議，應(yīng)當按照保密范圍確定參會人員，并于會議開始前核對到會人員。五、出差管理制度員工出差機票及酒店的預(yù)訂：1員工出差不得自行預(yù)訂機票、火車票及酒店，需經(jīng)行政部統(tǒng)一預(yù)訂。2行政部會依據(jù)人事部、財務(wù)部之差旅規(guī)定為員工進行出差的預(yù)訂事宜。3行政部會在員工的差旅報銷單上注明機票、火車票及酒店費用，以便財務(wù)報銷。六、平安管理制度：火災(zāi)和火災(zāi)的預(yù)防：發(fā)現(xiàn)火警的任何人應(yīng)敲響最靠近的火警鐘以警告所有員工，然后向控制臺報揭發(fā)生火警的位置。在不危及自身的情況下，利用最近的消防栓或滅火器撲滅火種，并警告其它員工關(guān)閉所有窗門。如果不能控制火勢，全部員工應(yīng)將立即撤離現(xiàn)場，撤離時切勿使用電梯，應(yīng)關(guān)閉所有門窗，切勿冒不必要的危險而危害員工本身的平安。熟知你最近的警鐘，滅火器和消防栓的位置，并熟知其操作方法。平安及隱患的預(yù)防：為員工本身和他人的平安起見，員工應(yīng)將其認為可能導(dǎo)致意外發(fā)生的不平安慣例或任何情況報其部門主管。。員工應(yīng)妥善保管好自已的財物，防止喪失，如有遺失，公司不負責任。建議員工不要將自已的貴重物品帶至公司，以免遺失。ApplicationFrom簽報編號(No)：Department申請部門Applicant申請人Date2023年5月21日Content內(nèi)容：Financial/Administration/ministryofpersonnel財務(wù)/行政/人事部門意見：年月日Opinionformdepartmentmanager部門領(lǐng)導(dǎo)意見：年月日OpinionformCoo/Cto/Cfo/Ceo公司領(lǐng)導(dǎo)意見：年月日辦公用品申請單Applicationform(articleforuse)日期〔Date〕:部門Department申請人Proposer編號No類別Sort數(shù)量amount備注Remark12345678910部門主管directorofdepartment復(fù)核Check行政部確定購置：Confirmbuy類別Sort數(shù)量amount類別Sort數(shù)量amount預(yù)計金額外行政部〔Administration〕Signature:辦公用品領(lǐng)用單ReceivelistDepartment:Date:編號No類別Sort規(guī)格Spec單位Unit數(shù)量Amount單價Unitprice金額Price123456789101112131415請驗收后簽字：合計金額經(jīng)辦人行政部領(lǐng)用部門領(lǐng)用人注：本單一式二聯(lián)，第一聯(lián)交領(lǐng)用部門，第二聯(lián)為出庫憑證。辦公用品盤存報告表CheckList(Articleforuse)Date編號類別規(guī)格單位數(shù)量單價上期結(jié)存本期購進本期發(fā)放本期結(jié)存數(shù)量金額數(shù)量金額保管員：主管：復(fù)印文件申請單編號：申請部門：年月日文件名稱原稿頁數(shù)復(fù)印份數(shù)用紙類型備注A3A4B4B5※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※復(fù)印文件申請單編號：申請部門：年月日文件名稱原稿頁數(shù)復(fù)印份數(shù)用紙類型備注A3A4B4B5長途使用登記使用人發(fā)話時間對方備注月日時分制表人：印章登記表印章登記臺帳年月日行政部呈報者登記年月日名稱印模管理人：經(jīng)手人：種類公司名章職員其它形狀方圓其它用途：制成時期：年月日印章材質(zhì)金屬、水晶、其它制印人廢止年月日廢止的理由：備注※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※印章登記表印章登記臺帳年月日行政部呈報者登記年月日名稱印模管理人：經(jīng)手人：種類公司名章職員其它形狀方圓其它用途：制成時期：年月日印章材質(zhì)金屬、水晶、其它制印人廢止年月日廢止的理由：備注用章申請單部門申請日期用印類別份數(shù)〔頁數(shù)〕文件名稱及說明印鑒留存：申請人：部門經(jīng)理批示：CEO批求：經(jīng)手人：※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※用章申請單部門申請日期用印類別份數(shù)〔頁數(shù)〕文件名稱及說明印鑒留存：申請人：部門經(jīng)理批示：CEO批求：經(jīng)手人印章使用登記薄蓋章時間文件名稱及發(fā)文號公章類別使用部門批準人公章管理人及代行人印備注制表人：文件收發(fā)登記單月日發(fā)件部門密〔速〕級件數(shù)編號收件部門或收件人收件人蓋章制表人：固定資產(chǎn)申請單資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱設(shè)備內(nèi)容備注品牌配置部門申請人部門經(jīng)理：申請原因：領(lǐng)用人簽字：※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※固定資產(chǎn)申請單資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱設(shè)備內(nèi)容備注品牌配置部門申請人部門經(jīng)理：申請原因：領(lǐng)用人簽字：固定資產(chǎn)調(diào)配單資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱設(shè)備內(nèi)容備注品牌配置原使用部門使用人現(xiàn)使用部門使用人要求調(diào)配原因：行政部：經(jīng)手人：※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※※固定資產(chǎn)調(diào)配單資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱設(shè)備內(nèi)容備注品牌配置原使用部門使用人現(xiàn)使用部門使用人要求調(diào)配原因：行政部：經(jīng)手人：手提電腦領(lǐng)用表申請部門Department申請人：〔Signature:)事由Reason部門負責人意見DepartmentalManager所領(lǐng)用設(shè)備配置Configuration資產(chǎn)編號：行政部意見：Administration領(lǐng)取人簽字歸還日期ReturnDate技術(shù)部檢查checkandaccept驗收人：Signature行政部經(jīng)手人Administration本單由行政部留存?zhèn)洳椤Ｍ獬龅怯洷聿块T姓名外出時間事由返回時間簽字制表人：加班登記表部門姓名日期時間簽字備注至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至至附人事部加班單及此表進行每月考勤評定。制表人：BussinessTripApplic