展覽會策劃方案

展覽展會管理方案

第一部分展覽會前的準(zhǔn)備工作

展覽會的策劃過程是一個綜合而又復(fù)雜的過程,并不是簡單的等價(jià)交換。它是為賣家和買家提供一定的環(huán)境和場所，促使交易達(dá)成的過程。評價(jià)一場展覽會的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們在策劃展覽會的時候要充分考慮到各方面的因素。

一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會的成功舉辦而鋪路

從上述圖中我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時主動權(quán)又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。作為一名有著豐富展覽經(jīng)驗(yàn)的組織者來說，必須要充分的考慮到這些因素，才能使展覽會達(dá)到圓滿的目的。否則其中一環(huán)沒有考慮到，都要付出很大的代價(jià)。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場全面而又深度的展會。

二、項(xiàng)目經(jīng)理制目前大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理制，即項(xiàng)目經(jīng)理從展覽會的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問題的負(fù)責(zé)制。它要求（如圖1）所示一樣必須要全面的掌握工作才能作為一個合格的舵手。

項(xiàng)目經(jīng)理策劃會議的前期工作

市場調(diào)研:市場調(diào)研對于策劃者來說，尤其第一屆展覽會的策劃特別重要。對于首屆展覽會的開展具有以下缺陷：

1、沒有成功召開的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有模式。

2、沒有創(chuàng)造出品牌

3、沒有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒有穩(wěn)定的顧客群

4、不了解行業(yè)市場的發(fā)展動態(tài)

要求項(xiàng)目經(jīng)理

1、具有敏銳的市場調(diào)查能力和超前的市場知識，曾經(jīng)有一個會展界同行說：“當(dāng)別人已經(jīng)占領(lǐng)了山頭，我們沒有必要去搶這個山頭，我們可以另開辟路。占領(lǐng)別人沒有發(fā)現(xiàn)的山頭”。這是一個最直接的形象比喻。策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識，即對周圍和未來的事業(yè)的關(guān)心與思考。京某展覽中心，在策劃中國第一屆零售業(yè)的展會成為我們的展會的成功典型，我們可以作為思考。項(xiàng)目經(jīng)理在準(zhǔn)備策劃這個展會時，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,確定未幾年中國發(fā)展趨勢,而成功的策劃了這屆展覽,并取得了展會的延續(xù)性。

2、可行性分析報(bào)告。展覽會的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會的召開與否。再匯報(bào)給上級主管，最終根據(jù)報(bào)告制定整體展覽會方案，因此書寫報(bào)告也是項(xiàng)目經(jīng)理非常主要的環(huán)。因?yàn)闆Q策者在支持展覽會的召開是根據(jù)會議可行性報(bào)告和項(xiàng)目經(jīng)理對整個行業(yè)的了解程度來決定的。

項(xiàng)目場地的確定、規(guī)模及時間

項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)市場調(diào)查，最終確定展會召開，必須充分考慮到展會的場地、規(guī)模及時間的確定根據(jù)國際慣例，一個成品版和規(guī)模的展會，并不是首次舉辦就規(guī)模很大的，是經(jīng)歷一個過程而發(fā)展壯大的。當(dāng)然展會規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對于展會策劃者來說風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大的壓力，日前我國根據(jù)場館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國家（以國家際展覽會策劃為例）必須要充分考慮到國際展的要求：

⑴國外參展商必須要達(dá)到整體參展對象的20%

⑵展會召開期間，邀請的國外參觀者要達(dá)到整個參觀人數(shù)的20%

在國內(nèi)很多研展會，號稱國際但大多數(shù)達(dá)不到這個要求，因此并不算是一個真正的國際展會，而

只能是區(qū)域性的。因此必須考慮拓展力度和能力等因素，要考慮多方面的因素。場館整體的因素：

1、硬環(huán)境的考慮：

A、場館的交通是否便利；

B、場館周圍的酒店、娛樂設(shè)施是否齊全

C、場館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的

是否有貨運(yùn)電梯

場館倉庫的庫容量有多大

D、場館的面積及場地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。

E、研討會的場地安排

2、軟環(huán)境的考慮

場館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位

場館的停車場及休息場所是否合理

場館的水電供應(yīng)情況

場館的衛(wèi)生清理工作

會議期間場館提供的相應(yīng)服務(wù)

租賃方式一般分兩種情況：

1、以場館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來整體計(jì)算場地租金，國際上專業(yè)會展的召開期為六天。布展為兩天，開展期為四天，也有安排五天或七天的。

2、按場地實(shí)際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個展位/天/元計(jì)算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場地后，場館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場館租賃的規(guī)模來算大約為整個租金的30%，也就是說整個場館的費(fèi)用為一百萬，確定場地租賃合同后要求支付30萬的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。

建議：①首次展覽會場地不要太大。根據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算?？刂圃谝蝗f平方米以內(nèi)為宜，

南方某展覽公開發(fā)中心在策劃展會時估計(jì)失誤，過于樂觀，預(yù)定了兩萬平方米，但最終只招了

4000平米的場地，結(jié)果損失了將近1.6平方米定金。

建議要充分考慮舉辦展覽會的時間，如果同期在同一個地方一個日期內(nèi)有2到3個展覽與其發(fā)生沖突，這將勢必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。

三、項(xiàng)目招展

展覽會議的招展工作中與展銷會有很大的不同：

A、展覽的展即展示一一參展者構(gòu)成，覽即看一一觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專業(yè)的展覽會，還需要邀請專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展覽會的邀請對象。一般這種招展對象具有以下特點(diǎn)：

實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；

技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；

規(guī)模和檔次都要比較高；

注重參觀對象

注意展覽會議期間的相關(guān)行業(yè)研討會

⑹注意參展的同行

例如：在我國每兩年舉辦的汽車展，全球汽車廠商為搶占中國市場，在展覽會期間把上述6點(diǎn)展示得淋漓盡致，做到完美無缺的地步，因此策劃者在進(jìn)行招商策劃時，要充分考慮到參展商即我們的客戶的心態(tài)，進(jìn)行仔細(xì)而又深入的研究，才能做好招商工作的過程。

B、建議

重點(diǎn)突破幾個知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個展覽會場裝飾起來。

以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。

取得國內(nèi)外行業(yè)協(xié)會的支持，通過行業(yè)協(xié)會邀請參展對象做招商工作。（因?yàn)樵趪夂芏嘈袠I(yè)協(xié)會是因各個行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn)）

''以會帶展，以展帶會”突破傳統(tǒng)的思維模式。展覽會特別是專業(yè)性很強(qiáng)的展覽會，相應(yīng)召開的研討會將是展覽會的實(shí)質(zhì)性的東西，招展者在招商時可以利用自身的優(yōu)勢來通過會議的重要性來帶動企業(yè)參加展覽會。把會議研討與展覽結(jié)合，是企業(yè)參展的積極性所在。

C、具體操作

項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)展會情況制定好招展計(jì)劃（因?yàn)檫@樣有利于安排展會進(jìn)程，合理安排時間。）

分配具體招展對象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個優(yōu)勢，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。

資金運(yùn)作的到位（展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）

廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段

前期招商宣傳

后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳

I、普通大眾的宣傳II專業(yè)觀眾的宣傳

c?會期會場廣告宣傳

展覽會的服務(wù)：企業(yè)參展作為組織方必須為企業(yè)提供一個參展指南，介紹大會的具體安排即相關(guān)的運(yùn)輸、酒店住宿等相關(guān)的服務(wù)。這樣促使參展商更加全面的了解展覽會的行程以使更加

合理的安排時間。

第二部分展會期間的組織協(xié)調(diào)工作

一、展覽會布展期的工作安排

1、設(shè)立場地前臺接待

⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記

⑵根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場地確認(rèn)

⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會期間的參會指南

⑷進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動，介紹展場的大體安排情況

2、酒店接待處

⑴設(shè)立前臺接待處

⑵進(jìn)行參展展商住宿登記

⑶住宿表要求a企業(yè)名稱b.房間號碼c.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名

3?場館現(xiàn)場協(xié)調(diào)工作

⑴負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工

⑵對現(xiàn)場工作中注意防火、防電、防盜等工作

⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場租賃業(yè)務(wù)

⑷根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會場場外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的）

4?交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作

⑴企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸

⑵搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)

二、展覽會的開幕式組織工作

在開幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀，如何做好開幕式也是項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。

1、確定邀請參加展覽會開幕式貴賓名單

2、確定邀請參展企業(yè)的記者名錄

3、開幕式的場地搭建要求

⑴挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門正前方

⑵要求布展的莊重大方

⑶要求放音設(shè)備到位

⑷相關(guān)的禮儀及場地氛圍設(shè)計(jì)要求

?開幕式主持人講話內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定要求：簡單明了，突出主題，在最短的時間內(nèi)表達(dá)中心

5?開幕式時間建議為10-15分鐘

6?開幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會后的安排工作

三、展覽會召開期間的組織工作

展覽會召開期間的所有工作進(jìn)入最后結(jié)束的倒計(jì)時工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在

于幾閏的展覽會效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說明展會的成功。

要求：

1?做好大會的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類。

2?發(fā)放大會的展覽會刊（每天定時發(fā)放，要根據(jù)參觀對象的身份發(fā)放）

3?協(xié)調(diào)展會期限研討會會議組織安排工作，做好研討會與展覽會有機(jī)結(jié)合

4?做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)

⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）

⑵為企業(yè)提供簽訂合同場所⑶及時將參觀者的信息反饋給企業(yè)

⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求

5?統(tǒng)計(jì)大會的成交額做好記錄

6?積極聽取參會代表對大會的意見和建議

7?根據(jù)參會信息，再次邀請參會企業(yè)參加第二年的展會

四、撤展

展會的撤展工作一般為大會的最后一天下午提前一個小時，進(jìn)行會場登記情況工作和出訪工作。

派送撤館通知要求：

1、保持館內(nèi)秩序

2、要求每個參展商清理自己的展品，并保管好

3、按照先后有序的組織出館工作

4、進(jìn)行最后的清理工作

五、會后總結(jié)

展覽會的會后總結(jié)，是以后展覽會的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項(xiàng)目經(jīng)理在結(jié)束整個展會后，要求對整個展覽會工作及整體情況進(jìn)行一個整體分析，以便今后工作的合理開展。第三部分展覽會的策劃

會議，無論是國際性會議還是國內(nèi)會議，包括兩種情況：

1、以技術(shù)交流為主的學(xué)術(shù)會議（內(nèi)容主要是從技術(shù)的角度探討，交流某一領(lǐng)域的最新技術(shù)）

2、以產(chǎn)業(yè)發(fā)展動態(tài)為主題的會議（政府的導(dǎo)向性比較濃厚，以政府對產(chǎn)業(yè)政策的發(fā)展動向進(jìn)行交流探討，以什么樣的宏觀形式促進(jìn)某領(lǐng)域的發(fā)展）

會議的策劃者，首先要給自己的會議進(jìn)行定位，這里就會議策劃流程作如下圖表：一、策劃會議前應(yīng)考慮的因素

㈠組織者自身的實(shí)力

1、與政府間的交流及所處的位置

目前在我國，很多會議的召開是得到政府機(jī)構(gòu)、行業(yè)協(xié)會的審指和支持的（企業(yè)自身組織的本企業(yè)技術(shù)研討會除外），行政主導(dǎo)占有很大比重，在未來幾年即使中國展覽市場有所改觀也不會出現(xiàn)較大的變化的。而會議的召開（特別是產(chǎn)業(yè)動態(tài)的會議），如果得不到這一領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)的認(rèn)可和支持，其收效就很難估計(jì)了。因此在策劃會議無論是技術(shù)會議還是策劃政府民向會議必須權(quán)衡自己的對外實(shí)力，如上?！柏?cái)富論壇”得到上海市政府的支持，因此，會議的召開在很大程度上支配地位還處在政府行為之中。

2、是否有承辦組織會議的資格

主辦出國展需要貿(mào)促會，國家經(jīng)貿(mào)委等的審批。會議召開也同樣經(jīng)過審批，核定才能最終確定能否召開。舉辦會議的組織者本身是否合法。有權(quán)組織會議必須要有展覽經(jīng)營許可證?，F(xiàn)在有很多民營公司也在參與國際會議的策劃，因此在策劃會議的時候，要審視自己的公司或組織是否有辦會的業(yè)務(wù)。

㈡組織者內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)

1、審視自己的機(jī)構(gòu)是否有優(yōu)秀的組織策劃者。會議成功的召開在很大程度上取決于策劃者的策劃及組織工作，一名優(yōu)秀的策劃者一般應(yīng)具備幾下幾個基本素質(zhì)：

a.經(jīng)驗(yàn)豐富b.思維開闊c.興趣廣泛d.會展工作的積極性e.較強(qiáng)的文字組織水平

d.較強(qiáng)的組織能力

策劃者不僅僅要做好策劃工作還要了解整個會議的流程，才能更好地把握會議，開創(chuàng)新思咱，創(chuàng)造更大的利潤。

2?資金是否到位

會議召開的前期準(zhǔn)備工作是需要一定的費(fèi)用的，如果在整個策劃過程中費(fèi)用得不到保證，在很大程度上會影響會議的成功召開，那么策劃一場會議的費(fèi)用需要多少？必需要做一個大會整體預(yù)算。

3?主題思路是否鮮明

對會議主題，思路的要求，緊跟時代肪博，并預(yù)測某一領(lǐng)域的發(fā)展趨勢和走向。如我們前幾年探討的第三代移動通信技術(shù)的研討會，生命工程的研討會，環(huán)保技術(shù)的研討會等等。它們都具有共同的特點(diǎn)：主題鮮明，對未來的發(fā)展趨勢具有一定的導(dǎo)向作用。

三、在會議策劃中應(yīng)考慮