涉外信函的格式、稱呼、敬語

涉外信函的格式、稱呼、敬語各構(gòu)成要素在信中的排列如下：letterhead信頭referencenumber案號date發(fā)信日期insideaddress封內(nèi)名稱及地址particularaddress特定收信人名稱住址salutaion稱呼lettersubject信件事由body信文complimentaryclose結(jié)尾敬語signature著名referencenotation經(jīng)辦人enclosure附件postscript附言函件中的稱呼：英文函件中的稱呼(salutation)相當(dāng)于我國書信中的先生這一禮貌稱呼，公司等商業(yè)書信的尊稱以sirs,dearsirs,gentlemen最為常見。sirs是較為正式的禮貌稱呼,通常用于公文中。dearsirs——用于稱呼公司。英國人習(xí)慣上比擬喜歡用dearsirs,而且dearsirs后用逗號。范例：市長先生，女士們，先生們：我們很高興來到你們可愛的城市——武漢?，F(xiàn)在我們又來到東湖高新技術(shù)開發(fā)區(qū)。這是我們兩市之間關(guān)系日益密切的又一個象征?？梢钥隙ǖ卣f，在我們短暫的逗留期間我們已經(jīng)取得了豐碩的成果。我們已經(jīng)簽訂了8個協(xié)議，兩倍于我們雙方過去簽訂的協(xié)議數(shù)字的總和。更重要的是，我們又一次看到了你們的人民，并和他們進行了廣泛的接觸交談。我們和你們在同一張桌子上進餐、飲酒，在同一張桌上談判，一起提供憂慮和歡樂。這一切使我們之間的相互尊重得到增強，使我們之間的友誼得到了鞏固。對此，我表示衷心的祝賀?，F(xiàn)在我提議：為我們的主人及中國人民的健康，為我們個人間的關(guān)系以及科技商務(wù)往來的增強，為我們下次訪問你們美麗的都市及你們的回訪干杯！(1)首先應(yīng)當(dāng)盡快使對方了解自己是誰，通話雙方都應(yīng)當(dāng)報上自己的名字；(2)如果需要找人，應(yīng)請對方“稍等”,如該人不在，應(yīng)有禮貌地給予回答；(3)打應(yīng)當(dāng)使用簡潔明快有禮貌的語言；(4)除非你了解對方的生活習(xí)慣，一般不要在早上8時以前或晚上9時以后給人打，中午也要注意對方的休息;(5)打完應(yīng)有禮貌地說“再見”，不要隨意中斷；(6)如你正在開會或接待客人，為防止讓客人久等，應(yīng)說明情況，請來的人改在其他時間再來；(7)手機只能在合適的場所才能翻開，在會場、醫(yī)院、劇院、電影院等場所，均不宜使用手機；(8)在飛機上禁止使用手機，在公共汽車、電車上使用手機也不合適；(9)在餐廳用餐，必須離開桌子到餐廳一角去使用手機；(10)打長途，特別時價格昂貴的地區(qū)，不要隨便要求對方主動打過來，可以問清時間后打過去;如果給國外打，還應(yīng)弄清時差,以便不打攪別人休息，等等。外事文書是國與國之間，外交代表機構(gòu)和有關(guān)部門進行對外交涉和禮儀往來的書信形式。它必須完全表達國家當(dāng)前的對外方針政策和有關(guān)法規(guī)。即使是禮節(jié)性函件，如果格式、行文或內(nèi)容不合常規(guī)，也可能引起收件方的誤解和不愉快，甚至影響到國家關(guān)系。因此，在外事文書的草擬和發(fā)送方面要求很嚴格，要做到文字嚴謹、準(zhǔn)確，客套用語和格式合乎慣例。同時，收發(fā)文要及時，尤其是外交上的文書往來，收下回復(fù)或不予置理以至拒收退回，均反映一種政治態(tài)度，不能有半點馬虎。幾種外事文書.照會照會指國家之間用于外交方面有關(guān)事宜的通知，有關(guān)問題的交涉，外交禮儀的表示以及對某一問題的正式表態(tài)等方面的外交往來文書。按其重要程度分有正式照會和普通照會兩種。正式照會由國家元首、政府首腦、外交部長、大使、代辦、臨時代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱寫成，一般不蓋機關(guān)印章。普通照會由外交機關(guān)（外交部）或外交代表機關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱，如蓋機關(guān)印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節(jié)或授權(quán)的外交官簽名。正式照會和普通照會的區(qū)別主要在于它們使用范圍不同。正式照會用于：一是重大事情的通知。如國家領(lǐng)導(dǎo)人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，對某國承認、斷交、復(fù)交等事項的正式通知。二是重要問題的交涉。如建議締結(jié)或修改條約，建議召開雙邊、多邊國際會議，互設(shè)領(lǐng)事館，委托代管本國財產(chǎn)，國家元首、政府首腦的訪問以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟等重要問題的交涉。三是隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。四是為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會的。普通照會用于進行一般性交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)和交際往來。由于外事文書日趨簡化，普通照會的使用范圍也越來越廣，政府之間關(guān)于重要問題的來往，現(xiàn)在也多使用普通照會。普通照會以同樣內(nèi)容普遍分發(fā)給當(dāng)?shù)馗魍饨淮頇C關(guān)的，亦稱通告照會。例如，外交部用以向外交團發(fā)送各種事務(wù)性通知、規(guī)定、條例等照會，以及各外交代表機關(guān)用以通知大使、臨時代辦離任、返任，外交官到離任、休假日等。這類通告照會可油印，受文機關(guān)可寫“各國駐XX國外交代表機關(guān)”。.對外函件對外函件（包括外交函件），指國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交人員以及政府各部門各機構(gòu)寫給外國相應(yīng)人員與機構(gòu)的書信。根據(jù)內(nèi)容情況，凡涉及重要內(nèi)容的，為正式函件;凡屬事務(wù)性和禮節(jié)性的內(nèi)容，并由有關(guān)人員簽署的國家領(lǐng)導(dǎo)人和外交代表之間的親筆簽名信應(yīng)屬外交函件。.備忘錄備忘錄是一國與別國外交代表機關(guān)之間使用的代表本國政府對某一事件或問題進行外交交涉時，說明有關(guān)事實、立場和法律的觀點，或者辯駁對方觀點，或者重申某些外交會談內(nèi)容等的一種外交文書。備忘錄可面交或送交對方，無客套語、致敬語，開頭就表達事實。在會談或交涉中為了對方便于記錄談話的內(nèi)容防止誤解，可預(yù)先寫成備忘錄面交對方，也可在談話后將要點用備忘錄送交對方。為了表達事實或陳述、補充自己的觀點、意見或駁復(fù)對方的觀點、意見，如果用照會過于鄭重時，可使用備忘錄。有時為了提醒某一件事，作為一?種客氣的催詢，也可送交備忘錄。備忘錄也可以作為正式照會或普通照會的附件。面交的備忘錄，不編號、不寫抬頭、不蓋章;送交的那么要編號、寫抬頭、要蓋章。有的標(biāo)上“備忘錄”三字。.外事電報外事電報指各級國家部門、機構(gòu)及人員同外國相應(yīng)機構(gòu)及人員進行外事往來，為祝賀、慰問、吊唁及備種事務(wù)性聯(lián)系而制發(fā)的一種簡要文書。抬頭應(yīng)寫清受電人國名、地名、職銜、姓名，落款要寫明發(fā)電人職銜、全名或機構(gòu)名稱和發(fā)報地點。外事文書的文體要求使用外事文書首先要注意格式，不要用錯。如外長和外交代表使用正式照會，不要用普通照會的格式，非外交代表機構(gòu)使用對外函件，不要用照會格式等等。人稱要與文書格式相適應(yīng)。正式照會、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。普通照會一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對方也用第三人稱，一般不用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關(guān)的名稱。以機構(gòu)名義書寫的對外函件也用第三人稱。簽署者與受文者要相適應(yīng)，即人對人、單位對單位。如：正式照會是人對人，普通照會是單位對單位。在個人對個人的外交文書中講究身份對等，如總理對總理，外長對外長。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權(quán)代表可對外長、總理、元首，而代辦一般只對外長。其他的對外函件可根據(jù)實際情況書寫?？吞子谜Z要與格式相適應(yīng)。如普通照會開頭的“XXX向XXX致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，非對外機關(guān)發(fā)的對外文書也不用這一套語，照會結(jié)尾的致敬語使用時要注意與對方的身份、關(guān)系和場合相適應(yīng)。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書那么一般用“順致最崇高的敬意”。事務(wù)性的文書，也用“順致崇高的敬意”。致敬語不能自成一頁，應(yīng)緊跟正文后面另起一段。稱呼方面，文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一次出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)那么可用簡稱。文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時用全稱，以后可用簡稱。有些國家由于發(fā)生政變或其他原因，國名可能改變，須隨時變更。對外文書一般以本國文字為正本，但為了