高教版秘書基礎(chǔ)第三章信息與秘書工作教學(xué)課件

第三章信息與秘書工作?第三章信息與秘書工作?1第一節(jié)信息及其在秘書工作中的作用?第一節(jié)信息及其在秘書工作中的作用?2各級領(lǐng)導(dǎo)的決策，愈來愈依賴于大量的信息收集和綜合處理，信息工作已成為秘書和秘書部門的一項十分重要的工作，信息工作對秘書活動具有舉足輕重的作用。一、信息的概念與特征1、信息的含義（1）信息是客觀世界中各種事物運動狀態(tài)的反映（2）信息又是事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征（3）信息是經(jīng)過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)?各級領(lǐng)導(dǎo)的決策，愈來愈依賴于大量的信息收集和32、信息的分類（1）按信息源的性質(zhì)：自然信息、社會信息（政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息）（2）按信息的表現(xiàn)形式：語言信息、文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖像信息（3）按信息來源的方向：橫向信息、縱向信息或外部信息、內(nèi)部信息（4）按信息的穩(wěn)定狀態(tài)：靜態(tài)信息、動態(tài)信息（5）按信息存在或作用時間：長時信息、短時信息就一般秘書部門來說，通常習(xí)慣將信息分為：綜合信息、專題信息、固定信息、流動信息、基本信息、派生信息、客觀信息、特殊信息?2、信息的分類（1）按信息源的性質(zhì)：自然信息、社會信息（政治43、信息的主要特征開發(fā)性、共享性、無限性、時效性二、現(xiàn)代社會信息工作的基本特征1、信息載體多樣化現(xiàn)代社會記錄和儲存信息的載體，一方面向多樣化發(fā)展，另一方面日趨縮微化2、信息傳遞迅速化3、信息社會化、全球化?3、信息的主要特征開發(fā)性、共享性、無限性、時效性?5三、信息工作在秘書活動中的作用1、輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必須依靠信息信息是決策的依據(jù)，是決策的必要條件，沒有信息，就沒有科學(xué)決策。進行預(yù)測和確定目標(biāo)、擬定決策方案、決策方案的選優(yōu)、決策方案的實施、修正等，其客觀依據(jù)都是信息。2、起草文件必須依靠信息秘書撰擬公文，就是運用信息為機關(guān)服務(wù)3、信訪咨詢工作需要依靠信息4、做好日常管理工作必須依靠信息?三、信息工作在秘書活動中的作用1、輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必須依靠信6學(xué)會“聽話”

王菲，現(xiàn)擔(dān)任北京華達公司總經(jīng)理秘書。周末了，她的好朋友李芳來找她玩?！按舐蓭?，最近又去哪里風(fēng)光了？”一落座，王菲便給李芳開了個玩笑?！笆裁达L(fēng)光啊，我剛從廣州回來，鑫銀公司現(xiàn)在的員工和公司管理層正在鬧矛盾呢，他們讓我去做他們的法律顧問。這趟累死我了?！薄盀槭裁茨?？”王菲似乎對這個問題很感興趣?！耙矝]什么大事，就是員工認(rèn)為公司沒有說明任何原因就要裁掉他們，感覺被公司騙了，揚言要告上法庭。唉，都是金融危機惹的禍！”李芳漫不經(jīng)心的回答。“噢，不過有你這大律師出馬，還有解不開的問題么？”等送走李芳，王菲立刻忙了起來，原來華達公司與廣州鑫銀公司一直有大筆業(yè)務(wù)往來，王秘書從李芳的口中發(fā)現(xiàn)了不祥的預(yù)兆。于是，她馬上上網(wǎng)搜索查詢了關(guān)于這一事件的更為詳盡的資料，確認(rèn)無誤后，立即將這個消息報告給了總經(jīng)理?？偨?jīng)理很重視，馬上派出周副總帶人過去實地查看，發(fā)現(xiàn)鑫銀公司實際上已經(jīng)資不抵債，大幅裁員也可能只是權(quán)宜之計，最終難逃破產(chǎn)命運。據(jù)此，總經(jīng)理決定停止向鑫銀公司繼續(xù)發(fā)貨，以免收不回貨款，造成巨大損失。果然，過了兩個月，鑫銀公司申請破產(chǎn)。王秘書發(fā)現(xiàn)的這個信息，讓公司避免了巨大的損失，總經(jīng)理專門召開表彰大會，號召公司的全體員工向王秘書學(xué)習(xí)。?學(xué)會“聽話”王菲，現(xiàn)擔(dān)任北京華達公7寫總結(jié)的秘訣18/14

某處辦公室秘書郝蘭，這幾天一直愁眉不展，走路也是一副冥思苦想的樣子。原來，處里年底要召開總結(jié)會，處長要郝蘭為他寫一份工作總結(jié)。郝秘書知道總結(jié)很難寫，要總結(jié)出成績和經(jīng)驗，也要指出問題和教訓(xùn)，還要指出努力和改進方向，要寫出深度。以前，年終總結(jié)一般都是汪秘書寫的，汪秘書寫得不錯，每次都得到處長的表揚。今年處長有意鍛煉新人，就把這個在全處露臉的光榮差事交給了她。郝秘書這幾天已經(jīng)寫了好幾稿了，在電腦上寫了刪，刪了寫，總覺得稿子寫得沒有深度，要么像一本流水賬，要么像蜻蜓點水，思路也不大清楚。連自己都覺得不滿意，怎么能交給處長呢？肯定要挨批評。郝秘書只好去找汪秘書取經(jīng)，郝秘書說：“汪姐，您得幫幫我，您總結(jié)寫得那么好，是不是有什么秘訣？我怎么也寫不好，沒法跟處長交差??！”汪秘書笑道：“你不是秘書專業(yè)畢業(yè)的高材生么？怎么天下還有難倒我們郝大秘書的事？”郝秘書說：“我都急死了，您還有心開玩笑。其實，總結(jié)?寫總結(jié)的秘訣18/14某處辦公室秘書郝蘭8應(yīng)該包括的內(nèi)容、慣用的格式，我都清楚，但不知道為什么，就是寫不出要深度的東西來?！蓖裘貢掌鹦θ荩苷?jīng)的拿出一個小本子，放在郝秘書的手上說：“秘訣都在這里?！焙旅貢蜷_一看，小本子里記錄的都是這一年里發(fā)生的大事，有好事，有壞事，有詳細的事情經(jīng)過，也有數(shù)據(jù)，有的地方還有汪秘書自己的感受，內(nèi)容非常豐富。郝秘書明白了，之所以她寫的文章沒有深度，像流水賬，像蜻蜓點水，就是她缺少典型、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和事例。郝秘書高興的說：“這小本子真是個好寶貝。汪姐，謝謝您，您真有心，怪不得您的總結(jié)寫得那么好，看來我向您學(xué)習(xí)的地方還多著呢！我現(xiàn)在馬上回去寫，寫完了請您給我指點一下行嗎?送佛送到西嘛！”郝秘書耍賴般地說完，就回去寫了。

在汪秘書的指點和幫助下，郝秘書又在其他同事朋友那里收集了各個部門的年度工作情況，對總結(jié)所需要的數(shù)據(jù)信息作了進一步的充實和完善，最終寫出了一篇格式規(guī)范、內(nèi)容充實、條理清晰、思想深刻的總結(jié)，得到了處長的好評，并鼓勵她繼續(xù)努力。郝秘書心想：是得好好努力，自己要學(xué)的東西多著呢！

利用所學(xué)信息的知識分析此案例，你從中受到了什么啟示？?應(yīng)該包括的內(nèi)容、慣用的格式，我都清楚，但不知道為什么9作業(yè)：1、什么是信息？信息的類別有哪些？2、信息具有哪些基本特征？3、現(xiàn)代社會信息工作基本特征有哪些？4、信息載體的發(fā)展趨勢是怎樣的？5、信息工作在秘書活動中有哪些作用？?作業(yè)：1、什么是信息？信息的類別有哪些？?10第二節(jié)秘書信息工作的特點、原則和要求?第二節(jié)秘書信息工作的特點、原則和要求?11一、秘書信息工作的特點1、針對性信息作為一種資源，具有使用價值，即有用性（1）結(jié)合業(yè)務(wù)，即注意信息工作的專業(yè)性（2）圍繞中心，即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行（3）針對問題，即按領(lǐng)導(dǎo)的指示、意圖，進行專題調(diào)查，這是秘書部門的一項經(jīng)常性工作2、綜合性領(lǐng)導(dǎo)決策，大都需要帶有全局性或綜合性的信息，而且領(lǐng)導(dǎo)層次越高，對信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。3、時效性及時性：強調(diào)信息要保持新鮮度適時性：講究提供信息要選擇最佳時機4、經(jīng)常性?一、秘書信息工作的特點1、針對性?12二、秘書信息工作的原則1、追蹤原則2、超前原則3、選優(yōu)原則三、秘書信息工作的基本要求1、準(zhǔn)確即信息的內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤，真實可靠。準(zhǔn)確是信息的生命，是信息的全部意義所在，是信息工作的靈魂。2、及時即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時迅速，講究時效3、全面即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各方面的情況。4、適用（1）要服務(wù)于中心工作（2）要根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和不同領(lǐng)導(dǎo)人的不同要求提供信息（3）要特別注意，只要是新發(fā)生的帶有重要動向性、傾向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性的問題?二、秘書信息工作的原則1、追蹤原則2、超前原則13作業(yè)：1、秘書信息工作有何特點、原則和基本要求？2、秘書信息工作的針對性包括哪幾方面內(nèi)容？3、秘書信息工作要做到“適用”這項要求，其具體內(nèi)容包括哪幾方面？?作業(yè)：1、秘書信息工作有何特點、原則和基本要求？?14第三節(jié)信息的收集?第三節(jié)信息的收集?15一、信息收集的內(nèi)容信息收集十分廣泛，既有綜合性的，也有技術(shù)業(yè)務(wù)性的。1、系統(tǒng)內(nèi)信息：機關(guān)單位所管轄和隸屬系統(tǒng)內(nèi)的信息它是機關(guān)單位進行宏觀控制、調(diào)整和制定決策，以取得最佳效果和實現(xiàn)既定目標(biāo)的依據(jù)2、上級信息：上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)下達的信息，是各級機關(guān)工作的依據(jù)3、平行信息：不相隸屬的機關(guān)單位的相關(guān)信息4、社會信息：社會上具有普遍性、傾向性的信息5、歷史信息：與本單位的工作和主管業(yè)務(wù)有關(guān)的一切歷史檔案資料6、國際信息：來自國際社會的信息?一、信息收集的內(nèi)容信息收集十分廣泛，既有16二、信息收集的渠道1、根據(jù)獲取信息的方式（1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道

特點：全方位、多層次、多渠道、多觸角、及時靈便，可以廣泛收集最新的信息（2）行政組織渠道（3）科研渠道（4）社會團體渠道（5）調(diào)查渠道：是主動收集信息的重要方法（6）媒體渠道：通過各種印刷品取得信息的渠道2、根據(jù)獲取信息的來源（1）外部渠道（2）內(nèi)部渠道總之，秘書人員要有信息意識，要主動收集，注意積累，做收集信息的有心人。?二、信息收集的渠道1、根據(jù)獲取信息的方式?17三、信息收集的方法1、觀察法——最基本的方法

類型：參與觀察和非參與觀察有結(jié)構(gòu)的觀察和無結(jié)構(gòu)的觀察自然狀態(tài)中的觀察和人為情景中的觀察

最顯著的特點：所獲信息具有直接性2、問卷法分為自填問卷和訪問問卷優(yōu)點：節(jié)省時間、經(jīng)費和人力，有利于收集真實的信息，所得的信息資料便于定量處理和分析，可以避免信息收集者的主觀偏見，減少人為的誤差。缺點：回收率難以保證，被調(diào)查者必須具有一定的文化及相關(guān)知識水平才能作答。?三、信息收集的方法1、觀察法——最基本的方法?183.閱讀法、收聽法4、詢訪法（1）根據(jù)采用的方式及手段分為：面談詢訪、電話詢訪、書面詢訪（2）根據(jù)詢訪有無固定格式與意圖的顯隱性情況分為A、有固定的詢訪格式，意圖公開B、有固定的詢訪格式，意圖不公開C、無有固定的詢訪格式，意圖公開D、無有固定的詢訪格式，意圖不公開5、索取法

通過發(fā)函發(fā)電、打電話及派人向有關(guān)單位無償索取信息或向信息單位有償購買信息?3.閱讀法、收聽法4、詢訪法?196、網(wǎng)絡(luò)法通過上網(wǎng)，一方面可以更好的宣傳自己，另一方面可以更及時全面地獲取各種信息。7、量表法

適用：較精確地調(diào)查人們的主觀態(tài)度和潛在特征，可間接測量人們對某些問題的看法。分類：按內(nèi)容分：態(tài)度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等按作用分：調(diào)查量表、測驗量表8、交換法一般是限制發(fā)行或內(nèi)部發(fā)行的印刷、聲像材料９.檢索法手工檢索和計算機檢索二次文獻檢索法：目錄、索引、文摘三次文獻檢索法：年鑒、手冊、百科全書

?6、網(wǎng)絡(luò)法通過上網(wǎng)，一方面可以更好的宣傳自己20作業(yè)：1、信息收集的內(nèi)容和渠道分別是什么？2、信息收集的方式有哪幾種？除本文所述之外，還有哪些方式？3、問卷法收集信息的優(yōu)缺點是什么？4、詢訪法的形式有哪些？?作業(yè)：1、信息收集的內(nèi)容和渠道分別是什么？?21第四節(jié)信息的處理?第四節(jié)信息的處理?22信息的處理就是對獲取的各種信息進行加工、分析、綜合、歸類、過濾，從中獲取有用的情況、數(shù)據(jù)，進而提煉出新的思想、理論，用以指導(dǎo)工作實踐的全過程。信息的處理包括信息的整理加工、儲存、傳遞三部分。一、信息的整理加工

是整個信息工作的核心信息的整理加工——對收集到的原始信息在數(shù)量上加以濃縮，質(zhì)量上加以提高，在形式上加以變化，使之便于儲存和傳遞，即去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作過程。信息整理加工的產(chǎn)物是信息資料。四道程序：篩選、校核、加工、編制?信息的處理就是對獲取的各種信息進行加工、分析231、篩選基本任務(wù)：剔除無用的或用處不大的，只允許有用的通過要求：符合“實、新、精、準(zhǔn)”2、校核篩選是過粗篩子，把有用的信息挑選出來，校核是過細篩子，把“有用”的水分?jǐn)D干。方法：（1）分析法長處：一般不需要借助于其他手段，僅從原始信息本身就能發(fā)現(xiàn)某些差錯（2）核對法

關(guān)鍵是要掌握直接的、最新的權(quán)威性材料（3）調(diào)查法花費的人力和時間較多，一般只對重要的原始信息進行現(xiàn)場調(diào)查鑒別?1、篩選基本任務(wù)：剔除無用的或用處不大的，只允許有用的通過?243、加工是對信息的創(chuàng)造性整理階段（1）充實內(nèi)容常用縱深法進行此類信息的加工（2）綜合分析常用歸納法進行此類信息的加工（3）提出意見這既是信息整理工作中的重要一環(huán)，也是秘書信息工作與其它部門信息工作的顯著區(qū)別之一。（4）修飾潤色常用濃縮法進行此類信息的加工

?3、加工是對信息的創(chuàng)造性整理階段?254、編制是對信息進行有序化處理，是信息整理的最后階段，其質(zhì)量如何，直接影響到信息作用的發(fā)揮。方法：A、縱深法B、歸納法C、轉(zhuǎn)換法

注意：一要找出合適的轉(zhuǎn)換對象，轉(zhuǎn)換對象之間要有可比性二是轉(zhuǎn)換對象要通俗易懂，不能越轉(zhuǎn)越深奧D、對比法E、圖表法為了使信息發(fā)揮最大效益，注意：（1）要多樣化（2）要把好文印關(guān)①文字上不能出差錯，要形成制度②把好印刷關(guān)?4、編制是對信息進行有序化處理，是信息整26二、信息的儲存指秘書、秘書部門把已使用過或尚未使用的信息作為資料入庫儲存起來。儲存的目的是供以后使用。1、分類學(xué)科分類法、主題分類法2、著錄A、名稱項B、著者項C、出版項D、稽核項E、附注項F、提要項G、業(yè)務(wù)注記3、建立儲存檢索系統(tǒng)4、保管?二、信息的儲存指秘書、秘書部門把已使用過27三、信息的傳遞1、基本要求“多、快、好、省”2、信息資料傳遞的基本方式A、單向傳遞B、相向傳遞C、反饋傳遞

特點：所傳遞的信息內(nèi)容具有較強的針對性，利用率高3、我國具體的信息傳遞途經(jīng)A、郵路傳遞B、電信傳遞C、新聞傳遞D、面授或直接送達?三、信息的傳遞1、基本要求?28作業(yè)：1、什么是信息資料？2、什么是信息處理？它包括哪幾個部分？3、信息的整理有哪四道程序？4、什么是信息資料的儲存？科學(xué)儲存信息資料的主要工作有哪些？5、簡要說明著錄七項內(nèi)容。6、信息資料的傳遞基本要求是什么？基本方式有哪些？有哪些常用途經(jīng)？?作業(yè)：1、什么是信息資料？?29踏實，奮斗，堅持，專業(yè)，努力成就未來。11月-2211月-22Monday,November7,2022弄虛作假要不得，踏實肯干第一名。02:19:1702:19:1702:1911/7/20222:19:17AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。11月-2202:19:1702:19Nov-2207-Nov-22重于泰山，輕于鴻毛。02:19:1702:19:1702:19Monday,November7,2022不可麻痹大意，要防微杜漸。11月-2211月-2202:19:1702:19:17November7,2022加強自身建設(shè)，增強個人的休養(yǎng)。2022年11月7日2:19上午11月-2211月-22追求卓越，讓自己更好，向上而生。07十一月20222:19:17上午02:19:1711月-22嚴(yán)格把控質(zhì)量關(guān)，讓生產(chǎn)更加有保障。十一月222:19上午11月-2202:19November7,2022重規(guī)矩，嚴(yán)要求，少危險。2022/11/72:19:1702:19:1707November2022好的事情馬上就會到來，一切都是最好的安排。2:19:17上午2:19上午02:19:1711月-22每天都是美好的一天，新的一天開啟。11月-2211月-2202:1902:19:1702:19:17Nov-22務(wù)實，奮斗，成就，成功。2022/11/72:19:17Monday,November7,2022抓住每一次機會不能輕易流失，這樣我們才能真正強大。11月-222022/11/72:19:1711月-22謝謝大家！踏實，奮斗，堅持，專業(yè)，努力成就未來。11月-2211月-230第三章信息與秘書工作?第三章信息與秘書工作?31第一節(jié)信息及其在秘書工作中的作用?第一節(jié)信息及其在秘書工作中的作用?32各級領(lǐng)導(dǎo)的決策，愈來愈依賴于大量的信息收集和綜合處理，信息工作已成為秘書和秘書部門的一項十分重要的工作，信息工作對秘書活動具有舉足輕重的作用。一、信息的概念與特征1、信息的含義（1）信息是客觀世界中各種事物運動狀態(tài)的反映（2）信息又是事物之間相互聯(lián)系、相互作用的直接或間接的表征（3）信息是經(jīng)過傳遞再現(xiàn)客觀事物的狀態(tài)?各級領(lǐng)導(dǎo)的決策，愈來愈依賴于大量的信息收集和332、信息的分類（1）按信息源的性質(zhì)：自然信息、社會信息（政治信息、經(jīng)濟信息、文化信息、教育信息、軍事信息、科技信息、體育信息）（2）按信息的表現(xiàn)形式：語言信息、文字信息、數(shù)據(jù)信息、圖像信息（3）按信息來源的方向：橫向信息、縱向信息或外部信息、內(nèi)部信息（4）按信息的穩(wěn)定狀態(tài)：靜態(tài)信息、動態(tài)信息（5）按信息存在或作用時間：長時信息、短時信息就一般秘書部門來說，通常習(xí)慣將信息分為：綜合信息、專題信息、固定信息、流動信息、基本信息、派生信息、客觀信息、特殊信息?2、信息的分類（1）按信息源的性質(zhì)：自然信息、社會信息（政治343、信息的主要特征開發(fā)性、共享性、無限性、時效性二、現(xiàn)代社會信息工作的基本特征1、信息載體多樣化現(xiàn)代社會記錄和儲存信息的載體，一方面向多樣化發(fā)展，另一方面日趨縮微化2、信息傳遞迅速化3、信息社會化、全球化?3、信息的主要特征開發(fā)性、共享性、無限性、時效性?35三、信息工作在秘書活動中的作用1、輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必須依靠信息信息是決策的依據(jù)，是決策的必要條件，沒有信息，就沒有科學(xué)決策。進行預(yù)測和確定目標(biāo)、擬定決策方案、決策方案的選優(yōu)、決策方案的實施、修正等，其客觀依據(jù)都是信息。2、起草文件必須依靠信息秘書撰擬公文，就是運用信息為機關(guān)服務(wù)3、信訪咨詢工作需要依靠信息4、做好日常管理工作必須依靠信息?三、信息工作在秘書活動中的作用1、輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策必須依靠信36學(xué)會“聽話”

王菲，現(xiàn)擔(dān)任北京華達公司總經(jīng)理秘書。周末了，她的好朋友李芳來找她玩?！按舐蓭煟罱秩ツ睦镲L(fēng)光了？”一落座，王菲便給李芳開了個玩笑?！笆裁达L(fēng)光啊，我剛從廣州回來，鑫銀公司現(xiàn)在的員工和公司管理層正在鬧矛盾呢，他們讓我去做他們的法律顧問。這趟累死我了。”“為什么呢？”王菲似乎對這個問題很感興趣?！耙矝]什么大事，就是員工認(rèn)為公司沒有說明任何原因就要裁掉他們，感覺被公司騙了，揚言要告上法庭。唉，都是金融危機惹的禍！”李芳漫不經(jīng)心的回答。“噢，不過有你這大律師出馬，還有解不開的問題么？”等送走李芳，王菲立刻忙了起來，原來華達公司與廣州鑫銀公司一直有大筆業(yè)務(wù)往來，王秘書從李芳的口中發(fā)現(xiàn)了不祥的預(yù)兆。于是，她馬上上網(wǎng)搜索查詢了關(guān)于這一事件的更為詳盡的資料，確認(rèn)無誤后，立即將這個消息報告給了總經(jīng)理?？偨?jīng)理很重視，馬上派出周副總帶人過去實地查看，發(fā)現(xiàn)鑫銀公司實際上已經(jīng)資不抵債，大幅裁員也可能只是權(quán)宜之計，最終難逃破產(chǎn)命運。據(jù)此，總經(jīng)理決定停止向鑫銀公司繼續(xù)發(fā)貨，以免收不回貨款，造成巨大損失。果然，過了兩個月，鑫銀公司申請破產(chǎn)。王秘書發(fā)現(xiàn)的這個信息，讓公司避免了巨大的損失，總經(jīng)理專門召開表彰大會，號召公司的全體員工向王秘書學(xué)習(xí)。?學(xué)會“聽話”王菲，現(xiàn)擔(dān)任北京華達公37寫總結(jié)的秘訣18/14

某處辦公室秘書郝蘭，這幾天一直愁眉不展，走路也是一副冥思苦想的樣子。原來，處里年底要召開總結(jié)會，處長要郝蘭為他寫一份工作總結(jié)。郝秘書知道總結(jié)很難寫，要總結(jié)出成績和經(jīng)驗，也要指出問題和教訓(xùn)，還要指出努力和改進方向，要寫出深度。以前，年終總結(jié)一般都是汪秘書寫的，汪秘書寫得不錯，每次都得到處長的表揚。今年處長有意鍛煉新人，就把這個在全處露臉的光榮差事交給了她。郝秘書這幾天已經(jīng)寫了好幾稿了，在電腦上寫了刪，刪了寫，總覺得稿子寫得沒有深度，要么像一本流水賬，要么像蜻蜓點水，思路也不大清楚。連自己都覺得不滿意，怎么能交給處長呢？肯定要挨批評。郝秘書只好去找汪秘書取經(jīng)，郝秘書說：“汪姐，您得幫幫我，您總結(jié)寫得那么好，是不是有什么秘訣？我怎么也寫不好，沒法跟處長交差??！”汪秘書笑道：“你不是秘書專業(yè)畢業(yè)的高材生么？怎么天下還有難倒我們郝大秘書的事？”郝秘書說：“我都急死了，您還有心開玩笑。其實，總結(jié)?寫總結(jié)的秘訣18/14某處辦公室秘書郝蘭38應(yīng)該包括的內(nèi)容、慣用的格式，我都清楚，但不知道為什么，就是寫不出要深度的東西來?！蓖裘貢掌鹦θ?，很正經(jīng)的拿出一個小本子，放在郝秘書的手上說：“秘訣都在這里?！焙旅貢蜷_一看，小本子里記錄的都是這一年里發(fā)生的大事，有好事，有壞事，有詳細的事情經(jīng)過，也有數(shù)據(jù)，有的地方還有汪秘書自己的感受，內(nèi)容非常豐富。郝秘書明白了，之所以她寫的文章沒有深度，像流水賬，像蜻蜓點水，就是她缺少典型、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和事例。郝秘書高興的說：“這小本子真是個好寶貝。汪姐，謝謝您，您真有心，怪不得您的總結(jié)寫得那么好，看來我向您學(xué)習(xí)的地方還多著呢！我現(xiàn)在馬上回去寫，寫完了請您給我指點一下行嗎?送佛送到西嘛！”郝秘書耍賴般地說完，就回去寫了。

在汪秘書的指點和幫助下，郝秘書又在其他同事朋友那里收集了各個部門的年度工作情況，對總結(jié)所需要的數(shù)據(jù)信息作了進一步的充實和完善，最終寫出了一篇格式規(guī)范、內(nèi)容充實、條理清晰、思想深刻的總結(jié)，得到了處長的好評，并鼓勵她繼續(xù)努力。郝秘書心想：是得好好努力，自己要學(xué)的東西多著呢！

利用所學(xué)信息的知識分析此案例，你從中受到了什么啟示？?應(yīng)該包括的內(nèi)容、慣用的格式，我都清楚，但不知道為什么39作業(yè)：1、什么是信息？信息的類別有哪些？2、信息具有哪些基本特征？3、現(xiàn)代社會信息工作基本特征有哪些？4、信息載體的發(fā)展趨勢是怎樣的？5、信息工作在秘書活動中有哪些作用？?作業(yè)：1、什么是信息？信息的類別有哪些？?40第二節(jié)秘書信息工作的特點、原則和要求?第二節(jié)秘書信息工作的特點、原則和要求?41一、秘書信息工作的特點1、針對性信息作為一種資源，具有使用價值，即有用性（1）結(jié)合業(yè)務(wù)，即注意信息工作的專業(yè)性（2）圍繞中心，即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進行（3）針對問題，即按領(lǐng)導(dǎo)的指示、意圖，進行專題調(diào)查，這是秘書部門的一項經(jīng)常性工作2、綜合性領(lǐng)導(dǎo)決策，大都需要帶有全局性或綜合性的信息，而且領(lǐng)導(dǎo)層次越高，對信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。3、時效性及時性：強調(diào)信息要保持新鮮度適時性：講究提供信息要選擇最佳時機4、經(jīng)常性?一、秘書信息工作的特點1、針對性?42二、秘書信息工作的原則1、追蹤原則2、超前原則3、選優(yōu)原則三、秘書信息工作的基本要求1、準(zhǔn)確即信息的內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤，真實可靠。準(zhǔn)確是信息的生命，是信息的全部意義所在，是信息工作的靈魂。2、及時即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時迅速，講究時效3、全面即信息的收集和處理要注意廣泛性，真實地反映事物各方面的情況。4、適用（1）要服務(wù)于中心工作（2）要根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和不同領(lǐng)導(dǎo)人的不同要求提供信息（3）要特別注意，只要是新發(fā)生的帶有重要動向性、傾向性、苗頭性、政策性、突發(fā)性的問題?二、秘書信息工作的原則1、追蹤原則2、超前原則43作業(yè)：1、秘書信息工作有何特點、原則和基本要求？2、秘書信息工作的針對性包括哪幾方面內(nèi)容？3、秘書信息工作要做到“適用”這項要求，其具體內(nèi)容包括哪幾方面？?作業(yè)：1、秘書信息工作有何特點、原則和基本要求？?44第三節(jié)信息的收集?第三節(jié)信息的收集?45一、信息收集的內(nèi)容信息收集十分廣泛，既有綜合性的，也有技術(shù)業(yè)務(wù)性的。1、系統(tǒng)內(nèi)信息：機關(guān)單位所管轄和隸屬系統(tǒng)內(nèi)的信息它是機關(guān)單位進行宏觀控制、調(diào)整和制定決策，以取得最佳效果和實現(xiàn)既定目標(biāo)的依據(jù)2、上級信息：上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)下達的信息，是各級機關(guān)工作的依據(jù)3、平行信息：不相隸屬的機關(guān)單位的相關(guān)信息4、社會信息：社會上具有普遍性、傾向性的信息5、歷史信息：與本單位的工作和主管業(yè)務(wù)有關(guān)的一切歷史檔案資料6、國際信息：來自國際社會的信息?一、信息收集的內(nèi)容信息收集十分廣泛，既有46二、信息收集的渠道1、根據(jù)獲取信息的方式（1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道

特點：全方位、多層次、多渠道、多觸角、及時靈便，可以廣泛收集最新的信息（2）行政組織渠道（3）科研渠道（4）社會團體渠道（5）調(diào)查渠道：是主動收集信息的重要方法（6）媒體渠道：通過各種印刷品取得信息的渠道2、根據(jù)獲取信息的來源（1）外部渠道（2）內(nèi)部渠道總之，秘書人員要有信息意識，要主動收集，注意積累，做收集信息的有心人。?二、信息收集的渠道1、根據(jù)獲取信息的方式?47三、信息收集的方法1、觀察法——最基本的方法

類型：參與觀察和非參與觀察有結(jié)構(gòu)的觀察和無結(jié)構(gòu)的觀察自然狀態(tài)中的觀察和人為情景中的觀察

最顯著的特點：所獲信息具有直接性2、問卷法分為自填問卷和訪問問卷優(yōu)點：節(jié)省時間、經(jīng)費和人力，有利于收集真實的信息，所得的信息資料便于定量處理和分析，可以避免信息收集者的主觀偏見，減少人為的誤差。缺點：回收率難以保證，被調(diào)查者必須具有一定的文化及相關(guān)知識水平才能作答。?三、信息收集的方法1、觀察法——最基本的方法?483.閱讀法、收聽法4、詢訪法（1）根據(jù)采用的方式及手段分為：面談詢訪、電話詢訪、書面詢訪（2）根據(jù)詢訪有無固定格式與意圖的顯隱性情況分為A、有固定的詢訪格式，意圖公開B、有固定的詢訪格式，意圖不公開C、無有固定的詢訪格式，意圖公開D、無有固定的詢訪格式，意圖不公開5、索取法

通過發(fā)函發(fā)電、打電話及派人向有關(guān)單位無償索取信息或向信息單位有償購買信息?3.閱讀法、收聽法4、詢訪法?496、網(wǎng)絡(luò)法通過上網(wǎng)，一方面可以更好的宣傳自己，另一方面可以更及時全面地獲取各種信息。7、量表法

適用：較精確地調(diào)查人們的主觀態(tài)度和潛在特征，可間接測量人們對某些問題的看法。分類：按內(nèi)容分：態(tài)度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等按作用分：調(diào)查量表、測驗量表8、交換法一般是限制發(fā)行或內(nèi)部發(fā)行的印刷、聲像材料９.檢索法手工檢索和計算機檢索二次文獻檢索法：目錄、索引、文摘三次文獻檢索法：年鑒、手冊、百科全書

?6、網(wǎng)絡(luò)法通過上網(wǎng)，一方面可以更好的宣傳自己50作業(yè)：1、信息收集的內(nèi)容和渠道分別是什么？2、信息收集的方式有哪幾種？除本文所述之外，還有哪些方式？3、問卷法收集信息的優(yōu)缺點是什么？4、詢訪法的形式有哪些？?作業(yè)：1、信息收集的內(nèi)容和渠道分別是什么？?51第四節(jié)信息的處理?第四節(jié)信息的處理?52信息的處理就是對獲取的各種信息進行加工、分析、綜合、歸類、過濾，從中獲取有用的情況、數(shù)據(jù)，進而提煉出新的思想、理論，用以指導(dǎo)工作實踐的全過程。信息的處理包括信息的整理加工、儲存、傳遞三部分。一、信息的整理加工

是整個信息工作的核心信息的整理加工——對收集到的原始信息在數(shù)量上加以濃縮，質(zhì)量上加以提高，在形式上加以變化，使之便于儲存和傳遞，即去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里的改造制作過程。信息整理加工的產(chǎn)物是信息資料。四道程序：篩選、校核、加工、編制?信息的處理就是對獲取的各種信息進行加工、分析531、篩選基本任務(wù)：剔除無用的或用處不大的，只允許有用的通過要求：符合“實、新、精、準(zhǔn)”2、校核篩選是過粗篩子，把有用的信息挑選出來，校核是過細篩子，把“有用”的水分?jǐn)D干。方法：（1）分析法長處：一般不需要借助于其他手段，僅從原始信息本身就能發(fā)現(xiàn)某些差錯（2）核對法

關(guān)鍵是要掌握直接的、最新的權(quán)威性材料（3）調(diào)查法花費的人力和時間較多，一般只對重要的原始信息進行現(xiàn)場調(diào)查鑒別?1、篩選基本任務(wù)：剔除無用的或用處不大的，只允許有用的通過?543、加工是對信息的創(chuàng)造性整理階段（1）充實內(nèi)容常用縱深法進行此類信息的加工（2）綜合分析常用歸納法進行此類信息的加工（3）提出意見這既是信息整理工作中的重要一環(huán)，也是秘書信息工作與其它部門信息工作的顯著區(qū)別之一。（4）修飾潤色常用濃縮法進行此類信息的加工

?3、加工是對信息的創(chuàng)造性整理階段?554、編制是對信息進行有序化處理，是信息整理的最后階段，其質(zhì)量如何，直接影響到信息作用的發(fā)揮。方法：A、縱深法B、歸納法C、轉(zhuǎn)換法

注意：一要找出合適的轉(zhuǎn)換對象，轉(zhuǎn)換對象之間要有可比性二是轉(zhuǎn)換對象要通俗易懂