以目標(biāo)角色為視角拆解OA流程引擎

以目標(biāo)角色為視角拆解OA流程引擎在數(shù)字化浪潮下，很多企業(yè)的審批流程已經(jīng)從紙質(zhì)審批、郵件審批轉(zhuǎn)變成線上表單審批。對于企業(yè)而言，如果從0到1開發(fā)審批流程，那么不僅在初期開發(fā)還是后續(xù)的運維上，將會投入較高的成本。流程引擎的價值在于此：無需代碼開發(fā)，僅通過拖拉拽的方式，即可配置出適合企業(yè)業(yè)務(wù)需要的審批流程。一般在協(xié)同辦公平臺中都會內(nèi)置流程引擎模塊，比如釘釘、企業(yè)微信、飛書、泛微、藍凌等，當(dāng)然了，也有企業(yè)選擇自行開發(fā)OA審批流程引擎系統(tǒng)。本文從流程引擎的目標(biāo)角色視角拆解流程引擎如何設(shè)計。一、發(fā)起人角色分析：發(fā)起人希望快速方便填寫表單發(fā)起流程，且流程可順暢完成審批。流程引擎可以從以下幾個維度來滿足發(fā)起人的需求。發(fā)起人在審批階段關(guān)注：1）集中發(fā)起流程入口常見的行政類、考勤類、財務(wù)類等，集中放在OA系統(tǒng)的發(fā)起頁面中，方便員工快速找到流程入口。2）提供web端和移動端例如把審批流程的發(fā)起入口放在企業(yè)微信工作臺中，方便用戶隨時隨地發(fā)起申請。（截圖來自企業(yè)微信）3）填寫提醒企業(yè)內(nèi)部有些流程是需要員工定時發(fā)起的，該場景下，需要系統(tǒng)可消息提醒員工，并附上發(fā)起鏈接。比如：在做年度績效回顧時，需要員工在12月的第一周提交年度績效表單員工需要在月底及時提交補卡申請等4）填寫UI和交互友好①填寫內(nèi)容盡量少需要從業(yè)務(wù)角度出發(fā)精簡需要填寫的字段。自動賦值內(nèi)容，可從業(yè)務(wù)系統(tǒng)帶出，可關(guān)聯(lián)帶出，可自動計算。比如請假流程中可從HCM系統(tǒng)中帶出員工的可調(diào)休小時，可根據(jù)員工選擇的小時數(shù)，自動扣減。（截圖來自企業(yè)微信）②如果填寫內(nèi)容無法再精簡，則需要從展示方式進行考慮比如分類、分頁、分步驟填寫。在復(fù)雜字段填寫需要有指引，在有規(guī)則的字段中內(nèi)置校驗。比如手機號填寫可內(nèi)置校驗格式。③支持保存草稿有時候用戶并不能一次性就可完成表單的填寫或者是斷網(wǎng)等環(huán)節(jié)因素，需要有草稿功能將已填寫內(nèi)容進行保存。④批量發(fā)起比如企業(yè)中有些申請流程只開放給HR運作崗位代理員工定期批量發(fā)起。發(fā)起人在流程審批階段希望：5）允許催辦6）允許撤回需要修改已填寫的表單，可通過撤回功能進行撤回修改。7）對審批過程感知可查看流程的審批進度及后續(xù)的審批環(huán)節(jié)，關(guān)鍵節(jié)點和審批結(jié)束后可提醒發(fā)起人。二、審批人角色分析：審批人希望可集中高效處理待審批的流程?？梢詮囊韵聨讉€方面進行設(shè)計來滿足審批人的需求：1）統(tǒng)一待辦入口將所有的審批流程集中在一個待辦列表中，方便審批人集中審批。具體來說有兩種設(shè)計框架。業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起—OA審批—結(jié)果回傳/訂閱狀態(tài)變化回調(diào)通知，獲取審批狀態(tài)和數(shù)據(jù)OA發(fā)起和審批—結(jié)果回傳/訂閱狀態(tài)變化回調(diào)通知，獲取審批狀態(tài)和數(shù)據(jù)2）web端和移動端審批隨時隨地完成審批。3）待辦提醒一般要求流程可實時提醒審批人進行審批。4）匯總待辦定時提醒對于實時性要求不高的流程，審批人不希望經(jīng)常被打擾，這種情況下匯總待辦定時提醒就比較友好。5）批量審批對于關(guān)注度較低以及不需要審批人填寫內(nèi)容的審批，可提供批量審批的方式，方便審批人快速完成審批。6）快速找到需要審批的流程比如提供篩選和模糊搜索功能，幫助審批人快速找到目標(biāo)流程。7）可標(biāo)記重點待辦，支持篩選幫助審批人區(qū)分待辦。當(dāng)下流程在審批處理中暫時無法處理，審批人可對流程打標(biāo)記，方便后續(xù)快速找到流程并繼續(xù)審批處理。8）表單內(nèi)容需要審批人關(guān)注的內(nèi)容重點突出三、抄送人角色分析：抄送人希望可了解到相關(guān)審批流程，支持日常查詢即可?？梢詮囊韵聨讉€方面進行設(shè)計來滿足抄送人的需求，與審批人類似，也相對比較簡單。web端和移動端查看快速找到目標(biāo)流程可標(biāo)記重點流程知會，支持篩選總結(jié)：以上三個角色均為流程引擎的前臺角色?，F(xiàn)有的審批流程模塊提供的功能，基本上覆蓋了以上的所列出的內(nèi)容，比較成熟。有些產(chǎn)品仍在深挖可提升用戶體驗的環(huán)節(jié)，比如集成OCR能力實現(xiàn)自動獲取發(fā)票內(nèi)容，提高報銷申請的填寫效率等等。四、流程管理員角色分析：流程管理員負責(zé)流程的配置以及日常運維。訴求相對比較多：1）希望可高效配置和調(diào)整流程為此，流程引擎可以這樣來設(shè)計：①流程版本控制：流程版本更新不影響之前已經(jīng)發(fā)起的流程審批，一個流程可開啟任意一個版本。②可復(fù)制流程：可復(fù)制已存在的流程進行修改。③可以導(dǎo)出和導(dǎo)入流程配置。④可以按照某種語言標(biāo)簽進行配置。除了拖拉拽的方式配置流程之外，還可以提供按照代碼格式編寫的方式來配置流程。便于批量修改流程節(jié)點。比如一個流程中有10個分支，里面都有HR審批節(jié)點，需要批量修改節(jié)點的名稱。按照目前可視化的配置方式，需要替換10次。如果有代碼方式配置，只需要操作一次替換即可。目前這種方式在流程引擎中還沒有成型的產(chǎn)品。如果實現(xiàn)出來，就可以給流程管理員提供很多便利。⑤可快速替換角色成員。可以根據(jù)找到張三所在角色清單，并勾選其中的某些角色將張三替換成李四。2）希望可以快速測試流程是否符合需求為此，流程引擎可以這樣來設(shè)計：①可模擬測試。②可支持UAT到正式服的配置導(dǎo)入。3）同一個流程，可配置多個管理員，管理員操作具備操作日志4）可對流程數(shù)據(jù)進行管理，比如批量作廢/退回/歸檔流程（截圖來自泛微）5）流程數(shù)據(jù)可導(dǎo)出，滿足數(shù)據(jù)分析需要五、企業(yè)內(nèi)控角色分析：企業(yè)內(nèi)控對企業(yè)內(nèi)部審批流程的合規(guī)性負責(zé)。當(dāng)然該角色也關(guān)注流程使用的便捷性。1）限制用戶提交次數(shù)和頻率（截圖來自道一）2）統(tǒng)一審批入口這一點和審批人的訴求相同。站在企業(yè)的角度，兩種設(shè)計框架中都需要采用低代碼/0代碼完成與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，以降低開發(fā)成本。3）多種審批方式以滿足合規(guī)要求①多種方式選擇審批人（截圖來自企業(yè)微信）②多種審批方式會簽、或簽、加簽、順序簽署、自動審批。關(guān)于自動審批，企業(yè)微信的審批流程設(shè)置中，可設(shè)置：（截圖來自企業(yè)微信）自動跳過：①審批人為空。②表單內(nèi)容滿足一定條件；招聘需求申請中，如果申請的HC是審批人，則需要自動跳過審批人之前的審批節(jié)點。③相鄰兩個節(jié)點的審批人相同且兩個節(jié)點有一個不需要編輯內(nèi)容。4）多種審批路徑支持串行/并行/分支/匯總審批路徑設(shè)置。5）流程繼承發(fā)起人/審批人/管理員可以把審批人的待辦審批交接給繼任者，確保流程審批完整，避免因為發(fā)起人/審批人離職導(dǎo)致的審批流程中斷或者無人認領(lǐng)的情況。最好能與人員的離職業(yè)務(wù)流程進行關(guān)聯(lián)，作為離職交接必須校驗的內(nèi)容。6）流程流轉(zhuǎn)異常處理當(dāng)流程流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)審批人離職或者審批節(jié)點為空的情況，支持處理，以確保流程繼續(xù)流轉(zhuǎn)。自動通過提醒用戶聯(lián)系流程管理員和內(nèi)控轉(zhuǎn)交給指定人處理（截圖來企業(yè)微信）7）流程引擎能引用業(yè)務(wù)系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)源比如項目報銷流程，需要選擇項目，項目名稱需引用項目管理系統(tǒng)的作為數(shù)據(jù)源。這樣做有兩點好處：業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不會出現(xiàn)多處維護的窘境業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)唯一流程引擎在表單組件中，需支持數(shù)據(jù)源配置，減少代碼開發(fā)。8）審批效率提升定時提醒發(fā)起，實時