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文檔簡介

Word———會議接待方案關(guān)于會議接待方案

會議接待方案

XXXX有限公司:

依據(jù)貴公司要求,我司為貴公司此次會議設(shè)計了如下會議方案,若有何疑問,請準時與我公司聯(lián)系,再做詳細協(xié)商。

一、會議日程支配

XX月X日:機場接機,報到,入住酒店

我公司派專車至機場,接來自各地的貴公司參會人員,送至酒店,支配參會人員報到,支配參會人員入住酒店休息。

X月X日~X月X日:會議召開

支配參會人員前往會議場地參與會議,我公司派專人幫助會務(wù)組做好會議中各方面的協(xié)調(diào)工作,以及各種突發(fā)大事的處理。

X月X日~X月X日:會議旅游考察,結(jié)束會議

優(yōu)待價格支配參會代表的會后旅游考察工作和離開河南的票務(wù)、接送工作。

二、整體會務(wù)服務(wù):

1、會議整體策劃、設(shè)計。

2、全程會議操作、跟蹤。

3、會后總結(jié)、會后整體支配。

三、服務(wù)流程:

(一)會前預(yù)備

1、實地考查

會議召開前,我公司派專人伴隨考查團實地考查我公司供應(yīng)推舉的會場、入住的酒店、就餐餐廳、旅游線路。在考查過程中,雙方就會議支配方面的細節(jié)做進一步的協(xié)商,敲定會議最終方案。

2、會場布置會議召開前一周內(nèi),貴公司派會務(wù)組至河南詳細城市,我公司派專人協(xié)作會務(wù)組與會場供應(yīng)方就會場布置方面進行詳細設(shè)計支配,會議召開前

一天將會場按會議要求布置妥當。

3、會議設(shè)施

在會議召開前,我公司根據(jù)貴公司的要求,就會議所需設(shè)施進行制作、租用、支配。如:平面立體、AV設(shè)計、代表證制作、接機牌、車牌、車貼,貴賓鮮花花環(huán)、酒店外景空飄、彩虹門、刀旗、燈籠立柱、橫幅、汽球編花、鮮花墻、禮儀、接待臺、接待臺卡、專業(yè)桁架(平面、立體)、特裝搭建(舞臺、背景板、展臺、會議日程展架、易拉保、各種指示牌及通聯(lián)對講機等。

4、參會人員報到

參會人員到達之前,我公司協(xié)作會務(wù)組支配布置參會人員入住的酒店大堂內(nèi)的會議報到。

5、會議召開

我公司派專業(yè)會務(wù)人員協(xié)作會務(wù)組進行詳細的會議操作。

6、票務(wù)信息供應(yīng)

準時精確供應(yīng)機票、火車票信息,同時可以代訂飛機票。

(二)會中服務(wù):

1、供應(yīng)專業(yè)外語翻譯,攝像,禮儀公關(guān)和文秘服務(wù)。

2、供應(yīng)閱歷豐富的接待人員全天幫助會務(wù)工作,(包括辦理代表簽到、接待、資料整理分發(fā)、分房、展臺規(guī)劃及會場布置等工作)。

3、會議期間可為VIP客人供應(yīng)特別照看和服務(wù)。

4、向參會人員供應(yīng)全市范圍內(nèi)機場、火車站接送服務(wù)。

5、供應(yīng)會議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調(diào)服務(wù),(如:打印、復(fù)印會議相應(yīng)資料,供應(yīng)房間鮮花、水果,攝影等),代辦會展用品的航空、鐵路托運和河南土特產(chǎn)及會議禮品。

(三)會后總結(jié):

1、優(yōu)待價格支配參會代表的會后旅游考察工作。

2、幫助會議人員處理睬后事宜,進行會議期間的工作總結(jié)。

四、附錄

(一)酒店信息

(二)旅游線路

(三)景區(qū)信息

(四)會議餐飲

(五)會議用車

(六)詳細報價(一團一議)

大型會議接待方案

(一)會議接待方案的含義

會議接待方案是指支配與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及詳細事務(wù)的文案,屬于會議專題策劃方案,可以包含在會議總體方案中,也可以單獨擬寫,作為會議總體方案的附件。

(二)會議接待方案的基本內(nèi)容

1、接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多,包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、一般觀眾以及媒體記者等等,有以政府代表團名義來訪的,也有聯(lián)合組團參與的,還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案肯定要寫清晰詳細的對象。同時還要簡要說明為何接待,即接待的`緣由、目的和意義。

2、接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當依據(jù)會議目標和會議領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)對接待工作的要求以及參與對象的詳細狀況確定。

3、接待規(guī)格。包括迎接、宴請、探望、伴隨、送別參與對象時,主辦方出面的人員的身份,以及主辦方支配的食宿標準等。

4、接待內(nèi)容。包括接站、食宿支配、歡迎儀式、宴請、探望、翻譯服務(wù)、文藝款待、參觀巡游、聯(lián)歡消遣、票務(wù)、返離送別等方面。

5、接待日程。寫明各項接待活動的日程支配。

6、接待責任。寫明各項接待工作的責任部門及人員的詳細職責。如大型會議活動可設(shè)置報到組、觀光組、票務(wù)組等工作小組,分別負責與會者的接站、報到、簽到、觀光旅游、返離時的票務(wù)聯(lián)系等工作。

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