餐飲企業(yè)供應(yīng)中心采購(gòu)管理制度

餐飲企業(yè)供應(yīng)中心采購(gòu)管理制度一、統(tǒng)一采購(gòu)的物資品種（1）運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)的各種原材料及員工福利用物資。員工福利物資參照流程五。（2）運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)的設(shè)備設(shè)施，裝飾裝修更新所用的材料。（新開直營(yíng)店的設(shè)備設(shè)施、裝飾材料由設(shè)計(jì)單位提供用料用材明細(xì)，交由負(fù)責(zé)工程的崗位統(tǒng)一采購(gòu)）。（3）運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)所需工具、用具、器皿餐具（參照流程一），桌椅、備餐柜等，以及低值易耗用品。（4）外協(xié)加工定做的物資，如工裝、菜單、文化用品等。（5）公司機(jī)關(guān)的各種辦公用品及設(shè)備。所有的采購(gòu)必須有二家及以上的可選供應(yīng)商，供應(yīng)商檔案必須定期梳理并報(bào)財(cái)務(wù)核算部備案。二、統(tǒng)一采購(gòu)的工作流程根據(jù)物資來源渠道不同分為以下幾種情況：否物配部負(fù)責(zé)人采購(gòu)業(yè)務(wù)副總簽批審核否物配部負(fù)責(zé)人采購(gòu)業(yè)務(wù)副總簽批審核財(cái)務(wù)部報(bào)賬采購(gòu)流程為：說明：物配部保管需要時(shí)常檢查物資庫(kù)存量，達(dá)到最低庫(kù)存量時(shí)要及時(shí)申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，如因個(gè)人疏忽造成斷貨情況要承擔(dān)嚴(yán)重過失責(zé)任；物配部經(jīng)理根據(jù)酒店出納申報(bào)物資計(jì)劃安排采購(gòu)；采購(gòu)到貨后保管驗(yàn)收入庫(kù)；物配部經(jīng)理憑物配保管驗(yàn)收貨物的入庫(kù)單、供貨商發(fā)票經(jīng)供應(yīng)總監(jiān)審核簽字后到財(cái)務(wù)部報(bào)銷；采購(gòu)的原材料要及時(shí)到財(cái)務(wù)報(bào)銷（保管驗(yàn)貨后2天之內(nèi)），如確有意外不能及時(shí)報(bào)賬，要將本次進(jìn)貨原材料的價(jià)格首先告知財(cái)務(wù)部，以便財(cái)務(wù)根據(jù)進(jìn)價(jià)的變動(dòng)調(diào)整售價(jià)，如因個(gè)人疏忽未及時(shí)通知財(cái)務(wù)造成低價(jià)或賠本銷售物資，要承擔(dān)低于正常銷售價(jià)格差價(jià)的責(zé)任；供應(yīng)總監(jiān)要不定期對(duì)考察市場(chǎng)，以監(jiān)督下屬采購(gòu)物資的價(jià)格有無異常采購(gòu)報(bào)銷的票據(jù)上要留有供貨商地址、電話、門牌號(hào)、原材料品牌。備注：6、7項(xiàng)相關(guān)責(zé)任人如沒按要求去做要承擔(dān)一般過失責(zé)任；（流程二）物配部需大批量全年一次或分批次購(gòu)進(jìn)的特殊原材料物資（比如羊肉、菌類）的采購(gòu)流程：說明：業(yè)務(wù)副總預(yù)先申報(bào)計(jì)劃（計(jì)劃要寫明數(shù)量、單價(jià)、金額），經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可按采購(gòu)流程采購(gòu)報(bào)銷；總經(jīng)理負(fù)責(zé)派專人不定期進(jìn)行調(diào)查市場(chǎng)（根據(jù)季節(jié)或批次進(jìn)行考察市場(chǎng)，比如8、9月份考察羊肉等）。（流程三）酒店分散購(gòu)進(jìn)，由供貨商送貨上門，按月集中結(jié)算的原材料采購(gòu)流程：否否酒店廚師長(zhǎng)根據(jù)存貨量大小申購(gòu)原料品種、數(shù)量供貨商到財(cái)務(wù)結(jié)賬（每月23號(hào)結(jié)帳）說明：（1）當(dāng)天晚上畢餐后由廚師長(zhǎng)匯總各崗位預(yù)計(jì)的第二天所需要的原材料的品種、數(shù)量（書面留存），然后由保管電話通知各供貨商送貨。（2）第二天上午10點(diǎn)左右供貨商按要求送貨，保管、廚師長(zhǎng)根據(jù)所報(bào)計(jì)劃驗(yàn)收（保管負(fù)責(zé)數(shù)量、廚師長(zhǎng)負(fù)責(zé)質(zhì)量和價(jià)格），保管、廚師長(zhǎng)同時(shí)在合格的原材料原始單據(jù)上簽字，不合格退貨并繼續(xù)采購(gòu)合格貨源。每10天由保管匯總月結(jié)單據(jù)并由酒店經(jīng)理審核無誤后簽字傳到財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)匯總，于每月23號(hào)為集中結(jié)賬日。（流程四）酒店由物配部倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)供應(yīng)的原材料流程：物配部配貨財(cái)務(wù)月末集中酒店廚師長(zhǎng)、保管驗(yàn)收否否說明：（1）當(dāng)天晚上畢餐后由廚師長(zhǎng)匯總各崗位預(yù)計(jì)的第二天所需要的原材料的品種、數(shù)量并書面留存，然后由保管發(fā)傳真到物配部。（2）第二天物配部按所報(bào)計(jì)劃送貨，保管、廚師長(zhǎng)按程序驗(yàn)貨（保管負(fù)責(zé)數(shù)量、廚師長(zhǎng)負(fù)責(zé)質(zhì)量），不合格的退回，物配部負(fù)責(zé)尋找合格貨源。酒店出納負(fù)責(zé)每10天將收貨單回執(zhí)傳到財(cái)務(wù)，由財(cái)務(wù)月末集中與各酒店進(jìn)行核算。（3）若酒店內(nèi)由于個(gè)人原因漏報(bào)、忘報(bào)的原材料需要物配部再次送貨的，每個(gè)店每月超過3次（從第四次開始），酒店經(jīng)理每一次承擔(dān)20元的運(yùn)輸費(fèi)用。（物配部負(fù)責(zé)監(jiān)督收繳運(yùn)費(fèi)條并月末一并報(bào)到財(cái)務(wù)部）（流程五）酒店需要由物配部采購(gòu)員在當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)上零星采購(gòu)的鮮活、肉、冷貨等原材料物資采購(gòu)流程：酒店廚師長(zhǎng)申報(bào)原材料品種、數(shù)量酒店廚師長(zhǎng)申報(bào)原材料品種、數(shù)量財(cái)務(wù)報(bào)銷物配部采購(gòu)酒店廚師長(zhǎng)、保管同時(shí)驗(yàn)收否是說明：（1）當(dāng)天晚上閉餐后由廚師長(zhǎng)匯總各崗位預(yù)計(jì)的第二天所需要的原材料的品種、數(shù)量并書面留存，然后由保管發(fā)傳真到物配部。（2）第二天物配部采購(gòu)員到市場(chǎng)進(jìn)行采購(gòu)，要貨比三家、討價(jià)還價(jià)，然后送到各酒店。（3）酒店出納、廚師長(zhǎng)按程序驗(yàn)貨，合格，同時(shí)在供貨商原始單據(jù)上簽字，物配部經(jīng)理審核后在現(xiàn)金支出單上簽字由采購(gòu)員到財(cái)務(wù)報(bào)銷（2天內(nèi)必須報(bào)賬）。（4）物配部經(jīng)理要定期詢價(jià)（每月3次）并定點(diǎn)定價(jià)由專門采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)。酒店出納申報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)報(bào)銷物配部采購(gòu)酒店出納申報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)報(bào)銷物配部采購(gòu)酒店出納驗(yàn)收否是說明：（1）每月固定兩次由各酒店出納將所需要的易耗品的品種、數(shù)量傳真到物配部（用規(guī)定表格），物配部進(jìn)行采購(gòu)，酒店出納驗(yàn)收合格后填寫入庫(kù)單并由酒店經(jīng)理、物配部經(jīng)理審核簽字后，物配部采購(gòu)員到公司財(cái)務(wù)報(bào)帳。（2）酒店經(jīng)理負(fù)責(zé)考察市場(chǎng)（每月1次）。（流程七）酒店維修物資采購(gòu)流程根據(jù)維修計(jì)劃，工程維修人員申請(qǐng)采購(gòu)材料根據(jù)維修計(jì)劃，工程維修人員申請(qǐng)采購(gòu)材料財(cái)務(wù)報(bào)銷酒店經(jīng)理派專人采購(gòu)工程維修人員驗(yàn)收否合格說明：（1）首先由酒店維修人員檢查發(fā)生故障的原因以及是否需要更換零件及更換何種質(zhì)量的零件，并提出要求，酒店經(jīng)理（權(quán)限500元以內(nèi)）派專人一同采購(gòu)，（初期不懂的情況下，可由工程部專業(yè)人員陪同一起采購(gòu)），酒店維修人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收質(zhì)量、價(jià)格并在供貨發(fā)票上簽字，酒店經(jīng)理審核簽字后由保管定期到財(cái)務(wù)報(bào)賬。（2）工程部負(fù)責(zé)人要定期考察酒店維修材料的價(jià)格、質(zhì)量（每月1次）。以上未按要求做的承擔(dān)一般過失責(zé)任。（流程八）酒店桌椅、備餐柜等采購(gòu)流程：酒店經(jīng)理申報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)銷酒店經(jīng)理負(fù)責(zé)驗(yàn)收物配部訂購(gòu)供應(yīng)總監(jiān)審批酒店經(jīng)理申報(bào)財(cái)務(wù)報(bào)銷酒店經(jīng)理負(fù)責(zé)驗(yàn)收物配部訂購(gòu)供應(yīng)總監(jiān)審批（流程九）采購(gòu)報(bào)銷流程：已經(jīng)有標(biāo)準(zhǔn)格式的文化物資：（有標(biāo)準(zhǔn)樣品，包括工裝）物配部保管申購(gòu)報(bào)貨公司大區(qū)域財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)物配部保管申購(gòu)報(bào)貨公司大區(qū)域財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)公司平面設(shè)計(jì)員供貨商（1）物配部酒店出納根據(jù)各種文化物資最低庫(kù)存量向平面設(shè)計(jì)員申報(bào)物資采購(gòu)量，平面設(shè)計(jì)員通知供貨商按計(jì)劃時(shí)間進(jìn)度制作并發(fā)貨到物配部，物配部保管按標(biāo)準(zhǔn)樣品驗(yàn)收入庫(kù)，如果無差異，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫采購(gòu)入庫(kù)單，一式三聯(lián)，一聯(lián)為保管存根：二聯(lián)給供貨商結(jié)賬用：三聯(lián)交財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)賬用。（2）供貨商到財(cái)務(wù)部結(jié)賬時(shí)需要提供采購(gòu)入庫(kù)單第二聯(lián)、本單位開具發(fā)票或證明，由平面設(shè)計(jì)員填寫現(xiàn)金支出單、物配經(jīng)理簽字后，由財(cái)務(wù)出納支付貨款。如果發(fā)往外地小區(qū)文化物資，首先財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)要確認(rèn)公司收到物資后，再由物配部保管辦理采購(gòu)入庫(kù)單，同時(shí)給小區(qū)開具發(fā)貨單（業(yè)務(wù)完畢），或由廠家直接發(fā)往小區(qū)物配并由物配部直接付款，物配部經(jīng)理簽字報(bào)銷。所有的質(zhì)量、價(jià)格的變動(dòng)由大區(qū)域營(yíng)銷員負(fù)責(zé)，物配部經(jīng)理只負(fù)責(zé)現(xiàn)有的質(zhì)量和價(jià)格的審核。2、促銷宣傳海報(bào)、宣傳頁(yè)、小掛件等（無標(biāo)準(zhǔn)樣品物資）報(bào)貨報(bào)貨酒店出納小區(qū)營(yíng)銷員平面設(shè)計(jì)員供貨商說明：（1）酒店出納根據(jù)需要將酒店需制作的營(yíng)銷品（無標(biāo)準(zhǔn)樣品）報(bào)小區(qū)平面設(shè)計(jì)員，小區(qū)平面設(shè)計(jì)員轉(zhuǎn)報(bào)大區(qū)域平面設(shè)計(jì)員，平面設(shè)計(jì)員聯(lián)系供貨商制作。制作完畢由大區(qū)域平面設(shè)計(jì)員驗(yàn)收后轉(zhuǎn)發(fā)給小區(qū)平面設(shè)計(jì)員，由小區(qū)平面設(shè)計(jì)員再發(fā)給各酒店出納員，業(yè)務(wù)結(jié)束（如果外地小區(qū)，由外地小區(qū)平面設(shè)計(jì)員制作驗(yàn)收并發(fā)給各酒店）。(2)報(bào)銷流程：各酒店收到營(yíng)銷物品時(shí)要寫收據(jù)，由大區(qū)域平面設(shè)計(jì)員負(fù)責(zé)收集收據(jù)，供貨商結(jié)賬時(shí)，要提供發(fā)票或證明，要附近3家制作商的價(jià)格信息并有聯(lián)系信息。并有大區(qū)域平面設(shè)計(jì)員簽收的證明，由大區(qū)域平面設(shè)計(jì)填寫現(xiàn)金支出單、附酒店收貨收據(jù)，執(zhí)總簽字后由出納支付貨款。（業(yè)務(wù)結(jié)束）（外地小區(qū)的收據(jù)收集、現(xiàn)金支出單填寫由小區(qū)的平面設(shè)計(jì)員負(fù)責(zé)，執(zhí)總簽字報(bào)銷）。（流程十）公司辦公用品：使用部門申請(qǐng)使用部門申請(qǐng)財(cái)務(wù)報(bào)賬行政部外部采購(gòu)或調(diào)領(lǐng)使用部門驗(yàn)領(lǐng)是否說明：每月15號(hào)前由使用部門提出申購(gòu),申購(gòu)單上要有部門負(fù)責(zé)人簽字；2）行政部負(fù)責(zé)采購(gòu)或到文化物質(zhì)庫(kù)調(diào)領(lǐng)；3）使用部門驗(yàn)收，驗(yàn)收合格，則使用部門簽字領(lǐng)取，行政部到財(cái)務(wù)部報(bào)賬；4）行政經(jīng)理要定期考察市場(chǎng)（每3個(gè)月一次）。（流程十二）公司(代表股東)派專人負(fù)責(zé)不定期市場(chǎng)考察以監(jiān)督各部門、各崗位采購(gòu)制度執(zhí)行情況，流程如下：根據(jù)公司要求（代表股東）根據(jù)公司要求（代表股東）派專人負(fù)責(zé)考察市場(chǎng)信息反饋到綜合部考核各部門采購(gòu)制度執(zhí)行情況（與獎(jiǎng)罰制度掛鉤）另：直營(yíng)店文化物品訂貨發(fā)貨流程參照一般原材料訂貨發(fā)貨流程。三、營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)定期不定期考察市場(chǎng)，定期2個(gè)月一次，要有書面考察記錄。同時(shí)，財(cái)務(wù)中心審計(jì)部負(fù)責(zé)每3個(gè)月抽查文化物資市場(chǎng)考察監(jiān)督，對(duì)市場(chǎng)價(jià)格信息反饋相關(guān)部門參考。四、監(jiān)控環(huán)節(jié)和制度（1）物配采購(gòu)計(jì)劃單應(yīng)注明物資的品種、數(shù)量、產(chǎn)地、價(jià)格、包裝規(guī)格、計(jì)價(jià)單位等資料。（2）財(cái)務(wù)要通過三種方式進(jìn)行價(jià)格監(jiān)督：一是該種物資以往的執(zhí)行價(jià)格；二是通過互聯(lián)網(wǎng)查詢市場(chǎng)行情；三是每月安排專人到市場(chǎng)對(duì)主要物資市場(chǎng)行情抽樣調(diào)查，發(fā)現(xiàn)有異常的有權(quán)問責(zé)。（3）任何人都有責(zé)任和義務(wù)認(rèn)真如實(shí)回答財(cái)務(wù)問責(zé)的問題。如果發(fā)現(xiàn)弄虛作假、欺上瞞下的行為按嚴(yán)重過失加倍處罰，更嚴(yán)重的