巨方木業(yè)會(huì)議管理制度

貴州巨方木業(yè)制造有限公司會(huì)議管理制度文件編號(hào)JF-XZ-14版次A/0頁(yè)次1OF2制定部門人力資源管2011-04-24生效日期2011-04-24制定日期理中心編制審核核準(zhǔn)1、目的：為了規(guī)范會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本管理規(guī)定。2、范圍：公司所有會(huì)議。會(huì)議要求3.1公司總裁、副總裁及人力資源總監(jiān)主持的會(huì)議，應(yīng)由行政部做會(huì)議記錄，并于12小時(shí)內(nèi)整理出會(huì)議記要，并交由會(huì)議主持人簽發(fā)，由有關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議所定決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、追辦。3.2 部門會(huì)議由部門文員做會(huì)議記錄；會(huì)議內(nèi)容若是工作計(jì)劃及安排則會(huì)議記要需要上報(bào)直屬上級(jí)，若是業(yè)務(wù)討論則無(wú)需上報(bào)。3.3.與會(huì)人員接到會(huì)議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作做好會(huì)議準(zhǔn)備，按會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議；固定的例會(huì)不再另行通知。3.4 每次固定例會(huì)與會(huì)人員如因其他公務(wù)不能出席會(huì)議或可能遲到（原則上工作安排應(yīng)避開(kāi)公司的例會(huì)時(shí)間），應(yīng)事先向會(huì)議主持人請(qǐng)假，否則處以 50—100元的處罰。3.5 會(huì)議期間，與會(huì)人員的手機(jī)應(yīng)設(shè)置震動(dòng)或關(guān)機(jī)狀態(tài)；不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)內(nèi)接聽(tīng)電話，有緊急事情需要處理應(yīng)同主持人請(qǐng)示，經(jīng)同意后并且到會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)。3.6 會(huì)議進(jìn)行時(shí)，與會(huì)人員如需處理緊急事項(xiàng)或來(lái)賓應(yīng)酬時(shí)應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)示后方可離開(kāi)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行處理；其他人員不準(zhǔn)隨意到會(huì)場(chǎng)找人或直接叫人。3.7 所有參會(huì)人員，要嚴(yán)守會(huì)議秘密，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員隨意談?wù)摃?huì)議內(nèi)容。3.8 所有的會(huì)議都應(yīng)盡量在 1.5小時(shí)之內(nèi)最長(zhǎng)不準(zhǔn)超過(guò) 2個(gè)小時(shí)，特殊情況除外。3.9 會(huì)議室內(nèi)會(huì)議期間禁止吸煙。會(huì)議管理4.1 會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見(jiàn)交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為貴州巨方木業(yè)制造有限公司會(huì)議管理制度文件編號(hào)JF-XZ-14版次A/0頁(yè)次2OF2制定部門人力資源管2011-04-24生效日期2011-04-24制定日期理中心編制審核核準(zhǔn)定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率；4.2 會(huì)議期間不準(zhǔn)接聽(tīng)手機(jī)，手機(jī)應(yīng)設(shè)置成無(wú)聲或震動(dòng)狀態(tài)，重要事情確實(shí)需要接聽(tīng)電話者，經(jīng)主持人同意方可外出會(huì)議室接聽(tīng)；4.3會(huì)議期間不準(zhǔn)大聲喧嘩，不準(zhǔn)來(lái)回走動(dòng)，認(rèn)真記錄，已解決問(wèn)題為目的；4.4會(huì)議期間原則上是不準(zhǔn)請(qǐng)假，如由于特殊原因不能按時(shí)回公司參加例會(huì)者，應(yīng)提前通知主持人請(qǐng)假（組長(zhǎng)或副組長(zhǎng)）。4.5 會(huì)議開(kāi)始前所有參會(huì)人員入會(huì)場(chǎng)應(yīng)做好參會(huì)簽到。會(huì)議種類5.1定期例會(huì)會(huì)議名稱及各類會(huì)議的參加人員如下（參考） ：會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員業(yè)務(wù)診斷會(huì)每工作日上午各部門本部人對(duì)外服務(wù)中相關(guān)問(wèn)題業(yè)務(wù)部、項(xiàng)目議（相關(guān)項(xiàng)目9:30-10:00（可員、（評(píng)審時(shí)財(cái)務(wù)討論、合同、拓展投部、各部主管評(píng)審會(huì)）以不定期）部人員參加）資計(jì)劃、工作計(jì)劃等月度總結(jié)及上月度工作總結(jié)及下下各月的工每月度第一個(gè)各部門主管經(jīng)月度工作規(guī)劃報(bào)告總經(jīng)理作規(guī)劃會(huì)議工作日下午理、（總經(jīng)理工貴州巨方木業(yè)制造有限公司會(huì)議管理制度文件編號(hào)JF-XZ-14版次A/0頁(yè)次3OF2制定部門人力資源管制定日期2011-04-24生效日期2011-04-24理中心編制審核核準(zhǔn)作會(huì)）行政辦公會(huì)每周六下午總裁（總經(jīng)理）、月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào)人力資源總16:30-18:00各部主管監(jiān)每月中旬一次總經(jīng)理（總裁）經(jīng)營(yíng)總結(jié)、工作安排、總經(jīng)理/行政員工大會(huì)或每季度的一全體員工其他相關(guān)內(nèi)容部個(gè)月每年度一次，每董事長(zhǎng)、董事、上一年工作總結(jié)下年董事長(zhǎng)/總股東大會(huì)年第一個(gè)月第監(jiān)事、總經(jīng)理工作計(jì)劃審定以及公經(jīng)理一周內(nèi)司重大新項(xiàng)目決議5.2非定期會(huì)議會(huì)議名稱時(shí)間安參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員排公司發(fā)展總經(jīng)理、部門就市場(chǎng)拓展、業(yè)務(wù)推廣、不定時(shí)主管、主要經(jīng)公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)事項(xiàng)的總經(jīng)理（總裁）研討會(huì)營(yíng)業(yè)務(wù)人員討論總經(jīng)理、部門總裁/總經(jīng)理/臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)主管、其他有特殊事宜行政人力資源關(guān)人員總監(jiān)董事會(huì)臨不定時(shí)董事長(zhǎng)、董事、公司經(jīng)營(yíng)特殊重大事宜總裁/董事長(zhǎng)時(shí)會(huì)議總經(jīng)理貴州巨方木業(yè)制造有限公司會(huì)議管理制度文件編號(hào)JF-XZ-14版次A/0頁(yè)次4OF2制定部門人力資源管生效日期2011-04-24制定日期2011-04-24理中心編制審核核準(zhǔn)5.3會(huì)議安排5.3.1公司內(nèi)會(huì)議由長(zhǎng)生林業(yè)行政部行（總裁秘書）安排，部門內(nèi)會(huì)議由各部門自行安排；5.3.2主會(huì)人會(huì)前一天需向行政部（總裁秘書）告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容；5.3.3行政部（總裁秘書）須提前四小時(shí)以上書面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容；5.3.4行政部（總裁秘書）負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理；5.3.5開(kāi)會(huì)期中，行政部（總裁秘書）負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總裁（總經(jīng)理）備案。會(huì)議計(jì)劃會(huì)議計(jì)劃單行政部或總裁辦會(huì)議計(jì)劃單通 知行政部安排會(huì)議地點(diǎn)記 錄會(huì)議紀(jì)要備案及呈報(bào)貴州巨方木業(yè)制造有限公司會(huì)議管理制度文件編號(hào)JF-XZ-14版次A/0頁(yè)次5OF2制定部門人力資源管2011-04-24生效日期2011-04-24制定日期理中心編制審核核準(zhǔn)在2011年4月22日下午通過(guò)體系管理小組討論確定長(zhǎng)生集團(tuán)的管理體系、組織結(jié)構(gòu)及各部門設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)等，確定管理流程和管理權(quán)限。在2011年4月25日下午討論通過(guò)部門工作職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)。最后形成標(biāo)準(zhǔn)化的部門工作職責(zé)說(shuō)明書；明確部門工作的責(zé)、權(quán)、利，同時(shí)討論確定合同、項(xiàng)目投資、工程、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等事項(xiàng)評(píng)議管理的有關(guān)評(píng)審人員和評(píng)審部門的工作流程。此次體系管理領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議流程采用簡(jiǎn)化的會(huì)議管理方式，由長(zhǎng)生林業(yè)行政部直接通知的方式召集會(huì)議。會(huì)議產(chǎn)生的決議采取會(huì)簽的方式確認(rèn)，如果產(chǎn)生意見(jiàn)分歧應(yīng)該采用表決的方式，采取2/3票數(shù)通過(guò)即為通過(guò)的方式結(jié)局爭(zhēng)議問(wèn)題。其他未盡事宜由體系管理領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議