現(xiàn)代公文寫作常見(jiàn)問(wèn)題十解教案

42/42公文寫作常見(jiàn)問(wèn)題十解xx（轉(zhuǎn)載）公文寫作常見(jiàn)問(wèn)題十解

一、公文的文面結(jié)構(gòu)要緊有哪些要素？公文的文面結(jié)構(gòu)是個(gè)公文格式問(wèn)題，是公文規(guī)范性的重要體現(xiàn)。最常用的有以下8個(gè)要素構(gòu)成：

1、版頭

①“紅頭文件”。文件的首頁(yè)上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

②“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的講話等文字材料。

2、發(fā)文字號(hào)

機(jī)關(guān)代字

+

〔年份〕

+

順序號(hào)

機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)的簡(jiǎn)化代稱，一經(jīng)確定，不得隨意改動(dòng)。年份用公元紀(jì)年標(biāo)記，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并用六角方括號(hào)括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“58號(hào)”。寫作“第58號(hào)”或“058號(hào)”均不規(guī)范。

3、標(biāo)題

發(fā)文機(jī)關(guān)

+

（關(guān)于）事由

+

（的）文種

4、主送機(jī)關(guān)

頂格，后加冒號(hào)。少數(shù)直接面向社會(huì)或全體的文件可省略主送機(jī)關(guān)。

該要素要注意主送機(jī)關(guān)之間的排列順序和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用。從系統(tǒng)的角度講，應(yīng)按黨→政→軍→群的順序排列，縣四大伙兒領(lǐng)導(dǎo)班子排序應(yīng)為：縣委、人大、政府、政協(xié)；從級(jí)不的角度講，應(yīng)按由高至低的順序排列。不同系統(tǒng)、不同級(jí)不的主送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)，同一系統(tǒng)、同一級(jí)不的主送機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)隔開(kāi)。如：以縣委和縣委辦向下行文的主送機(jī)關(guān)為“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委，縣委各部委，縣直機(jī)關(guān)各單位和各人民團(tuán)體黨委（黨組、總支、支部），湯泉池治理處黨委”各主送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)而不是用頓號(hào)隔開(kāi)是因?yàn)樗鼈冸m處于同一級(jí)不但分屬于不同系統(tǒng)。

當(dāng)公文的主送機(jī)關(guān)為平級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)，可按公文的內(nèi)容與主送機(jī)關(guān)關(guān)系的緊密程度安排先后順序。

5、正文。

排印正文時(shí)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)跟隨文后，即點(diǎn)號(hào)不能打頭，標(biāo)號(hào)不要拆開(kāi)。數(shù)字、年份也不能拆開(kāi)回行。

6、附件

寫在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。格式為：

附件：序號(hào)

+

標(biāo)題

+

件數(shù)

附件的標(biāo)題不加書名號(hào)，標(biāo)題與件數(shù)空一字距，其末尾不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。寫作“附件如文”、“附件×份”是錯(cuò)誤的。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。

附件不是“副件”，有的對(duì)正件起講明、解釋和證實(shí)作用，有的則用于向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或向下級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)的附件，此類附件實(shí)際是主件。

7、發(fā)文機(jī)關(guān)（落款）

政府機(jī)關(guān)僅以版頭和印章為標(biāo)志，不寫落款。

黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱。

8、成文日期

會(huì)議通過(guò)的決定、決議等以會(huì)議通過(guò)日期為準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)或者在正文最后專門規(guī)定具體生效和開(kāi)始執(zhí)行的日期。專門情況署印發(fā)日期，如電報(bào)。

發(fā)文日期必須寫明年月日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字。

二、容易用錯(cuò)寫錯(cuò)的字詞如何區(qū)辨？1、“二”與“兩”

使用“二”的地點(diǎn)：①自然數(shù)。②序數(shù)、小數(shù)、分?jǐn)?shù)。

使用“兩”的地點(diǎn)：①一位數(shù)的基數(shù)。如“兩臺(tái)機(jī)器”。②概數(shù)。如“三兩天”。

2、“倍”的運(yùn)用

“倍”雖是一個(gè)比較簡(jiǎn)單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見(jiàn)的。一是與“增加了”合用時(shí)的誤用。“增加了”是在原數(shù)基礎(chǔ)上，向上增加若干個(gè)原數(shù)。二是與“增加到”合用時(shí)的誤用。“增加到”是包括底數(shù)，指增加后的總數(shù)。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現(xiàn)“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因?yàn)椤氨丁敝荒苡糜谠黾?，不能用于降低或減少。假如講用于減少，就應(yīng)該加“負(fù)”字。

3、“以上”與“以下”的運(yùn)用

“以上”、“以下”等詞與前面的數(shù)字連用，這種表達(dá)方法的數(shù)目概念，適應(yīng)上應(yīng)包括前面的本數(shù)在內(nèi)，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應(yīng)把本數(shù)排除在外。然而，為了使界限的劃分清晰準(zhǔn)確，應(yīng)注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內(nèi)。”或“十四歲以下（包括十四歲在內(nèi)）兒童不得入內(nèi)?！?/p>

4、“制定”與“制訂”的運(yùn)用

“制定”即制作、定出。公文中適應(yīng)用在較大場(chǎng)合，以制定黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十六次代表大會(huì)，為我們制定了全面進(jìn)入小康社會(huì)的總?cè)蝿?wù)和政治路線。”

“制訂”即制作、訂立。公文中適應(yīng)用于具體規(guī)章制度的訂立。如：“我們單位相繼制訂了防火、門衛(wèi)等安全治理制度?！?/p>

5、“物質(zhì)”與“物資”的運(yùn)用

“物質(zhì)”即能觸及、能見(jiàn)到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學(xué)和物理學(xué)上的抽象概念。

“物資”即指具體的財(cái)物資源。

6、“需要”與“須要”的運(yùn)用

“需要”即對(duì)“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動(dòng)詞，后可帶賓語(yǔ)。

“須要”即講明“應(yīng)當(dāng)”、“必須”的意思。詞性為能愿動(dòng)詞，修飾限制動(dòng)詞。

7、“權(quán)力”與“權(quán)利”的運(yùn)用

“權(quán)力”即能夠管轄、統(tǒng)治、支配不人的權(quán)柄，受其管轄者必須服從。

“權(quán)利”即指一定的人被規(guī)定給予的能夠享受的權(quán)益。如：“公民有監(jiān)督公共權(quán)力正確行使的權(quán)利?！?/p>

8、“截止”與“截至”的運(yùn)用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

9、“違反”與“違犯”的運(yùn)用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

10、“以至”與“以致”的運(yùn)用

“以至”即到，直到。用于時(shí)刻、數(shù)量、范圍的延伸或擴(kuò)大。

“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的開(kāi)頭，表示結(jié)果。

11、“象”與“像”的運(yùn)用

在公文寫作中重點(diǎn)要注意，當(dāng)“像”作為比喻詞或作為其它系動(dòng)詞時(shí)不能寫作“象”。

12、“的”、“地”與“得”的運(yùn)用

“的”、“地”、“得”是結(jié)構(gòu)助詞，在口語(yǔ)里都念“de”。“的”用在名詞前，是定語(yǔ)的標(biāo)志；“地”用在動(dòng)詞和形容詞前，是狀語(yǔ)的標(biāo)志；“得”用在動(dòng)詞和形容詞后，是補(bǔ)語(yǔ)的標(biāo)志。

13、“部署”與“布置”的運(yùn)用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項(xiàng)的安排。

14、“既”與“即”的運(yùn)用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對(duì)使用。

“即”相當(dāng)于推斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

15、“和”、“與”、“及”的運(yùn)用

“和”口語(yǔ)色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場(chǎng)合；“及”連接的成分盡管也是并列，但表達(dá)的意思上有輕重的分不，即前重后輕。三、如何處理公文標(biāo)題制作中的幾個(gè)棘手問(wèn)題1、解決轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題冗長(zhǎng)繁瑣問(wèn)題

層層轉(zhuǎn)發(fā)公文，由于“過(guò)橋”機(jī)關(guān)多，專門容易造成該類公文標(biāo)題冗長(zhǎng)繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問(wèn)題方法有四：

①只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)的通知；

②直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件；

③在標(biāo)題中只出現(xiàn)上一級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號(hào)；

④只用本機(jī)關(guān)發(fā)文的標(biāo)題，而將其它機(jī)關(guān)的標(biāo)題概括為文件。

2、標(biāo)題中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的運(yùn)用

為了保持標(biāo)題簡(jiǎn)煉和整潔大方，一般地盡量不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

①可用書名號(hào)。要緊用于法規(guī)、規(guī)章名稱和被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題等。

②可用問(wèn)號(hào)。如：《人的正確思想是從哪里來(lái)的？》

③可用引號(hào)。如：《中共中央關(guān)于堅(jiān)持“少宣傳個(gè)人”的幾個(gè)問(wèn)題的指示》

3、長(zhǎng)標(biāo)題的排列

依照標(biāo)題長(zhǎng)短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個(gè)詞不可斷開(kāi)分在兩行。四、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是如何規(guī)范的？第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內(nèi)部常使用“一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。五、公文中的數(shù)字運(yùn)用有哪些規(guī)范要求？公文中的數(shù)字，除成文時(shí)刻、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫成文日期。不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的普發(fā)式公文（決議、決定、條例、意見(jiàn)、規(guī)章等）加括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

同一文件中同類數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。六、公文字體和字?jǐn)?shù)有哪些規(guī)范要求？主標(biāo)題字號(hào)一般應(yīng)為二號(hào)標(biāo)宋字體，副標(biāo)題的字號(hào)應(yīng)小于主標(biāo)題字，大于或同于正文字。正文用三號(hào)仿宋字體。以16K紙型編排，每頁(yè)文字20行，每行25個(gè)字。

以A4紙型編排，每頁(yè)文字22行，每行28字。公文主題詞用三號(hào)標(biāo)宋字體，“主題詞”三字應(yīng)用三號(hào)黑體。

公文中的頁(yè)碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字?？瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。七、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有哪些講究？1、并列短語(yǔ)中的頓號(hào)、逗號(hào)的使用。

并列短語(yǔ)中各成分之間假如沒(méi)有顯著的停頓，當(dāng)中便不用頓號(hào)。如“工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”不寫成“工、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”，“五六個(gè)”不寫成“五、六個(gè)”，“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)”不寫成“各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語(yǔ)各項(xiàng)之間有比較長(zhǎng)的短語(yǔ)或有較大的停頓，中間應(yīng)用逗號(hào)。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光。”

2、破折號(hào)、省略號(hào)同點(diǎn)號(hào)連用。

破折號(hào)和省略號(hào)差不多上標(biāo)號(hào)。用在有停頓的地點(diǎn)，不論是句中或句末，假如本來(lái)應(yīng)該用點(diǎn)號(hào)的，能夠用了點(diǎn)號(hào)再加破折號(hào)或者省略號(hào)。

3、引號(hào)同點(diǎn)號(hào)連用

凡是完整地照錄不人的話，末了的點(diǎn)號(hào)（多為句終號(hào)）放在引號(hào)之內(nèi)。如：俗話講：“到什么山上唱什么歌?！庇种v：“看菜吃飯，量體裁衣?！?/p>

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點(diǎn)號(hào)放在引號(hào)的不處。如：我們有些同志喜愛(ài)寫長(zhǎng)文章，然而沒(méi)有什么內(nèi)容，真是“懶婆娘的裹腳，又長(zhǎng)又臭”。

4、句內(nèi)括號(hào)與句外括號(hào)的使用。

句內(nèi)括號(hào)（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在那個(gè)地點(diǎn)該用點(diǎn)號(hào)，點(diǎn)號(hào)應(yīng)放在括號(hào)之后，括號(hào)內(nèi)部能夠有逗號(hào)或分號(hào)，但不能有句號(hào)，盡管差不多是一個(gè)句子。如：這確實(shí)是講，將群眾的意見(jiàn)（分散的無(wú)系統(tǒng)的意見(jiàn)）集中起來(lái)（通過(guò)研究，化為集中的系統(tǒng)的意見(jiàn)），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見(jiàn)，使群眾堅(jiān)持下去，見(jiàn)之于行動(dòng)，并在群眾行動(dòng)中考驗(yàn)這些意見(jiàn)是否正確。

句外括號(hào)（即注釋全句的）前邊正文的點(diǎn)號(hào)用在括號(hào)之前。括號(hào)內(nèi)部假如是句子，能夠用句號(hào)。如：全國(guó)各族人民間的大團(tuán)結(jié)萬(wàn)歲?。ㄩL(zhǎng)時(shí)刻的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國(guó)共產(chǎn)黨萬(wàn)歲！（全場(chǎng)起立。熱烈的經(jīng)久不息的鼓掌，轉(zhuǎn)為歡呼。）八、加蓋印章應(yīng)注意哪些問(wèn)題？發(fā)文機(jī)關(guān)印章是證明公文效力的重要表現(xiàn)形式?？偟囊笫恰吧喜粔赫模买T年蓋月”。區(qū)不不同情況有以下具體要求：

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)刻，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采納下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采納中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采納同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò)3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)刻。

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。九、如何樣提煉公文的主題詞？撰寫文稿時(shí)應(yīng)在文中標(biāo)明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認(rèn)公文的主題內(nèi)容，即確認(rèn)公文涉及了哪些事物和具體對(duì)象及問(wèn)題。

2、認(rèn)真進(jìn)行主題分析，找出公文涉及的要緊對(duì)象。弄清其性質(zhì)，弄清其歸屬哪方面問(wèn)題，形成主題概念，對(duì)關(guān)鍵性語(yǔ)句準(zhǔn)確、精煉地進(jìn)行主題概括。

3、在有關(guān)機(jī)關(guān)正式制發(fā)的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對(duì)應(yīng)的最專指的主題詞，其詞形務(wù)必與詞表中規(guī)定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒(méi)有與公文主題相對(duì)應(yīng)、專指性強(qiáng)的主題詞時(shí)，要在詞表中選取與公文主題直接相關(guān)，最相鄰的主題詞進(jìn)行相配。組配后有多義性時(shí)，應(yīng)放棄組配，直接采納反映公文主題上位概念的上位詞。不能進(jìn)行組配時(shí)，也采納最直接的上位詞。

5、應(yīng)有效把握對(duì)公文主題的標(biāo)引深度，一份公文的主題詞除類不詞外一般不超過(guò)5個(gè)。

6、主題詞的排列次序應(yīng)科學(xué)合理。一般應(yīng)按主題詞的含義，從內(nèi)容到形式排列，進(jìn)行組配時(shí)應(yīng)按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關(guān)鍵性概念，如對(duì)象、材料、方法、過(guò)程、條件等，文中有幾個(gè)并列的主體因素時(shí)，一般按語(yǔ)法關(guān)系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對(duì)主題起細(xì)分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對(duì)象和問(wèn)題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國(guó)家名、地區(qū)名、地名以及機(jī)構(gòu)名稱等方面的主題詞；

時(shí)刻因素，即公文所涉及的事物、對(duì)象和問(wèn)題存左的時(shí)刻范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報(bào)告等。十、公文版記如何標(biāo)識(shí)？公文版記要緊內(nèi)容與標(biāo)識(shí)規(guī)范如下：

“主題詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

公文如有抄送機(jī)關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字。印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉拍數(shù)字標(biāo)識(shí)。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

一、行文中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、濫發(fā)文件。要緊表現(xiàn)：（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列；（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)的公文（翻印即可，不必轉(zhuǎn)發(fā)）；（3）所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無(wú)具體措施，不解決問(wèn)題；（4）行文所涉及的問(wèn)題可用口頭請(qǐng)示、匯報(bào)或開(kāi)會(huì)等形式解決；（5）行文所涉及的內(nèi)容已在報(bào)上全文公布過(guò)；（6）在部門之間意見(jiàn)分歧，未經(jīng)協(xié)商取得一致時(shí)就行文。2、行文關(guān)系混亂。要緊表現(xiàn)：（1）應(yīng)該黨政分開(kāi)行文的未分開(kāi)行文；（2）應(yīng)該一個(gè)機(jī)關(guān)單獨(dú)行文的搞成幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文；（4）該領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文的“降格”為職能部門行文。二、文種使用中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、自制文種。在正式文種之外，為所欲為，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見(jiàn)的有：“請(qǐng)示報(bào)告”、“工作思路”、“情況”、“匯報(bào)”、“申請(qǐng)”、“鄭重聲明”等。2、誤用文種。把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特不是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見(jiàn)的有：把打算類文種“要點(diǎn)”、“打算”、“安排”、“設(shè)想”等作為公文文種直接使用，如《××市委××××年工作要點(diǎn)》。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“方法”、“規(guī)程”、“須知”、“實(shí)施細(xì)則”等作為正式文種直接使用。然而，假如將上述應(yīng)用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式公布，則是規(guī)范用法。如“××市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府1997年工作要點(diǎn)的通知”。3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見(jiàn)的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請(qǐng)示”與“報(bào)告”、“請(qǐng)示”與“函”混用。要緊表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請(qǐng)示誤用為報(bào)告，將報(bào)告誤用為請(qǐng)示，將“請(qǐng)示”、“報(bào)告”合用為“請(qǐng)示報(bào)告”，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”本身是兩個(gè)文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請(qǐng)示或報(bào)告，將復(fù)函誤用為批復(fù)。4、越權(quán)使用文種。超出本機(jī)關(guān)的權(quán)限行文，如隨意制定“條例”。實(shí)際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度；按照國(guó)務(wù)院辦公廳公布的《行政規(guī)范制定程序暫行條例》的規(guī)定，在行政機(jī)關(guān)公文中，“條例”只能應(yīng)用于特定國(guó)家機(jī)關(guān)制定的法規(guī)中，即全國(guó)人大常委會(huì)制定的法規(guī)，國(guó)務(wù)院制定的行政法規(guī)，地點(diǎn)人大及其常委會(huì)制定或通過(guò)（批準(zhǔn)）的地點(diǎn)性法規(guī)。如：《中華人民共和國(guó)都市道路治理?xiàng)l例》。基層單位制定有關(guān)規(guī)章制度時(shí)可用“規(guī)定”或者用“細(xì)則”、“方法”等應(yīng)用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式公布。5、降格使用文種。應(yīng)該用命令、指示公布的公文而用通知公布，如一些省、自治區(qū)、直轄市人民政府公布重要行政規(guī)章，不是用令公布而用通知公布。這種降格使用，必定阻礙行文的權(quán)威和效力。三、版頭使用中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文；使用“××文件”式樣的版頭用于向上級(jí)報(bào)告、請(qǐng)示工作、任免干部或批復(fù)等；使用不帶“文件”字樣的版頭用于公布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉(zhuǎn)下級(jí)的重要報(bào)告、請(qǐng)示。2、使用非標(biāo)準(zhǔn)版頭。使用設(shè)計(jì)或印刷不標(biāo)準(zhǔn)的版頭。常見(jiàn)的是：格式不對(duì)、尺寸不標(biāo)準(zhǔn)、非紅色印刷、發(fā)文機(jī)關(guān)字體不莊重等。3、使用沒(méi)有版頭的白紙印發(fā)文件四、發(fā)文字號(hào)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、年號(hào)不全。如：將“1997”省略為“97”。2、括弧不對(duì)?！秶?guó)家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定發(fā)文年度用方括弧“［］”括入。錯(cuò)用成圓括弧“（）”、六角括弧“〔〕”、方頭括弧“【】”。3、位置不當(dāng)。將發(fā)文年度位置提早到了機(jī)關(guān)代字前面。如：將×校字[1997]第×號(hào)錯(cuò)為[1997]×校字第×號(hào)。4、序號(hào)累贅。發(fā)文順序號(hào)中多加了“0”變成“0×”。5、一文多字號(hào)。聯(lián)合發(fā)文時(shí)并用了幾個(gè)單位的發(fā)文字號(hào)。6、一字號(hào)多文。用同一發(fā)文字號(hào)制作兩份不同的文件。7、跳號(hào)。沒(méi)有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號(hào)現(xiàn)象。8、字第搭配不當(dāng)。正確的是“字”在年號(hào)之前，“第”在年號(hào)之后；前面用“字”，后面用“第”；前面無(wú)“字”，后面就不應(yīng)有“第”。常見(jiàn)的錯(cuò)誤是：有“字”無(wú)“第”或有“第”無(wú)“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[1997]×號(hào)。9、濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采納“××發(fā)”字樣。10、自制發(fā)文字號(hào)。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號(hào)。五、簽發(fā)人標(biāo)注中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、上行文未標(biāo)注簽發(fā)人姓名2、下行文也標(biāo)注了簽發(fā)人姓名3、標(biāo)注不規(guī)范簽發(fā)人標(biāo)注位置遠(yuǎn)離發(fā)文字號(hào)（正確的是它們之間空兩個(gè)字）；簽發(fā)人標(biāo)注的字體字號(hào)與發(fā)文字號(hào)的字體字號(hào)不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號(hào)。六、公文標(biāo)題中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、缺少發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱“決議”、“決定”等文種的標(biāo)題不能省略發(fā)文機(jī)關(guān)或通過(guò)決議、決定的會(huì)議名稱。如：“第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)第五次會(huì)議關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”不能簡(jiǎn)寫為“關(guān)于批準(zhǔn)設(shè)立重慶直轄市的決定”。2、用發(fā)文字號(hào)代替文件名稱如：“關(guān)于××字〔1997〕第×號(hào)文的批復(fù)”，這類標(biāo)題的事由，除極少數(shù)熟悉標(biāo)題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。3、文字累贅如：《××××人民政府關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)×政發(fā)[××××]××號(hào)文件精神，積極動(dòng)員群眾大力開(kāi)展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報(bào)告》，發(fā)文機(jī)關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號(hào)應(yīng)刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報(bào)告》就簡(jiǎn)明了。此外，在標(biāo)題中常出現(xiàn)文字或詞義重復(fù)的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知》，應(yīng)為《關(guān)于貫徹××××通知的通知》；又如《關(guān)于請(qǐng)求解決××××的請(qǐng)示》，應(yīng)為《關(guān)于解決××××的請(qǐng)示》，后面有請(qǐng)示，前面用請(qǐng)求確實(shí)是多余的。4、濫用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題中一般不加書名號(hào)。常見(jiàn)非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書名號(hào)，如《關(guān)于認(rèn)真貫徹〈×××決定〉的通知》、《關(guān)于批轉(zhuǎn)〈××××報(bào)告〉的通知》、《關(guān)于〈××××請(qǐng)示〉的批復(fù)》，標(biāo)題中加書名號(hào)是錯(cuò)的。5、缺少文種如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學(xué)習(xí)基地的報(bào)告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報(bào)告”當(dāng)作本公文的文種，應(yīng)在其后補(bǔ)上“通知”這一文種。另外，在公布事項(xiàng)、工作要點(diǎn)的公文中也常缺少文種，如：《××大學(xué)一九九×年重點(diǎn)抓的八件實(shí)事》就缺少“決定”這一文種。6、發(fā)文機(jī)關(guān)簡(jiǎn)稱不規(guī)范如：《××市計(jì)委二〇〇×年工作打算》，“計(jì)委”容易引起歧義，假如是“打算經(jīng)濟(jì)委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“計(jì)經(jīng)委”，假如是“打算生育委員會(huì)”應(yīng)簡(jiǎn)稱為“計(jì)生委”。七、主送機(jī)關(guān)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、缺主送機(jī)關(guān)除公布性文件外，一般文件都必須標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。但有的文種如會(huì)議紀(jì)要等，主送機(jī)關(guān)一般放在文尾末頁(yè)下端。2、主送機(jī)關(guān)表述不規(guī)范未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊(duì)、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如“市府”應(yīng)為“××市人民政府”；分類排列時(shí)未按類內(nèi)用頓號(hào)、類間用逗號(hào)的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。3、多頭主送主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)。向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送的形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。4、主送個(gè)人公文不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。5、越級(jí)主送一般不得越級(jí)請(qǐng)示，特不情況下必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。八、正文中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、錯(cuò)不字要緊表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯(cuò)成“客觀”，“撥款”錯(cuò)成“拔款”，“突擊”錯(cuò)成“突出”……；（2）因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄”錯(cuò)成“淡簿”，“瀆職”錯(cuò)成“贖職”，“嚴(yán)厲”錯(cuò)成“嚴(yán)勵(lì)”……2、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤常見(jiàn)頓號(hào)與逗號(hào)混用，逗號(hào)與句號(hào)混用，方括號(hào)與六角括號(hào)混用，書名號(hào)與引號(hào)混用……3、數(shù)字使用不規(guī)范應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代”錯(cuò)成“二十世紀(jì)九十年代”；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十四大”錯(cuò)成“黨的14大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。4、隨意簡(jiǎn)稱如將“社會(huì)主義精神文明建設(shè)”簡(jiǎn)稱為“社精文建設(shè)”，“高速公路公司”簡(jiǎn)稱為“高速公司”。5、引文標(biāo)注錯(cuò)誤未按所引用公文的發(fā)文時(shí)刻、標(biāo)題的發(fā)文字號(hào)的順序引用。如“你?！列Ｗ郑?997］第×號(hào)文件（關(guān)于×××的請(qǐng)示）收悉。”6、隨意使用字體字號(hào)正確的是使用3號(hào)或4號(hào)仿宋體。7、隨意設(shè)定字距行距正確的字距為0點(diǎn)距（電腦打字點(diǎn)距下同）；行距為24點(diǎn)距。九、無(wú)正文講明標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤常見(jiàn)錯(cuò)誤是落款和發(fā)文時(shí)刻已正好排滿一頁(yè)，而在另一頁(yè)的文尾部分的抄送機(jī)關(guān)等之上標(biāo)明“此頁(yè)無(wú)正文”。這種情況無(wú)須注明“此頁(yè)無(wú)正文”，因?yàn)楣牡恼氖侵钢魉蜋C(jī)關(guān)以下，生效標(biāo)識(shí)以上具體反映公文內(nèi)容的部分。十、附件標(biāo)識(shí)中的錯(cuò)誤1、有附件不標(biāo)注2、附件名未標(biāo)全稱3、標(biāo)注不規(guī)范“附件”二字頂格標(biāo)注（正確的是頂格空一字）；只標(biāo)了一個(gè)“附”字（正確的是標(biāo)“附件”二字）；附件未全部標(biāo)注；附件標(biāo)題末用了標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。4、內(nèi)容不適在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯(cuò)將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件專門講明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標(biāo)題中講明，無(wú)需作附件標(biāo)注。十一、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中的錯(cuò)誤1、未標(biāo)發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，用印章代替2、發(fā)文機(jī)關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱3、位置不當(dāng)常見(jiàn)的錯(cuò)誤是居中標(biāo)識(shí)或靠右邊頂格標(biāo)識(shí)。正確位置一般是從全頁(yè)垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字或與成文日期標(biāo)識(shí)協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)字）。在下列兩種情況下發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)可越過(guò)中線：一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱字?jǐn)?shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時(shí)；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長(zhǎng)阻礙美觀時(shí)。十二、成文日期標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、將擬稿日期作為成文日期2、將打印日期作為成文日期3、漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字亂用在發(fā)文機(jī)關(guān)署名后標(biāo)識(shí)成文日期時(shí)，用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內(nèi)標(biāo)識(shí)時(shí)用漢字標(biāo)識(shí)。4、標(biāo)識(shí)不全只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時(shí)期必須將年月日標(biāo)示完整。5、位置不當(dāng)或與落款不協(xié)調(diào)常見(jiàn)錯(cuò)誤是成文日期第一個(gè)字向左越過(guò)發(fā)文機(jī)關(guān)第一個(gè)字或直接向左靠齊。正確位置一般應(yīng)是成文日期第一個(gè)字與發(fā)文機(jī)關(guān)第三個(gè)字（或中間）對(duì)齊，向右排印。當(dāng)發(fā)文機(jī)關(guān)最后一個(gè)字比正文縮四個(gè)字排印時(shí)，成文日期的最后一個(gè)字比正文縮兩個(gè)字?？偟脑瓌t是，成文日期的標(biāo)識(shí)是與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。6、將月日寫成“分子式”如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。十三、機(jī)關(guān)印章使用中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、當(dāng)用不用干部任免通知等重要文件應(yīng)該用印而未用印。2、不當(dāng)用卻用了印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件也用了印。3、位置不當(dāng)用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個(gè)。4、模糊不清未及時(shí)清洗印章，使印記模糊不清。十四、主題詞標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、不標(biāo)引主題詞2、將標(biāo)題簡(jiǎn)單切后分當(dāng)主題詞標(biāo)引主題詞的要緊作用是反映公文的類不、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類不詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類不詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應(yīng)歸屬的類不，標(biāo)題中一般可不能出現(xiàn)；標(biāo)題的要緊作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機(jī)關(guān)一般不宜作為主題詞標(biāo)引。因此，標(biāo)引主題詞時(shí)不能簡(jiǎn)單地切分標(biāo)題，而應(yīng)依照公文內(nèi)容進(jìn)行分析，弄清公文的類不、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標(biāo)引的規(guī)范進(jìn)行標(biāo)引。3、任意生造主題詞不在中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳或上級(jí)主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導(dǎo)致不能用計(jì)算機(jī)對(duì)公文進(jìn)行主題檢索，完全失去標(biāo)引主題詞的意義。4、未先標(biāo)類不詞5、任意組配6、亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)兩個(gè)主題詞之間應(yīng)該用一個(gè)空格符分開(kāi)，錯(cuò)為在主題詞間使用了頓號(hào)或逗號(hào)（但組配標(biāo)引時(shí)可用頓號(hào)分開(kāi)）。十五、抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中的常見(jiàn)錯(cuò)誤1、使用已廢除了的“抄報(bào)”或“報(bào)”、“送”、“發(fā)”2、抄送個(gè)人公文不能抄送個(gè)人，需要送某位領(lǐng)導(dǎo)閱否由收文機(jī)關(guān)秘書部門決定。3、抄送主送機(jī)關(guān)既然是主送機(jī)關(guān)就不必再抄送了。4、濫抄濫送將向上級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”同時(shí)抄送平級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)；將公文抄送給與公文內(nèi)容無(wú)關(guān)的機(jī)關(guān)。5、標(biāo)識(shí)不規(guī)范抄送機(jī)關(guān)未分類或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)。十六、公文處理的誤區(qū)造成公文處理不規(guī)范的一個(gè)重要緣故，是在部分文秘人員的思想認(rèn)識(shí)上存在一些誤區(qū)，其對(duì)公文規(guī)范化的危害不小。為推進(jìn)公文規(guī)范化建設(shè)，必須提高認(rèn)識(shí)，走出誤區(qū)。常見(jiàn)的有以下8種：1、按老一套方法辦文《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》、《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》、《發(fā)文稿紙格式》、《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》、《標(biāo)號(hào)符號(hào)用法》、《出版物漢字使用治理規(guī)定》等，差不多上公文制作的法規(guī)性文件，并構(gòu)成了公文規(guī)范的完整體系。同時(shí)，公文規(guī)范處在不斷變化和完善之中，任何標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范都可能被修訂。寬敞文秘人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和研究，跟蹤公文進(jìn)展的動(dòng)態(tài)，在公文實(shí)踐中力求使用最新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，盡量準(zhǔn)確地理解和掌握公文規(guī)范的完整體系，不要在新的公文法規(guī)頒布專門長(zhǎng)一段時(shí)刻后還抱著老一套不放。2、不加分析地把上級(jí)來(lái)文作為范文由于有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)存在對(duì)公文規(guī)范化的重視程度不夠的現(xiàn)象，其所制發(fā)的公文難免也有時(shí)出現(xiàn)不合規(guī)范的地點(diǎn)，而有的基層單位的文秘人員往往認(rèn)為上級(jí)秘書部門水平高，他們制發(fā)的公文差不多上正確的，即使有時(shí)發(fā)覺(jué)了與公文規(guī)范不一致的地點(diǎn)，也認(rèn)為上級(jí)那樣做總是有道理的，因此上行下效，造成不規(guī)范公文泛濫。因此，每一個(gè)文秘人員都要努力學(xué)習(xí)，把思想認(rèn)識(shí)統(tǒng)一到公文規(guī)范上來(lái)，選擇范文時(shí)要按公文規(guī)范進(jìn)行推斷，不能認(rèn)為發(fā)文單位的級(jí)不越高其所制發(fā)的公文規(guī)范化程度就越高。同時(shí)，要求級(jí)不越高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)越要重視公文處理的規(guī)范化。3、發(fā)往國(guó)外的函件用外文漢語(yǔ)是聯(lián)合國(guó)使用的6種語(yǔ)言之一，為世界通用語(yǔ)言，我們?cè)趪?guó)際交往中完全能夠理直氣壯地使用漢語(yǔ)。使用中文不僅符合國(guó)際慣例，而且也體現(xiàn)了對(duì)中國(guó)主權(quán)、中國(guó)文化的尊重。外國(guó)人就可不能因?yàn)槟悴幻靼淄馕亩挠媚銍?guó)的文字。4、發(fā)往港澳臺(tái)的函件用繁體漢字國(guó)際上以簡(jiǎn)化字為漢語(yǔ)的標(biāo)準(zhǔn)用字，盡港澳臺(tái)等地仍使用繁體字，但依照《出版物漢字使用治理規(guī)定》：“向臺(tái)灣、香港、澳門地區(qū)及海外發(fā)行報(bào)紙、期刊、圖書、音像制品等出版物，能夠使用簡(jiǎn)化字的一律用簡(jiǎn)化字”。人民日?qǐng)?bào)海外版也早從1992年起就改為簡(jiǎn)化漢字印刷了。5、將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件當(dāng)成附件被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件是主體的有機(jī)組成部分，不得視為附件。在這種情況下，正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)署名前不得標(biāo)注被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件順序和名稱，而被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件則標(biāo)印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。6、以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)代替辦公（廳）室核稿有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過(guò)辦公（廳）室將公文直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，并以領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)為由拒絕辦公（廳）室的核稿和核發(fā)?！稐l例》和《方法》規(guī)定，公文在送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進(jìn)行校核。公文核稿的差不多任務(wù)是協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。確實(shí)是在領(lǐng)導(dǎo)審批后，正式印發(fā)前，還應(yīng)由辦公廳（室）進(jìn)行核發(fā)。7、用計(jì)算機(jī)起草公文時(shí)僅將定稿歸檔由于辦公自動(dòng)化的進(jìn)展，許多文秘人員直接在計(jì)算機(jī)上起草文稿，各次修改過(guò)程也直接在機(jī)上進(jìn)行，最后打印和歸檔的是定稿。由于定稿無(wú)法體現(xiàn)修改過(guò)程，關(guān)于特不重要的文稿，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，難以分清責(zé)任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。正確的方法，是在原始稿上反復(fù)修改，把經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實(shí)原件。8、用傳真件代替正式文件發(fā)文或歸檔傳真件不能代替正式公文，因此，關(guān)于重要的公文，盡管緊急情況下可用傳真件發(fā)文，但發(fā)出傳真件后要及時(shí)補(bǔ)寄正式公文。另外，由于傳真件紙張材料的專門性，保存不久字跡就會(huì)全部退盡，假如直接將其歸檔，時(shí)刻長(zhǎng)了就會(huì)失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復(fù)印后歸檔。由于復(fù)印件也容易退色，這時(shí)可使用固色劑延長(zhǎng)文檔保存期限。公文寫作常見(jiàn)問(wèn)題分析

1、文種使用不當(dāng)。有的公文作者不了解或可不能正確運(yùn)用確切的文種，以致長(zhǎng)期只使用通知、決定等兩三個(gè)公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報(bào)分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報(bào)告與請(qǐng)示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時(shí)張冠李戴或干脆寫成“請(qǐng)示報(bào)告”；有的不知有命令（令）、函、會(huì)議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場(chǎng)合則都用通知等公文去代替。從公文寫作實(shí)踐來(lái)看，具體有以下公文要注意區(qū)分：

①“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的適用與區(qū)不?！罢?qǐng)示”是辦件，需要回復(fù)，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)，上級(jí)機(jī)關(guān)不批準(zhǔn)，你還辦不成。“報(bào)告”是閱件，一般不需回復(fù)，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。文件中只要有請(qǐng)求事項(xiàng)的，就不能用“報(bào)告”來(lái)處理，否則專門容易誤事。假如既想?yún)R報(bào)工作，讓上級(jí)掌握，又想請(qǐng)示解決問(wèn)題，一般可采納兩種方法來(lái)解決:一是將“報(bào)告”和“請(qǐng)示”分開(kāi)，形成兩份公文分不上報(bào)；二是以請(qǐng)示公文為主，將報(bào)告的內(nèi)容作為附件，附在請(qǐng)示后面作為背景材料，讓上級(jí)了解請(qǐng)示的充分理由。

②“決定”和“意見(jiàn)”的適用與區(qū)不?！皼Q定”、“意見(jiàn)”都屬于決策性文件的一種，都用于安排部署重要工作。其區(qū)不是：“決定”一般用于重要決策的出臺(tái)和重大活動(dòng)的部署，帶有較強(qiáng)的政策性和嚴(yán)肅性，這從“決定”二字的含義就可看出來(lái)，“決”是“決斷”的意思，“定”是“確定”的意思?！皼Q定”既出，必須嚴(yán)格執(zhí)行。如《中共中央關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定》，通常情況下，人們一看文件上有“決定”二字，就明白非同小可，有“大動(dòng)作”出臺(tái)了。另外，“決定”一般是就較長(zhǎng)時(shí)期的工作進(jìn)行部署，比如管一年、兩年甚至更長(zhǎng)時(shí)刻，短時(shí)期的工作一般不宜用“決定”。而“意見(jiàn)”同樣用于安排部署重要工作，但相對(duì)而言，所決策的事項(xiàng)沒(méi)有“決定”那么重大，語(yǔ)氣沒(méi)有“決定”那么嚴(yán)肅，進(jìn)效可長(zhǎng)可短。如《中共蒼溪縣委關(guān)于開(kāi)展“富民惠民，改善民生”作風(fēng)建設(shè)活動(dòng)的意見(jiàn)》。需要指出的是，“意見(jiàn)”的剛性雖不如“決定”強(qiáng)，但并不意味著不重要、可執(zhí)行可不執(zhí)行。事實(shí)上，各級(jí)黨政機(jī)關(guān)部署工作用得較多的依舊“意見(jiàn)”而不是“決定”。這就像使用武器一樣，常規(guī)武器經(jīng)常要用，而尖端武器是不可隨便用的。

③“請(qǐng)示”和“函”的適用與區(qū)不。“函”適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。“函”和“請(qǐng)示”容易混淆的要緊在“請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”這一適用規(guī)定上?！罢?qǐng)示”的主送機(jī)關(guān)必須是直接的上級(jí)機(jī)關(guān)，而“函”的主送機(jī)關(guān)則是不相隸屬的機(jī)關(guān)，能夠是上級(jí)機(jī)關(guān)，也能夠是平級(jí)單位，還能夠是下級(jí)單位。某一部門或單位向同級(jí)有權(quán)單位或上級(jí)不相隸屬機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，只能用“函”，而不能用“請(qǐng)示”。

④“批復(fù)”和“函”的適用與區(qū)不。“批復(fù)”適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。如下級(jí)政府或部門向上級(jí)政府或部門報(bào)送請(qǐng)求事項(xiàng)，上級(jí)政府或部門應(yīng)用“批復(fù)”給與答復(fù)，而經(jīng)政府部門同意后，其辦公廳(室)則應(yīng)用“函”來(lái)答復(fù)。對(duì)不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)函商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)的，受文機(jī)關(guān)也應(yīng)用“函”來(lái)答復(fù)。

⑤“公告”和“通告”的適用與區(qū)不。公告和通告差不多上告知性公文，但它們屬于兩個(gè)不同的文件，有著十分明顯的區(qū)不。一是公布機(jī)關(guān)不同。公告一般只由國(guó)家高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其有關(guān)職能部門公布，基層機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位無(wú)權(quán)公布公告。通告的制發(fā)機(jī)關(guān)則特不廣泛，各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位均可制發(fā)通告。二是內(nèi)容特點(diǎn)不同。公告的內(nèi)容大差不多上差不多發(fā)生或確定的，是事后告知，因而具有專門強(qiáng)的告知性特點(diǎn)。通告則多用于事前制定某些規(guī)定或提出某些要求，讓有關(guān)方面和寬敞公眾遵照?qǐng)?zhí)行，因而具有專門強(qiáng)的強(qiáng)制性特點(diǎn)。三是使用范圍不同。公告公布的范圍是面向國(guó)內(nèi)外的，且必須通過(guò)媒體公開(kāi)公布；而通告公布的范圍則限制在一定范圍內(nèi)，且可通過(guò)張貼的方式公布，因而公告的知曉范圍比較廣泛，通告的知曉范圍則相對(duì)窄小?！肮妗薄ⅰ巴ǜ妗被煜?，要緊是將“通告”錯(cuò)用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府關(guān)于加強(qiáng)濱江路治理的公告》、《ＸＸ市公安局關(guān)于對(duì)ＸＸ路實(shí)行交通管制的公告》等，都不屬于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)，應(yīng)把“公告”改為“通告”。

⑥“命令”和“通知”在制定公布規(guī)章和轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)范性文件上的適用與區(qū)不。用“命令”制定公布規(guī)章，這規(guī)定適用于有制定公布規(guī)章權(quán)的行政機(jī)關(guān)，即國(guó)務(wù)院直屬工作部門、省級(jí)政府、省級(jí)政府所在地的市政府以及國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大市政府。如江蘇省有規(guī)章制定公布權(quán)的是省政府、南京市政府、無(wú)錫市政府、徐州市政府、蘇州市政府，其他地級(jí)市政府沒(méi)有規(guī)章制定公布權(quán)，因此也就不適用以“命令”制定公布規(guī)章。在實(shí)際操作中，沒(méi)有規(guī)章制定公布權(quán)的市公布規(guī)范性文件能夠用“通知”進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)。

2、格式不規(guī)范。要緊有以下表現(xiàn)：

①公文文頭不規(guī)范。一個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文，理所因此以本機(jī)關(guān)文頭制發(fā)；若是幾個(gè)機(jī)關(guān)發(fā)文，應(yīng)以提起發(fā)文機(jī)關(guān)文頭制發(fā)。（“聯(lián)合行文”見(jiàn)后文）

②發(fā)文字號(hào)不規(guī)范。下行文要用“發(fā)”字；上行文要有簽發(fā)人，發(fā)文字號(hào)不用“發(fā)”字。

③標(biāo)題冗長(zhǎng)、混亂、殘缺不全。具體體現(xiàn)在：“關(guān)于”用得多、書名號(hào)多、涉及文種多的時(shí)候，不行把握。

④主送機(jī)關(guān)排列混亂。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府向縣委、縣政府聯(lián)合行文，如事由以縣委為主，主送機(jī)關(guān)則為“縣委、縣政府”，縣政府的閱知；如政府為主，黨委又有必要了解，其主送機(jī)關(guān)則為“縣政府并報(bào)縣委?！?/p>

⑤結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂。（見(jiàn)后文）

⑥附件不符。附件標(biāo)題應(yīng)與文件后所附材料標(biāo)題相符。

⑦文本署名不規(guī)范。以黨委名義發(fā)文，文本要署名，日期用小寫；以政府名義發(fā)文，文本不署名，日期用大寫。

⑧抄送單位不正確。若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府向縣委、政府聯(lián)合行文，應(yīng)抄送縣委辦、縣政府辦；若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委向縣委行文，只抄送縣委辦；若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府向縣政府行文，只抄送縣政府辦。

⑨主題詞使用不當(dāng)。公文主題詞應(yīng)包括反映公文內(nèi)容的類不詞、反映公文主題的詞、公文文種三個(gè)詞組構(gòu)成，如《中共蒼溪縣委辦公室關(guān)于做好慶祝中國(guó)共產(chǎn)黨成立86周年紀(jì)念活動(dòng)的通知》，其主題詞是“黨的建設(shè)、建黨節(jié)、紀(jì)念活動(dòng)、通知”。其中“黨的建設(shè)”是類不詞，“建黨節(jié)、紀(jì)念活動(dòng)”是反映公文主題的詞，“通知”是公文文種。除了以上固定的三個(gè)詞組外，有時(shí)公文還需要標(biāo)引自由詞，要緊范圍是：一是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語(yǔ)等；二是人物、時(shí)刻和年代稱號(hào)；三是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。其標(biāo)引的方法是：在自由詞后標(biāo)上“△”符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。那個(gè)地點(diǎn)，同時(shí)還要注意一點(diǎn)：選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)刻、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作“△”標(biāo)記，如毛澤東思想、鄧小平理論等盡管《主題詞表》中未列，但差不多成為了專用名詞，在標(biāo)引時(shí)不加“△”符號(hào)。

以上所列只是部分表現(xiàn)，在實(shí)際工作中，還有其他格式上的問(wèn)題，在此不一一列舉。因此，各單位公文起草人員應(yīng)隨時(shí)加強(qiáng)對(duì)公文格式的學(xué)習(xí)，細(xì)心觀看縣委、政府公文的格式要求，弄清各自的區(qū)不。

3、行文規(guī)則混亂。要緊有以下幾種表現(xiàn)：①越級(jí)行文；②多頭行文；③請(qǐng)示一文多事；④黨政不分。在此不一一闡釋。

4、詞匯使用不當(dāng)。那個(gè)毛病看起來(lái)大概沒(méi)有什么大不了，事實(shí)上這與意思表達(dá)準(zhǔn)確不準(zhǔn)確、文稿質(zhì)量好不行直接相關(guān)，嚴(yán)格講來(lái)是對(duì)工作不負(fù)責(zé)任、對(duì)文字是一種糟蹋的表現(xiàn)。因此，每一個(gè)文秘人員在詞匯運(yùn)用方面都應(yīng)有一絲不茍的精神。具體講來(lái)，詞匯使用不當(dāng)有以下幾種表現(xiàn)：①濫用與領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)的專用詞匯。如X領(lǐng)導(dǎo)的“重要指示”、“重要講話”，這要看用于哪一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)中央領(lǐng)導(dǎo)能夠用，對(duì)其他級(jí)不的領(lǐng)導(dǎo)則不能用，這是上級(jí)有明確規(guī)定的。同樣的道理，地點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)到基層檢查工作不能用“視察”一詞，只能和“考察或檢查工作”、“檢查工作”、“指導(dǎo)工作”或“調(diào)查研究”等，中央領(lǐng)導(dǎo)同志下基層才可用“視察”。②濫用副詞。許多文稿為了加重語(yǔ)氣、強(qiáng)調(diào)某項(xiàng)工作的重要，加上一大堆副詞，如“進(jìn)一步堅(jiān)決落實(shí)”，又是“進(jìn)一步”，又是“堅(jiān)決”，事實(shí)上“堅(jiān)決”本身就差不多專門確定、專門有力度了，因此要么用“進(jìn)一步”，要么用“堅(jiān)決”，不宜將二者重疊起來(lái)使用。因此，有時(shí)能夠重疊運(yùn)用某些副詞，但要依照需要，而且要用得恰當(dāng)，比如某項(xiàng)工作過(guò)去要求“加強(qiáng)”，但進(jìn)展的情況不太理想，就能夠用“進(jìn)一步加強(qiáng)”。③濫用指令詞。作為公務(wù)文稿，“要”如何樣這類詞確信經(jīng)常會(huì)用到，但用得太多太濫也不行，如有些講話稿、文件，滿篇差不多上“要”字，讓人覺(jué)得煩。更有甚者，有些不適宜用“要”字的文稿也沒(méi)完沒(méi)了地“要”，比如工作匯報(bào)中使用“要”字，就仿佛是向上級(jí)下指令似的；工作總結(jié)，本來(lái)是談情況和體會(huì)的，也老是用“要”字，就仿佛是談以后的打罷了。④過(guò)多重復(fù)用詞。同一篇文稿中多次出現(xiàn)公務(wù)文稿常用詞是不可幸免的，但我們應(yīng)該而且能夠做到的是，短距離內(nèi)盡量不要重復(fù)，尤其是在一句話中不要重復(fù)，比如如此的句子“我們一定要認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)和貫徹好省委和省政府關(guān)于深化改革和加快進(jìn)展的一系列重要文件精神”。這句話意思是講得通的，但同一句話出現(xiàn)三個(gè)“和”字，顯然不合適，把第一個(gè)“和”字拿掉，第二個(gè)“和”字改成頓號(hào)就能夠了。⑤亂用時(shí)髦詞匯。時(shí)代在前進(jìn)，知識(shí)在更新，公務(wù)文稿的常用詞匯也需要不斷注入新奇氣息，如WTO、知識(shí)經(jīng)濟(jì)等都差不多走進(jìn)我們的公文了，但新詞匯也有一個(gè)潛移默化、約定俗成的過(guò)程，不能過(guò)于“前衛(wèi)”，否則就會(huì)“曲高和寡”，讓人不知所云。如把“網(wǎng)絡(luò)時(shí)代”講成“寬帶時(shí)代”就不適宜，因?yàn)槌藰I(yè)內(nèi)人士，基層干部沒(méi)有多少人能明白。還有一些同志喜愛(ài)“引進(jìn)”港澳臺(tái)的某些詞匯來(lái)改造自己的詞匯，如改“提高”為“提升”、“通過(guò)”為“透過(guò)”、“本次”為“今次”等就不行了，仿佛他們的詞匯是貌美女郎，自己用慣的詞匯是丑陋的，事實(shí)上又有多大必要呢？領(lǐng)導(dǎo)講話稿寫得好不行，關(guān)鍵不在于新詞匯多不多，而在于寫作功力深不深。⑥亂用助詞。這方面最突出的是“的”、“地”、“得”三個(gè)字經(jīng)常被混用，“的”字用于定語(yǔ)，“地”字用于狀語(yǔ)，“得”字用于補(bǔ)語(yǔ)。⑦用詞不當(dāng)。那個(gè)毛病在許多文稿中俯拾即是，仿佛也“約定俗成”了。如“公開(kāi)曝光”，曝光本來(lái)確實(shí)是公開(kāi)的意思，難道還有什么不公開(kāi)的曝光？又如“嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律”，嚴(yán)格后邊缺了睦動(dòng)詞，應(yīng)加上“遵守”一詞。還有如“強(qiáng)化（領(lǐng)導(dǎo)）”應(yīng)為“加強(qiáng)”、“增進(jìn)（認(rèn)識(shí)）”應(yīng)為“提高”或“深化”、“提高（本領(lǐng)）”應(yīng)為“掌握”。如此等等，不一而足。

5、提法不當(dāng)。有的公文提出一些未經(jīng)認(rèn)真推敲的方針、口號(hào)、任務(wù)，而這些方針、口號(hào)、任務(wù)又往往與黨和國(guó)家在某一時(shí)期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

6、名稱表述混亂。公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂要緊有：①單位名稱不準(zhǔn)，應(yīng)以公章名稱為準(zhǔn)或用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。如“中共蒼溪縣委”、“縣委”（規(guī)范化的簡(jiǎn)稱），“中共陵江鎮(zhèn)委員會(huì)”、“陵江鎮(zhèn)黨委”（“中共陵江鎮(zhèn)黨委”是錯(cuò)誤的）。②同一名詞在一篇公文中幾次出現(xiàn)時(shí)表述不一致。③隨意用簡(jiǎn)稱。領(lǐng)導(dǎo)講話稿中用簡(jiǎn)稱能夠節(jié)約詞匯，但這種簡(jiǎn)稱必須是符合規(guī)范、大伙兒都已同意、一講就明白的，比如“鄧小平理論”，大伙兒都明白是“鄧小平建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義理論”的簡(jiǎn)稱，“三個(gè)代表”大伙兒都明白。而有些簡(jiǎn)稱只有某系統(tǒng)、某行業(yè)的干部職工明白，如某單位開(kāi)展“學(xué)文化、學(xué)科學(xué)，比技能、比奉獻(xiàn)”活動(dòng)，簡(jiǎn)稱“雙學(xué)雙比活動(dòng)”，假如寫進(jìn)黨委、政府文件或領(lǐng)導(dǎo)講話中，就不能用簡(jiǎn)稱了，要用就要附加講明，要不就會(huì)讓人莫名其妙。還有如過(guò)去經(jīng)常提到的“掃黃辦”、“打拐辦”等簡(jiǎn)稱的運(yùn)用，都要注意那個(gè)問(wèn)題。有些專用名詞則不能隨便使用簡(jiǎn)稱，如有些文稿中用的稱“三代辦”、“先教辦”等，就顯得專門不嚴(yán)肅，要用簡(jiǎn)稱，也要與上級(jí)的口徑保持一致。

7、數(shù)字使用不統(tǒng)一。公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確。具體講來(lái)，公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，如三心二意，其它均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

８、請(qǐng)示性公文應(yīng)注意問(wèn)題：給上級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”性公文應(yīng)注意四個(gè)問(wèn)題：①“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事；②一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；③需要同時(shí)送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)；④不得將“請(qǐng)示”夾帶在“報(bào)告”里，因“請(qǐng)示”必須批復(fù)，而“報(bào)告”不必批復(fù)。

9、有雙重領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上下級(jí)之間行文應(yīng)注意的問(wèn)題：受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)辦理、答復(fù)；上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。

10、行政機(jī)關(guān)與黨委機(jī)關(guān)在行文關(guān)系上應(yīng)注意的問(wèn)題：各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，不得向黨委機(jī)關(guān)作指示、交任務(wù)，如內(nèi)容涉及黨的工作，應(yīng)與同級(jí)黨委聯(lián)合行文。

11、公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)如何標(biāo)注：按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》規(guī)定，公文結(jié)構(gòu)分為4個(gè)層次，具體標(biāo)注法是：第一層為“一、”，第二層為“(二)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

12、聯(lián)合行文應(yīng)注意的問(wèn)題：①聯(lián)合行文有兩條規(guī)則：一是必須是涉及兩個(gè)以上部門職權(quán)范圍內(nèi)的事；二是必須明確主辦部門。②兩個(gè)以上部門行文要注意充分協(xié)商，盡量取得一致意見(jiàn)。取得一致意見(jiàn)后，可由一個(gè)部門行文，也能夠聯(lián)合行文，不得交叉重復(fù)行文。未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。③聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱排在前，其他機(jī)關(guān)自上至下排列，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，可能出現(xiàn)把正文擠出首頁(yè)的情況，假如首頁(yè)沒(méi)有正文，是極不嚴(yán)肅的。發(fā)文機(jī)關(guān)過(guò)多，只能擠發(fā)文機(jī)關(guān)，不能擠正文，擠的方法是，可將發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)縮小，行距縮小，保證公文首頁(yè)留動(dòng)身文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)以及最少一行正文的位置。

附：公文寫作常見(jiàn)錯(cuò)誤實(shí)例分析關(guān)于邀請(qǐng)x校長(zhǎng)、x書記參加“10356211”工程奠基儀式

并致辭的請(qǐng)示報(bào)告校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室并呈x校長(zhǎng)、x書記：

依照“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”，我院成立了專門的“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期預(yù)備工作差不多就緒。現(xiàn)定于十月二十一日進(jìn)行工程奠基儀式，屆時(shí)想請(qǐng)x校長(zhǎng)、x書記參加儀式并致辭，請(qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切希望x校長(zhǎng)、x書記的到來(lái)！

此致

敬禮！

附件一：講話稿；

附件二：議程。

資環(huán)學(xué)院

2005年10月11日

一份完整的公文由文頭、內(nèi)文和文尾組成，內(nèi)文是主體，上面展示出來(lái)的確實(shí)是公文的內(nèi)文部分，本文要緊探究?jī)?nèi)文部分的常見(jiàn)錯(cuò)誤和對(duì)策。

一、標(biāo)題：標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對(duì)內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。就上文標(biāo)題而言，大概也符合這一要求，但這是最起碼的格式要求，細(xì)究起來(lái)，那個(gè)標(biāo)題仍存在著許多錯(cuò)誤。

1、多用標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)題中除書名號(hào)外一般不用標(biāo)點(diǎn)，如：關(guān)于印發(fā)《華東師范大學(xué)公章治理方法》的通知。上文題目中的頓號(hào)、引號(hào)差不多上多余的，應(yīng)該去掉。

2、人物模糊不清，順序排列不當(dāng)。公文里所提到的人物應(yīng)使用全名，不能只用姓氏加上職務(wù)，一個(gè)學(xué)?？赡軙?huì)有兩個(gè)王校長(zhǎng)，不用全名會(huì)引起不必要的苦惱。對(duì)外行文尤其要注意?！包h先政后”的排列順序在我國(guó)是約定俗成的，校長(zhǎng)和書記同時(shí)出現(xiàn)時(shí)應(yīng)把書記排在前面。

3、項(xiàng)目不宜使用代號(hào)。公文應(yīng)該是明晰的，應(yīng)讓閱讀人一看便知。有些項(xiàng)目和工程有代號(hào)，而這些代號(hào)可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號(hào)代替項(xiàng)目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會(huì)給人一種不知所云的感受。

4、混用文種。依照國(guó)務(wù)院2000年8月公布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》，行政公文的種類要緊有命令、議案、決定、意見(jiàn)、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等十三種。請(qǐng)示和報(bào)告為不同文種，不能混而為一，上文應(yīng)屬請(qǐng)示。文種不能錯(cuò)用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請(qǐng)等都非公文文種。

二、主送機(jī)關(guān)：即受文對(duì)象，應(yīng)依照公文內(nèi)容選擇相應(yīng)的主送機(jī)關(guān)。上文中的主送機(jī)關(guān)也存在著錯(cuò)誤。

1、多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示和報(bào)告一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)采納抄送形式。上文應(yīng)主送黨委辦公室，抄送校長(zhǎng)辦公室。

2、不能送個(gè)人。公文是機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系匯報(bào)工作、處理解決問(wèn)題的載體，它只針對(duì)單位，不針對(duì)個(gè)人，因此它一般不直接送給個(gè)人批閱。

三、正文：文種不同，內(nèi)容要求也有變化。請(qǐng)示的正文一般包括請(qǐng)示緣故、目的和依據(jù)，應(yīng)寫明請(qǐng)示事項(xiàng)，并提出自己對(duì)解決問(wèn)題的態(tài)度和意見(jiàn)。上文作為請(qǐng)示，盡管符合差不多要求，但專門多錯(cuò)誤也是顯而易見(jiàn)的。

1、引文不全。引用的公文要寫明：發(fā)文時(shí)刻+發(fā)文機(jī)關(guān)+標(biāo)題+公文編號(hào)，如：依照華師（2003）17號(hào)《關(guān)于進(jìn)一步做好非典型肺炎預(yù)防工作的通知》精神。上文所提到的“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”缺少時(shí)刻和議決題目。

2、數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學(xué)“十五”規(guī)劃），數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，“十月二十一日”應(yīng)為“10月21日”。

3、用詞不當(dāng)。公文講究公事公辦，不需要過(guò)度客氣，行文應(yīng)力求客觀?！罢?qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切希望x校長(zhǎng)、x書記的到來(lái)！”這些含有感情色彩的話盡量不用。

4、信息不準(zhǔn)確。公文所涉及的時(shí)刻、地點(diǎn)、人物應(yīng)盡量做到準(zhǔn)確具體，上文中進(jìn)行奠基儀式的時(shí)刻不夠具體，地點(diǎn)也沒(méi)講明，在公文寫作中要注意幸免。

5、結(jié)尾不當(dāng)。公文有自己的結(jié)尾用詞，請(qǐng)示一般用“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致敬禮”。

6、缺少聯(lián)系人。請(qǐng)示一般應(yīng)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項(xiàng)內(nèi)容。

四、附件：為了補(bǔ)充講明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存有錯(cuò)誤之處。

1、格式不對(duì)。附件的正確格式是：

附件：1、xxxxxxxxxxxxxxxx；

2、xxxxxxxxxxxxxxxx。（黨委機(jī)關(guān)公文只用“附”字）

2、附件名稱過(guò)于簡(jiǎn)單。附件的名稱在簡(jiǎn)潔的同時(shí)還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過(guò)分簡(jiǎn)單。上文的附件1應(yīng)寫明什么人在什么會(huì)議上的講話稿，后面最好注明（代擬稿）字樣。附件2應(yīng)寫明什么會(huì)議的議程。

五、落款與日期：正文后右下角要寫上發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期，這看起來(lái)簡(jiǎn)單，但一不小心，可能也會(huì)像上文一樣出錯(cuò)。

1、發(fā)文單位不能用簡(jiǎn)稱。事實(shí)上在整個(gè)公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡(jiǎn)稱。上文中的“資環(huán)學(xué)院”，應(yīng)寫全稱：“資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院”。

2、發(fā)文日期不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用0，而使用插入中的符號(hào)“〇”。因此上文中的“2005年10月11日”已改為“二〇〇二年十月十一日”。注意，地點(diǎn)黨委機(jī)關(guān)的公文，發(fā)文日期用的是阿拉伯?dāng)?shù)字，而不用漢字。

公文寫作不需要小講家豐富的想象力，也不需要詩(shī)人華麗的詞藻，公文要的是樸實(shí)、簡(jiǎn)潔和有用，但想寫好公文卻并非易事。公文對(duì)文字的要求能夠講達(dá)到了“天然去雕飾”的至高境地，而公文種類繁多，每種公文的格式又各不相同，這都為寫好公文增加了難度。但作為辦公室工作人員，又必須度過(guò)這一難關(guān)。以上用一篇例文來(lái)講明公文寫作中容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，愿各位同行在工作中不斷總結(jié)，不斷創(chuàng)新，努力提高自己公文寫作的能力和水平。行政公文寫作常見(jiàn)錯(cuò)誤舉要

國(guó)務(wù)院于2000年8月24日公布了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》（以下簡(jiǎn)稱新《方法》），同時(shí)廢止了1993年國(guó)務(wù)院辦公廳公布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》（以下簡(jiǎn)稱舊《方法》）。新《方法》已于2001年1月1日正式施行，但有的單位在行政公文處理中尚未嚴(yán)格執(zhí)行新規(guī)定，特不是行政公文寫作中出現(xiàn)了一些常見(jiàn)的錯(cuò)誤，阻礙了公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，阻礙了它的法定效力，從而阻礙了辦文的質(zhì)量和效率。

一、公文眉首常見(jiàn)錯(cuò)誤

公文的眉首是指公文首頁(yè)紅色反線（包含）以上的各個(gè)要素，它是由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)以及簽發(fā)人等構(gòu)成。公文的眉首看起來(lái)專門簡(jiǎn)單，內(nèi)容也不多，但由于對(duì)新《方法》不夠熟悉，在實(shí)際工作中，公文眉首的格式上仍存在一些問(wèn)題，其中出現(xiàn)問(wèn)題較多的當(dāng)數(shù)"秘密等級(jí)和保密期限"、"緊急程度"、"發(fā)文字號(hào)"三處。

舊《方法》的公文格式規(guī)定"秘密等級(jí)"、"緊急程度"標(biāo)識(shí)于公文首頁(yè)左上角的相應(yīng)位置，"發(fā)文字號(hào)"中的"年份"要用方括號(hào)"[]"括入；而新《方法》的公文格式中則明確規(guī)定了"秘密等級(jí)和保密期限"、"緊急程度"要標(biāo)識(shí)于公文首頁(yè)右上角，"發(fā)文字號(hào)"中的"年份"必須用六角括號(hào)"〔〕"括入。例如，現(xiàn)在有許多的單位由于受舊《方法》的阻礙，而將公文的"發(fā)文字號(hào)"寫成"×××[2001]1號(hào)"，這是不規(guī)范的，應(yīng)改為"×××〔2001〕1號(hào)"。

二、公文主體常見(jiàn)錯(cuò)誤

公文的主體包括紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各個(gè)要素，它由"公文標(biāo)題"、"主送機(jī)關(guān)"、"公文正文"、"附件"、"成文時(shí)刻"和"附注"等構(gòu)成。這一部分是公文的主體部分，也是寫作中最容易出錯(cuò)、錯(cuò)誤較多的地點(diǎn)，要緊表現(xiàn)在：

1、由于公文文種使用不當(dāng)或?qū)氖掠杀硎霾煌暾?、不?zhǔn)確，造成公文標(biāo)題中的一些常見(jiàn)錯(cuò)誤。公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和文種三個(gè)要素組成，每個(gè)要素都有其獨(dú)特的作用，一般不得隨意省略。

文種是公文標(biāo)題中最重要的要素，每一個(gè)文種都體現(xiàn)著一種嚴(yán)格的權(quán)限，對(duì)文種應(yīng)依照公文所涉及的內(nèi)容、文種的范圍、發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限和隸屬關(guān)系以及發(fā)文的目的和要求等進(jìn)行選擇，切不可混淆使用。但在實(shí)際的工作中，卻出現(xiàn)了一些錯(cuò)誤選擇文種的現(xiàn)象。首先，仍按舊《方法》的規(guī)定選用文種。新《方法》撤消了"指示"文種，而增加了"意見(jiàn)"文種。目前，有許多單位仍在使用"指示"這一文種，而未將"意見(jiàn)"作為一個(gè)單獨(dú)的文種使用，如"××大學(xué)關(guān)于印發(fā)《關(guān)于嚴(yán)格教學(xué)秩序的意見(jiàn)》的通知"，應(yīng)該改為"××大學(xué)關(guān)于嚴(yán)格教學(xué)秩序的意見(jiàn)"。其次，文種的混用現(xiàn)象嚴(yán)峻。由于某些文種行文方向相同而且文種又專門相近，造成了文種的錯(cuò)選，比如，"請(qǐng)示"和"報(bào)告"、"請(qǐng)示"和"函"以及"公告"和"通告"等文種就經(jīng)常被混用，有的該用"報(bào)告"的用"請(qǐng)示"，該用"請(qǐng)示"的用"報(bào)告"，甚至"請(qǐng)示報(bào)告"同時(shí)使用；有的按舊《方法》的規(guī)定將"公告"和"通告"作為同一類文種來(lái)使用，新《方法》對(duì)二者有了明確的界定；有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)時(shí)，有意將"函"用成"請(qǐng)示"，如"××縣辦公室關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示"（給縣財(cái)政局），應(yīng)改為"××縣辦公室關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費(fèi)的函"。再次，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)不的最顯著的特征之一。但在實(shí)際的公文寫作中，卻出現(xiàn)了少數(shù)使用黨和國(guó)家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如"匯報(bào)"、"批示"等，這些生造文種的現(xiàn)象，阻礙了公文的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，應(yīng)按照黨和國(guó)家公文法規(guī)規(guī)定的文種使用，決不能亂起"名稱"，生造文種。如"××大學(xué)關(guān)于教學(xué)工作情況的匯報(bào)"，將"匯報(bào)"作為公文文種來(lái)使用，極不規(guī)范，應(yīng)改為"報(bào)告"。

由于文秘人員對(duì)公文主題的把握不準(zhǔn)確、不全面，對(duì)起限制、修飾和講明的時(shí)刻名詞、程度副詞和介詞結(jié)構(gòu)等使用不當(dāng)，從而造成了公文標(biāo)題事由不清晰、不準(zhǔn)確，如"××縣工商局關(guān)于擺攤設(shè)點(diǎn)的決定"，此"決定"對(duì)擺攤設(shè)點(diǎn)究竟是"禁止"依舊"準(zhǔn)許"、擺設(shè)地點(diǎn)等不明確、不具體，依照該文的內(nèi)容，應(yīng)改為"××縣工商局關(guān)于禁止在城區(qū)繁華地帶隨意擺攤設(shè)點(diǎn)的決定"。

2、由于行文規(guī)則和行文關(guān)系模糊，造成主送機(jī)關(guān)不明確。新《方法》規(guī)定"主送機(jī)關(guān)指公文的要緊受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱"、"行文關(guān)系依照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告"，從而使整個(gè)行文規(guī)則更加嚴(yán)密，更加具體。但在實(shí)際工作中，部門行文往往因行文關(guān)系的混亂而造成主送機(jī)關(guān)的不明確，阻礙了辦文的效率。

主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)明確，否則文件發(fā)出后，究竟由誰(shuí)來(lái)主辦不清晰，從而造成辦文的推諉。特不是上行文時(shí)，主送機(jī)關(guān)只能有一個(gè)，如××高校車輛更新問(wèn)題，按上級(jí)規(guī)定應(yīng)主送市教委，抄報(bào)市財(cái)政局和市機(jī)關(guān)事務(wù)治理局，行文時(shí)，主送機(jī)關(guān)應(yīng)為"××市教委"，而不能將主送機(jī)關(guān)定為"××市教委、市財(cái)政局、市機(jī)關(guān)事務(wù)治理局"。

此外，由于沒(méi)有使用規(guī)范化的簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，也容易造成主送機(jī)關(guān)的不明確，特不是一些辦理性的文件，無(wú)人辦理。主送機(jī)關(guān)應(yīng)依照上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定的簡(jiǎn)稱確定，如"××市都市建設(shè)綜合開(kāi)發(fā)治理辦公室"上級(jí)規(guī)定簡(jiǎn)稱為"市城建辦"，不能隨意簡(jiǎn)稱為"市城建綜開(kāi)辦"或其他不規(guī)范簡(jiǎn)稱。

3、由于內(nèi)容混雜或語(yǔ)言的歧義等緣故，造成正文主題不明確。在日常的公文寫作中，報(bào)告夾請(qǐng)示、請(qǐng)示夾報(bào)告的現(xiàn)象特不突出。報(bào)告夾請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)就能夠不批復(fù)，請(qǐng)示就沒(méi)有實(shí)際意義；請(qǐng)示夾報(bào)告，造成文字冗長(zhǎng)，不簡(jiǎn)潔，阻礙了辦文的效率。特不是在請(qǐng)示中，請(qǐng)示的問(wèn)題必須明確、具體，必須一文一事，不能在一個(gè)請(qǐng)示中請(qǐng)示多個(gè)事項(xiàng)，能夠批復(fù)和不能批復(fù)的事項(xiàng)混雜一起，或該具體的沒(méi)具體，上級(jí)機(jī)關(guān)難以批復(fù)。比如××學(xué)校向縣教委請(qǐng)示修建教學(xué)樓，在最后請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，寫成"特請(qǐng)示修建教學(xué)樓一幢"，沒(méi)有教學(xué)樓的面積及經(jīng)費(fèi)投入，縣教委就無(wú)法批復(fù)，應(yīng)寫成"特請(qǐng)示修建教學(xué)樓一幢，面積××平方米，需建設(shè)經(jīng)費(fèi)××萬(wàn)元"。

此外，公文的語(yǔ)言講究精確，其每一個(gè)詞、每一個(gè)句子必須保持意思的唯一性，以幸免對(duì)方按各自的理解行事。然而，由于在公文寫作中使用限定詞語(yǔ)不準(zhǔn)確、濫行省略、語(yǔ)序不當(dāng)、錯(cuò)用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，出現(xiàn)了語(yǔ)言的歧義現(xiàn)象，從而造成對(duì)文件理解的混亂，形成了文件執(zhí)行中的偏差，給工作帶來(lái)了苦惱。如，"初級(jí)職稱評(píng)定后，5年以上能夠申報(bào)中級(jí)職稱"，對(duì)這一規(guī)定究竟包不包括5年，界定不準(zhǔn)確。

4、由于對(duì)公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的錯(cuò)誤。

公文成文的日期，新《方法》明確指出"以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)"、"電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)"。由于不重視這一點(diǎn)，專門多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發(fā)日期作為成文日期，從而使公文的時(shí)效性受到了阻礙，甚至嚴(yán)峻阻礙到文件的貫徹執(zhí)行。會(huì)議集體作出的決定，其成文日期是以會(huì)議決定的日期，依舊領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，新《方法》仍未明確。

5、幾個(gè)專門地點(diǎn)，也容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。新《方法》規(guī)定："當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)'此頁(yè)無(wú)正文'的方法解決"，再如印章使用的規(guī)定、"請(qǐng)示"文件應(yīng)當(dāng)在"附注"處注明聯(lián)系人的姓名和電話等等，這些地點(diǎn)都要求我們?cè)趯?shí)際的公文寫作中要特不注意，以幸免出現(xiàn)錯(cuò)誤。

三、公文版記常見(jiàn)錯(cuò)誤

公文版記由主題詞、抄送機(jī)關(guān)和制文機(jī)關(guān)名稱和日期組成，位于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的確實(shí)是主題詞了。主題詞是反映公文要緊內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，其作用是便于計(jì)算機(jī)的治理和檢索。從當(dāng)前的公文寫作實(shí)踐看，由于文秘人員對(duì)公文內(nèi)容把握不準(zhǔn)，對(duì)主題概念提煉不準(zhǔn)、不全或提煉過(guò)多，從而造成了在公文主題詞標(biāo)引上存在的標(biāo)引隨意性較大、錯(cuò)標(biāo)和漏標(biāo)的現(xiàn)象。如"動(dòng)員群眾禁止販賣、吸毒經(jīng)驗(yàn)交流"如此的主題內(nèi)容，假如提煉成"動(dòng)員群眾"、"毒品犯罪"、"經(jīng)驗(yàn)"如此的主題概念就不簡(jiǎn)煉了，未起到主題詞的作用，應(yīng)依照《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》選用主題詞。

公文寫作為公文處理的重要部分，其質(zhì)量直接阻礙到本機(jī)關(guān)的治理效能和辦事效率，因此，我們必須高度重視公文的規(guī)范化寫作。要認(rèn)真學(xué)習(xí)新《方法》，嚴(yán)格按新《方法》的具體規(guī)定寫作和處理公文，要加大對(duì)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人和文秘人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)的培訓(xùn)力度，務(wù)必幸免和切實(shí)改正行政公文寫作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而使公文處理工作向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向進(jìn)展。公文辦理中常見(jiàn)錯(cuò)誤分析及對(duì)策公文是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱,是處理公務(wù),治理事務(wù)的一種書面文字工具.其重要特點(diǎn)確實(shí)是行文的規(guī)范化,制度化和標(biāo)準(zhǔn)化.關(guān)于公文格式,國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局制定了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704―1999,以下簡(jiǎn)稱《格式》),國(guó)務(wù)院辦公廳制定了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理方法》(2001年1月1日起施行,以下簡(jiǎn)稱《方法》),中央辦公廳制定了《中國(guó)共產(chǎn)黨各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例(試行)》(以下簡(jiǎn)稱《條例》).然而許多單位和部門制發(fā)文件,并沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定,要求去做,而是各行其是,制發(fā)文件存在專門大的隨意性,造成公文格式的不規(guī)范,阻礙了公文的質(zhì)量和效能,更阻礙了集團(tuán)的行政辦公效率，因此必須引起高度重視.一、存在的問(wèn)題(一)生造文種.把沒(méi)列為文種的公文種類作為文種使用.《方法》所確定的公文文種共有13類14種,即:命令,令,決定,公告,通告,通知,通報(bào),議案,報(bào)告,請(qǐng)示,批復(fù),意見(jiàn),函,會(huì)議紀(jì)要.除此之外,均不可直接行文,但可作為"附件"行文.例如,《關(guān)于××公司退休人員一次性繳納醫(yī)療費(fèi)分期繳費(fèi)的具體操作規(guī)定》,《關(guān)于使用社會(huì)保障卡有關(guān)問(wèn)題的講明》等,那個(gè)地點(diǎn)的"操作規(guī)定","講明"均不應(yīng)作為文種使用,能夠改成《××關(guān)于印發(fā)公司退休人員一次性繳納醫(yī)療費(fèi)分期繳費(fèi)的具體操作規(guī)定的通知》,《××關(guān)于印發(fā)使用社會(huì)保障卡有關(guān)問(wèn)題的講明的通知》,不能作為文種使用的還有“條例”,“規(guī)定”,"方法","總結(jié)","打算"等,有的甚至把"安排","要點(diǎn)","細(xì)則"這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西作為公文文種直接行文,差不多上錯(cuò)誤的.

(二)混用文種常見(jiàn)的是把相近的"請(qǐng)示"和"報(bào)告"兩種文種張冠李戴.例如:《××關(guān)于批準(zhǔn)成立××項(xiàng)目經(jīng)理部的報(bào)告》,《××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》.兩個(gè)標(biāo)題內(nèi)容十分明確,確實(shí)是要求上級(jí)解決問(wèn)題,應(yīng)該用"請(qǐng)示"而不是"報(bào)告".報(bào)告是"向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)"的,這類報(bào)告,只要把情況匯報(bào),反映清晰即可,目的是讓上級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)了解進(jìn)展情況,掌握工作進(jìn)度,做到心中有數(shù),不需要回復(fù);而請(qǐng)示是"向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示,批準(zhǔn)"的,需要回復(fù),兩者在使用上有專門大的區(qū)不.有時(shí)也存在"請(qǐng)示"和"函"混用.《方法》規(guī)定:不相隸屬單位之間相互商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)是用函.但是有些單位當(dāng)有求于對(duì)方(不相隸屬單位)時(shí)卻用了請(qǐng)示.

(三)文版格式亂《格式》中就公文的格式,標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定.在具體行文中常見(jiàn)錯(cuò)誤有:1.排版不當(dāng),存在極大的隨意性.公文標(biāo)題應(yīng)在紅色長(zhǎng)線下空2行,用2號(hào)小標(biāo)宋體字,正文用3號(hào)仿宋體字,一般每頁(yè)排22行,每行排28個(gè)字.2.發(fā)文號(hào)標(biāo)注不規(guī)范.要緊表現(xiàn)在,一是錯(cuò)用括號(hào).如,×川華西(2003)240號(hào);二是用虛數(shù).如×辦〔2003〕005號(hào);三是字體字號(hào)不標(biāo)準(zhǔn).《格式》規(guī)定:發(fā)文字號(hào),用3號(hào)仿宋體字,居中排布;年份,序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號(hào)"〔〕"括入;序號(hào)不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.特不關(guān)于字號(hào)和字體,有的小于3號(hào);有的用小標(biāo)宋體字,有的用楷體,也有的用黑體,五花八門.3.標(biāo)題濫用符號(hào).《方法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定"公文標(biāo)題中除法規(guī),規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)".但在實(shí)際中操作中,濫用符號(hào)的例子屢見(jiàn)不鮮.如"關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府《關(guān)于強(qiáng)化非典型肺炎防治工作責(zé)任制的緊急通知》的通知","關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×建設(shè)廳《關(guān)于實(shí)行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知》的通知",以上兩例中的"《》"符號(hào)都不應(yīng)該使用,應(yīng)改為:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府關(guān)于強(qiáng)化非典型肺炎防治工作責(zé)任制的緊急通知的通知","關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×建設(shè)廳關(guān)于實(shí)行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知的通知",4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范.《方法》規(guī)定:結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一,",第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)".然而目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況,要注意《方法》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫法,其中"一,"下面是頓號(hào),"1."下面是點(diǎn)號(hào),而"(一)"和"(1)"括號(hào)不處是不帶頓和點(diǎn)號(hào).5.引用文號(hào)格式不對(duì).《方法》規(guī)定:"引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)."目前,有些單位對(duì)這一規(guī)定沒(méi)有掌握好.如,"據(jù)×辦〔2003〕12號(hào)文《關(guān)于××××××的通知》",其引用文號(hào)的方法確實(shí)是不符合規(guī)定的,正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于××××××通知》(×辦〔2003〕12號(hào)).6.成文時(shí)刻標(biāo)注不清.單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署明制發(fā)機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)明成文時(shí)刻,用漢字將年,月,日標(biāo)全;"零"寫為"0",同時(shí)右空4字,但在實(shí)際寫作中好些單位的樣式各有不同,有的成文日期甚至早于簽發(fā)日期.7."抄報(bào)"現(xiàn)象依舊存在.在公文寫作中,一些單位對(duì)上級(jí)單位抄送文件時(shí)仍然沿用"抄報(bào)"一詞.行政公文不管是對(duì)上級(jí)依舊對(duì)下級(jí)抄送,均用"抄送"一詞.關(guān)于這,《方法》中有專門多相關(guān)表述,明確行政公文不再使用"抄報(bào)"一詞.8.附件標(biāo)注不符合規(guī)定.附件是公文的有機(jī)組成部分,《方法》對(duì)附件有明確的要求,但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小,附件頂格標(biāo)識(shí),附件序號(hào)使用漢語(yǔ)數(shù)字標(biāo)識(shí),附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等毛病.特不是附件跟附注區(qū)分不清,在印發(fā)文件時(shí)不管是附件依舊附注全當(dāng)作附件,導(dǎo)致關(guān)系確認(rèn)錯(cuò)誤.9.蓋印不規(guī)范.印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對(duì)公文生效負(fù)責(zé)的憑證,必須按規(guī)定正確使用.但不規(guī)范現(xiàn)象常見(jiàn)于一些文件中:如印章歪斜,不清晰,排列不齊;印章間相交或相切,相距超過(guò)3mm;聯(lián)合行文單位印章順序混亂,或一排超過(guò)3個(gè).

二、問(wèn)題產(chǎn)生的緣故

(一)學(xué)習(xí),宣傳力度不夠《方法》施行后,專門多單位和部門都不清晰《方法》的內(nèi)容,在寫法上完全依照慣例,經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行操作,甚至都不明白《格式》的存在,沒(méi)有按《方法》的要求切實(shí)發(fā)揮對(duì)本機(jī)關(guān)及下級(jí)機(jī)關(guān)公文處理工作的治理,指導(dǎo),督查等職能,對(duì)新公文法規(guī)的學(xué)習(xí),宣傳和推行組織,監(jiān)督不夠.

(二)對(duì)新