現(xiàn)代公文寫作常見問題十解教案

42/42公文寫作常見問題十解xx（轉(zhuǎn)載）公文寫作常見問題十解

一、公文的文面結(jié)構(gòu)要緊有哪些要素？公文的文面結(jié)構(gòu)是個公文格式問題，是公文規(guī)范性的重要體現(xiàn)。最常用的有以下8個要素構(gòu)成：

1、版頭

①“紅頭文件”。文件的首頁上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

②“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領(lǐng)導人的講話等文字材料。

2、發(fā)文字號

機關(guān)代字

+

〔年份〕

+

順序號

機關(guān)代字是發(fā)文機關(guān)的簡化代稱，一經(jīng)確定，不得隨意改動。年份用公元紀年標記，使用阿拉伯數(shù)字，并用六角方括號括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號，使用阿拉伯數(shù)字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規(guī)范。

3、標題

發(fā)文機關(guān)

+

（關(guān)于）事由

+

（的）文種

4、主送機關(guān)

頂格，后加冒號。少數(shù)直接面向社會或全體的文件可省略主送機關(guān)。

該要素要注意主送機關(guān)之間的排列順序和標點符號的使用。從系統(tǒng)的角度講，應按黨→政→軍→群的順序排列，縣四大伙兒領(lǐng)導班子排序應為：縣委、人大、政府、政協(xié)；從級不的角度講，應按由高至低的順序排列。不同系統(tǒng)、不同級不的主送機關(guān)之間用逗號隔開，同一系統(tǒng)、同一級不的主送機關(guān)之間用頓號隔開。如：以縣委和縣委辦向下行文的主送機關(guān)為“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委，縣委各部委，縣直機關(guān)各單位和各人民團體黨委（黨組、總支、支部），湯泉池治理處黨委”各主送機關(guān)間用逗號而不是用頓號隔開是因為它們雖處于同一級不但分屬于不同系統(tǒng)。

當公文的主送機關(guān)為平級機關(guān)時，可按公文的內(nèi)容與主送機關(guān)關(guān)系的緊密程度安排先后順序。

5、正文。

排印正文時，標點符號應跟隨文后，即點號不能打頭，標號不要拆開。數(shù)字、年份也不能拆開回行。

6、附件

寫在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識。格式為：

附件：序號

+

標題

+

件數(shù)

附件的標題不加書名號，標題與件數(shù)空一字距，其末尾不加標點符號。寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。

附件不是“副件”，有的對正件起講明、解釋和證實作用，有的則用于向上級機關(guān)報送或向下級機關(guān)批轉(zhuǎn)的附件，此類附件實際是主件。

7、發(fā)文機關(guān)（落款）

政府機關(guān)僅以版頭和印章為標志，不寫落款。

黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱。

8、成文日期

會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準。領(lǐng)導簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。法規(guī)性文件以批準日期為準或者在正文最后專門規(guī)定具體生效和開始執(zhí)行的日期。專門情況署印發(fā)日期，如電報。

發(fā)文日期必須寫明年月日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯數(shù)字。

二、容易用錯寫錯的字詞如何區(qū)辨？1、“二”與“兩”

使用“二”的地點：①自然數(shù)。②序數(shù)、小數(shù)、分數(shù)。

使用“兩”的地點：①一位數(shù)的基數(shù)。如“兩臺機器”。②概數(shù)。如“三兩天”。

2、“倍”的運用

“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時的誤用?！霸黾恿恕笔窃谠瓟?shù)基礎(chǔ)上，向上增加若干個原數(shù)。二是與“增加到”合用時的誤用。“增加到”是包括底數(shù)，指增加后的總數(shù)。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現(xiàn)“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因為“倍”只能用于增加，不能用于降低或減少。假如講用于減少，就應該加“負”字。

3、“以上”與“以下”的運用

“以上”、“以下”等詞與前面的數(shù)字連用，這種表達方法的數(shù)目概念，適應上應包括前面的本數(shù)在內(nèi)，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應把本數(shù)排除在外。然而，為了使界限的劃分清晰準確，應注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內(nèi)?！被颉笆臍q以下（包括十四歲在內(nèi)）兒童不得入內(nèi)?！?/p>

4、“制定”與“制訂”的運用

“制定”即制作、定出。公文中適應用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進入小康社會的總?cè)蝿蘸驼温肪€?！?/p>

“制訂”即制作、訂立。公文中適應用于具體規(guī)章制度的訂立。如：“我們單位相繼制訂了防火、門衛(wèi)等安全治理制度?！?/p>

5、“物質(zhì)”與“物資”的運用

“物質(zhì)”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。該詞多用于哲學和物理學上的抽象概念。

“物資”即指具體的財物資源。

6、“需要”與“須要”的運用

“需要”即對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，后可帶賓語。

“須要”即講明“應當”、“必須”的意思。詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

7、“權(quán)力”與“權(quán)利”的運用

“權(quán)力”即能夠管轄、統(tǒng)治、支配不人的權(quán)柄，受其管轄者必須服從。

“權(quán)利”即指一定的人被規(guī)定給予的能夠享受的權(quán)益。如：“公民有監(jiān)督公共權(quán)力正確行使的權(quán)利?！?/p>

8、“截止”與“截至”的運用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

9、“違反”與“違犯”的運用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

10、“以至”與“以致”的運用

“以至”即到，直到。用于時刻、數(shù)量、范圍的延伸或擴大。

“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的開頭，表示結(jié)果。

11、“象”與“像”的運用

在公文寫作中重點要注意，當“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時不能寫作“象”。

12、“的”、“地”與“得”的運用

“的”、“地”、“得”是結(jié)構(gòu)助詞，在口語里都念“de”?！暗摹庇迷诿~前，是定語的標志；“地”用在動詞和形容詞前，是狀語的標志；“得”用在動詞和形容詞后，是補語的標志。

13、“部署”與“布置”的運用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項的安排。

14、“既”與“即”的運用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對使用。

“即”相當于推斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

15、“和”、“與”、“及”的運用

“和”口語色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場合；“及”連接的成分盡管也是并列，但表達的意思上有輕重的分不，即前重后輕。三、如何處理公文標題制作中的幾個棘手問題1、解決轉(zhuǎn)發(fā)性通知標題冗長繁瑣問題

層層轉(zhuǎn)發(fā)公文，由于“過橋”機關(guān)多，專門容易造成該類公文標題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題方法有四：

①只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)的通知；

②直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件；

③在標題中只出現(xiàn)上一級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號；

④只用本機關(guān)發(fā)文的標題，而將其它機關(guān)的標題概括為文件。

2、標題中標點符號的運用

為了保持標題簡煉和整潔大方，一般地盡量不用標點符號的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

①可用書名號。要緊用于法規(guī)、規(guī)章名稱和被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題等。

②可用問號。如：《人的正確思想是從哪里來的？》

③可用引號。如：《中共中央關(guān)于堅持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》

3、長標題的排列

依照標題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。四、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是如何規(guī)范的？第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內(nèi)部常使用“一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。五、公文中的數(shù)字運用有哪些規(guī)范要求？公文中的數(shù)字，除成文時刻、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

黨的公文用阿拉伯數(shù)字書寫成文日期。不標明主送機關(guān)的普發(fā)式公文（決議、決定、條例、意見、規(guī)章等）加括號標注于標題下方居中位置。

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

同一文件中同類數(shù)量的表示方法應前后一致。六、公文字體和字數(shù)有哪些規(guī)范要求？主標題字號一般應為二號標宋字體，副標題的字號應小于主標題字，大于或同于正文字。正文用三號仿宋字體。以16K紙型編排，每頁文字20行，每行25個字。

以A4紙型編排，每頁文字22行，每行28字。公文主題詞用三號標宋字體，“主題詞”三字應用三號黑體。

公文中的頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。七、正確使用標點符號有哪些講究？1、并列短語中的頓號、逗號的使用。

并列短語中各成分之間假如沒有顯著的停頓，當中便不用頓號。如“工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”不寫成“工、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”，“五六個”不寫成“五、六個”，“各鄉(xiāng)鎮(zhèn)”不寫成“各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光?！?/p>

2、破折號、省略號同點號連用。

破折號和省略號差不多上標號。用在有停頓的地點，不論是句中或句末，假如本來應該用點號的，能夠用了點號再加破折號或者省略號。

3、引號同點號連用

凡是完整地照錄不人的話，末了的點號（多為句終號）放在引號之內(nèi)。如：俗話講：“到什么山上唱什么歌?！庇种v：“看菜吃飯，量體裁衣。”

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號的不處。如：我們有些同志喜愛寫長文章，然而沒有什么內(nèi)容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。

4、句內(nèi)括號與句外括號的使用。

句內(nèi)括號（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在那個地點該用點號，點號應放在括號之后，括號內(nèi)部能夠有逗號或分號，但不能有句號，盡管差不多是一個句子。如：這確實是講，將群眾的意見（分散的無系統(tǒng)的意見）集中起來（通過研究，化為集中的系統(tǒng)的意見），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群眾堅持下去，見之于行動，并在群眾行動中考驗這些意見是否正確。

句外括號（即注釋全句的）前邊正文的點號用在括號之前。括號內(nèi)部假如是句子，能夠用句號。如：全國各族人民間的大團結(jié)萬歲?。ㄩL時刻的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國共產(chǎn)黨萬歲！（全場起立。熱烈的經(jīng)久不息的鼓掌，轉(zhuǎn)為歡呼。）八、加蓋印章應注意哪些問題？發(fā)文機關(guān)印章是證明公文效力的重要表現(xiàn)形式?？偟囊笫恰吧喜粔赫模买T年蓋月”。區(qū)不不同情況有以下具體要求：

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時刻，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采納下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采納中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采納同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時刻。

當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。九、如何樣提煉公文的主題詞？撰寫文稿時應在文中標明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認公文的主題內(nèi)容，即確認公文涉及了哪些事物和具體對象及問題。

2、認真進行主題分析，找出公文涉及的要緊對象。弄清其性質(zhì)，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關(guān)鍵性語句準確、精煉地進行主題概括。

3、在有關(guān)機關(guān)正式制發(fā)的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應的最專指的主題詞，其詞形務必與詞表中規(guī)定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒有與公文主題相對應、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關(guān)，最相鄰的主題詞進行相配。組配后有多義性時，應放棄組配，直接采納反映公文主題上位概念的上位詞。不能進行組配時，也采納最直接的上位詞。

5、應有效把握對公文主題的標引深度，一份公文的主題詞除類不詞外一般不超過5個。

6、主題詞的排列次序應科學合理。一般應按主題詞的含義，從內(nèi)容到形式排列，進行組配時應按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關(guān)鍵性概念，如對象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個并列的主體因素時，一般按語法關(guān)系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區(qū)名、地名以及機構(gòu)名稱等方面的主題詞；

時刻因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存左的時刻范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。十、公文版記如何標識？公文版記要緊內(nèi)容與標識規(guī)范如下：

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號標宋體字；詞目之間空1字。

公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿體字。印發(fā)機關(guān)左空1字。印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉拍數(shù)字標識。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

一、行文中的常見錯誤1、濫發(fā)文件。要緊表現(xiàn)：（1）所發(fā)公文屬可發(fā)可不發(fā)之列；（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級的公文（翻印即可，不必轉(zhuǎn)發(fā)）；（3）所發(fā)公文內(nèi)容空洞，無具體措施，不解決問題；（4）行文所涉及的問題可用口頭請示、匯報或開會等形式解決；（5）行文所涉及的內(nèi)容已在報上全文公布過；（6）在部門之間意見分歧，未經(jīng)協(xié)商取得一致時就行文。2、行文關(guān)系混亂。要緊表現(xiàn)：（1）應該黨政分開行文的未分開行文；（2）應該一個機關(guān)單獨行文的搞成幾個機關(guān)聯(lián)合行文；（3）該職能部門行文的“升格”為領(lǐng)導機關(guān)行文；（4）該領(lǐng)導機關(guān)行文的“降格”為職能部門行文。二、文種使用中的常見錯誤1、自制文種。在正式文種之外，為所欲為，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”、“鄭重聲明”等。2、誤用文種。把屬于機關(guān)其他應用文，特不是事務文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把打算類文種“要點”、“打算”、“安排”、“設想”等作為公文文種直接使用，如《××市委××××年工作要點》。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)”、“總結(jié)”，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“方法”、“規(guī)程”、“須知”、“實施細則”等作為正式文種直接使用。然而，假如將上述應用文用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式公布，則是規(guī)范用法。如“××市人民政府關(guān)于印發(fā)市政府1997年工作要點的通知”。3、混用文種。不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“公告”與“通知”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。要緊表現(xiàn)為將通告誤用為通知，將通知誤用為通告，將請示誤用為報告，將報告誤用為請示，將“請示”、“報告”合用為“請示報告”，“請示”和“報告”本身是兩個文種，將決定誤用為決議，將決議誤用為決定，將函誤用為請示或報告，將復函誤用為批復。4、越權(quán)使用文種。超出本機關(guān)的權(quán)限行文，如隨意制定“條例”。實際上“條例”只能用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度；按照國務院辦公廳公布的《行政規(guī)范制定程序暫行條例》的規(guī)定，在行政機關(guān)公文中，“條例”只能應用于特定國家機關(guān)制定的法規(guī)中，即全國人大常委會制定的法規(guī)，國務院制定的行政法規(guī)，地點人大及其常委會制定或通過（批準）的地點性法規(guī)。如：《中華人民共和國都市道路治理條例》?；鶎訂挝恢贫ㄓ嘘P(guān)規(guī)章制度時可用“規(guī)定”或者用“細則”、“方法”等應用文種，并用轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)通知的形式公布。5、降格使用文種。應該用命令、指示公布的公文而用通知公布，如一些省、自治區(qū)、直轄市人民政府公布重要行政規(guī)章，不是用令公布而用通知公布。這種降格使用，必定阻礙行文的權(quán)威和效力。三、版頭使用中的常見錯誤1、版頭混用。將下行文版頭用于上行文；使用“××文件”式樣的版頭用于向上級報告、請示工作、任免干部或批復等；使用不帶“文件”字樣的版頭用于公布黨的方針、政策，重要工作部署或批轉(zhuǎn)下級的重要報告、請示。2、使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發(fā)文機關(guān)字體不莊重等。3、使用沒有版頭的白紙印發(fā)文件四、發(fā)文字號中的常見錯誤1、年號不全。如：將“1997”省略為“97”。2、括弧不對?！秶覚C關(guān)公文格式》規(guī)定發(fā)文年度用方括弧“［］”括入。錯用成圓括弧“（）”、六角括弧“〔〕”、方頭括弧“【】”。3、位置不當。將發(fā)文年度位置提早到了機關(guān)代字前面。如：將×校字[1997]第×號錯為[1997]×校字第×號。4、序號累贅。發(fā)文順序號中多加了“0”變成“0×”。5、一文多字號。聯(lián)合發(fā)文時并用了幾個單位的發(fā)文字號。6、一字號多文。用同一發(fā)文字號制作兩份不同的文件。7、跳號。沒有按自然數(shù)的順序依次排列，中間出現(xiàn)跳號現(xiàn)象。8、字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，“第”在年號之后；前面用“字”，后面用“第”；前面無“字”，后面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委[1997]×號。9、濫用“發(fā)”字。只有重要文件才采納“××發(fā)”字樣。10、自制發(fā)文字號。未按規(guī)定要求編制發(fā)文字號。五、簽發(fā)人標注中的常見錯誤1、上行文未標注簽發(fā)人姓名2、下行文也標注了簽發(fā)人姓名3、標注不規(guī)范簽發(fā)人標注位置遠離發(fā)文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發(fā)人標注的字體字號與發(fā)文字號的字體字號不一致；“簽發(fā)人”與簽發(fā)者姓名之間未加冒號。六、公文標題中的常見錯誤1、缺少發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱“決議”、“決定”等文種的標題不能省略發(fā)文機關(guān)或通過決議、決定的會議名稱。如：“第八屆全國人民代表大會第五次會議關(guān)于批準設立重慶直轄市的決定”不能簡寫為“關(guān)于批準設立重慶直轄市的決定”。2、用發(fā)文字號代替文件名稱如：“關(guān)于××字〔1997〕第×號文的批復”，這類標題的事由，除極少數(shù)熟悉標題中所述文件的內(nèi)容的人外，其他人是不能明白的。3、文字累贅如：《××××人民政府關(guān)于認真貫徹落實×政發(fā)[××××]××號文件精神，積極動員群眾大力開展抗旱播種保苗，保證今年農(nóng)業(yè)奪取豐收的情況的報告》，發(fā)文機關(guān)可省略，所引文件的發(fā)文字號應刪掉，事由可概括，改為《關(guān)于春耕播種情況的報告》就簡明了。此外，在標題中常出現(xiàn)文字或詞義重復的現(xiàn)象，如《關(guān)于貫徹××××通知的通知的通知》，應為《關(guān)于貫徹××××通知的通知》；又如《關(guān)于請求解決××××的請示》，應為《關(guān)于解決××××的請示》，后面有請示，前面用請求確實是多余的。4、濫用標點符號除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標題中一般不加書名號。常見非法規(guī)、規(guī)章名稱用了書名號，如《關(guān)于認真貫徹〈×××決定〉的通知》、《關(guān)于批轉(zhuǎn)〈××××報告〉的通知》、《關(guān)于〈××××請示〉的批復》，標題中加書名號是錯的。5、缺少文種如《××市人民政府批轉(zhuǎn)市教委關(guān)于建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉(zhuǎn)發(fā)部門的“報告”當作本公文的文種，應在其后補上“通知”這一文種。另外，在公布事項、工作要點的公文中也常缺少文種，如：《××大學一九九×年重點抓的八件實事》就缺少“決定”這一文種。6、發(fā)文機關(guān)簡稱不規(guī)范如：《××市計委二〇〇×年工作打算》，“計委”容易引起歧義，假如是“打算經(jīng)濟委員會”應簡稱為“計經(jīng)委”，假如是“打算生育委員會”應簡稱為“計生委”。七、主送機關(guān)中的常見錯誤1、缺主送機關(guān)除公布性文件外，一般文件都必須標明主送機關(guān)。但有的文種如會議紀要等，主送機關(guān)一般放在文尾末頁下端。2、主送機關(guān)表述不規(guī)范未按黨委、人大、政府、政協(xié)、法院、檢察院、軍隊、有關(guān)部門的順序排列；未用全稱或規(guī)范化簡稱，如“市府”應為“××市人民政府”；分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統(tǒng)稱，如“市內(nèi)各單位”。3、多頭主送主送機關(guān)不止一個。向上級機關(guān)行文，只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。4、主送個人公文不得主送領(lǐng)導者個人。5、越級主送一般不得越級請示，特不情況下必須越級請示時，應當抄送被越過的機關(guān)。八、正文中的常見錯誤1、錯不字要緊表現(xiàn)：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”……2、標點符號錯誤常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用……3、數(shù)字使用不規(guī)范應該用阿拉伯數(shù)字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數(shù)字，如“黨的十四大”錯成“黨的14大”。正文中的數(shù)字，部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應當使用阿拉伯數(shù)字。4、隨意簡稱如將“社會主義精神文明建設”簡稱為“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱為“高速公司”。5、引文標注錯誤未按所引用公文的發(fā)文時刻、標題的發(fā)文字號的順序引用。如“你?！列Ｗ郑?997］第×號文件（關(guān)于×××的請示）收悉?！?、隨意使用字體字號正確的是使用3號或4號仿宋體。7、隨意設定字距行距正確的字距為0點距（電腦打字點距下同）；行距為24點距。九、無正文講明標識中的常見錯誤常見錯誤是落款和發(fā)文時刻已正好排滿一頁，而在另一頁的文尾部分的抄送機關(guān)等之上標明“此頁無正文”。這種情況無須注明“此頁無正文”，因為公文的正文是指主送機關(guān)以下，生效標識以上具體反映公文內(nèi)容的部分。十、附件標識中的錯誤1、有附件不標注2、附件名未標全稱3、標注不規(guī)范“附件”二字頂格標注（正確的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。4、內(nèi)容不適在印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)公文的通知中，錯將所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的公文作為附件專門講明。印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)通知和所印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)件是共同組成一件公文的，且已在標題中講明，無需作附件標注。十一、發(fā)文機關(guān)標識中的錯誤1、未標發(fā)文機關(guān)名稱，用印章代替2、發(fā)文機關(guān)未用全稱或規(guī)范化簡稱3、位置不當常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協(xié)調(diào)（成文日期的最后一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發(fā)文機關(guān)標識可越過中線：一是發(fā)文機關(guān)全稱字數(shù)多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯(lián)合發(fā)文單位多，豎列太長阻礙美觀時。十二、成文日期標識中的常見錯誤1、將擬稿日期作為成文日期2、將打印日期作為成文日期3、漢字和阿拉伯數(shù)字亂用在發(fā)文機關(guān)署名后標識成文日期時，用阿拉伯數(shù)字書寫，如：“2005年3月20日”，在題注域內(nèi)標識時用漢字標識。4、標識不全只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文時期必須將年月日標示完整。5、位置不當或與落款不協(xié)調(diào)常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發(fā)文機關(guān)第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發(fā)文機關(guān)第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發(fā)文機關(guān)最后一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最后一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發(fā)文機關(guān)標識協(xié)調(diào)，以保持文面的美觀。6、將月日寫成“分子式”如把一月一日寫成“1/元”或“1/1”。十三、機關(guān)印章使用中的常見錯誤1、當用不用干部任免通知等重要文件應該用印而未用印。2、不當用卻用了印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件也用了印。3、位置不當用印既不壓發(fā)文機關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。4、模糊不清未及時清洗印章，使印記模糊不清。十四、主題詞標識中的常見錯誤1、不標引主題詞2、將標題簡單切后分當主題詞標引主題詞的要緊作用是反映公文的類不、主題和表現(xiàn)形式，為檢索查詢提供方便，由范圍（類不詞）+內(nèi)容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類不詞反映公文內(nèi)容所涉及的范圍和應歸屬的類不，標題中一般可不能出現(xiàn)；標題的要緊作用是概括公文的性質(zhì)和要求，由發(fā)文機關(guān)+事由+文種組成，其中的發(fā)文機關(guān)一般不宜作為主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應依照公文內(nèi)容進行分析，弄清公文的類不、主題和表現(xiàn)形式后，再按主題詞標引的規(guī)范進行標引。3、任意生造主題詞不在中共中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統(tǒng)一制發(fā)的《主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。4、未先標類不詞5、任意組配6、亂用標點符號兩個主題詞之間應該用一個空格符分開，錯為在主題詞間使用了頓號或逗號（但組配標引時可用頓號分開）。十五、抄送機關(guān)標識中的常見錯誤1、使用已廢除了的“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)”2、抄送個人公文不能抄送個人，需要送某位領(lǐng)導閱否由收文機關(guān)秘書部門決定。3、抄送主送機關(guān)既然是主送機關(guān)就不必再抄送了。4、濫抄濫送將向上級機關(guān)的“請示”同時抄送平級機關(guān)或下級機關(guān)；將公文抄送給與公文內(nèi)容無關(guān)的機關(guān)。5、標識不規(guī)范抄送機關(guān)未分類或標點符號使用不當。十六、公文處理的誤區(qū)造成公文處理不規(guī)范的一個重要緣故，是在部分文秘人員的思想認識上存在一些誤區(qū)，其對公文規(guī)范化的危害不小。為推進公文規(guī)范化建設，必須提高認識，走出誤區(qū)。常見的有以下8種：1、按老一套方法辦文《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》、《國家行政機關(guān)公文處理方法》、《國家機關(guān)公文格式》、《發(fā)文稿紙格式》、《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》、《標號符號用法》、《出版物漢字使用治理規(guī)定》等，差不多上公文制作的法規(guī)性文件，并構(gòu)成了公文規(guī)范的完整體系。同時，公文規(guī)范處在不斷變化和完善之中，任何標準和規(guī)范都可能被修訂。寬敞文秘人員要加強學習和研究，跟蹤公文進展的動態(tài)，在公文實踐中力求使用最新的標準和規(guī)范，盡量準確地理解和掌握公文規(guī)范的完整體系，不要在新的公文法規(guī)頒布專門長一段時刻后還抱著老一套不放。2、不加分析地把上級來文作為范文由于有的領(lǐng)導機關(guān)存在對公文規(guī)范化的重視程度不夠的現(xiàn)象，其所制發(fā)的公文難免也有時出現(xiàn)不合規(guī)范的地點，而有的基層單位的文秘人員往往認為上級秘書部門水平高，他們制發(fā)的公文差不多上正確的，即使有時發(fā)覺了與公文規(guī)范不一致的地點，也認為上級那樣做總是有道理的，因此上行下效，造成不規(guī)范公文泛濫。因此，每一個文秘人員都要努力學習，把思想認識統(tǒng)一到公文規(guī)范上來，選擇范文時要按公文規(guī)范進行推斷，不能認為發(fā)文單位的級不越高其所制發(fā)的公文規(guī)范化程度就越高。同時，要求級不越高的領(lǐng)導機關(guān)越要重視公文處理的規(guī)范化。3、發(fā)往國外的函件用外文漢語是聯(lián)合國使用的6種語言之一，為世界通用語言，我們在國際交往中完全能夠理直氣壯地使用漢語。使用中文不僅符合國際慣例，而且也體現(xiàn)了對中國主權(quán)、中國文化的尊重。外國人就可不能因為你不明白外文而改用你國的文字。4、發(fā)往港澳臺的函件用繁體漢字國際上以簡化字為漢語的標準用字，盡港澳臺等地仍使用繁體字，但依照《出版物漢字使用治理規(guī)定》：“向臺灣、香港、澳門地區(qū)及海外發(fā)行報紙、期刊、圖書、音像制品等出版物，能夠使用簡化字的一律用簡化字”。人民日報海外版也早從1992年起就改為簡化漢字印刷了。5、將被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件當成附件被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件是主體的有機組成部分，不得視為附件。在這種情況下，正文之后，發(fā)文機關(guān)署名前不得標注被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件順序和名稱，而被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件則標印在公文署名及成文日期之后，文尾部分之前。6、以領(lǐng)導人簽發(fā)代替辦公（廳）室核稿有的單位的職能部門辦事人員不按辦文程序辦事，越過辦公（廳）室將公文直接送領(lǐng)導簽發(fā)，并以領(lǐng)導已簽發(fā)為由拒絕辦公（廳）室的核稿和核發(fā)?！稐l例》和《方法》規(guī)定，公文在送領(lǐng)導人簽發(fā)之前，應當由辦公廳（室）進行校核。公文核稿的差不多任務是協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導人保證公文的質(zhì)量。確實是在領(lǐng)導審批后，正式印發(fā)前，還應由辦公廳（室）進行核發(fā)。7、用計算機起草公文時僅將定稿歸檔由于辦公自動化的進展，許多文秘人員直接在計算機上起草文稿，各次修改過程也直接在機上進行，最后打印和歸檔的是定稿。由于定稿無法體現(xiàn)修改過程，關(guān)于特不重要的文稿，一旦出現(xiàn)問題，難以分清責任，檔案的借鑒作用就要大打折扣。正確的方法，是在原始稿上反復修改，把經(jīng)領(lǐng)導簽字的修改后的定稿，作為歸檔的真實原件。8、用傳真件代替正式文件發(fā)文或歸檔傳真件不能代替正式公文，因此，關(guān)于重要的公文，盡管緊急情況下可用傳真件發(fā)文，但發(fā)出傳真件后要及時補寄正式公文。另外，由于傳真件紙張材料的專門性，保存不久字跡就會全部退盡，假如直接將其歸檔，時刻長了就會失去其檔案意義，正確的方法是將傳真件復印后歸檔。由于復印件也容易退色，這時可使用固色劑延長文檔保存期限。公文寫作常見問題分析

1、文種使用不當。有的公文作者不了解或可不能正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等兩三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。從公文寫作實踐來看，具體有以下公文要注意區(qū)分：

①“請示”和“報告”的適用與區(qū)不。“請示”是辦件，需要回復，適用于向上級機關(guān)請求批示、批準，上級機關(guān)不批準，你還辦不成。“報告”是閱件，一般不需回復，適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。文件中只要有請求事項的，就不能用“報告”來處理，否則專門容易誤事。假如既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般可采納兩種方法來解決:一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分不上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

②“決定”和“意見”的適用與區(qū)不。“決定”、“意見”都屬于決策性文件的一種，都用于安排部署重要工作。其區(qū)不是：“決定”一般用于重要決策的出臺和重大活動的部署，帶有較強的政策性和嚴肅性，這從“決定”二字的含義就可看出來，“決”是“決斷”的意思，“定”是“確定”的意思。“決定”既出，必須嚴格執(zhí)行。如《中共中央關(guān)于經(jīng)濟體制改革的決定》，通常情況下，人們一看文件上有“決定”二字，就明白非同小可，有“大動作”出臺了。另外，“決定”一般是就較長時期的工作進行部署，比如管一年、兩年甚至更長時刻，短時期的工作一般不宜用“決定”。而“意見”同樣用于安排部署重要工作，但相對而言，所決策的事項沒有“決定”那么重大，語氣沒有“決定”那么嚴肅，進效可長可短。如《中共蒼溪縣委關(guān)于開展“富民惠民，改善民生”作風建設活動的意見》。需要指出的是，“意見”的剛性雖不如“決定”強，但并不意味著不重要、可執(zhí)行可不執(zhí)行。事實上，各級黨政機關(guān)部署工作用得較多的依舊“意見”而不是“決定”。這就像使用武器一樣，常規(guī)武器經(jīng)常要用，而尖端武器是不可隨便用的。

③“請示”和“函”的適用與區(qū)不。“函”適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函”和“請示”容易混淆的要緊在“請求批準和答復審批事項”這一適用規(guī)定上。“請示”的主送機關(guān)必須是直接的上級機關(guān)，而“函”的主送機關(guān)則是不相隸屬的機關(guān)，能夠是上級機關(guān)，也能夠是平級單位，還能夠是下級單位。某一部門或單位向同級有權(quán)單位或上級不相隸屬機關(guān)請求批準和答復審批事項，只能用“函”，而不能用“請示”。

④“批復”和“函”的適用與區(qū)不?！芭鷱汀边m用于答復下級機關(guān)的請示事項。如下級政府或部門向上級政府或部門報送請求事項，上級政府或部門應用“批復”給與答復，而經(jīng)政府部門同意后，其辦公廳(室)則應用“函”來答復。對不相隸屬機關(guān)來函商洽工作、詢問問題、請求批準事項的，受文機關(guān)也應用“函”來答復。

⑤“公告”和“通告”的適用與區(qū)不。公告和通告差不多上告知性公文，但它們屬于兩個不同的文件，有著十分明顯的區(qū)不。一是公布機關(guān)不同。公告一般只由國家高級領(lǐng)導機關(guān)及其有關(guān)職能部門公布，基層機關(guān)和企事業(yè)單位無權(quán)公布公告。通告的制發(fā)機關(guān)則特不廣泛，各級國家機關(guān)、人民團體和企事業(yè)單位均可制發(fā)通告。二是內(nèi)容特點不同。公告的內(nèi)容大差不多上差不多發(fā)生或確定的，是事后告知，因而具有專門強的告知性特點。通告則多用于事前制定某些規(guī)定或提出某些要求，讓有關(guān)方面和寬敞公眾遵照執(zhí)行，因而具有專門強的強制性特點。三是使用范圍不同。公告公布的范圍是面向國內(nèi)外的，且必須通過媒體公開公布；而通告公布的范圍則限制在一定范圍內(nèi)，且可通過張貼的方式公布，因而公告的知曉范圍比較廣泛，通告的知曉范圍則相對窄小?！肮妗?、“通告”混淆，要緊是將“通告”錯用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府關(guān)于加強濱江路治理的公告》、《ＸＸ市公安局關(guān)于對ＸＸ路實行交通管制的公告》等，都不屬于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項，應把“公告”改為“通告”。

⑥“命令”和“通知”在制定公布規(guī)章和轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)范性文件上的適用與區(qū)不。用“命令”制定公布規(guī)章，這規(guī)定適用于有制定公布規(guī)章權(quán)的行政機關(guān)，即國務院直屬工作部門、省級政府、省級政府所在地的市政府以及國務院批準的較大市政府。如江蘇省有規(guī)章制定公布權(quán)的是省政府、南京市政府、無錫市政府、徐州市政府、蘇州市政府，其他地級市政府沒有規(guī)章制定公布權(quán)，因此也就不適用以“命令”制定公布規(guī)章。在實際操作中，沒有規(guī)章制定公布權(quán)的市公布規(guī)范性文件能夠用“通知”進行轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)。

2、格式不規(guī)范。要緊有以下表現(xiàn)：

①公文文頭不規(guī)范。一個機關(guān)發(fā)文，理所因此以本機關(guān)文頭制發(fā)；若是幾個機關(guān)發(fā)文，應以提起發(fā)文機關(guān)文頭制發(fā)。（“聯(lián)合行文”見后文）

②發(fā)文字號不規(guī)范。下行文要用“發(fā)”字；上行文要有簽發(fā)人，發(fā)文字號不用“發(fā)”字。

③標題冗長、混亂、殘缺不全。具體體現(xiàn)在：“關(guān)于”用得多、書名號多、涉及文種多的時候，不行把握。

④主送機關(guān)排列混亂。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府向縣委、縣政府聯(lián)合行文，如事由以縣委為主，主送機關(guān)則為“縣委、縣政府”，縣政府的閱知；如政府為主，黨委又有必要了解，其主送機關(guān)則為“縣政府并報縣委。”

⑤結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂。（見后文）

⑥附件不符。附件標題應與文件后所附材料標題相符。

⑦文本署名不規(guī)范。以黨委名義發(fā)文，文本要署名，日期用小寫；以政府名義發(fā)文，文本不署名，日期用大寫。

⑧抄送單位不正確。若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府向縣委、政府聯(lián)合行文，應抄送縣委辦、縣政府辦；若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委向縣委行文，只抄送縣委辦；若是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府向縣政府行文，只抄送縣政府辦。

⑨主題詞使用不當。公文主題詞應包括反映公文內(nèi)容的類不詞、反映公文主題的詞、公文文種三個詞組構(gòu)成，如《中共蒼溪縣委辦公室關(guān)于做好慶祝中國共產(chǎn)黨成立86周年紀念活動的通知》，其主題詞是“黨的建設、建黨節(jié)、紀念活動、通知”。其中“黨的建設”是類不詞，“建黨節(jié)、紀念活動”是反映公文主題的詞，“通知”是公文文種。除了以上固定的三個詞組外，有時公文還需要標引自由詞，要緊范圍是：一是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；二是人物、時刻和年代稱號；三是地區(qū)、組織機構(gòu)名稱。其標引的方法是：在自由詞后標上“△”符號，并適時將新詞登記在主題詞表上。那個地點，同時還要注意一點：選用《詞表》以外的地名(組織機構(gòu)名)、時刻、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標引時，不作“△”標記，如毛澤東思想、鄧小平理論等盡管《主題詞表》中未列，但差不多成為了專用名詞，在標引時不加“△”符號。

以上所列只是部分表現(xiàn)，在實際工作中，還有其他格式上的問題，在此不一一列舉。因此，各單位公文起草人員應隨時加強對公文格式的學習，細心觀看縣委、政府公文的格式要求，弄清各自的區(qū)不。

3、行文規(guī)則混亂。要緊有以下幾種表現(xiàn)：①越級行文；②多頭行文；③請示一文多事；④黨政不分。在此不一一闡釋。

4、詞匯使用不當。那個毛病看起來大概沒有什么大不了，事實上這與意思表達準確不準確、文稿質(zhì)量好不行直接相關(guān)，嚴格講來是對工作不負責任、對文字是一種糟蹋的表現(xiàn)。因此，每一個文秘人員在詞匯運用方面都應有一絲不茍的精神。具體講來，詞匯使用不當有以下幾種表現(xiàn)：①濫用與領(lǐng)導同志有關(guān)的專用詞匯。如X領(lǐng)導的“重要指示”、“重要講話”，這要看用于哪一級的領(lǐng)導，對中央領(lǐng)導能夠用，對其他級不的領(lǐng)導則不能用，這是上級有明確規(guī)定的。同樣的道理，地點領(lǐng)導到基層檢查工作不能用“視察”一詞，只能和“考察或檢查工作”、“檢查工作”、“指導工作”或“調(diào)查研究”等，中央領(lǐng)導同志下基層才可用“視察”。②濫用副詞。許多文稿為了加重語氣、強調(diào)某項工作的重要，加上一大堆副詞，如“進一步堅決落實”，又是“進一步”，又是“堅決”，事實上“堅決”本身就差不多專門確定、專門有力度了，因此要么用“進一步”，要么用“堅決”，不宜將二者重疊起來使用。因此，有時能夠重疊運用某些副詞，但要依照需要，而且要用得恰當，比如某項工作過去要求“加強”，但進展的情況不太理想，就能夠用“進一步加強”。③濫用指令詞。作為公務文稿，“要”如何樣這類詞確信經(jīng)常會用到，但用得太多太濫也不行，如有些講話稿、文件，滿篇差不多上“要”字，讓人覺得煩。更有甚者，有些不適宜用“要”字的文稿也沒完沒了地“要”，比如工作匯報中使用“要”字，就仿佛是向上級下指令似的；工作總結(jié)，本來是談情況和體會的，也老是用“要”字，就仿佛是談以后的打罷了。④過多重復用詞。同一篇文稿中多次出現(xiàn)公務文稿常用詞是不可幸免的，但我們應該而且能夠做到的是，短距離內(nèi)盡量不要重復，尤其是在一句話中不要重復，比如如此的句子“我們一定要認真?zhèn)鬟_和貫徹好省委和省政府關(guān)于深化改革和加快進展的一系列重要文件精神”。這句話意思是講得通的，但同一句話出現(xiàn)三個“和”字，顯然不合適，把第一個“和”字拿掉，第二個“和”字改成頓號就能夠了。⑤亂用時髦詞匯。時代在前進，知識在更新，公務文稿的常用詞匯也需要不斷注入新奇氣息，如WTO、知識經(jīng)濟等都差不多走進我們的公文了，但新詞匯也有一個潛移默化、約定俗成的過程，不能過于“前衛(wèi)”，否則就會“曲高和寡”，讓人不知所云。如把“網(wǎng)絡時代”講成“寬帶時代”就不適宜，因為除了業(yè)內(nèi)人士，基層干部沒有多少人能明白。還有一些同志喜愛“引進”港澳臺的某些詞匯來改造自己的詞匯，如改“提高”為“提升”、“通過”為“透過”、“本次”為“今次”等就不行了，仿佛他們的詞匯是貌美女郎，自己用慣的詞匯是丑陋的，事實上又有多大必要呢？領(lǐng)導講話稿寫得好不行，關(guān)鍵不在于新詞匯多不多，而在于寫作功力深不深。⑥亂用助詞。這方面最突出的是“的”、“地”、“得”三個字經(jīng)常被混用，“的”字用于定語，“地”字用于狀語，“得”字用于補語。⑦用詞不當。那個毛病在許多文稿中俯拾即是，仿佛也“約定俗成”了。如“公開曝光”，曝光本來確實是公開的意思，難道還有什么不公開的曝光？又如“嚴格會議紀律”，嚴格后邊缺了睦動詞，應加上“遵守”一詞。還有如“強化（領(lǐng)導）”應為“加強”、“增進（認識）”應為“提高”或“深化”、“提高（本領(lǐng)）”應為“掌握”。如此等等，不一而足。

5、提法不當。有的公文提出一些未經(jīng)認真推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

6、名稱表述混亂。公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂要緊有：①單位名稱不準，應以公章名稱為準或用規(guī)范化的簡稱。如“中共蒼溪縣委”、“縣委”（規(guī)范化的簡稱），“中共陵江鎮(zhèn)委員會”、“陵江鎮(zhèn)黨委”（“中共陵江鎮(zhèn)黨委”是錯誤的）。②同一名詞在一篇公文中幾次出現(xiàn)時表述不一致。③隨意用簡稱。領(lǐng)導講話稿中用簡稱能夠節(jié)約詞匯，但這種簡稱必須是符合規(guī)范、大伙兒都已同意、一講就明白的，比如“鄧小平理論”，大伙兒都明白是“鄧小平建設有中國特色社會主義理論”的簡稱，“三個代表”大伙兒都明白。而有些簡稱只有某系統(tǒng)、某行業(yè)的干部職工明白，如某單位開展“學文化、學科學，比技能、比奉獻”活動，簡稱“雙學雙比活動”，假如寫進黨委、政府文件或領(lǐng)導講話中，就不能用簡稱了，要用就要附加講明，要不就會讓人莫名其妙。還有如過去經(jīng)常提到的“掃黃辦”、“打拐辦”等簡稱的運用，都要注意那個問題。有些專用名詞則不能隨便使用簡稱，如有些文稿中用的稱“三代辦”、“先教辦”等，就顯得專門不嚴肅，要用簡稱，也要與上級的口徑保持一致。

7、數(shù)字使用不統(tǒng)一。公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確。具體講來，公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，如三心二意，其它均應使用阿拉伯數(shù)字。

８、請示性公文應注意問題：給上級機關(guān)的“請示”性公文應注意四個問題：①“請示”應一文一事；②一般只寫一個主送機關(guān)；③需要同時送其它機關(guān)的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)；④不得將“請示”夾帶在“報告”里，因“請示”必須批復，而“報告”不必批復。

9、有雙重領(lǐng)導關(guān)系的上下級之間行文應注意的問題：受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責辦理、答復；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文，必要時應當抄送另一上級機關(guān)。

10、行政機關(guān)與黨委機關(guān)在行文關(guān)系上應注意的問題：各級行政機關(guān)的公文，不得向黨委機關(guān)作指示、交任務，如內(nèi)容涉及黨的工作，應與同級黨委聯(lián)合行文。

11、公文的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應如何標注：按照《國家行政機關(guān)公文處理方法》規(guī)定，公文結(jié)構(gòu)分為4個層次，具體標注法是：第一層為“一、”，第二層為“(二)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

12、聯(lián)合行文應注意的問題：①聯(lián)合行文有兩條規(guī)則：一是必須是涉及兩個以上部門職權(quán)范圍內(nèi)的事；二是必須明確主辦部門。②兩個以上部門行文要注意充分協(xié)商，盡量取得一致意見。取得一致意見后，可由一個部門行文，也能夠聯(lián)合行文，不得交叉重復行文。未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上級機關(guān)應當責令糾正或撤銷。③聯(lián)合行文時應使主辦機關(guān)名稱排在前，其他機關(guān)自上至下排列，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，假如首頁沒有正文，是極不嚴肅的。發(fā)文機關(guān)過多，只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，擠的方法是，可將發(fā)文機關(guān)標識字號縮小，行距縮小，保證公文首頁留動身文字號、標題、主送機關(guān)以及最少一行正文的位置。

附：公文寫作常見錯誤實例分析關(guān)于邀請x校長、x書記參加“10356211”工程奠基儀式

并致辭的請示報告校長辦公室、黨委辦公室并呈x校長、x書記：

依照“校長辦公會議決”，我院成立了專門的“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導的指導和指揮小組的努力下，前期預備工作差不多就緒?，F(xiàn)定于十月二十一日進行工程奠基儀式，屆時想請x校長、x書記參加儀式并致辭，請校長辦公室提供方便。熱切希望x校長、x書記的到來！

此致

敬禮！

附件一：講話稿；

附件二：議程。

資環(huán)學院

2005年10月11日

一份完整的公文由文頭、內(nèi)文和文尾組成，內(nèi)文是主體，上面展示出來的確實是公文的內(nèi)文部分，本文要緊探究內(nèi)文部分的常見錯誤和對策。

一、標題：標題應由“發(fā)文機關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機關(guān)。就上文標題而言，大概也符合這一要求，但這是最起碼的格式要求，細究起來，那個標題仍存在著許多錯誤。

1、多用標點。標題中除書名號外一般不用標點，如：關(guān)于印發(fā)《華東師范大學公章治理方法》的通知。上文題目中的頓號、引號差不多上多余的，應該去掉。

2、人物模糊不清，順序排列不當。公文里所提到的人物應使用全名，不能只用姓氏加上職務，一個學?？赡軙袃蓚€王校長，不用全名會引起不必要的苦惱。對外行文尤其要注意?！包h先政后”的排列順序在我國是約定俗成的，校長和書記同時出現(xiàn)時應把書記排在前面。

3、項目不宜使用代號。公文應該是明晰的，應讓閱讀人一看便知。有些項目和工程有代號，而這些代號可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號代替項目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會給人一種不知所云的感受。

4、混用文種。依照國務院2000年8月公布的《國家行政機關(guān)公文處理方法》，行政公文的種類要緊有命令、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等十三種。請示和報告為不同文種，不能混而為一，上文應屬請示。文種不能錯用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請等都非公文文種。

二、主送機關(guān)：即受文對象，應依照公文內(nèi)容選擇相應的主送機關(guān)。上文中的主送機關(guān)也存在著錯誤。

1、多頭請示。請示和報告一般只寫一個主送機關(guān)，需同時送其他機關(guān)的應采納抄送形式。上文應主送黨委辦公室，抄送校長辦公室。

2、不能送個人。公文是機關(guān)單位之間聯(lián)系匯報工作、處理解決問題的載體，它只針對單位，不針對個人，因此它一般不直接送給個人批閱。

三、正文：文種不同，內(nèi)容要求也有變化。請示的正文一般包括請示緣故、目的和依據(jù)，應寫明請示事項，并提出自己對解決問題的態(tài)度和意見。上文作為請示，盡管符合差不多要求，但專門多錯誤也是顯而易見的。

1、引文不全。引用的公文要寫明：發(fā)文時刻+發(fā)文機關(guān)+標題+公文編號，如：依照華師（2003）17號《關(guān)于進一步做好非典型肺炎預防工作的通知》精神。上文所提到的“校長辦公會議決”缺少時刻和議決題目。

2、數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學“十五”規(guī)劃），數(shù)字應用阿拉伯數(shù)字，“十月二十一日”應為“10月21日”。

3、用詞不當。公文講究公事公辦，不需要過度客氣，行文應力求客觀。“請校長辦公室提供方便。熱切希望x校長、x書記的到來！”這些含有感情色彩的話盡量不用。

4、信息不準確。公文所涉及的時刻、地點、人物應盡量做到準確具體，上文中進行奠基儀式的時刻不夠具體，地點也沒講明，在公文寫作中要注意幸免。

5、結(jié)尾不當。公文有自己的結(jié)尾用詞，請示一般用“以上請示，請予批復”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致敬禮”。

6、缺少聯(lián)系人。請示一般應有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項內(nèi)容。

四、附件：為了補充講明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存有錯誤之處。

1、格式不對。附件的正確格式是：

附件：1、xxxxxxxxxxxxxxxx；

2、xxxxxxxxxxxxxxxx。（黨委機關(guān)公文只用“附”字）

2、附件名稱過于簡單。附件的名稱在簡潔的同時還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過分簡單。上文的附件1應寫明什么人在什么會議上的講話稿，后面最好注明（代擬稿）字樣。附件2應寫明什么會議的議程。

五、落款與日期：正文后右下角要寫上發(fā)文機關(guān)和發(fā)文日期，這看起來簡單，但一不小心，可能也會像上文一樣出錯。

1、發(fā)文單位不能用簡稱。事實上在整個公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡稱。上文中的“資環(huán)學院”，應寫全稱：“資源與環(huán)境科學學院”。

2、發(fā)文日期不能用阿拉伯數(shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用0，而使用插入中的符號“〇”。因此上文中的“2005年10月11日”已改為“二〇〇二年十月十一日”。注意，地點黨委機關(guān)的公文，發(fā)文日期用的是阿拉伯數(shù)字，而不用漢字。

公文寫作不需要小講家豐富的想象力，也不需要詩人華麗的詞藻，公文要的是樸實、簡潔和有用，但想寫好公文卻并非易事。公文對文字的要求能夠講達到了“天然去雕飾”的至高境地，而公文種類繁多，每種公文的格式又各不相同，這都為寫好公文增加了難度。但作為辦公室工作人員，又必須度過這一難關(guān)。以上用一篇例文來講明公文寫作中容易出現(xiàn)的錯誤是遠遠不夠的，愿各位同行在工作中不斷總結(jié)，不斷創(chuàng)新，努力提高自己公文寫作的能力和水平。行政公文寫作常見錯誤舉要

國務院于2000年8月24日公布了《國家行政機關(guān)公文處理方法》（以下簡稱新《方法》），同時廢止了1993年國務院辦公廳公布的《國家行政機關(guān)公文處理方法》（以下簡稱舊《方法》）。新《方法》已于2001年1月1日正式施行，但有的單位在行政公文處理中尚未嚴格執(zhí)行新規(guī)定，特不是行政公文寫作中出現(xiàn)了一些常見的錯誤，阻礙了公文的嚴肅性和權(quán)威性，阻礙了它的法定效力，從而阻礙了辦文的質(zhì)量和效率。

一、公文眉首常見錯誤

公文的眉首是指公文首頁紅色反線（包含）以上的各個要素，它是由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號以及簽發(fā)人等構(gòu)成。公文的眉首看起來專門簡單，內(nèi)容也不多，但由于對新《方法》不夠熟悉，在實際工作中，公文眉首的格式上仍存在一些問題，其中出現(xiàn)問題較多的當數(shù)"秘密等級和保密期限"、"緊急程度"、"發(fā)文字號"三處。

舊《方法》的公文格式規(guī)定"秘密等級"、"緊急程度"標識于公文首頁左上角的相應位置，"發(fā)文字號"中的"年份"要用方括號"[]"括入；而新《方法》的公文格式中則明確規(guī)定了"秘密等級和保密期限"、"緊急程度"要標識于公文首頁右上角，"發(fā)文字號"中的"年份"必須用六角括號"〔〕"括入。例如，現(xiàn)在有許多的單位由于受舊《方法》的阻礙，而將公文的"發(fā)文字號"寫成"×××[2001]1號"，這是不規(guī)范的，應改為"×××〔2001〕1號"。

二、公文主體常見錯誤

公文的主體包括紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各個要素，它由"公文標題"、"主送機關(guān)"、"公文正文"、"附件"、"成文時刻"和"附注"等構(gòu)成。這一部分是公文的主體部分，也是寫作中最容易出錯、錯誤較多的地點，要緊表現(xiàn)在：

1、由于公文文種使用不當或?qū)氖掠杀硎霾煌暾⒉粶蚀_，造成公文標題中的一些常見錯誤。公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文事由和文種三個要素組成，每個要素都有其獨特的作用，一般不得隨意省略。

文種是公文標題中最重要的要素，每一個文種都體現(xiàn)著一種嚴格的權(quán)限，對文種應依照公文所涉及的內(nèi)容、文種的范圍、發(fā)文機關(guān)的權(quán)限和隸屬關(guān)系以及發(fā)文的目的和要求等進行選擇，切不可混淆使用。但在實際的工作中，卻出現(xiàn)了一些錯誤選擇文種的現(xiàn)象。首先，仍按舊《方法》的規(guī)定選用文種。新《方法》撤消了"指示"文種，而增加了"意見"文種。目前，有許多單位仍在使用"指示"這一文種，而未將"意見"作為一個單獨的文種使用，如"××大學關(guān)于印發(fā)《關(guān)于嚴格教學秩序的意見》的通知"，應該改為"××大學關(guān)于嚴格教學秩序的意見"。其次，文種的混用現(xiàn)象嚴峻。由于某些文種行文方向相同而且文種又專門相近，造成了文種的錯選，比如，"請示"和"報告"、"請示"和"函"以及"公告"和"通告"等文種就經(jīng)常被混用，有的該用"報告"的用"請示"，該用"請示"的用"報告"，甚至"請示報告"同時使用；有的按舊《方法》的規(guī)定將"公告"和"通告"作為同一類文種來使用，新《方法》對二者有了明確的界定；有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準時，有意將"函"用成"請示"，如"××縣辦公室關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費的請示"（給縣財政局），應改為"××縣辦公室關(guān)于追加2000年度辦公經(jīng)費的函"。再次，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)不的最顯著的特征之一。但在實際的公文寫作中，卻出現(xiàn)了少數(shù)使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如"匯報"、"批示"等，這些生造文種的現(xiàn)象，阻礙了公文的規(guī)范性、嚴肅性和權(quán)威性，應按照黨和國家公文法規(guī)規(guī)定的文種使用，決不能亂起"名稱"，生造文種。如"××大學關(guān)于教學工作情況的匯報"，將"匯報"作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應改為"報告"。

由于文秘人員對公文主題的把握不準確、不全面，對起限制、修飾和講明的時刻名詞、程度副詞和介詞結(jié)構(gòu)等使用不當，從而造成了公文標題事由不清晰、不準確，如"××縣工商局關(guān)于擺攤設點的決定"，此"決定"對擺攤設點究竟是"禁止"依舊"準許"、擺設地點等不明確、不具體，依照該文的內(nèi)容，應改為"××縣工商局關(guān)于禁止在城區(qū)繁華地帶隨意擺攤設點的決定"。

2、由于行文規(guī)則和行文關(guān)系模糊，造成主送機關(guān)不明確。新《方法》規(guī)定"主送機關(guān)指公文的要緊受理機關(guān)，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱"、"行文關(guān)系依照隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告"，從而使整個行文規(guī)則更加嚴密，更加具體。但在實際工作中，部門行文往往因行文關(guān)系的混亂而造成主送機關(guān)的不明確，阻礙了辦文的效率。

主送機關(guān)應當明確，否則文件發(fā)出后，究竟由誰來主辦不清晰，從而造成辦文的推諉。特不是上行文時，主送機關(guān)只能有一個，如××高校車輛更新問題，按上級規(guī)定應主送市教委，抄報市財政局和市機關(guān)事務治理局，行文時，主送機關(guān)應為"××市教委"，而不能將主送機關(guān)定為"××市教委、市財政局、市機關(guān)事務治理局"。

此外，由于沒有使用規(guī)范化的簡稱、統(tǒng)稱，也容易造成主送機關(guān)的不明確，特不是一些辦理性的文件，無人辦理。主送機關(guān)應依照上級機關(guān)規(guī)定的簡稱確定，如"××市都市建設綜合開發(fā)治理辦公室"上級規(guī)定簡稱為"市城建辦"，不能隨意簡稱為"市城建綜開辦"或其他不規(guī)范簡稱。

3、由于內(nèi)容混雜或語言的歧義等緣故，造成正文主題不明確。在日常的公文寫作中，報告夾請示、請示夾報告的現(xiàn)象特不突出。報告夾請示，上級機關(guān)就能夠不批復，請示就沒有實際意義；請示夾報告，造成文字冗長，不簡潔，阻礙了辦文的效率。特不是在請示中，請示的問題必須明確、具體，必須一文一事，不能在一個請示中請示多個事項，能夠批復和不能批復的事項混雜一起，或該具體的沒具體，上級機關(guān)難以批復。比如××學校向縣教委請示修建教學樓，在最后請示問題時，寫成"特請示修建教學樓一幢"，沒有教學樓的面積及經(jīng)費投入，縣教委就無法批復，應寫成"特請示修建教學樓一幢，面積××平方米，需建設經(jīng)費××萬元"。

此外，公文的語言講究精確，其每一個詞、每一個句子必須保持意思的唯一性，以幸免對方按各自的理解行事。然而，由于在公文寫作中使用限定詞語不準確、濫行省略、語序不當、錯用標點符號等，出現(xiàn)了語言的歧義現(xiàn)象，從而造成對文件理解的混亂，形成了文件執(zhí)行中的偏差，給工作帶來了苦惱。如，"初級職稱評定后，5年以上能夠申報中級職稱"，對這一規(guī)定究竟包不包括5年，界定不準確。

4、由于對公文的成文日期理解不同而造成公文成文日期的錯誤。

公文成文的日期，新《方法》明確指出"以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準"、"電報以發(fā)出日期為準"。由于不重視這一點，專門多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發(fā)日期作為成文日期，從而使公文的時效性受到了阻礙，甚至嚴峻阻礙到文件的貫徹執(zhí)行。會議集體作出的決定，其成文日期是以會議決定的日期，依舊領(lǐng)導簽發(fā)的日期為準，新《方法》仍未明確。

5、幾個專門地點，也容易出現(xiàn)錯誤。新《方法》規(guī)定："當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識'此頁無正文'的方法解決"，再如印章使用的規(guī)定、"請示"文件應當在"附注"處注明聯(lián)系人的姓名和電話等等，這些地點都要求我們在實際的公文寫作中要特不注意，以幸免出現(xiàn)錯誤。

三、公文版記常見錯誤

公文版記由主題詞、抄送機關(guān)和制文機關(guān)名稱和日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現(xiàn)錯誤的確實是主題詞了。主題詞是反映公文要緊內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組，其作用是便于計算機的治理和檢索。從當前的公文寫作實踐看，由于文秘人員對公文內(nèi)容把握不準，對主題概念提煉不準、不全或提煉過多，從而造成了在公文主題詞標引上存在的標引隨意性較大、錯標和漏標的現(xiàn)象。如"動員群眾禁止販賣、吸毒經(jīng)驗交流"如此的主題內(nèi)容，假如提煉成"動員群眾"、"毒品犯罪"、"經(jīng)驗"如此的主題概念就不簡煉了，未起到主題詞的作用，應依照《國務院公文主題詞表》選用主題詞。

公文寫作為公文處理的重要部分，其質(zhì)量直接阻礙到本機關(guān)的治理效能和辦事效率，因此，我們必須高度重視公文的規(guī)范化寫作。要認真學習新《方法》，嚴格按新《方法》的具體規(guī)定寫作和處理公文，要加大對機關(guān)負責人和文秘人員業(yè)務素養(yǎng)的培訓力度，務必幸免和切實改正行政公文寫作中出現(xiàn)的問題，從而使公文處理工作向規(guī)范化、制度化、科學化的方向進展。公文辦理中常見錯誤分析及對策公文是公務文書的簡稱,是處理公務,治理事務的一種書面文字工具.其重要特點確實是行文的規(guī)范化,制度化和標準化.關(guān)于公文格式,國家技術(shù)監(jiān)督局制定了《國家行政機關(guān)公文格式》(GB/T9704―1999,以下簡稱《格式》),國務院辦公廳制定了《國家行政機關(guān)公文處理方法》(2001年1月1日起施行,以下簡稱《方法》),中央辦公廳制定了《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導機關(guān)文件處理條例(試行)》(以下簡稱《條例》).然而許多單位和部門制發(fā)文件,并沒有嚴格按照規(guī)定,要求去做,而是各行其是,制發(fā)文件存在專門大的隨意性,造成公文格式的不規(guī)范,阻礙了公文的質(zhì)量和效能,更阻礙了集團的行政辦公效率，因此必須引起高度重視.一、存在的問題(一)生造文種.把沒列為文種的公文種類作為文種使用.《方法》所確定的公文文種共有13類14種,即:命令,令,決定,公告,通告,通知,通報,議案,報告,請示,批復,意見,函,會議紀要.除此之外,均不可直接行文,但可作為"附件"行文.例如,《關(guān)于××公司退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定》,《關(guān)于使用社會保障卡有關(guān)問題的講明》等,那個地點的"操作規(guī)定","講明"均不應作為文種使用,能夠改成《××關(guān)于印發(fā)公司退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定的通知》,《××關(guān)于印發(fā)使用社會保障卡有關(guān)問題的講明的通知》,不能作為文種使用的還有“條例”,“規(guī)定”,"方法","總結(jié)","打算"等,有的甚至把"安排","要點","細則"這些既不是公文文種又不是應用文體種類的東西作為公文文種直接行文,差不多上錯誤的.

(二)混用文種常見的是把相近的"請示"和"報告"兩種文種張冠李戴.例如:《××關(guān)于批準成立××項目經(jīng)理部的報告》,《××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告》.兩個標題內(nèi)容十分明確,確實是要求上級解決問題,應該用"請示"而不是"報告".報告是"向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復上級機關(guān)的詢問"的,這類報告,只要把情況匯報,反映清晰即可,目的是讓上級和領(lǐng)導了解進展情況,掌握工作進度,做到心中有數(shù),不需要回復;而請示是"向上級機關(guān)請求指示,批準"的,需要回復,兩者在使用上有專門大的區(qū)不.有時也存在"請示"和"函"混用.《方法》規(guī)定:不相隸屬單位之間相互商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項是用函.但是有些單位當有求于對方(不相隸屬單位)時卻用了請示.

(三)文版格式亂《格式》中就公文的格式,標準都作出了明確的規(guī)定.在具體行文中常見錯誤有:1.排版不當,存在極大的隨意性.公文標題應在紅色長線下空2行,用2號小標宋體字,正文用3號仿宋體字,一般每頁排22行,每行排28個字.2.發(fā)文號標注不規(guī)范.要緊表現(xiàn)在,一是錯用括號.如,×川華西(2003)240號;二是用虛數(shù).如×辦〔2003〕005號;三是字體字號不標準.《格式》規(guī)定:發(fā)文字號,用3號仿宋體字,居中排布;年份,序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應標全稱,用六角括號"〔〕"括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加"第"字.特不關(guān)于字號和字體,有的小于3號;有的用小標宋體字,有的用楷體,也有的用黑體,五花八門.3.標題濫用符號.《方法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定"公文標題中除法規(guī),規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號".但在實際中操作中,濫用符號的例子屢見不鮮.如"關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府《關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知》的通知","關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×建設廳《關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知》的通知",以上兩例中的"《》"符號都不應該使用,應改為:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知的通知","關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×建設廳關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知的通知",4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范.《方法》規(guī)定:結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一,",第二層為"(一)",第三層為"1.",第四層為"(1)".然而目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況,要注意《方法》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫法,其中"一,"下面是頓號,"1."下面是點號,而"(一)"和"(1)"括號不處是不帶頓和點號.5.引用文號格式不對.《方法》規(guī)定:"引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號."目前,有些單位對這一規(guī)定沒有掌握好.如,"據(jù)×辦〔2003〕12號文《關(guān)于××××××的通知》",其引用文號的方法確實是不符合規(guī)定的,正確的引用方式應為據(jù)《關(guān)于××××××通知》(×辦〔2003〕12號).6.成文時刻標注不清.單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署明制發(fā)機關(guān)名稱,只標明成文時刻,用漢字將年,月,日標全;"零"寫為"0",同時右空4字,但在實際寫作中好些單位的樣式各有不同,有的成文日期甚至早于簽發(fā)日期.7."抄報"現(xiàn)象依舊存在.在公文寫作中,一些單位對上級單位抄送文件時仍然沿用"抄報"一詞.行政公文不管是對上級依舊對下級抄送,均用"抄送"一詞.關(guān)于這,《方法》中有專門多相關(guān)表述,明確行政公文不再使用"抄報"一詞.8.附件標注不符合規(guī)定.附件是公文的有機組成部分,《方法》對附件有明確的要求,但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小,附件頂格標識,附件序號使用漢語數(shù)字標識,附件名稱后加標點符號等毛病.特不是附件跟附注區(qū)分不清,在印發(fā)文件時不管是附件依舊附注全當作附件,導致關(guān)系確認錯誤.9.蓋印不規(guī)范.印章是公文制發(fā)機關(guān)對公文生效負責的憑證,必須按規(guī)定正確使用.但不規(guī)范現(xiàn)象常見于一些文件中:如印章歪斜,不清晰,排列不齊;印章間相交或相切,相距超過3mm;聯(lián)合行文單位印章順序混亂,或一排超過3個.

二、問題產(chǎn)生的緣故

(一)學習,宣傳力度不夠《方法》施行后,專門多單位和部門都不清晰《方法》的內(nèi)容,在寫法上完全依照慣例,經(jīng)驗進行操作,甚至都不明白《格式》的存在,沒有按《方法》的要求切實發(fā)揮對本機關(guān)及下級機關(guān)公文處理工作的治理,指導,督查等職能,對新公文法規(guī)的學習,宣傳和推行組織,監(jiān)督不夠.

(二)對新